Bài giảng Chương 6: Tổ chức (tiếp)

Chương 6Tổ chức1Mục đích nghiên cứuNền tảng của công tác tổ chứcNhững nhân tố chính của cơ cấu tổ chứcChuyên môn hóa các bộ phận trong tổ chứcCác nguyên tắc cơ bản của sự phối hợpCơ cấu quyền hành của tổ chứcNhững nhân tố ảnh hưởng đến sự tập trung và phân quyềnQuyền hành trực tuyến và quyền hành chức năngThiết kế tổ chứcTổ chức cơ khí và hữu cơNhững nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chứcCác loại hình cơ cấu tổ chức2Công tác tổ chứcCông tác tổ chức được xem như là một quá trình xác định những công việc được làm, ai làm và những công việc này được quản lý và phối hợp như thế nào.Đây là một quá trình tương tác và diễn ra liên tục trong suốt chu kỳ sống của một tổ chứcKhi tổ chức phát triển và đạt đến giai đoạn bão hòa, nó phải được tổ chức lại.3Cơ cấu tổ chứcCơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào, nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ chức 4Các nhân tố cơ bản của cơ cấu tổ chứcChuyên môn hóa xác định những nhiệm vụ cụ thể và phân chia chúng cho các cá nhân hoặc nhóm đã được đào tạo để thực hiện những nhiệm vụ đó. Tiêu chuẩn hóa Liên quan đến các thủ tục ổn định và đồng nhất mà các nhân viên phải làm trong quá trình thực hiện công việc của họ. Phối hợp gồm những thủ tục chính thức và không chính thức hợp nhất những hoạt động của những cá nhân, các đội và các bộ phận khác nhau trong tổ chức.Quyền hànhVề cơ bản là quyền ra quyết định và hành động. Những tổ chức khác nhau sẽ phân bổ quyền hành khác nhau. 5Sơ đồ tổ chứcLà một biểu đồ chỉ ra các mối quan hệ giữa các chức năng, các bộ phận, các vị trí cá nhân trong một tổ chức.Thể hiện bốn khía cạnh của cơ cấu tổ chức:Các nhiệm vụSự phân chia công việcCấp bậc quản trịQuyền hành trực tuyến 6Sơ đồ tổ chức của công ty FedExChủ tichtổng giám đốcPhụ trách ngành & chính phủTruyền thông tổ chứcGiám đốc sản suấtTư vấn chungGiám đốc tài chínhPhó chủ tịch phụ trách hệ thống vệ tinhPhó chủ tịch Marketing & dịch vụ khách hàngPhó chủ tịch phụ trách thương mạiPhó chủ tịch hệ thống & tự động hoáPhó chủ tịch phụ trách tài sản & hậu cầnPhó chủ tịch & kiểm soát viênPhó chủ tịch phụ trách nhân sựPhó chủ tịch hoạt động quốc tếGiám đốc trungtâm dịch vụ kinh doanhPhỏ chủ tịch sản phẩm điện tửPhó chủ tịch hoạt động vận tải7Chuyên môn hóa trong tổ chứcChuyên môn hoá liên quan đến việc chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ và phân công chúng cho các nhóm chuyên môn hoá trong tổ chức. Chuyên môn hóa theo chức năngChuyên môn hóa theo khu vực địa lýChuyên môn hóa theo sản phẩmChuyên môn hóa theo khách hàng8Chuyên môn hóa trong tổ chứcChuyên môn hóa theo chức năngnhóm các nhân viên theo những lĩnh vực chuyên môn nghề nghiệp và các nguồn lực để họ cùng nỗ lực thực hiện các nhiệm vụ Chuyên môn hóa theo địa lýnhóm gộp tất cả các chức năng