Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 6: Hệ thống hỗ trợ ra quyết định

4/1/2016 1 Mục tiêu • Xác định vai trò của HTTT trong việc ra quyết định. • Thảo luận về tầm quan trọng của việc thực hiện và giám sát trong giải quyết vấn đề. • Hiểu được vai trò của kinh doanh thông minh trong DN. • Phân tích được các đặc điểm quan trọng của DSS. • Các thức sử dụng DSS là công cụ hỗ trợ quản lý hiệu quả. • Giải thích tại sao các hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động của các nhà quản lý và ra quyết định quản lý. • Giải thích cách kinh doanh thông minh và phân tích kinh doanh hỗ trợ việc ra quyết định. Nội dung • Hệ thống thông tin và quá trình ra quyết định • Kinh doanh thông minh trong doanh nghiệp • Hệ thống hỗ trợ ra quyết định THẢO LUẬN ??? Tại sao phải tìm hiểu về hệ hỗ trợ ra quyết định ? 4/1/2016 2 1. Hệ thống thông tin và quá trình ra quyết định • Cấu trúc HTTT hỗ trợ trong ra quyết định • Giá trị kinh doanh của việc cải thiện chất lượng quyết định • Quản lý và ra quyết định trong thế giới thực • Ra quyết định trong quá trình giải quyết vấn đề • Lợi ích của HTTT trong hỗ trợ ra quyết định Cấu trúc HTTT hỗ trợ ra quyết định Giá trị kinh doanh của việc cải thiện chất lượng quyết định • Cải thiện nhiều quyết định "nhỏ" nhưng đóng góp vào giá trị lớn hàng năm cho doanh nghiệp. • Các loại quyết định: • Không có cấu trúc. • Cấu trúc. • Bán cấu trúc. 4/1/2016 3 Quản lý và ra quyết định trong thế giới thực • Hệ thống thông tin chỉ có thể hỗ trợ trong một số vai trò của nhà quản lý. • Theo mô hình cổ điển của quản lý: gồm 5 chức năng Lên kế hoạch, tổ chức, phối hợp, quyết định và kiểm soát. • Theo nhiều mô hình hành vi hiện đại: hành vi thực tế của các nhà quản lý dường như chưa có hệ thống, ít cấu trúc hơn, phản ứng mạnh hơn so với các mô hình cổ điển Quản lý và ra quyết định trong thế giới thực • Ba lý do chính tại sao đầu tư vào công nghệ thông tin không phải lúc nào tạo ra kết quả tích cực. • Chất lượng thông tin: quyết định chất lượng cao đòi hỏi thông tin chất lượng cao. • Chọn lựa của người quản lý: Quá trình quản lý có chú ý lựa chọn và từ chối thông tin không phù hợp do thành kiến hoặc quan niệm sẵn có. • Quán tính tổ chức và chính trị: lực lượng mạnh mẽ trong các tổ chức cưỡng lại quyết định đòi hỏi sự thay đổi lớn. Ra quyết định trong quá trình giải quyết vấn đề Ra quyết định trong quá trình giải quyết vấn đề • Giai đoạn đề ra quyết định (decision making phase): phần đầu tiên của quá trình giải quyết vấn đề, bao gồm 3 hoạt động con: • Thu thập thông tin (Intelligence stage): nhận dạng và xác định các vấn đề hoặc cơ hội tiềm năng. • Thiết kế (design stage): phát triển các giải pháp khác nhau cho vấn đề đang xem xét, đánh giá khả thi cho từng giải pháp. • Chọn lựa (choice stage): chọn giải pháp khả thi nhất trong các giải pháp thay thế nhau 4/1/2016 4 Ra quyết định trong quá trình giải quyết vấn đề • Giai đoạn giải quyết vấn đề (problem solving): là phần sau của ra quyết định, bao gồm việc thực hiện và giám sát hiệu lực của giải pháp • Thực hiện (implementation stage): giải pháp bắt đầu có hiệu lực được thực hiện • Giám sát (monitoring stage): giai đoạn cuối cùng của quá trình giải quyết vấn đề, trong đó người ra quyết định người ra quyết định đánh giá việc thực hiện giải pháp, xác định xem kết quả dự đoán đã đạt được và sửa đổi cải tiến nếu có thêm các thông