Bài giảng Phân bổ nguồn lực

11 Chương 5 PHÂN BỔ NGUỒN LỰC 1. Tổng quan về nguồn lực 2. ðiều hòa nguồn lực 3. Phương pháp ñường găng 4. Phân bổ nguồn lực hạn chế 5. Mối quan hệ giữa thời gian và chi phí 2 1. Tổng quan về nguồn lực
Các nguồn lực ñể thực hiện một dự án là những khả năng hiện có về nhân lực, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, năng lượng, tài chính….
Tuy nhiên, thời gian thực hiện dự án là hạn chế, nguồn lực thực hiện cũng hạn chế.
ðôi khi phải ñánh ñổi giữa thời gian và nguồn lực. 23 1. Tổng quan về nguồn lực a/ Phân loại nguồn lực (i) Theo nguyên lý kế toán
Phân biệt giữa các chi phí nhân công (nguồn nhân lực), các chi phí nguyên vật liệu, và các chi phí khác như lãi vay….
Cách phân loại này có ích cho việc lập ngân sách và công tác kế toán.
Tuy nhiên, có hạn chế là không xét ñến khía cạnh chính của việc quản trị nguồn lực là sự sẵn có của nguồn lực. 4 1. Tổng quan về nguồn lực a/ Phân loại nguồn lực (ii) Dựa trên sự sẵn có của nguồn lực:
Một số nguồn lực có sẵn ở cùng một mức trong mọi thời ñiểm của thời kỳ như lực lượng lao ñộng cố ñịnh.
Nguồn lực có thể phục hồi là các nguồn lực không thay ñổi khối lượng của nó trong quá trình sử dụng. Ví dụ như lực lượng lao ñộng, sản xuất. Nguồn lực này có sẵn ở cùng một mức trong quá trình dự án. 35 1. Tổng quan về nguồn lực a/ Phân loại nguồn lực (ii) Dựa trên sự sẵn có của nguồn lực:
Nguồn lực tiêu hao dần là các nguồn lực thay ñổi khối lượng của nó trong quá trình sử dụng. Khối lượng của các nguồn lực lọai này biến ñổi tỷ lệ thuận với khối lượng công việc hoàn thành do biến thành sản phẩm như nguyên liệu, bán thành phẩm, tiền vốn… 6 1. Tổng quan về nguồn lực a/ Phân loại nguồn lực (ii) Dựa trên sự sẵn có của nguồn lực:
Nguồn lực không bị ràng buộc: Có sẵn với số lượng không hạn chế tương ứng với các mức chi phí khác nhau như lao ñộng phổ thông và thiết bị thông thường. 47 1. Tổng quan về nguồn lực a/ Phân loại nguồn lực (ii) Dựa trên sự sẵn có của nguồn lực:
Nguồn lực bị ràng buộc. Các nguồn lực rất ñắt tiền, khó huy ñộng ñược trong phạm vi thời hạn thực hiện dự án như các trang thiết bị ñặc biệt, các phòng thí nghiệm chỉ hoạt ñộng 4 giờ trong ngày, các vật tư hiếm phải ñặt hàng trước một thời gian dài. 8 1. Tổng quan về nguồn lực a/ Phân loại nguồn lực (iii) Căn cứ theo tính chất
Nguồn lực có thể thay thế cho nhau hay không.
Nguồn lực A có thể thay thế bằng nguồn lực B nhưng chưa chắc nguồn lực B có thể thay thế cho nguồn lực A. 59 1. Tổng quan về nguồn lực a/ Phân loại nguồn lực (iv) Căn cứ theo khả năng có thể dự trữ
Nguồn lực có khả năng dự trữ: Những nguồn lực nếu không dùng có thể giữ lại dùng vào thời ñiểm khác như tiền, một số loại vật tư,..
Nguồn lực không có khả năng dự trữ: loại nguồn lực nếu không dùng coi như là mất, không lấy lại ñược. Loại này chủ yếu là công thợ, ca máy, hóa chất (hết hạn). 10 1. Tổng quan về nguồn lực a/ Phân loại nguồn lực
Việc phân loại nguồn lực ñóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị.
