Bài giảng Giới thiệu (introduction to organizational development and change)

Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 1 GIẢNG VIÊN • TRƯƠNG THỊ LAN ANH (PhD) • Giảng viên thỉnh giảng, từ trường Đại học Bách Khoa TP HCM • Chuyên môn: OB, HRM, OD & Change management • ttlanh@hcmut.edu.vn or rosemaryanh@yahoo.com • Tel. 38 647 256 – Ext. 5612 (Office time) Xin giới thiệu “Lan Anh - The Second” Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 2 QUY ƯỚC TRONG LỚP HỌC • Giảng viên KHÔNG điểm danh trong giờ học, ngoại trừ buổi trình bày bài tập nhóm • Học viên KHÔNG nói chuyện điện thoại trong lớp, có thể ra ngoài lớp để nói, và KHÔNG làm việc khác trong giờ học môn này GIỚI THIỆU (INTRODUCTION TO ORGANIZATIONAL DEVELOPMENT AND CHANGE) MBA 2013 Giảng viên: TS. Trương Thị Lan Anh THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC NỘI DUNG CHÍNH • Phát triển tổ chức là gì? • Các áp lực phải thay đổi và phát triển tổ chức • Lý thuyết về thay đổi có hoạch định. • Mô hình thay đổi có hoạch định Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 4 PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC (OD) là gì? Là một quá trình rộng lớn, thu thập dữ liệu, chẩn đoán, hoạch định hành động, can thiệp, và đánh giá nhằm: • Làm tăng sự phù hợp giữa cấu trúc, chiến lược, quá trình, con người, và văn hóa tổ chức • Phát triển những giải pháp mới và sáng tạo của tổ chức • Phát triển năng lực tự đổi mới của tổ chức Với sự hợp tác giữa quản lý, nhân viên, tác nhân thay đổi, và tư vấn. (Nguồn: Beer & Walton, 1987) Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 5 Phát triển tổ chức (OD) là gì? Phát triển tổ chức là một nỗ lực lâu dài, được dẫn dắt và hỗ trợ bởi quản lý cấp cao, nhằm cải thiện tầm nhìn, các quá trình trao quyền, học tập, và giải quyết vấn đề, thông qua việc quản trị văn hóa tổ chức – nhấn mạnh vào văn hóa hợp tác đội nhóm – tận dụng vai trò của các nhà tư vấn-hỗ trợ cũng như các lý thuyết và công nghệ của khoa học hành vi ứng dụng. (French, W.L. and Bell, C.H, (1995). Organization Development: Behavioral Science Interventions for Organization Improvement, Fifth edition, Prentice-Hall, p.28.). Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 6 Phát triển tổ chức (OD) là gì? • Là một ứng dụng ở tầm tổ chức, mang tính hệ thống của kiến thức khoa học hành vi vào việc phát triển có hoạch định và củng cố các chiến lược, các cấu trúc của tổ chức, và các quá trình cải tiến hiệu quả của tổ chức (Waddell, Cummings, & Worley, 2007) Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 7 Đặc điểm của Phát triển tổ chức • Bắt nguồn từ tâm lý con người • Đặt trong bối cảnh các giá trị của việc trao quyền và hợp tác tương hỗ lẫn nhau • Hoàn toàn nhất quán với trường phái quản trị có sự tham gia cao của nhân viên • Gắn liền với quản trị sự thay đổi (change management) Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 8 OD là thực hiện những gì? Là thay đổi bên trong tổ chức về: • Cơ cấu tổ chức • Quy trình thực hiện • Văn hóa tổ chức • Hệ thống kiểm soát • Thông tin trong tổ chức • Ra quyết định trong tổ chức • Quản lý tri thức • Sáng tạo và đổi mới • Quản lý sự thay đổi • Sự sẵn sàng của tổ chức • Hiệu quả hoạt động của tổ chức Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 9 Second-Generation of OD Organization Transformation Organizational Culture Learning Organization Total Quality Management Visioning and Future Search Business Process Reengineering Quality of Work Life Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 10 Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 11 CÁC ÁP LỰC PHẢI THAY ĐỔI Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 12 Nguồn gốc áp lực thay đổi • Từ bên trong – Những bất cập – Quan điểm quản lý – Vòng đời phát triển của DN • Từ đối thủ cạnh tranh – Sản phẩm/dịch vụ mới, – Hạ giá bán, – Quảng cáo, khuyến mãi, PR • Từ môi trường bên ngoài khác – Pháp lý – Văn hóa – xã hội – Các nhà đầu tư – Khách hàng – Nhà cung cấp Integrative Life-Cycle Model Entrepreneurial Stage Collectivity Stage Formalization and Control Stage Elaboration Stage Need for additional people Need for stability and structure Need for balance (Source: Hitt et al., 2001) Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 13 Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 