tin mới Lợi ích của HTTT trong việc hỗ trợ ra quyết định 2. Kinh doanh thông minh trong doanh nghiệp • Kinh doanh thông minh là gì ? • Môi trường của kinh doanh thông minh • Khả năng của công cụ kinh doanh thông minh • Chiến lược quản lý để phát triển Kinh doanh thông minh Kinh doanh thông minh là gì ? • Kinh doanh thông minh (Business intelligence): • Cơ sở hạ tầng để thu thập, lưu trữ, phân tích dữ liệu sản xuất của doanh nghiệp. • Cơ sở dữ liệu, kho dữ liệu, siêu thị dữ liệu • Phân tích kinh doanh (Business analytics): • Công cụ và kỹ thuật để phân tích dữ liệu • VD: OLAP, thống kê, mô hình, khai phá dữ liệu (data mining) • Nhà cung cấp kinh doanh thông minh (Business intelligence vendors): • Tạo thông tin kinh doanh và phân tích thông tin đã mua của các doanh nghiệp. 4/1/2016 5 Kinh doanh thông minh và phân tích quyết định hỗ trợ kinh doanh Môi trường của kinh doanh thông minh Sáu yếu tố trong môi trường kinh doanh thông minh: • Dữ liệu từ môi trường kinh doanh • Cơ sở hạ tầng kinh doanh thông minh • Công cụ phân tích kinh doanh • Người quản lý sử dụng và phương pháp • Hệ thống nền tảng - MIS, DSS, ESS • Giao diện người dùng Khả năng của công cụ kinh doanh thông minh • Mục đích là để cung cấp thông tin vào thời gian chính xác để ra quyết định. • Chức năng chính của hệ thống BI • Tạo ra các báo cáo định sẵn, theo yêu cầu • Phân tích dự báo • Dashboards/scorecards • Ad hoc query/search/report creation • Drill down • Forecasts, scenarios, models Người sử dụng kinh doanh thông minh • 80% là người sử dụng kinh doanh thông minh thường dựa trên các báo cáo sản xuất. • Quản lý cấp cao: • Sử dụng chức năng giám sát • Quản lý cấp trung và các nhà phân tích: • phân tích Ad-hoc • Nhân viên tác nghiệp: • Báo cáo theo mẫu sẵn 4/1/2016 6 Người sử dụng kinh doanh thông minh Hệ thống BI trong doanh nghiệp • Tạo ra báo cáo: Sử dụng rộng rãi nhất trong các bộ công cụ BI; được xác định trước, các báo cáo trước được cấu hình sẵn. • Bán hàng: dự báo bán hàng; nhóm thực hiện bán hàng • Trung tâm dịch vụ / cuộc gọi: sự hài lòng của khách hàng; chi phí dịch vụ • Marketing: hiệu quả chiến lược tiếp thị; lòng trung thành; KH rời bỏ • Mua sắm và hỗ trợ: hiệu suất Nhà cung cấp • Chuỗi cung ứng: giai đoạn bị tắt nghẽn; trạng thái hoàn thành • Tài chính: sổ cái chung; dòng tiền • Nguồn nhân lực: năng suất của nhân viên; đền bù bảo hiểm; lương Hệ thống BI trong doanh nghiệp • Phân tích dự báo: • Sử dụng nhiều loại dữ liệu, kỹ thuật để dự đoán xu hướng tương lai và các mẫu hành vi. • Phân tích thống kê. • Khai phá dữ liệu • Dữ liệu lịch sử • Giả định • Tích hợp vào nhiều ứng dụng BI cho bán hàng, tiếp thị, tài chính, phát hiện gian lận, đánh giá điểm tín dụng. • Dự đoán phản ứng để chỉ đạo các chiến dịch tiếp thị Hệ thống BI trong doanh nghiệp • Phân tích dữ liệu lớn (big data): • Big data: bộ dữ liệu khổng lồ thu được từ các phương tiện truyền thông xã hội, trực tuyến và trong cửa hàng dữ liệu khách hàng, vv • Giúp tạo thời gian thực, kinh nghiệm mua sắm cá nhân cho các nhà bán lẻ trực tuyến lớn. 4/1/2016 7 Hệ thống BI trong doanh nghiệp • Các ứng dụng BI bổ sung: • Trực quan dữ liệu và các công cụ phân tích thị giác. • Trợ giúp người dùng xem các mẫu và các mối quan hệ dữ liệu rất khó để nhìn thấy trong danh sách văn bản • Biểu đồ, các bảng điểm, Dashboards, bảng đồ • Hệ thống thông tin địa lý (GIS) Chiến lược quản lý để phát triển Kinh doanh thông minh • Hai chiến lược quản lý chính để phát triển khả năng kinh doanh thông minh và phân tích kinh doanh: • Giải pháp tích hợp một cửa: • Các công ty phần cứng bán phần mềm chạy tối ưu nhất trên phần cứng do họ cung cấp. • Làm công ty phụ thuộc về chi phí nhà cung cấp. • Giải pháp “best of bread”: • Linh hoạt hơn và độc lập • Khó khăn tiềm tàng để có thể thích ứng • Phải ứng phó với nhiều nhà cung cấp 3. Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) • Khái niệm • Các đặc điểm của DSS • Các đặc trưng của DSS • Các lợi ích chính của DSS • Các thành phần của DSS • Các dạng DSS khác Khái niệm • DSS • là tập hợp có tổ chức của các yếu tố con người, thủ tục, phần mềm, CSDL, và các thiết bị được sử dụng để giúp đưa ra quyết định nhằm giải quyết vấn đề cụ thể nào đó. • sử dụng bởi các nhà quản lý ở tất cả các cấp • Trọng tâm của DSS • là ra quyết định hiệu quả về các vấn đề nghiệp vụ không hoặc bán cấu trúc. 4/1/2016 8 Đặc điểm của DSS • Cung cấp khả năng truy cập thông tin nhanh chóng. • Xử lý một lượng lớn dữ liệu từ các nguồn khác nhau • Cung cấp và trình bày linh hoạt các báo cáo • Cung cấp hai định hướng hiển thị: văn bản và đồ họa • Hỗ trợ phân tích chuyên sâu (drill-down) • Thực hiện phân tích và so sánh phức tạp, tinh vi sử dụng các gói phần mềm tiên tiến Đặc điểm của DSS (tt) • Hỗ trợ các cách tiếp cận: tối ưu hóa, thoả mãn, và heuristic • Hỗ trợ phân tích “What-if”: thay đổi các giả thuyết cho vấn đề, và dựa trên dữ liệu có sẵn để quan sát tác động của kết quả. • Phân tích tìm kiếm theo mục tiêu (goal seeking): xác định vấn đề, các dữ liệu cần thiết để cho một kết quả nhất định cho trước. • Thực hiện phân tích mô phỏng: khả năng DSS có thể lặp lại tương tự các tính năng của 1 hệ thống thực. Đặc trưng của DSS • Hỗ trợ người dùng ra quyết định • Hỗ trợ cho nhiều cấp độ quản lý khác nhau • Hỗ trợ cho cá nhân, và nhóm. • Hỗ trợ dành cho các quyết định phụ thuộc nhiều điều kiện đồng thời hay tuần tự. • Hỗ trợ tất cả các giai đoạn của tiến trình ra quyết định • Hỗ trợ nhiều tiến trình và kiểu quyết định khác nhau. • Thích nghi theo thời gian. • Cần phải dễ sử dụng Đặc trưng của DSS (tt) • Nhắm đến việc nỗ lực nâng cao hiệu quả của việc ra quyết định • Con người kiểm soát DSS. • DSS mang lại những nhận thức dẫn đến những đòi hỏi mới để hoàn thiện hệ thống, và do đó mang lại những hiểu biết bổ sung trong một tiến trình phát triển & nâng cao liên tục DSS • Người sử dụng cần được hỗ trợ liên tục • DSS thường tận dụng mô hình để phân tích tình trạng quyết định. • DSS hiện đại có thể được trang bị thêm yếu tố kiến thức, cho phép giải quyết các vấn đề rất phức tạp một các hiệu quá hơn. 4/1/2016 9 Các lợi ích chính của DSS • Khả năng hỗ trợ ra quyết định các vấn đề phức tạp • Đáp ứng nhanh đối với những tình trạng bất ngờ được tạo ra do điều kiện thay đổi • Khả năng thử một vài sách lược khác nhau • Tạo ra phát kiến và nhận biết mới Các lợi ích chính của DSS (tt) • Sự giao tiếp tiện lợi • Nâng cao kiểm soát và điều hành quản lý • Tiết kiệm chi phí • Quyết định khách quan • Nâng cao hiệu quả quản lý • Hiệu suất của nhà phân tích được nâng cao Các thành phần của DSS Các thành phần của DSS (tt) • Cốt lõi của DSS • CSDL (database) và Cơ sở mô hình (model base) • Giao diện hội thoại (Dialogue manager) • Cho phép nhà quyết định dễ dàng truy cập và thao tác trên các