ðối với nguồn lực có sẵn và khối lượng không hạn chế thì không cần thiết phải giám sát một cách liên tục. Tuy nhiên các nguồn lực quí hiếm, rất cần phải tập trung sự quan tâm của nhà quản trị. 611 1. Tổng quan về nguồn lực a/ Phân loại nguồn lực
Trong một số dự án ta phải tiến hành nhiều loại công việc, mỗi công việc phải sử dụng một lọai nguồn lực khác nhau, ñan xen vào nhau, vai trò, khối lượng sử dụng cũng khác nhau làm cho việc phân bổ nguồn lực trở lên phức tạp.
ðể giải quyết người ta chọn ra loại nguồn lực ưu tiên, giải quyết vấn ñề chủ ñạo ñược ưu tiên trước. 12 1. Tổng quan về nguồn lực a/ Phân loại nguồn lực
Vòng ñời dự án ảnh hưởng ñến các yêu cầu về nguồn lực của nó.
Trong giai ñọan ñầu chủ yếu là các công việc thiết kế, chuẩn bị, lập kế hoạch… nên nhu cầu về kỹ sư kỹ thuật, chuyên gia tài chính, các nhà hoạch ñịnh và lập kế hoạch là cao.
Giai ñọan thực hiện xây dựng, chế tạo,sản xuất là chủ yếu nên dùng nhiều vật tư, thiết bị sẽ tăng lên. 713 1. Tổng quan về nguồn lực b. Các bài toán về phân bổ nguồn lực
Mục tiêu ñặt ra là sử dụng nguồn lực sao cho có lợi nhất.
Thời gian và nguồn lực vật chất ñều là các yếu tố hạn chế, mặt khác lại chịu sự ràng buộc với nhau.
Nhiều trường hợp muốn rút ngắn thời gian thực hiện một số công việc thì cần tăng thêm chi phí và ngược lại, muốn giảm bớt chi phí cho công việc phải kép dài thời gian thực hiện. 14 1. Tổng quan về nguồn lực b. Các bài toán về phân bổ nguồn lực
Xem xét mối quan hệ giữa nguồn lực và thời gian, ta thấy có một số vấn ñề: (i) Thời gian hạn chế: – Thời gian thực hiện dự án là giới hạn, dự án cần phải ñược hoàn thành trong khoảng thời gian nhất ñịnh với mức ñộ sử dụng nguồn lực càng ít càng tốt. – Ở ñây, thời gian chính là tiêu chí quan trọng, việc phân bổ nguồn lực dựa trên nguyên tắc thời gian hạn chế này. 815 1. Tổng quan về nguồn lực b. Các bài toán về phân bổ nguồn lực (ii) Nguồn lực hạn chế: – Nguồn lực thực hiện dự án là giới hạn, dự án cần phải ñược hoàn thành càng nhanh càng tốt nhưng với ñiều kiện là không vượt quá khả năng ñáp ứng nguồn lực. – Lúc này, nguồn lực giới hạn cho dự án chính là tiêu chí quan trọng. 16 1. Tổng quan về nguồn lực b. Các bài toán về phân bổ nguồn lực
ðể giải quyết ñôi khi cần phải: (i) ðiều hòa nguồn lực: nhu cầu nguồn lực tại mọi thời ñiểm nằm trong phạm vi cho phép nhưng mức ñộ sử dụng không hài hòa cần phải ñược ñiều chỉnh, cân ñối. (ii) ðẩy mạnh tiến ñộ: chiều dài ñường găng vượt quá thời hạn cho phép, cần phải rút ngắn lại sao cho chi phí tăng ở mức thấp nhất. 917 1. Tổng quan về nguồn lực b. Các bài toán về phân bổ nguồn lực (iii) Phân bổ nguồn lực trong ñiều kiện hạn chế: trường hợp nhu cầu nguồn lực vượt quá khả năng cung cấp, cần phải ñiều chỉnh (có cho phép kéo dài ñường găng) (iv) Tối ưu hóa quan hệ thời gian – chi phí. 18 2. ðiều hòa nguồn lực a/ Khái niệm
ðiều hòa nguồn lực nghĩa là cách phân bổ nguồn lực thực hiện dự án một cách ñều ñặn và ổn ñịnh theo thời gian sao cho nhu cầu nguồn lực không bị thiếu hụt hoặc dư thừa so với khả năng sẵn có của tổ chức thực hiện dự án.