14 Forces for Change... Electronic commerce Virtual organizations Digital convergence “Knowledge economy” “Information Superhighway” Mergers & acquisitions Privatizations Forces For and Against Change Present state of the organization Desired state of the organization A A’ Time Forces for change Forces against change A Force Field (Lewin, 1947) Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 15 16 Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh Greiner’s Model THAY ĐỔI CÓ HOẠCH ĐỊNH • Quan điểm thay đổi có hoạch định (planned approach): được giới thiệu bởi Kurt Lewin (1947), gắn liền với khái niệm Phát triển Tổ chức (Organization Development)  Thay đổi trong những điều kiện tương đối ổn định. – Tranh luận? • Quan điểm thay đổi bộc phát (emergent approach): (i.e. Pettigrew, 1997; Weick, 2000): thay đổi là một quá trình tranh đấu liên tục và năng động, nổi lên trong một trào lưu không hoạch định và không dự đoán được  Thay đổi có thể bị “thay đổi” (unfold) thông qua quá trình tương tác với nhau giữa các biến phức hợp từ môi trường (i.e. context, political processes and consultation). Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 17 Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 18 Tranh luận: 3 loại thay đổi cơ bản Thay đổi có kế hoạch (Anticipated) Thay đổi khi cơ hội xuất hiện (Opportunity- based) Thay đổi bộc phát (Emergent) Bị động Chủ động Cấu trúc Nhân sự Công nghệ Dự án thay đổi Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 19 THAY ĐỔI CÓ HOẠCH ĐỊNH • Là tất cả mọi quá trình cải tổ một cách chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp. • Ví dụ: áp dụng công nghệ mới, những bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại dây chuyền sản xuất, liên kết hoặc hợp nhất với doanh nghiệp khác, tái cơ cấu các bộ phận kinh doanh, đến nỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa tập đoàn Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 20 Các trường phái thay đổi có hoạch định (Bernard Burnes, 2009) • Trường phái quan điểm cá nhân - Individual perspective school (như Pavlov, 1927; Skinner, 1974): tập trung vào khía cạnh tâm lý và hành vi của sự thay đổi  Thay đổi là kết quả của một quá trình học tập. • Trường phái năng động nhóm - Group dynamic school (như Lewin, 1947; Schein, 1969): nhấn mạnh vào việc đem đến sự thay đổi tổ chức thông qua các đội nhóm làm việc. • Trường phái hệ thống mở - Open system school (như Miller, 1967; Burke, 1980): nhấn mạnh vào việc đạt được sự cộng hưởng tổng thể; những thay đổi bên trong một khu vực sẽ ảnh hưởng đến các khu vực khác, và ngược lại. Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 21 Planned vs. Emergent change Emergent Change Planned change The process of change Implementation of change Logical incrementalism, evolution, need, commitment & shared models Strategic decisions; messy management; political process models Contextualism: implementation as a function of antecedent factors & processes Reducing resistance to change (e.g. force field analysis, participation) 1 2 4 3 (Source: Wilson, 1992) Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 22 Phân loại thay đổi OD (1) • Qui mô: – Toàn tổ chức – Phòng/ban/bộ phận – Cá nhân • Lĩnh vực: – Kinh doanh/thị trường – Công nghệ/kỹ thuật – Vận hành/sản xuất/cung ứng – Thông tin/hệ thống – Nhân sự/chính sách/cơ cấu tổ chức – Tài chính/kế toán Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 23 Phân loại thay đổi OD (2) • Mức độ “sốc”: – Cơ bản (Radical change) – Từng phần (Incremental change) – Từ từ, liên tục (Fine-tuning change) • Thay đổi ngắn hạn (để giải quyết sự cố tức thời) vs. Thay đổi dài hạn (để phát triển). • Thay đổi về quá trình (Reengineering) vs. thay đổi về cấu trúc (Restructuring) • Hữu hình (facility layouts) vs. vô hình (cultural change) Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 24 Tại sao tôi lại phải thay đổi? VIDEO “WHO MOVE MY CHEESE?” Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 25 THAY ĐỔI HAY LÀ ? Chủ động: Thay đổi hay là mất cơ hội?  Giữ thế cân bằng và phát triển bền vững – cấp độ tổ chức;  Tạo ra cơ hội để làm phong phú con đường sự nghiệp và cuộc sống – cấp độ cá nhân. Bị động: Thay đổi hay là chết?  Cạnh tranh sinh tồn;  Đối phó với sự cố phát sinh. Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 26 QUÁ TRÌNH THAY ĐỔI Dự án A Dự án B Dự án C Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 27 Quá trình thay đổi Giai đoạn cam kết Giai đoạn chấp nhận Giai đoạn chuẩn bị Ranh giới giữa cam kết và bỏ cuộc Ranh giới giữa chấp nhận và tan rã Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 28 Unfreezing Refreezing Changing Unfreezing Changing Refreezing Lewin’s Three-Step Process Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 29 Mô hình thay đổi có hoạch định (Kurt Lewin, 1952) • Thay đổi là một sự phá vỡ tình trạng cân bằng cũ của tổ chức để tìm kiếm sự cân bằng mới • Ba bước trong quá trình thay đổi: – Phá tan băng của tình trạng cũ (Unfreezing): Tạo nên động lực để thay đổi. – Thay đổi sang tình trạng mới (Changing): Học những khái niệm mới, ý nghĩa mới, và những tiêu chuẩn mới bằng cách noi theo các mô hình mẫu, tìm kiếm giải pháp và chấp nhận học theo phép thử-sai. – Đóng băng trở lại để làm thay đổi này lâu bền hơn (Refreezing): Thấm nhuần các khái niệm, ý nghĩa và tiêu chuẩn mới, và trở nên quen thuộc dần với chúng. Mô hình thay đổi có hoạch định Tan băng Đóng băng lại Thay đổi • Cung cấp lý do phải thay đổi • Tạo ra tình trạng lo lắng về việc nếu không thay đổi, hoặc bức xúc phải thay đổi • Tạo ra cảm giác an toàn về tâm lý liên quan đến sự thay đổi • Cung cấp thông tin làm rõ những nghi ngờ về những thay đổi được đề nghị • Tạo ra những chuyển biến thật sự trong hành vi • Thực hiện các hệ thống đánh giá mới • Tạo ra sự quen thuộc đối với hệ thống mới • Thực hiện các hệ thống tuyển dụng và thăng tiến mới Kurt Lewin Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 30 Mô hình thay đổi có hoạch định Là một quá trình bao gồm các nỗ lực có cân nhắc để thay đổi một tổ chức hoặc một đơn vị từ trạng thái không mong muốn ở hiện tại sang một trạng thái mới, như mong muốn. Awakening Mobilizing Reinforcing Energizing Envisioning Enabling Unfreezing Moving Refreezing Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 31 General Model of Planned Change Evaluating and Institutionalizing Change Planning and Implementing Change Diagnosing Entering and Contracting Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 32 (Nguồn: Waddell et al., 2007) 33 CÁC GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN OD Giai đoạn 1: Gia nhập (Entry) Giai đoạn 2: Hợp đồng (Contracting) Giai đoạn 3: Chẩn đoán (Diagnosis) Giai đoạn 4: Phản hồi (Feedback) • Giai đoạn (phase) không phải bước (step) do ranh giới giữa các giai đoạn không nhất thiết phải rõ ràng • Các giai đọan có thể được lặp lại. Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 34 CÁC GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN OD (2) Giai đoạn 5: Hoạch định thay đổi (Planning) Giai đoạn 6: Can thiệp (Intervention) Giai đoạn 8: Kết thúc (Termination) Giai đoạn 7: Đánh giá (Evaluation) • Có thể có 1 hoặc đồng thời nhiều can thiệp: quá trình con người (human process), công nghệ, cấu trúc, nhân sự, chiến lược ... • Sự khác biệt văn hóa có ảnh hưởng đến việc quyết định chọn cách tiếp cận OD Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 35 1. Giới thiệu OD 2. Hoạt động tư vấn OD 3. Chẩn đoán tổ chức 4. Thu thập, phân tích thông tin và báo cáo 5. Khía cạnh con người của sự thay đổi 6. Quản trị thay đổi 7. Can thiệp phát triển tổ chức 8. Đánh giá và thể chế hóa 9. Báo cáo kết quả tiểu luận NỘI DUNG MÔN HỌC Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 36 • Báo cáo kết quả tiểu luận – Thuyết trình nhóm (presentation) – Thảo luận tại lớp – Khách mời là OD practitioner HOẠT ĐỘNG 2 buổi cuối www.odnetwork.org Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 37 • ĐỌC • PHÂN TÍCH • THẢO LUẬN • THUYẾT TRÌNH • CHIA SẺ KINH NGHIỆM • SO SÁNH • VIẾT PHƯƠNG PHÁP HỌC Critical thinking and reflection are requested. Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 38 • BÀI TẬP NHÓM: 30%, bao gồm – Thuyết trình (20%) – Thảo luận (10%) • TIỂU LUẬN CÁ NHÂN CUỐI KHÓA: 20%, bao gồm – Mô tả tình huống – Dự án thay đổi phát triển tổ chức – Quan điểm cá nhân • THI CUỐI KỲ: 50% – Được xem tài liệu – Trắc nghiệm – Câu hỏi thảo luận – Tình huống ĐÁNH GIÁ TÓM LẠI OD can make a difference Good understanding Proper response Adaptability Giới thiệu OCD - Dr. Lan Anh 39