DSS, sử dụng thuật ngữ kinh doanh phổ biến. 4/1/2016 10 Cơ sở dữ liệu • Thông qua trung gian hệ quản trị CSDL để cho phép nhà quản lý và những người ra quyết định thực hiện phân tích chất lượng dữ liệu được lưu trữ trong CSDL, Kho DL và các Data mart của công ty; hoặc sử dụng kết hợp với CSDL bên ngoài. • Các nguồn dữ liệu • Nội bộ: Cung cấp luồng thông tin chính có liên quan đến việc điều hành nội bộ công ty • Bên ngoài: Nguồn dữ liệu này có thể thu thập từ chính phủ, các tổ chức dịch vụ, công ty nghiên cứu thị truồng, công ty dự báo kinh tế, • Cá nhân: bao gồm các luật kinh nghiệm Cơ sở mô hình • Cơ sở mô hình • Cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào một loạt các mô hình và hỗ trợ họ ra quyết định. • Cho phép thực hiện những phân tích định lượng trên dữ liệu nội bộ và bên ngoài. • Có thể chia các mô hình trong cơ sở mô hình thành 4 loại: chiến lược, chiến thuật, điều hành, những khối kiến tạo mô hình và chương trình con Giao diện hội thoại • Cho phép người dùng tương tác với DSS để có được thông tin • Trợ giúp tất cả các khía cạnh của truyền thông giữa người dùng, phần cứng, phần mềm để tạo thành các DSS. • Quan trọng đối với những nhà quản trị cấp cao Giao diện hội thoại (tt) • Hệ thống giao tiếp hội thoại bao gồm một số tính năng chính như: • Giao tiếp theo vài kiểu hội thoại khác nhau • Tiếp nhận, lưu trữ, và phân tích việc sử dụng hội thoại • Cho phép người dùng sử dụng nhiều thiết bị nhập liệu khác nhau • Trình bày dữ liệu theo nhiều kiểu mẫu và thiết bị xuất khác nhau • Cho phép người dùng khả năng “help”, nhắc nhở, đề nghị xác định lỗi, hay các sự hỗ trợ linh hoạt khác. • Cung cấp khả năng giao tiếp giữa người dùng và CSDL hay cơ sở mô hình • Tạo cấu trúc dữ liệu để hiển thị kết quả (chuẩn hóa xuất liệu) 4/1/2016 11 Giao diện hội thoại (tt) • Hệ thống giao tiếp hội thoại bao gồm một số tính năng chính như: • Chứa dữ liệu nhập, xuất • Cung cấp hình màu, ba chiều, và vẽ phác thảo dữ liệu • Có cửa sổ cho phép chạy chức năng kép, trình bày đồng thời • Hỗ trợ trao đổi thông tin giữa người dùng và người tạo lập DSS • Cung cấp những huấn luyện bằng các ví dụ (hướng dẫn người dùng thông qua tiến trình lập mô hình và nhập dữ liệu) • Cung cấp sự linh hoạt và thích nghi cho DSS, sao cho nó có thể dung nạp những bài toán và công nghệ khác nhau. Các dạng DSS khác – HT hỗ trợ quyết định nhóm • Group support system (GSS) • Bao gồm hầu hết các yếu tố trong DSS, cộng với phần mềm cung cấp hỗ trợ hiệu quả cho việc ra quyết định theo nhóm • Còn được gọi là hệ thống hỗ trợ quyết định theo nhóm, hay hệ thống làm việc cộng tác được tin học hóa. HT hỗ trợ quyết định nhóm HT hỗ trợ quyết định nhóm 4/1/2016 12 Các dạng DSS khác – HT hỗ trợ điều hành • Executive support system (ESS) • Một DSS chuyên biệt • Bao gồm phần cứng, phần mềm, dữ liệu, các thủ tục và con người để hỗ trợ các giám đốc điều hành cấp cao • Còn được gọi là Hệ thống thông tin điều hành (Executive Information System – EIS) HT hỗ trợ điều hành • Tương thích & phù hợp với từng nhà điều hành • Dễ dàng sử dụng • Có khả năng khai thác thông tin chuyên sâu (drill-down) • Hỗ trợ cho các dữ liệu từ nguồn bên ngoài • Có thể trợ giúp trong các tính huống có độ không chắc chắn cao • Có định hướng tương lai (future-oriented) • Liên quan đến các quy trình nghiệp vụ làm gia tăng giá trị sản phẩm, dịch vụ và DN. Q&A ? ? ? HẾT CHƯƠNG 6 !