Bài giảng Quản trị học - Trần Phi Hoàng

1BỘ GIA ÙO DỤC & ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TÀI LIỆU THAM KHẢO QUẢN TRỊ HỌC GV: Th.Sy õ TRẦN PHI HOÀNG 2 THÔNG BÁO 1. Lên lớp: 30 tiết (Lý thuyết + thực hành) 2. Tự học: 60 tiết 3. Dự lớp trên: 75 % 4. Bài tập: trên lớp và ở nhà 5. Kiểm tra + thi cử gồm: ¯ 02 bài kiểm tra giữa học phần (không báo trước) ¯ 01 bài thi kết thúc học phần 6. Điểm khuyến khích: H Thảo luận nhóm H Phát biểu ý kiến 3 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Quản trị học Tác giả: TS Nguyễn Minh Tuấn và nhiều tác giả Khoa Quản Trị Kinh Doanh-ĐH Công Nghiệp Tp.HCM 2. Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị học của nhiều tác giả: TS Nguyễn Thanh Hội- TS Phan Thăng, NXB Thống Kê, 2005. TS Phan Thị Minh Châu, NXB Phương Đông, 2005. Th.S Nguyễn Hữu Lâm, Nghệ Thuật Lãnh Đạo, NXB Giáo Du ïc , 1997. 4 Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ 1.1. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ 1.1.1. Quản trị là gì? 1.1.2. Hiệu quả và hiệu suất trong quản trị 1.1.3. Chức năng quản trị 1.1.4. Tính phổ biến của quản trị ww w. fba .ed u.v n 51.1.1. Quản trị là gì? Robert Kreitner định nghĩa: Quản trị là tiến trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi. Trọng tâm của quá trình này là sử dụng hie äu quả nguồn lực có giới hạn. 6 1.1.1. Quản trị là gì? Stoner và Robbins cho rằng: Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và kie åm soát có hệ thống các hoạt động trong một tổ chức nhằm đạt được các mục tie âu đã vạch ra. 7 1.1.2. Hiệu quả va ø hiệu suất trong quản trị y Hiệu suất là sự so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí bo û ra y Hiệu suất càng cao khi tỷ le ä giữa kết quả đạt được, với chi phí bỏ ra càng lớn. y Hiệu suất co ù được khi làm đúng cách, đúng phương pháp. y Hiệu suất la ø làm đúng việc y Hiệu quả là làm được việc y Hiệu quả ga én liền với mục tiêu thực hiện, làm sao để đạt được mu ïc tiêu đề ra (Trong khi hiệu suất gắn liền với phương pháp thực hiện.) 8 1.1.3. Chức năng quản trị Hoặc thập niên 30 thế kỷ 20, Gulick và Urwick nêu 7 chức năng của quản trị: Hoạch định (Planning) Tổ chức (Organizing) Nhân sự (Staffing) Chỉ huy (Directing) Phối hợp (Coordinating) Kiểm tra (Reviewing) Tài chính (Budgeting)ww w. fba .ed u.v n 91.1.3. Chức năng quản trị Những năm cuối thập nie ân 80 thế kỷ 20, James Stoner và Stephen Robbins chia ra thành 4 chức năng của quản trị: Hoạch định (Planning) Tổ chức (Organizing) Lãnh đạo (leading) Kiểm tra (Reviewing) 10 1.1.3.1. Hoa ïch định (Planning) ¯Xác lập một mô hình cho tương lai những mục tiêu cần đạt được. ¯Dự báo và tiên liệu tương lai ¯Nhận ra những cơ hội và rủi ro ¯Khai thác cơ hội, né tránh rủi ro. 11 1.1.3.1. Hoa ïch định (Planning) Hoạch định: xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược và phát trie ån các kế hoạch, đe å phối