Bài giảng Chương chức năng tổ chức

CHƯƠNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 1.Một số khái niệm căn bản 2.Thiết lập cơ cấu tổ chức 3. Phân quyền và ủy quyền trong quản trị I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM Khái niệm chức năng tổ chức Chức năng Tổ chức là Chức năng quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận trong tổ chức đó. Nội dung của Chức năng tổ chức Thiết kế, phát triển cơ cấu tổ chức Xây dựng nguyên tắc thủ tục và qui trình làm việc Thiết lập hệ thống quyền lực và phân quyền. Vai trò của chức năng tổ chức  Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế.  Tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và cho cả tập thể.  Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất.  Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí trong hoạt động quản trị. Những vấn đề khoa học trong công tác tổ chức  Tầm hạn quản trị : là số lượng bộ phận, phân hệ, cá nhân dưới quyền mà một cấp quản trị có khả năng điều hành hữu hiệu nhất  Tầm hạn có liên quan chặt chẽ đến các thông số của cơ cấu (cấp bậc và phân hệ)  Tầm hạn bị tác động bởi nhiều yếu tố : tâm lý hành vi, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật, Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8 1 4 16 64 256 1024 4096 4096 512 64 8 11 2 3 4 5 6 7 Số nhà quản trị (1 – 6) 1.365 Số nhà quản trị (1 – 4) 585  Quyền hành: là năng lực cho phép yêu cầu người khác hành động theo sự chỉ đạo của mình.  Quyền hành là cơ sở của lãnh đạo chỉ huy  Quyền hành gắn với vị trí và cấp bậc quản trị  Quyền hành được hình thành từ nhiều yếu tố Tính chính thức và hợp pháp của chức vụ Sự chấp nhận của các đối tượng liên quan Năng lực và đạo đức nhà quản trị  Phân quyền trong quản trị : là quá trình chuyển giao quyền lực từ cấp trên xuống cấp dưới trong những giới hạn nhất định Là xu thế của quản trị hiện đại Làm gia tăng khả năng linh hoạt và thích nghi của hệ thống Đáp ứng nhu cầu gia tăng qui mô họat động của các hệ thống lớn II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Khái niệm Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức. 1.Các yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức Xây dựng cơ cấu tổ chức Các yêu cầu 1. Xác định số lượng bộ phận và cấp bậc phải phù hợp với thực tế, phải có khả năng thay đổi nhanh chóng 2. Xác định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng ở mỗi bộ phận, tránh chồng chéo 3. Mỗi bộ phận có thể có nhiều nhiệm vụ nhưng mỗi nhiệm vụ không thể do nhiều bộ phận giải quyết 4. Xác định các luồng thông tin dọc và ngang trong tổ chức, bảo đảm sự phối hợp nhịp nhàng và cân đối giữa các bộ phận II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 2. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Mục tiêu và chiến lược phát triển của DN Quy mô hoạt động của DN Đặc điểm hoạt động cuả DN Môi trường hoạt động của DN Khả năng về nguồn lực của DN II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 3. Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức Nguyên tắc gắn với mục tiêu Nguyên tắc thống nhất chỉ huy Nguyên tắc hiệu quả kinh tế Nguyên tắc cân đối Nguyên tắc linh hoạt An toàn trong hoạt động II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 4. Quan điểm thiết kế cơ cấu tổ chức Quan điểm cổ điển  Tính bài bản cao , quy định chi tiết các chức danh, hệ thống quyền lực phân biệt rõ  Mô hình hướng vào tập quyền và phân cấp chặt chẽ  Ít chú trọng hợp tác II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Quan điểm hiện đại: Tính bài bản thấp, quy định ít chức danh Chú trọng đến phân quyền và phi tập trung hoá Nhấn mạnh đến tính hợp tác và giải quyết theo tình huống. Các mô hình cơ cấu tổ chức 2. Xây dựng cơ cấu tổ chức Ưu điểm Đảm bảo chế độ một thủ trưởng Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp Chế độ trách nhiệm rõ ràng Nhược điểm Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng Ưu điểm Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong