Bài giảng Kỹ năng phân quyền giao việc

KỸ NĂNG PHÂN QUYỀN GIAO VIỆC NHÓM 16 & NHÓM 05 Kỹ năng phân quyền giao việc (tt) Nhà quản trị ở mọi cấp đều làm tất cả các chức năng trên, và sự phối hợp thời gian và công sức của các cấp quản trị không giống nhau Michael S. Mahoney – Giáo sư sử học của trường Đại học Princeton, bang New Jersey, Mỹ Bốn chức năng của quản trị : hoạch địch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Hoạch định và tổ chức :  Nhà quản trị cấp cao : 64% thời gian  Nhà quản trị cấp trung gian : 51% thời gian  Nhà quản trị cấp thấp : 39% thời gian Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) 28% 36% 22% 14% 18% 33% 36% 13% 15% 24% 51% 10% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Caáp cao Caáp trung gian Caáp thaáp Hoaïch ñònh Toå chöùc Laõnh ñaïo Kieåm tra Hướng dẫn và lãnh đạo:  Nhà quản trị cấp thấp: 51% thời gian  Nhà quản trị cấp trung gian là 36% thời gian  Nhà quản trị cấp cao chỉ dành 22% thời gian Phân phối thời gian cho các chức năng quản trị Lý luận cũng như thực tiễn luôn chỉ ra rằng, hiệu quả của quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định trong quản trị phụ thuộc rất nhiều vào việc phân quyền, ủy quyền, cùng việc xác định quyền hạn và quyền lực cho mỗi cá nhân, bộ phận trong một tổ chức. . Nghiên cứu cách sử dụng khoa học về quyền hạn, quyền lực, trách nhiệm cũng như kỹ năng giao việc có ý nghĩa rất to lớn trong việc nâng cao hiệu quả của việc tổ chức và thực hiện các quyết định trong quản trị. Các nội dung cần nghiên cứu Quyền hạn Quyền lực Ủy quyền Kỹ năng giao việc QUYỀN HẠN Quyền hạn có nghĩa là quyền được xác định về nội dung, phạm vi và mức độ Quyền hạn là ranh giới của quyền lực, không được vượt qua Quyền hạn là cái mà nhà quản trị có thể giao phó cho người khác thay mặt mình để thực hiện Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) Hay Hay Bản chất của quyền hạn  Là ai được quyền gì đối với ai, ở đâu cũng như vào lúc nào và nó cũng có nghĩa là ai phải phục tùng quản lý và điều hành của ai  Nó sinh ra từ nhu cầu và sự phân công của tổ chức, phục vụ tổ chức và phục vụ pháp luật  Tóm lại, quyền hạn là chất keo gắn kết cơ cấu tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) Quyền hạn bao gồm trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm. Khi giao phó nhiệm vụ cho cấp dưới, các nhà quản trị cần đảm báo sự tương xứng giữa trách nhiệm-quyền hạn và gắn liền với sự chịu trách nhiệm về kết quả.  Trách nhiệm: là nhiệm vụ phải hoàn thành những nhiệm vụ được giao  Sự chịu trách nhiệm: là sự kỳ vọng sẽ nhận được công lao hay sự khiển trách do kết quả thực hiện nhịm vụ mang lại Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) Đa số mọi người đều muốn có nhiều quyền hạn hơn nhưng lại không hăng hái lắm trong việc đón nhận các trách nhiệm đi cùng Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) Các loại quyền hạn  Quyền hạn chức vụ o Là quyền hạn dựa trên chức vụ của bạn trong doanh nghiệp  Quyền hạn chuyên môn o Là quyền hạn có được do khả năng chuyên môn của bạn được người khác thừa nhận  Quyền hạn năng lực cá nhân o Là do “lực hút cá nhân” và được củng cố bởi chức vụ hay uy tín chuyên môn mang lại  Quyền hạn kết hợp o Là sự kết hợp 3 loại quyền hạn trên Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) Quan hệ quyền hạn trong hệ thống quản trị  Quan heä tröïc tuyeán  Quan heä tham möu  Quan heä chöùc naêng  Quan heä ma traän  Quan heä khoâng chính thöùc Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) QUYỀN LỰC Quyền lực là quyền dùng để bắt người khác phải làm theo mệnh lệnh nào đó Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt động dùng cho nhà quản trị để tạo ra khả năng sử dụng những quyết định của họ thông qua việc trao cho họ có quyền ra quyết định hay đưa ra các chỉ thị  Quyền lực là phương tiện để tác động lên suy nghĩ và hành động của người khác Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) Sơ đồ quyền lực và quyền hạn Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) Các chức năng Mức độ quyền hạn Trung tâm quyền lực Tài chính Kế toán Tiếp thị Sản xuất