hợp các hoạt động. 12 1.1.3.2. Tổ chức (Organizing) ¯Phân công nhiệm vụ, tạo một cơ cấu tổ chức quản trị ¯Thie át lập thẩm quyền và phân phối ngân sách cần thiết để thực hiện kế hoạch. ¯Xác định ai sẽ làm gì? ở đâu? khi nào hoàn thành nhiệm vụ? ww w. fba .ed u.v n 13 1.1.3.2. To å chức (Organizing) Tổ chức: xác định việc cần hoàn thành làm thế nào thực hiện và ai thực hiện. 14 1.1.3.3. Điều khiển, Lãnh đa ïo ¯Là chức năng quản trị nhằm gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn nguồn nhân sự thực hiện mục tiêu công ty. ¯Chức năng này liên quan đến việc quản trị nguồn nhân lực như: tuyển dụng, đào tạo và bố trí nhân sự. ¯Thúc đẩy quan hệ cá nhân và nhóm trong mối quan hệ quản trị nhằm xây dựng một bản sắc văn hóa cho tổ chức. ¯Là quá trình thông tin và truyền thông trong tổ chức. 15 1.1.3.3. Điều khiển, Lãnh đạo Lãnh đạo: Hướng dẫn và động viên những người liên quan và giải quyết mâu thuẫn. 16 1.1.3.4. Kiểm tra ¯Kiểm tra nhằm đo lường những hoạt động, kết quả hoạt động nhằm tìm ra các nguyên nhân sai lệch và tìm các giải pháp điều chỉnh thích hợp. ¯Là chức năng khép kín một chu kỳ quản trị và mở ra một chu kỳ quản trị mới tạo ra sự liên tục trong quá trình quản trị. ¯Giúp nhà quản trị biết khi nào phải điều chỉnh hoạt động, khi nào cần phải hoạch định mới.ww w. fba .ed u.v 17 1.1.3.4. Kiểm tra Kiểm tra: kiểm soát các hoạt động để đảm bảo ra èng chúng được thực hiện như kế họach. 18 1.1.4. Tính pho å biến của quản trị 1.1.4. Tính phổ biến của quản trị $Thuật ngữ “quản trị” – “quản lý” không có sự khác biệt nào đáng kể. $Quản lý bao gồm cả: kinh doanh, nhà nước và những tổ chức không nhằm kiếm lời. $Những tổ chức khác nhau đều phải đối phó với những vấn đề quản trị như nhau. $Quá trình chuyên môn hóa trong sản xuất kinh doanh ngày càng cao. 19 Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ 1.2. NHÀ QUẢN TRỊ 1.2.1. Khái niệm nhà quản trị 1.2.2. Cấp bậc quản trị 1.2.3. Các kỹ năng của nhà quản trị 1.2.4. Vai trò của nhà quản trị 20 1.2.1. Kha ùi niệm nhà quản trị y Tổ chức là một tập hợp người được sắp đặt có hệ thống nhằm thực hiện một mu ïc tiêu nhất định. y Một tổ chức là một thực thể có mục đích riêng biệt, có những thành viên và có một cơ cấu chặt chẽ có tính hệ thống. y Nhà quản trị là những người có quyền và có trách nhiệm điều khiển công việc của người khác. Họ được bố trí vào những vị trí có tầm quan trọng khác nhau trong tổ chức.ww w. fba .ed u.v n 21 NHÀ QUẢN TRỊ LÀ GÌ? Nhà quản trị là những người hoàn thành mục tiêu thông qua và bằng người khác. Nhà quản trị là những người lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra việc phân bổ các nguồn lực con người, vật lực, tài chính và thông tin để đạt được các mục tiêu của tổ chức. 22 1.2.2. Ca áp ba äc qua ûn trị HNhà quản trị cấp cao HNhà quản trị cấp giữa HNhà quản trị cấp cơ sở 23 1.2.3. Ca ùc kỹ na êng của nhà