Cường ñộ sử dụng một số nguồn lực r nào ñó của công việc i-j ñược ký hiệu rij. Thời gian thực hiện công việc là tij. 10 19 2. ðiều hòa nguồn lực a/ Khái niệm
Vậy tổng số nguồn lực mà dự án tiêu thụ là:
Thời gian thực hiện toàn bộ dự án là T. Cường ñộ sử dụng nguồn lực trung bình là: 20 2. ðiều hòa nguồn lực b. Bài toán ñiều hòa biểu ñồ chất tải nguồn lực
Do nhu cầu nguồn lực thực hiện dự án là không ñều theo thời gian, biểu ñồ chất tải nguồn lực có ñoạn nhô cao và có ñọan xuống sâu so với mức trung bình => ðiều này dẫn ñến lãng phí nguồn lực.
Bài toán ñiều hòa nguồn lực nhằm bố trí, sắp xếp lại làm cho nguồn lực cần ñể thực hiện dự án sẽ ít biến ñộng hơn. 11 21 2. ðiều hòa nguồn lực b. Bài toán ñiều hòa biểu ñồ chất tải nguồn lực Xét ví dụ: 22 2. ðiều hòa nguồn lực b. Bài toán ñiều hòa biểu ñồ chất tải nguồn lực Giả sử thời gian và nguồn lực cần thiết sẽ là: 12 23 2. ðiều hòa nguồn lực b. Bài toán ñiều hòa biểu ñồ chất tải nguồn lực Như vậy, tại các thời ñiểm, nguồn lực ñòi hỏi: 24 2. ðiều hòa nguồn lực b. Bài toán ñiều hòa biểu ñồ chất tải nguồn lực
Ví dụ trên cho thấy nguồn lực ñòi hỏi thực hiện dự án biến ñộng khá lớn so với mức trung bình. Vậy phải ñiều hòa nguồn lực như thế nào?
Trước tiên trên biểu ñồ chất tải nguồn lực thì cần tìm những khoảng có nguồn lực tăng hoặc giảm ñột ngột 13 25 2. ðiều hòa nguồn lực b. Bài toán ñiều hòa biểu ñồ chất tải nguồn lực
Tìm các công việc nằm trong khoảng thời gian có nguồn lực tăng giảm ñột ngột ñó, làm giảm hoặc tăng nguồn lực cho các công việc ñó sao cho ñạt ñược biểu ñồ nguồn lực càng bằng phẳng càng tốt. 26 2. ðiều hòa nguồn lực b. Bài toán ñiều hòa biểu ñồ chất tải nguồn lực
ðể làm ñựơc việc ñó, ta có thể chuyển dịch các công việc (thay ñổi ñiểm bắt ñầu) hoặc giảm nguồn lực cần thiết (kéo dài thời gian thực hiện với ñiều kiện không vượt quá thời gian dự trữ) 14 27 2. ðiều hòa nguồn lực b. Bài toán ñiều hòa biểu ñồ chất tải nguồn lực
Trong biểu ñồ trên ta nhận thấy: – Ngày 1 và 2 cần 19 người, ngày 3 và 4 chỉ cần 13 người, ngày 5,6,7 cần tới 22 người… – Các công việc nằm trên ñường găng (1-4; 4-5; 5-6; 6-7) là không thể thay ñổi, các công việc còn lại (1-2; 1-3; 2-5; 3-5; 4-7) có thể thay ñổi thời ñiểm bắt ñầu, kết thúc trong phạm vi dự trữ. 28 2. ðiều hòa nguồn lực b. Bài toán ñiều hòa biểu ñồ chất tải nguồn lực Với việc ñiều chỉnh ta có kết quả. 15 29 3. Phương pháp ñường găng
Trong trường hợp thời gian thực hiện dự án có chiều dài ñường găng vượt quá thời hạn cho phép, bạn phải ñiều chỉnh rút ngắn lại. Việc rút ngắn ñường găng ñược thực hiện theo cách sau:
Tăng nguồn lực cho các công việc găng trong ñiều kiện cho phép.