việc ra các quyết định quản trị Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị Nhược điểm  Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy  Chế độ trách nhiệm không rõ ràng  Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng khó khăn  Nhược điểm Nhiều tranh luận vẫn xảy ra Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng  Ưu điểm Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ Nhược điểm Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn Phạm vi sử dụng còn hạn chế Ưu điểm Tổ chức linh động  Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng III. PHÂN QUYỀN VÀ UỶ QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định trong CCTC Phân quyền là cơ sở để thực hiện uỷ quyền QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM Quyền hạn là phương tiện (cơ sở cho phép) để tác động đến suy nghĩ và hành động của người khác. Trách nhiệm là những đòi hỏi đối với người được sử dụng quyền hạn, buộc họ phải gánh chịu về hậu quả (kết quả) thực hiện công việc. Quyền hạn luôn luôn phải cân bằng (tương xứng) với trách nhiệm. UỶ QUYỀN “ Uûy quyền là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thay mặt bạn thực hiện công việc “ Uỷ quyền công việc # giao việc Uỷ quyền công việc tức là thoả thuận với người khác nhằm:  Trao cho họ trách nhiệm thay mặt bạn thực hiện công việc  Trao cho họ quyền hạn để có thể thực hiện công việc  Phân bổ nguồn lực cần thiết cho người được uỷ quyền - cũng như những người khác để họ có thể thực hiện công việc. TẠI SAO PHẢI ỦYQUYỀN ? Lợi ích đối với người được ủy quyền  Giúp phát triển các kĩ năng mới cũng như năng lực của họ  Cảm nhận được tin tưởng sẽ giúp họ nỗ lực hơn với công việc  Thực hiện uỷ quyền thành công còn mang đến cơ hội phát triển cho các thành viên vốn có năng lực, tích cực, tận tụy và thạo việc . Lợi ích đối với nhà quản lý:  Tập trung vào những công việc chính yếu  Giảm được áp lực công việc.  Nâng cao hiệu quả công việc của tập thể  Đào tạo nhà QT kế cận VÌ SAO MỘT SỐ NHÀ QUẢN TRỊ LẠI NGẠI UỶ QUYỀN?  Không tin tưởng vào trình độ và năng lực của nhân viên  Sợ không kiểm soát được những nhiệm vụ đã giao.  Sợ nhân viên sẽ không thực hiện tốt những nhiệm vụ được giao.  Ngại tốn nhiều thời gian và công sức cho việc lập kế hoạch và huấn luyện nhân viên vì đó là những yếu tố cần thiết để uỷ quyền có hiệu quả.  Sợ những người giao việc sẽ làm tốt hơn mình.. QUÁ TRÌNH UỶ QUYỀN HIỆU QUẢ Giám sát Thực hiện Đánh giá Lập kế hoạch Đặt mục tiêu Thực hiện uy ûquyền Lựa chọn người để uỷ quyền Quyết định công việc uỷ quyền Chuẩn bị uỷ quyền Những công việc nên ủy quyền Những công việc lăp lại Những vấn đề nhỏ nhặt và tốn nhiều thời gian Công việc không cần đến năng lực của NQT Công việc giúp nhân viên phát triển Những việc không nên ủy quyền Đánh giá thành tích hoặc kỷ luật nhân viên Hoạch định chiến lược để phát triển công ty Ra quyết định quan trọng về nhân sự CHỌN NGƯỜI PHÙ HỢP ĐỂ ỦY QUYỀN Người phù hợp để uỷ quyền công việc là :  Người có kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm cần thiết.  Người có kỹ năng chuyên môn, nhưng chưa có kinh nghiệm thực hiện công việc.  Người có chuyên môn gần và có thể phát triển thông qua việc thực hiện các công việc được uỷ quyền  Người có thời gian để thực hiện công việc .  Người sẵn lòng nhận lấy trách nhiệm thực hiện công việc được uỷ quyền Để ủy quyền thành công Tin tưởng vào nhân viên Cụ thể và rõ ràng Những chỉ dẫn cần thiết Hãy “quản lý” đừng “làm” Giám sát hợp lý Động viên kịp thời Tránh “ủy quyền ngược” Đúng người, đúng việc Những lưu ý khi ủy quyền Uỷ quyền dựa trên những thế mạnh của người được uỷ quyền để giúp họ phát huy tối đa những năng lực của bản thân Uỷ quyền dựa trên cơ sở của lòng tin của người uỷ quyền đối với người được uỷ quyền, qua đó trao cho họ đầy đủ những quyền hạn để họ thực hiện sự uỷ quyền Uỷ quyền luôn phải gắn với kiểm tra để đảm bảo vấn đề uỷ quyền được thực hiện đúng