qua ûn trị Kỹ năng kỹ thuật Kỹ năng nhân sự Kỹ năng tư duy 24 1.2.4. Vai trò của nhà quản trị HVai trò quan hệ với con người Vai trò người đại diện Vai trò người lãnh đạo Vai trò người liên lạc ww w. fba .ed u.v n 25 1.2.4. Vai trò của nhà quản trị HVai trò thông tin Vai trò thu thập và xử lý thông tin Vai trò phổ biến thông tin Vai trò cung cấp thông tin 26 1.2.4. Vai trò của nhà quản trị HVai trò quyết định Vai trò nha ø kinh doanh Vai trò người gia ûi quyết ca ùc xáo trộn Vai trò người pha ân phối ta øi nguyên Vai trò người đa øm phán 27 Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ 1.3. KHOA HỌC & NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ 1.3.1. Quản trị là khoa học 1.3.2. Quản trị là nghệ thuật 1.3.3. Những tình huống quản trị 28 1.3.1. Qua ûn trị la ø khoa ho ïc Quản trị học là một ngành nghiên cứu, phân tích ca ùc hoạt động quản trị trong các tổ chức, tổng quát hóa các kinh nghiệm tốt thành nguyên tắc và lý thuyết áp dụng cho mọi hình thức quản trị tương tự. Quản trị học cũng giải thích các tình huống quản trị, đề ra những kỹ thuật giúp các nhà quản trị hoàn thành mục tiêu nhiệm vụ.ww w. fba .ed u.v n 29 1.3.2. Quản trị là nghệ thuật y Quản trị không chỉ là một nghệ thuật mà là một nghệ thuật sáng tạo. y Nhà quản trị giỏi có thể bị lầm lẫn nhưng họ sẽ học hỏi được ngay từ những sai lầm của mình để trau dồi nghệ thuật quản trị cho mình. y Nhà quản trị phải linh hoạt vận dụng các lý thuyết quản trị trong những tình huống cụ thể. y Thông qua thực tiễn, kinh nghiệm, suy luận và trực giác nhà quản trị sẽ trở nên nhạy cảm và thích nghi nhanh chóng với hoàn cảnh. 30 Chương 2 SỰ PHÁT TRIỂN CỦA TƯ TƯỞNG QUẢN TRỊ 2.1. BO ÁI CẢNH LỊCH SỬ 2.1.1. Tầm quan trọng của việc nghiên cứu lịch sử phát triển các tư tưởng quản trị 2.1.2. Nguồn gốc của tư tưởng quản trị 31 2.2. TRƯỜNG PHÁI QUẢN TRỊ CỔ ĐIỂN 2.2.1. Trường phái quản trị khoa học y Khoa học quản trị là tiến hành hoạt động quản trị theo những nguyên tắc khoa học dựa trên những dữ kiện có được do quan sát, thí nghie äm, suy luận có hệ thống. y Trường phái này quan tâm đến năng suất lao động thông qua việc quản lý và hợp lý hóa công việc. 32 2.2.1. Trường phái quản trị khoa học 2.2.1.1. Các nhà tiên phong trong trường phái này Charles Babbage (1792-1871): y Là nhà toán học Anh tìm cách tăng năng suất lao động y Cùng với Adam Smith chu û trương chuyên môn hóa lao động, dùng toán học để tính toán cách sử du ïng các nguyên vật liệu tối ưu nhất. y Ông chủ trương các nhà quản trị phải nghie ân cứu thời gian cần thie át đe å hoàn thành một công việc =>từ đó, định tie âu chuẩn công việc =>đưa ra việc thưởng cho vượt tiêu chuẩn. y Là người đầu tie ân đề nghị phương pháp chia lợi nhuận để duy trì mối quan hệ giữa công nhân và người quản lý.ww w. fba .ed u.v n 33 2.2.1. Trường phái quản trị khoa học Federic W Taylor (1856-1915): H Là cha đẻ cu