Nhân viên R&D Độ gần trung tâm quyền lực Khi vị trí một người càng lên cao có nghĩa là có sự gia tăng quyền hạn trong tổ chức và họ càng tiến sát đến trung tâm quyền lực. Một người có thể trượt ngang hướng vào trong để đến trung tâm quyền lực mà không cần di chuyển lên trên, do đó không nhất thiết có quyền hạn để tạo ra quyền lực. Có nhiều yếu tố tạo ra quyền lực cho một cá nhân trong một tổ chức : Quyền lực vị trí : Quyền hạn do hệ thống tổ chức quy định chính thức, quyền kiểm soát tất cả các lĩnh vực của lĩnh vực của tổ chức, quyền được khen thưởng và trừng phạt, quyền kiểm soát thông tin và phân phối thông tin, quyền kiểm soát môi trường làm việc của tổ chức Quyền lực cá nhân : Do năng lực kinh nghiệm bản thân, quan hệ giao tiếp và quen biết, do uy tín bản thân, phẩm chất cá nhân. Quyền lực chính trị : Quyền kiểm soát quá trình ra quyết định, quyền liên kết giữa cá nhân và các tổ chức khác, quyền thể chế hóa các quy định và các quyết định, quyền hợp tác và liên minh Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) Các loại quyền lực :  Quyền lực ép buộc: là quyền lực dựa trên sự sợ hãi  Quyền lực tưởng thưởng: quyền lực dựa trên khả năng phân phát điều gì đó có giá trị với người khác  Quyền lực chính thống: quyền lực dựa trên vị trí của một người trong hệ thống cấp bậc chính thức  Quyền lực chuyên gia: quyền lực dựa trên chuyên môn, kỹ năng đặc biệt hoặc kiến thức.  Quyền lực liên quan: quyền lực dựa trên sự gắn bó chặt chẽ với một người, người có nguồn lực hoặc đặc điểm cá nhân mong muốn. Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) Sự khác nhau giữa quyền hạn và quyền lực Quyền hạn gắn liền với một chức vụ hợp pháp trong tổ chức và được gắn liền với công việc. Quyền hạn bao gồm trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm Trong khi đó, quyền lực liên quan đến khả năng của một cá nhân ảnh hưởng đến các quyết định và không nhất thiết có quyền hạn để tạo ra quyền lực Quyền hạn là một phần của khái niệm lớn hơn quyền lực. Đó là quyền chính thống đi đôi với vị trí cá nhân trong tổ chức và là phương tiện qua đó một cá nhân có thể ảnh hưởng đến tiến trình quyết định Ví dụ: Trợ lý giám đốc: quyền lực nhiều, có thể có ít quyền hạn. Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) ỦY QUYỀN Ủy quyền là giao phó quyền hạn và trách nhiệm cho người khác để họ thay quyền thực hiện một nghĩa vụ riêng biệt Hãy ủy quyền khi có thể. Nhưng điều đó không đơn giản như vậy. Nếu thực hiện sai cách, ủy quyền có thể cho kết quả trái ngược Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) “Bí mật của sự thành công không nằm trong việc thực hiện công việc riêng của bạn mà là nhận ra đúng người thực hiện nó”. Như vậy, ủy quyền có sự suy tính trước. Hãy tìm đúng nhân viên khớp với sự phân công thách thức. Hãy xem xét các quyền lợi, các mặt mạnh và trình độ chuyên môn của một cá nhân để trao cho họ công việc Thông qua ủy quyền bạn có thể cải thiện hiệu năng. Bạn có thể tập trung vào các vấn đề có mức ưu tiên cao và không bị sa lầy vào những công việc rút kiệt thời gian và sinh lực của bạn. Đồng thời bạn có thể phát triển các nhân viên và khiến họ trở thành những người cộng sự quý giá hơn. Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) Andrew Carnegie – một triệu phú người Mỹ trong ngành công nghiệp thép Các nhà quản trị mới thường ngộ nhận là sau khi ủy quyền thì họ không còn trách nhiệm về các kết quả, song việc giao trách nhiệm và quyền hạn cho các nhân viên cũng có các giới hạn của nó. Do đó trách nhiệm giải trình cuối cùng vẫn thuộc về bạn dẫu bạn có nhận ra điều đó hay không Đừng lẫn lộn ủy quyền với việc giao các công việc thông lệ cho các nhân viên nằm trong nhiệm vụ công việc bình thường của họ. Uûy quyền đích thực liên quan đến việc giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn thực hiện một công việc nào đó, thường là một phần thuộc công việc của bạn Uûy quyền không phải là “tống khứ”. Nếu các nhân viên nghĩ bạn đang giao những việc ít hấp dẫn nhất cho họ, họ sẽ bực bội với nó. Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) QUY TRÌNH ỦY QUYỀN  Xác định kết quả mong muốn: việc giao quyền là nhằm tạo ra cho người khác có khả năng thực hiện được công việc  Chọn người và giao nhiệm vụ  Giao quyền hạn để thực hiện các nhiệm vụ đó  Yêu cầu người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) NGUYÊN TẮC ỦY QUYỀN Phải ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp, không được vượt cấp Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)    Sơ đồ ủy quyền thuộc cấp Ghi chú: 1. Mũi tên thẳng: Được phép ủy quyền. 2. Mũi tên vòng cung: Không được phép ủy quyền Sự ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người được ủy quyền Quyền lợi, nghĩa vụ trách nhiệm của người ủy quyền và người được ủy quyền phải bảo đảm và gắn bó với nhau Nguyên tắc này đòi hỏi phải đảm bảo sự tương xứng giữa nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) NGUYÊN TẮC ỦY QUYỀN (tt) Trách nhiệm Quyền lợi N g h ĩ a v ụ Mối quan hệ tương xứng giữa nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải xác định rõ ràng Ủy quyền phải tự giác, không áp đặt Người được ủy quyền (người thụ ủy) có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào công việc Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự ủy quyền Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) NGUYÊN TẮC ỦY QUYỀN (tt) Các loại ủy quyền Ủy quyền chính thức: được thể hiện bằng văn bản Ủy quyền mặc nhiên hoặc ngầm định: ủy quyền loại này đi đôi với ý niệm phân quyền hay phân cấp trong bộ máy tổ chức. Nói khác đi, ủy quyền ngầm định trong chức vụ hoặc chức danh đảm nhận. Ví dụ như phó giám đốc kinh doanh trong chức vụ của mình đã được ủy quyền ngầm định là để giải quyết mọi tình huống có quan hệ đến nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) Ủy quyền theo quan niệm cổ điển: loại ủy quyền này hiện nay vẫn còn được áp dụng rộng rãi. Cụ thể như  Căn cứ vào trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ  Aùp dụng nguyên tắc thứ bậc hoặc bậc thang hay còn được gọi là nguyên tắc hệ cấp trực tiếp. Theo đó, việc ủy quyền được tiến hành phân cấp theo bậc thang quyền hạn Các loại ủy quyền Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) Hạn chế Có tính áp đặt về quyền hành Nguyên tắc thống nhất chỉ huy không áp dụng được với tổ chức được thiết kế theo kiểu ma trận Nhiệm vụ của một quản trị viên trong một tổ chức năng động rất khó xác định, do đó quyền hạn và trách nhiệm của người này không phân định được cụ thể Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) Ủy quyền theo quan niệm mới Việc ủy quyền không chỉ thực hiện với các công tác hoặc nhiệm vụ thông thường mà với các nhiệm vụ đòi hỏi người thụ ủy phải tư duy, sáng tạo để đạt hiệu quả cao nhất Uûy quyền ngầm định giúp hành động nhanh, đỡ mất thời gian xin ý kiến cấp trên Giúp cho người thụ ủy quyết định tốt hơn cấp trên của họ vì họ là người sâu sát với tình huống hơn Giúp cho thuộc cấp học hỏi kinh nghiệm quản trị để thăng tiến đến những chức vụ cao hơn Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) 8 nguyên tắc trong 100 nguyên tắc lãnh đạo có hiệu quả của tác giả Robert Heller liên quan đến quá trình ủy quyền Hãy nhớ rằng việc ủy quyền sẽ nâng cao tinh thần và xây dựng lòng tự tin Đừng bao giờ ôm đồm mọi việc chỉ bởi vì bạn làm việc đó tốt hơn Hãy đặt ra mục tiêu cao phù hợp với người được ủy quyền Nếu áp lực thời gian ngày càng tăng, hãy kiểm tra mình đã ủy quyền đầy đủ cho những người khác chưa Hãy kiểm tra thường xuyên và không chính thức tiến độ của các công việc đã ủy quyền Luôn sẵn sàng tiếp đón tất cả những người được ủy quyền Can thiệp nhanh chóng khi người được ủy quyền không thể ứng phó Hãy đảm bảo rằng mọi người biết được việc nào phải để cho bạn trực tiếp xử lý Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) Tóm lại sự ủy quyền không phải là một việc làm đơn giản, nó là một nghệ thuật của quản lý sao cho công việc giao được hoàn thành theo ý muốn và do đó phải dựa vào một kỹ thuật nhất định. Sự khó khăn của ủy quyền còn xuất phát từ những yếu tố tâm lý của người ủy quyền và người được ủy quyền Kỹ năng giao việc Mời các bạn nghe Nhóm 5 trình bày các phần tiếp theo