trong một khu vực địa lý dưới sự giám sát của một nhà quản trị Chuyên môn hóa theo sản phẩmphân chia tổ chức thành các đơn vị, mỗi đơn vị thực hiện thiết kế, sản xuất, và marketing các sản phẩm và dịch vụ của chính nó. Chuyên môn hóa theo khách hàngnhóm gộp các bộ phận theo loại khách hàng được phục vụ. 9Chuyên môn hóa trong tổ chức Đặc điểm tổ chứcCách chuyên môn hoá bộ phận Quy mô nhỏ  Chức năng Toàn cầu  Vị trí địa lý Phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng Khách hàng Cốt để sử dụng các nguồn lực hạn chế Khách hàng Khách hàng tiềm năng là đa dạng  Sản phẩm Khách hàng tiềm năng là ổn định  Chức năng và khách hàng Để sử dụng chuyên môn hoá thiết bị  Sản phẩm Cần chuyên môn hoá các kỹ năng  Chức năng Chi phí vận chuyển nguyên vât liệu cao Địa lý và khách hàng10Sự phối hợp trong tổ chứcNguyên tắc thống nhất mệnh lệnhcấp dưới chỉ có một cấp trên duy nhất. Nguyên tắc chuỗi mệnh lệnh xác định một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng đi từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất trong tổ chức. Nguyên tắc tầm hạn kiểm soátgiới hạn số lượng nhân viên có mối quan hệ báo cáo trực tiếp với một nhà quản trị 11Sự phối hợp trong tổ chứcTầm hạn kiểm soát rộngTầm hạn kiểm soát hẹp12Sự phối hợp trong tổ chứcNhững nhân tố ảnh hưởng đến tầm hạn kiểm soát:Năng lực của nhà quản trị và nhân viênNhững nhiệm vụ được giám sátMức độ về các vấn đề mới bất ngờ xảy raSự rõ ràng của tiêu chuẩn và mục tiêu13Quyền hành và quyền lựcQuyền hành là quyền đưa ra các quyết định và hành độnggắn liền với chức vụ hợp pháp trong tổ chức và với công việcQuyền lực liên quan đến khả năng của một cá nhân ảnh hưởng đến các quyết địnhGắn với vị trí cá nhân trong tổ chức và chỉ là phương tiện mà một cá nhân có thể ảnh hưởng đến quyết định.14Quyền hành và quyền lực15Quyền hành và quyền lựcN. nhân lựcKế toánMarketingTài chínhSản xuấtCấp bậc quyền hànhNghiên cứu & phát triểnChức năngTrung tâm quyền lực16Phân quyềnPhân quyền là quá trình chuyển giao một nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên và giao phó quyền hành để họ thực hiện công việcNghĩa vụQuyền hànhTrách nhiệm17Phân quyềnGiá trị của quyết địnhSự đồng nhất của các chính sáchVăn hóa tổ chứcNăng lực của nhà quản trịCơ chế kiểm soátẢnh hưởng của môi trường18Quyền hành trực tuyến và tham mưuQuyền hành trực tuyến là mối quan hệ quyền hành theo chiều dọc trong tổ chức đi từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhấtNguyên tắc chủ đạo của mối quan hệ này là nguyên tắc chuỗi mệnh lệnhGắn liền với việc ra quyết định19Quyền hành trực tuyến và tham mưuTổng giám đốc điều hànhChủ tịchPhó chủ tịch điều hànhPhó chủ tịch điều hànhPhó chủ tịchVùng 3Quận DPhó chủ tịchPhó chủ tịchPhó chủ tịchPhó chủ tịchVùng 4Vùng 5Vùng 2Vùng 1Quận EQuận GQuận CQuận AQuận BQuận F20Quyền hành trực tuyến và tham