ûa phương pháp qua ûn trị khoa học. H Là người tìm ra & chỉ trích những nhược điểm trong quản lý cũ: +Thuê công nha ân không lưu y ù kha û năng và nghề nghiệp của họ. +Không tổ chức huấn luye än, không to å chức học việc cho nhân viên +Không có tiêu chua ån va ø phương pha ùp để thực hiện co âng việc (la øm theo tho ùi quen). +Nha ø qua ûn trị làm việc bên cạnh người thợ, họ quên mất chức na êng chính la ø: la äp kế hoa ïch và tổ chức công việc. +Tính chuyên nghiệp của nhà qua ûn trị kho âng được thừa nhận. 34 2.2. TRƯỜNG PHÁI QUẢN TRỊ CỔ ĐIỂN H Mục tiêu chính của quản trị là đảm bảo sự thịnh vượng cho chủ và sự sung túc cho công nhân. H Ông đưa ra 4 nguyên tắc & trở thành 4 nguyên tắc vàng trong quản trị đầu thế kỷ 20 (xem the âm mục 2.1, trang 37, Quản trị học, trường ĐH Kinh Tế Tp.HCM) 1.Phải có phương pháp và tạo đie àu kiện làm vie äc thích hợp 2.Phải chọn công nhân có tài và có khả năng phù hợp công việc 3.Huấn luyện công vie äc cho họ và khuye án khích họ làm theo năng suất. 4.Phải có kế hoạch và cách tổ chức hợp lý. 35 2.2. TRƯỜNG PHÁI QUẢN TRỊ CỔ ĐIỂN 2.1.2. Đánh giá trường phái quản trị khoa học o Có nhie àu đóng góp có gtrị cho việc phát triển của tư tưởng quản trị. o Phát triển kỹ năng quản trị như: phân công và chuye ân môn hóa trong lao động, hình thành lối sx dây chuyền. o Họ là những người tie ân phong nêu cao tầm quan trọng của việc: tuyển chọn và huấn luyện nhân viên, đãi ngộ đe å tăng năng suất. o Chú trọng việc giảm giá thành đe å tăng hiệu quả o Dùng phương pháp có hệ thống và hợp lý đe å giải quyết các vấn đe à về quản trị. o Họ coi quản trị như là một đối tượng nghiên cứu khoa học. 36 2.2.2. Trường phái quản trị hành chánh 2.2.2.1. Các nhà tiên phong trong trường phái này Henry Fayol (1814-1925): $ Là một nhà quản trị hành chính người Pháp. $ Là người đầu tiên đề xuất chức năng trong quản trị $ Ông đưa ra 14 nguyên tắc quản trị gọi là các nguyên tắc quản trị tổng quát. $ Ông khuyến cáo các nguye ân tắc này KHÔNG được áp dụng cứng nhắc mà phải uyển chuye ån.ww w. fba .ed u.v n 37 14 NGUYÊN TẮC CỦA FAYOL NHƯ 1. Phân chia công việc 2. Thẩm quyền và trách nhiệm 3. Kỷ luật 4. Thống nhất chỉ huy 5. Thống nhất điều khiển 6. Lợi ích cá nhân phu ï thuộc vào lợi ích chung 7. Thù lao xứng đáng 8. Tập trung và phân tán 9. Hệ thống quyền hành 10.Trật tự 11.Công bằng 12.O Ån định nhiệm vụ 13.Sáng kiến 14.Tinh thần đoàn kết 38 2.2.2. Trường phái quản trị hành chánh Max Weber (1864-1920): Là một nhà xã hội học người Đức, có nhiều đóng góp ly ù thuye át quản trị- thông qua vie äc phát triển tổ chức quan liêu bàn giấy. Khái niệm tổ chức quan lie âu bàn giấy là hệ thống chức vu ï và nhiệm vụ được xác định rõ ràng, phân công nhiệm vụ chính xác, các mục tie âu phân biệt, he ä thống quyền hành có tôn ti trật tự. Ngày nay, hình ảnh “quan liêu” gợi le ân một hình ảnh cứng nhắc, lỗi thời, bị chìm ngập