Tăng ca làm việc cho một số công việc găng với ñiều kiện ñảm bảo công nhân làm việc bình thường. 30 3. Phương pháp ñường găng
ðiều nguồn lực từ công việc có dự trữ thời gian sang cho các công việc găng với ñiều kiện là các công việc này có cùng tính chất kỹ thuật và sau khi ñiều chỉnh các công việc không găng không vượt quá thời gian dự trữ.
Tổ chức thực hiện song song cho một số công việc găng.
Thay ñổi biện pháp, công nghệ thực hiện công việc nhằm rút ngắn thời gian. 16 31 3. Phương pháp ñường găng
Thời gian trên ñường găng có thể rút gọn 32 3. Phương pháp ñường găng
Thời gian trên ñường găng có thể rút gọn 17 33 4. Phân bổ nguồn lực hạn chế a/ Giới thiệu
ðôi khi vì ñiều kiện nguồn lực có hạn mà thời hạn ñã ñịnh không thể bảo ñảm và bị kéo dài.
Ví dụ: không ñủ tiền ñể triển khai nên rất nhiều dự án phải chờ ñợi gây lãng phí, thất thóat. Nhiều công trình xây dựng không kịp gọi vốn hoặc ách tắc trong khâu giải phóng mặt bằng nên thời ñiềm khởi công phải hoãn lại nhiều năm. 34 4. Phân bổ nguồn lực hạn chế a/ Giới thiệu
Phân bổ nguồn lực có hạn cần phải tuân thủ các qui tắc và phương pháp phân phối.
Nhiều trường hợp, sau khi thực hiện tất cả các biện pháp xê dịch, kéo dài công việc mà vẫn không ñảm bảo ñược ñiều kiện về giới hạn nguồn lực. 18 35 4. Phân bổ nguồn lực hạn chế a/ Giới thiệu
Lúc này buộc phải ưu tiên một trong hai mục tiêu: – ðảm bảo thời gian thì phải vượt quá giới hạn về nguồn lực. – ðảm bảo nguồn lực thì phải kéo dài về thời gian. 36 4. Phân bổ nguồn lực hạn chế b. Qui tắc phân phối nguồn lực có hạn
Ưu tiên các công việc găng vì các công việc này quyết ñịnh thời hạn thực hiện dự án
Ưu tiên các công việc có dự trữ thời gian nhỏ nhất
Ưu tiên công việc có thời gian thực hiện nhỏ nhất
Ưu tiên công việc có thời ñiểm khởi công hay hoàn thành sớm nhất
Ưu tiên việc phải hòan thành trước
Ưu tiên việc theo ý muốn chủ quan hoặc ý nghĩa chính trị của con người. 19 37 4. Phân bổ nguồn lực hạn chế c/ Phương pháp phân bổ nguồn lực có hạn
Việc phân bổ nguồn lực sẽ ñược tiến hành từ thời ñiểm bắt ñầu ñến thời ñiểm kết thúc dự án.
Tại từng thời ñiểm có một số công việc kết thúc, một số công việc tiếp tục, một số công việc bắt ñầu, một số công việc bị ñẩy lùi từ thời ñiểm trước ñó….
Cần lập bảng danh sách các công việc và xếp thứ tự theo qui tắc ưu tiên nào ñó. Sau ñó phân phối nguồn lực cho công việc tiếp theo theo thứ tự ưu tiên ñã lập ñến hết thời hạn cho phép.. 38 4. Phân bổ nguồn lực hạn chế c/ Phương pháp phân bổ nguồn lực có hạn
Những công việc còn lại, có sự ưu tiên ít hơn, sẽ bị ñẩy lùi ñến thời ñiểm sau vì không ñủ nguồn lực.