mưuBản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấnBộ phận chức năng điều tra, nghiên cứu và đưa ra ý kiến tư vấn cho nhà quản trị trực tuyếnQuyền hành theo chức năng Quyền giao cho cá nhân hoặc bộ phận chức năng quyền đưa ra những quyết định và kiểm tra giám sát sự thực hiện các quyết định này mà được thực hiện bởi các bộ phận khác.21Thiết kế tổ chứcThiết kế tổ chức liên quan đến việc xác định cơ cấu và những mối quan hệ quyền hành trong toàn bộ tổ chức để thực hiện chiến lược và các kế hoạch nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức22Thiết kế tổ chứcCƠ GIỚIHỮU CƠMối quan hệ cấp bậc cứng nhắcNhiệm vụ cố địnhNhiều quy tắcKênh truyền thông chính thức Quyền hành quyết định tập trungCơ cấu tổ chức cao hơnSự cộng tác (cả chiều dọc và chiều ngang)Nhiệm vụ thích ứngMột vài quy tắcTruyền thông phi chính thứcQuyền hành quyết định phi tập trungCơ cấu tổ chức phẳng hơn23Thiết kế tổ chứcThiết kế tổ chức/Cơ cấu tổ chứcMôi trườngChiến lượcQuy môCông nghệ24Thiết kế tổ chứcChiến lược các chiến lược khác nhau cần những cơ cấu khác nhauMột chiến lược phân biệt cần một cơ cấu hữu cơ, chi phí thấp cần cơ cấu cơ giới hoặc chặt chẽGia tăng sự phối hợp giữa các cấp hoặc đa dạng hóa kinh doanh cần một cơ cấu hữu cơMôi trường thay đổi nhanh hơn nhà quản trị phải đối mặt với nhiều vấn đề hơn.Khi môi trường thay đổi nhanh chóng cơ cấu tổ chức phải linh hoạt/hữu cơCần sự phân tán quyền lực25Thiết kế tổ chứcQuy mô tổ chức ảnh hưởng đáng kể đến cơ cấu tổ chức, khi quy mô tổ chức mở rộng:Sẽ có nhiều bộ phận hơn đòi hỏi quyền hành phi tập trungTruyền thông phi chính thức Có nhiều mối quan hệ theo chiều ngang và dọc. Cơ cấu thích hợp khi đó sẽ là cơ cấu hữu cơ.26Thiết kế tổ chứcCông nghệ: tổ chức sử dụng thiết bị, nguyên vật liệu, kỹ năng, kiến thức của các nhân viên và đưa tất cả chúng với nhau vào trong một mô hình hoạt động chínhCông nghệ phức tạp hơn thì các nhà quản trị sẽ khó khăn hơn để sắp xếp tổ chức. Công nghệ có thể được đo lường bởi: Nhiệm vụ đa dạng phức tạp xảy ra tức là có nhiều vấn đề mới ngẫu nhiên xuất hiện mà nhà quản trị phải đối phó;Khả năng phân tích trước các nhiệm vụ để biến nó thành thông lệ tức là các tình huống được chương trình hóa để các nhà quản trị giải quyết vấn đề. 27Thiết kế tổ chứcNhiệm vụ phức tạp cao và khả năng phân tích trước các vấn đề là thấp thể hiện nhiều vấn đề khác thường đối với nhà quản trịCơ cấu hữu cơ là thích hợp nhất cho điều kiện này.Nhiệm vụ phức tạp thấp và khả năng phân tích trước các vấn đề là cao cho phép nhà quản trị dựa vào những chương trình, thủ tục đã thiết kế để giải quyết vấn đềCơ cấu thích hợp là cơ cấu cơ khí. 28Thiết kế tổ chứcSản xuất đơn chiếc: sản lượng của mỗi loại sản phẩm nhỏDựa trên kỹ năng của người công nhân cần một cơ cấu linh hoạt Sản xuất hàng loạt: máy móc đã được tự động hóa để sản xuất