trong thu û tu ïc hành chính phiền hàxa lạ với các tư tưởng ban đầu của Weber 39 2.2.2.2. Đánh giá trường phái quản trị hành chánh Trường phái này cho rằng nếu tổ chức hợp lý => năng suất sẽ cao. Các hình thức tổ chức, các nguyên tắc tổ chức, quyền lực và sự ủy quyền của trường phái này được áp dụng đến ngày nay. Hạn chế: Quan điểm cứng rắn trong quản lý Không chú trọng yếu tố con người và xã hội thực tiễn. 40 2.3. TRƯỜNG PHÁI TÂM LÝ XÃ HỘI TRONG QUẢN TRỊ Nhấn mạnh vai trò của yếu tố tâm lý, tình cảm, quan hệ xã hội của con người trong công việc. Hiệu quả của quản trị do năng suất quyết định => năng suất lao động có được còn do sự thỏa mãn các nhu cầu tâm lý xã hội của con người. ww w. fba .ed u.v n 41 2.3. TRƯỜNG PHÁI TÂM LÝ XÃ HỘI TRONG QUẢN TRỊ Robert Owen (1771-1858): ¯Là kỹ nghệ gia người Anh, là người đầu tiên nói đến nhân lực trong tổ chức. ¯Ông chỉ trích các nhà công nghiệp bỏ tiền ra phát triển máy móc nhưng lại không cải tiến số phận con người. 42 2.3. TRƯỜNG PHÁI TÂM LÝ XÃ HỘI TRONG QUA ÛN TRỊ Hugo Munsterberg (1863-1916): $ Nghiên cứu tâm lý ứng dụng trong môi trường tổ chức. Là cha đẻ cu ûa ngành tâm lý học công nghiệp. $ Ông cho rằng năng suất lao động sẽ cao hơn nếu công vie äc giao phó cho họ, được nghiên cứu chu đáo & hợp với những kỹ năng, tâm lý cu ûa họ. $ Ông còn cho rằng nhà quản trị phải dùng những bài trắc nghie äm tâm lý để tuye ån chọn nhân viên và tìm ra những kỹ thuật thích hợp đe å động viên họ làm việc. Những ý kiến này lúc sinh thời không được chú ý nhưng ngày nay thì loài người rất coi trọng. 43 2.3. TRƯỜNG PHÁI TÂM LÝ XÃ HỘI TRONG QUẢN TRỊ ¯Elton Mayo (1880-1949) ¯Mary Parker Follet (1863-1933) ¯Abranham Maslow (1908-1970) ¯Doulas Mc Gregor (1960-1964) ¯Chris Argyris (1923) 44 2.3.2. Nhận xét về trường phái tác phong trong quản trị Ưu điểm: H Xem doanh nghiệp là một hệ thống xã hội, bên cạnh yếu tố kinh tế và kỹ thuật. HĐộng viên không chỉ bằng yếu tố vật chất, mà còn các yếu tố xã hội. H Tập thể ảnh hướng đe án tác phong cá nhân (tinh thần, thái độ, kết quả lao động). Hạn chế: HKhông phải lu ùc nào những “con người được thỏa mãn” cu õng là những con người lao động đạt năng suất cao. HKhông một tổ chức nào được coi là một hệ thống khe ùp kín, bởi nó luôn bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài như kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội.ww w. fba .ed u. n 45 2.4.1. Quản trị khoa học ªKhoa học quản trị là đường lối quản trị dùng những phân tích toa ùn học trong quyết định, sử dụng các công cu ï thống kê, các mô hình toa ùn học ªSau chiến tranh thế giới lần thứ 2- khi kỹ thuật chiến tranh phát triển cao, nhu cầu ứng dụng các kiến thức định lượng càng cấp thiết, khoa học quản trị càng phát triển mạnh mẽ. 46 2.4.2. Quản trị tác nghiệp o Là áp dụng phương pháp định lượng vào công tác tổ chức và kiểm soát hoạt động. o Quản trị hoạt động