Bài giảng Phân tích công việc

CHUYÊN ĐỀ 2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Bộ môn Quản trị doanh nghiệp NỘI DUNG CHÍNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC ĐẶT VẤN ĐỀ Số nhân viên hiện tại phù hợp với quy mô, chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh. Câu trả lời có được dựa trên kết quả phân tích công việc. Phòng kinh doanh của một doanh nghiệp có 2 nhà quản trị và có 8 nhân viên, có hiệu quả làm việc cao. Khi nào nên tăng/giảm số NV? Làm vậy để làm gì? Khái niệm phân tích công việc Đây là công cụ QTNL cơ bản nhất Được thực hiện thường xuyên liên tục gắn với từng thời kỳ hoạt động kinh doanh: Doanh nghiệp mới được thành lập và chương trình phân tích được thực hiện đầu tiên. Có thêm một số công việc mới. Công việc thay đổi do tác động của môi trường kinh doanh. Sản phẩm tạo ra là Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc. Là một quá trình được thực hiện nhằm xác định một cách có hệ thống các loại công việc phải thực hiện, tính chất của mỗi loại công việc, quyền hạn trách nhiệm và tiêu chuẩn cần thiết để tiến hành công việc theo yêu cầu. Quá trình phân tích công việc: Đánh giá quá trình tiến hành thực hiện công việc hiện tại; Nghiên cứu các bản mô tả công việc mẫu; Phân tích nhiệm vụ, trách nhiệm đối với từng vị trí; So sánh với mô tả công việc của các công ty khác; Xác định yêu cầu chủ đạo đối với từng vị trí. Tiến hành phân tích công việc Lập ban dự án “Phân tích công việc”; Nhà quản trị Nhân viên Tiến hành phân tích công việc Viết bản mô tả công việc Đánh giá và điều chỉnh bản mô tả công việc Căn cứ phân tích công việc Thông tin về tình hình thực hiện các Quy trình & Nhiệm vụ. Thông tin về đội ngũ lao động DN (số lượng, trình độ, cơ cấu). Thông tin về cơ sở vật chất kỹ thuật (liên quan đến việc xác định NSLĐ). Thông tin về tiêu chuẩn mẫu. Thông tin về điều kiện làm việc Một số phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc Phương pháp quan sát. Ghi chép các sự kiện quan trọng. Nhật ký công việc. Phương pháp bản hỏi. Hội thảo chuyên gia. VAI TRÒ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Bản Mô tả công việc là tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể của công việc. Mỗi công việc có bản mô tả công việc. Nội dung: Tên công việc - Mã số công việc / Phòng ban. Đặc điểm công việc (tóm tắt cv, mục đích cv). Chức năng chủ yếu khi thực hiện công việc. Quyền hạn (về tài chính, nhân sự,...). Các mối quan hệ khi thực hiện công việc. Điều kiện làm việc. Ví dụ: MẪU MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN KINH DOANH I/ Thông tin chung: Vị trí:……………… ; TG làm việc:………………….; Bộ phận:…………….; Quản lý trực tiếp:………… II/ Mục đích công việc Trực tiếp thực hiện hoạt động bán hàng dự án trực tiếp của công ty.    III/ Nhiệm vụ cụ thể: 1. Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện có, nhận đơn đặt hàng; thiết lập những những mối quan hệ kinh doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh hiện có hay những quan hệ kinh doanh tiềm năng khác. 2. Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình Trưởng kênh bán hàng duyệt. Thực hiện theo kế hoạch được duyệt. 3. Hiểu rõ và thuộc tính năng, bao bì, giá, ưu nhược điểm của sản phẩm, sản phẩm tương tự, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh. 4. Nắm được quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thông tin, quy trình nhận và giải quyết thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo các biểu mâu của các quy trình này. 5. Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàng trong báo cáo tiếp xúc khách hàng. Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng trong ngày cho Trưởng nhóm kinh doanh. 6. Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản, chuyển cho Trưởng nhóm bán hàng xin ý kiến về các điều khoản hợp đồng. Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu bản copy hợp đồng, chuyển bản chính cho Trướng nhóm giữ, một bản chính cho phòng kế toán giữ. 7. Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, bao gồm các thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao. 8. Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng…. 9. Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ, chỉ xong trách nhiệm khi khách hàng đã thanh toán xong. 10. Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng. 11. Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc các sách báo về kinh doanh và tiếp thị; duy trì các mối quan hệ khách hàng. 12. Phát triển việc kinh doanh ở địa bàn được giao phó. 13. Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định. Nguồn: NQ center Bản tiêu chuẩn công việc  Bản tiêu chuẩn công việc là tài liệu liệt kê và tóm tắt những yêu cầu đối với người lao động khi đảm nhận một công việc nào đó trong doanh nghiệp. Nội dung: Yêu cầu về trình độ (văn hóa, chuyên môn, ngoại ngữ, tin học,...). Yêu cầu về kinh nghiệm. Yêu cầu về thể lực, tuổi tác, giới tính,... Yêu cầu về hoàn cảnh gia đình. Yêu cầu về nguyện vọng, sở trường. - .... Ví dụ: TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN KINH DOANH IV/ Tiêu chuẩn: 1. Trình độ Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế thương mại, Marketting. 2. Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng, các phần mềm liên quan đến công việc, làm việc độc lập. 3. Nhiệt tình, năng động, độc lập, nhạy bén. 4. Thúc đẩy kinh doanh, kỹ năng giao tiếp. 5. Kinh nghiệm kinh doanh ít nhất 1 năm trở lên. Nguồn: NQ center Ví dụ về ứng dụng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc KẾT THÚC CHUYÊN ĐỀ 2