một khối lượng lớn các sản phẩm tiêu chuẩncông nhân thực hiện các nhiệm vụ lặp lại cần một cơ cấu cơ khí. Sản xuất dây chuyền: sản xuất theo một tiến trình liên tục, toàn bộ quá trình sản xuất đã được tự độngNgười công nhân phải theo dõi về các vấn đề bất trắc và tác động nhanh chóng đến nó một cơ cấu hữu cơ là hợp lý 29Ứng dụng thiết kế tổ chứcCơ cấu giản đơn Chuyên môn hoá công việc là thấp; Một vài quy định quản lý hoạt động và quyền hành tập trung cho một người duy nhất- người chủ. Một tổ chức “phẳng”Có hai hoặc ba cấp độ theo chiều dọcMột vài người được trao quyền và quyền hành ra quyết định được tập trung.Được ứng dụng trong các tổ chức kinh doanh nhỏ hoặc khi bắt đầu một dự án kinh doanh30Ứng dụng thiết kế tổ chứcCơ cấu chức năng nhóm các nhân viên có chuyên môn tương tự lại với nhauCơ cấu chức năng gồm các bộ phận như marketing, tài chính, sản xuất,Các thành viên có thể học hỏi kinh nghiệm của nhauGiảm sự trùng lắp về nhân sự và thiết bịDễ giám sát và đánh giá nhân viênKhông chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của tổ chứcSuy yếu mục tiêu chungThuậnChống31Ứng dụng thiết kế tổ chứcGiám đốc nhà máyTrưởng bộ phận, kỹ sưTrưởng bộ phận kế toánTrưởng bộ phận, hệ thống thông tinTrưởng bộ phận nguồn nhân lựcTrưởng bộ phận thu muaCấu trúc chức năng32Ứng dụng thiết kế tổ chứcCơ cấu sản phẩm các nhà quản trị theo đơn vị sản phẩm/dịch vụ chịu trách nhiệm sản xuất và phân phối sản phẩm đến các khu vực thị trường và khách hàng của tổ chứcThích hợp đối với tổ chức có phổ sản phẩm khác nhau.Gia tăng sự chuyên môn hóaTrách nhiệm về lợi nhuận theo đơn vị sản phẩmTrùng lắp các hoạt động làm tăng chi phíKhó điều động nguồn lực thuộc các tuyến khác nhauThuậnChống33Ứng dụng thiết kế tổ chứcGiám đốc nhà máyMarketingHoạch định và kinh tếCung cấp và phân phốiSản xuấtMarketingHoạch định và kinh tếCung cấp và phân phốiSản xuấtPhó chủ tịch, hoá chấtPhó chủ tịch, dầu nhờn và chất sápPhó chủ tịch, nhiên liệuMarketingHoạch định và kinh tếCung cấp và phân phốiSản xuấtCấu trúc đơn vị34Ứng dụng thiết kế tổ chứcKế toánCông việc thiết kếNhóm thiết kếNhóm thiết kếNhóm thiết kếNhóm thiết kếDự án AlphaDự án BetaDự án GammaDự án OmegaSản xuấtNhóm sản xuấtNhóm sản xuấtNhóm sản xuấtNhóm sản xuấtQuản lý hợp đồngNhóm hợp đồngNhóm hợp đồngNhóm hợp đồngNhóm hợp đồngThu muaNhóm thu muaNhóm thu muaNhóm thu muaNhóm thu muaNhóm kế toánNhóm kế toánNhóm kế toánNhóm kế toánNguồn nhân lựcNhóm N. nhân lựcNhóm N. nhân lựcNhóm N. nhân lựcNhóm N. nhân lựcCấu trúc ma trận35Ứng dụng thiết kế tổ chứcCơ cấu ma trận nhóm gộp các thành viên vừa theo chức năng vừa theo sản phẩmMỗi thành viên có hai sếpKết quả là một mạng lưới phức tạp về các mối quan hệ báo cáo.Linh hoạt và đáp ứng nhanh với sự thay đổiTạo sự phối hợp các dự án và bảo đảm tính độc lậpKhuynh hướng tranh giành quyền lựcThuậnChống36