sử dụng nhie àu kỹ thuật định lượng như: tiên đoán, kiểm tra hàng tồn kho, lập trình tuyến tính, lý thuyết hệ quả, lý thuyết hệ thống 47 2.4.3. Quản trị hệ thống thông tin $Là những chương trình tích hợp thu thập và sử lý các thông tin giúp việc ra quyết định. $Hệ thống này thường được trợ giúp tích tực từ hệ thống máy vi tính. 48 2.4.4. Nhận xét ve à trường phái định lượng trong quản trị Ưu điểm: Kỹ thuật thuật định lượng giúp nâng cao trình độ hoạch định và kiểm soát trong tổ chức Hạn chế: Không chú trong yếu tố con người trong tổ chức quản trị. Các kỹ thuật định lượng rất khó hiểu, cần phải có chuyên gia giỏi. Việc phổ biến các lý thuyết rất hạn chế.ww w. fba .ed u.v n 49 3.1.2. Pha ân loại môi trường 3.1.2.1. Căn cứ theo phạm vi và cấp độ của môi trường Có thể phân thành các loại sau: Môi trường bên ngoài: bao gồm 2 cấp độ: H Môi trường Vĩ mô (môi trường tổng quát) +Các yếu tố về kinh tế +Các yếu tố về chính trị +Các yếu tố về pháp luật +Các yếu tố về tự nhiên +Các yếu tố về công nghệ H Môi trường Vi mô (môi trường đặc thu ø hay môi trường tác nghiệp) +Khách hàng +Các đối thu û cạnh tranh +Các nhà cung cấp +Các đối thu û mới nhập ngành +Các sản phẩm thay thế 50 Môi trường Vĩ mô 3.2.1.1. Môi trường kinh tế ¯Những diễn bie án cu ûa môi trường kinh tế vĩ mo â bao giờ cũng chứa đựng những cơ hội va ø mo ái đe dọa khác nhau trong từng doanh nghiệp trong các nga ønh khác nhau. ¯ La õi sua át va ø xu hướng cu ûa lãi sua át trong nền kinh tế co ù a ûnh hưởng trực tiếp đe án chiến lược kinh doanh của ca ùc doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp chu û yếu vay vo án để hoa ït đo äng. ¯ Sự biến động cu ûa tỷ giá la øm thay đo åi những điều kiện kinh doanh, ta ïo ra những cơ hội và đe do ïa khác đo ái với doanh nghiệp, co ù ta ùc dụng điều chỉnh quan he ä xuất nhập khẩu. ¯Các chính phu û thường sử du ïng công cụ này để điều chỉnh quan he ä xuất nhập kha åu theo hướng có lợi cho nền kinh tế. 51 Môi trường Vĩ mô ¯Việc tăng/ giảm thu nhập bình quân đầu người cũng là một yếu tố có tác động trực tiếp đến quy mô và tính chất của thị trường. ¯Mức độ lạm phát của nền kinh tế (cao hay thấp) se õ ảnh hưởng đến tốc độ đầu tư vào nền kinh tế. ¯Nếu lạm phát cao => tạo rủi ro cho các doanh nghiệp => sức mua của thị trường giảm sút => nền kinh tế trì trệ. ¯Sự biến động cu ûa (các chỉ số tre ân) thị trường chứng khoán có thể làm thay đổi giá trị cu ûa cổ phiếu => làm ảnh hưởng đe án nền kinh tế => tạo nhie àu rủi ro cho các doanh nghie äp. 52 Môi trường Vĩ mô 3.2.1.2. Môi trường chính trị & luật pháp, bao gồm: $ Các hệ tho áng các quan điểm, đường lo ái chính sa ùch của chính phủ, he ä thống luật pháp hiện ha ønh, ca ùc xu hướng chính trị ngoại giao với ca ùc nước. $ Nha ø nước đưa ra: luật pháp, những quy định yêu cầu các doanh nghiệp tuân theo. $ Các doanh nghiệp phải hiểu ro õ và tuân thu û pháp lua