Bài giảng Quản trị - Bài 9: Chức năng kiểm soát

1Chương 9: CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CONTROLLING: Learning and changing Nội dung: Khái niệm, cách tiếp cận và vai trò của kiểm soát (i) Quy trình kiểm soát (ii) Phân biệt các loại kiểm soát (iii) Các tiêu chuẩn của Hệ thống kiểm soát (iv) Khái niệm về kiểm soát Kiểm soát là quá trình kiểm tra, giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng chúng đang được thực hiện theo kế hoạch và quá trình hiệu chỉnh những sai lệch. 2Vai trò của kiểm soát Là cách duy nhất giúp cho nhà quản trị biết được các mục tiêu của tổ chức có được thực hiện không và tại sao có hoặc tại sao không Hệ thống kiểm soát hữu hiệu sẽ giúp cho nhà quản trị thực hiện quá trình uỷ quyền tốt hơn (thông tin và thông tin phản hồi) Quy trình kiểm soát 1. Đo lường kết quả hoạt động thực tế (Measuring actual performance) 2. So sánh kết quả hoạt động với các tiêu chuẩn (Comparing) 3. Tiến hành các hoạt động quản lý (Taking managerial action) 3Các mục tiêu Tiêu chuẩn Đo lường kết quả thực tế So sánh kết quả thực tế với các tiêu chuẩn Tiêu chuẩn có được thực hiện không? Sai lệch có chấp nhận được không? Tiêu chuẩn có hợp lý không? Không làm gì Không làm gì Xác định nguyên nhân sai lệch Hiệu chỉnh hoạt động Điều chỉnh tiêu chuẩn K K K C C C QUY TRÌNH KIỂM SOÁT Nguồn: Management, Stephen P. Robins, Mary Coultar Đo lường kết quả hoạt động  Xác định các tiêu chí đo lường (What we measure)  Liên quan đến công việc  Định lượng và khách quan  Cảm tính và chủ quan  Phương pháp đo lường (How we measure)  Quan sát cá nhân (Personal observation)  Báo cáo thống kê (Statistical report)  Báo cáo trực tiếp (Oral report)  Báo cáo bằng văn bản (Written report) 4So sánh Xác định khoảng sai lệch chấp nhận được (Acceptable range of variation) Xác định chênh lệch thực tế và tiêu chuẩn Giới hạn trên Giới hạn dưới Tiêu chuẩn Đo lư ờn g ho ạt độ ng Thời gian (t) Khoảng sai lệch chấp nhận được Tiến hành các hoạt động quản lý Hiệu chỉnh các hoạt động thực tế Điều chỉnh tiêu chuẩn 5Các loại kiểm soát (III) 1. Kiểm soát phòng ngừa (Feedforward Control) 2. Kiểm soát tại chỗ (Concurent Control)  Giám sát trực tiếp 3. Kiểm soát dựa trên thông tin phản hồi (Feedback Control) Đầu vào Quá trình Đầu ra Dự báo các vấn đề nảy sinh Hiệu chỉnh vấn đề khi chúng xảy ra Hiệu chỉnh vấn đề sau khi chúng xảy ra Kiểm soát phòng ngừa Kiểm soát tại chỗ Kiểm soát sau Các Tiêu chuẩn của Hệ thống kiểm soát hiệu quả 1. Chính xác: hệ thống kiểm soát phải đảm bảo tin cậy và cung cấp những dữ liệu chính xác. 2. Kịp thời 3. Kinh tế. Xác định mức kiểm soát tối thiểu để đạt được kết quả mong muốn 4. Linh hoạt: Hệ thống kiểm soát phải đủ linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi tiêu cựchoặc tận dụng cơ hội mới. 5. Dễ hiểu: 6Các Tiêu chuẩn của Hệ thống kiểm soát hiệu quả (tiếp theo) 6. Các tiêu chí hợp lý: các tiêu chuẩn phải hợp lý và có thể đạt được 7. Tập trung vào các vấn đề chiến lược: tập trung vào các hoạt động, sản xuất và sự kiện quan trọng của DN. 8. Nhấn mạnh đến sự ngoại lệ 9. Đa tiêu chí 10. Hành động hiệu chỉnh