Tại thời ñiểm tiếp theo, công việc bị ñẩy lùi lại ñược sắp xếp, phân phối, ñẩy lùi… cho ñến khi kết thúc dự án. 20 39 5. Quan hệ giữa thời gian & chi phí a. Giới thiệu
Chi phí trong dự án gồm chi phí trực tiếp và gián tiếp.
Chi phí trực tiếp là nguyên vật liệu, lao ñộng,… liên quan ñến hoạt ñộng của dự án.
Càng tăng chi phí này thì thời gian hoàn thành dự án càng ñược rút ngắn.
Chi phí gián tiếp như chi phí quản lý chung thì có thể giảm bớt nếu rút ngắn thời hạn hòan thành dự án. 40 a. Giới thiệu
Dựa vào mối quan hệ và khả năng ñánh ñổi giữa thời gian và nguồn lực vật chất, người ta ñưa ra hai mô hình
Mô hình ñẩy nhanh tiến ñộ
Mô hình chi phí cực tiểu 5. Quan hệ giữa thời gian & chi phí 21 41 b. Mô hình ñẩy nhanh tiến ñộ
Mô hình này nhằm phân bổ nguồn lực thực hiện dự án trong ñiều kiện thời gian hạn chế.
Khi chiều dài ñường găng vượt quá thời hạn cho phép, bạn phải ñiều chỉnh rút ngắn chiều dài ñường găng theo nguyên tắc
Tâp trung vào các công việc găng, huy ñộng thêm nguồn lực ñể rút ngắn thời gian thực hiện các công việc găng. 5. Quan hệ giữa thời gian & chi phí 42 b. Mô hình ñẩy nhanh tiến ñộ
Khi rút ngắn thời gian thực hiện dự án, nên chọn cách có chi phí thấp nhất.
Trong quá trình lập dự án, bạn xây dựng phương án bình thường và ñẩy nhanh. Phương án bình thường dự tính mức chi phí cho các công việc dự án ở mức bình thường và thời gian thực hiện dự án tương ñối dài.
Phương án này bạn sẽ ñưa ra các hình thức ñiều chỉnh mà có chi phí thấp hơn phương án ñẩy nhanh và thời gian có thể rút ngắn hơn phương án bình thường. 5. Quan hệ giữa thời gian & chi phí 22 43 b. Mô hình ñẩy nhanh tiến ñộ
Các công việc dự án có thể ñược ñẩy nhanh nếu bổ sung thêm chi phí trực tiếp, tuy nhiên, ñẩy nhanh tiến ñộ dự án lại làm giảm những khoản chi phí gián tiếp.
Nếu chi phí gián tiếp tiết kiệm ñược vượt hơn so với chi phí trực tiếp thì ñẩy nhanh tiến ñộ dự án là nên làm. 5. Quan hệ giữa thời gian & chi phí 44 c. Mô hình chi phí cực tiểu.
Là mô hình phân bổ nguồn lực thực hiện dự án trong ñiều kiện hạn chế.
Khi nhu cầu nguồn lực ñòi hỏi ñể thực hiện dự án vượt quá khả năng huy ñộng có thể, ñặt ra vấn ñề phải bổ sung nguồn lực theo hướng giảm nhẹ hơn và do vậy có thể kéo dài thời gian thực hiện dự án.
Từ phương án bình thường có thời hạn hoàn thành dài nhưng chi phí thấp, mô hình này có thể rút ngắn thời gian thực hiện các công việc găng bằng cách bổ sung chi phí. 5. Quan hệ giữa thời gian & chi phí 23 45 c. Mô hình chi phí cực tiểu.
Với giả thuyết có sự quan hệ tuyến tính giữa việc giảm giá thành với việc kéo dài thời gian thực hiện từng công việc và ñường găng.
ðể giảm chi phí trực tiếp của phương án ñẩy nhanh, chúng ta có thể tác ñộng ñến thời gian dự trữ của công việc không găng. 5. Quan hệ giữa thời gian & chi phí 46