Bài giảng Quản trị và nhân sự - Bài 02: Phân tích công việc và mô tả công vệc

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ MÔ TẢ CÔNG VỆC Ngô Quý Nhâm Trưởng bộ môn Quản trị và Nhân sự, ĐH Ngoại Thương Email: quynham@gmail.com NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Bài 02 NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Nội dung:  Tầm quan trọng của phân tích công việc  Thực đơn phân tích công việc  Bản mô tả công việc và bản Tiêu chuẩn thực hiện công việc  Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin  Thiết kế công việc NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Phân tích lưu đồ công việc  Thiết kế lưu đồ công việc: quá trình phân tích các nhiệm vụ cần thiết đối với việc tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ trước khi phân bổ hoặc giao nhiệm vụ cho một công việc cụ thể hoặc một người. NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Phân tích và thiết kế công việc Nguyên liệu đầu vào Loại vật tư, dữ liệu và thông tin nào cần cho công việc? Thiết bị Loại phương tiện, thiết bị và hệ thống cụ thể nào cần cho công việc? Nguồn nhân lực Kiến thức, kỹ năng và năng lực cụ thể nào cần để hoàn thành nhiệm vụ? Hoạt động (quy trình) Nhiệm vụ cụ thể nào cần trong việc tạo ra kết quả mong muốn? Kết quả • Sản phẩm, thông tin hoặc dịch vụ gì được tạo ra? • Kết quả được đo lường như thế nào? NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Phân tích công việc là gì? Một quy trình được tổ chức một cách hệ thống nhằm thu thập, phân tích và tổ chức thông tin về các công việc cụ thể của doanh nghiệp:  Chức năng, nhiệm vụ, hoạt động  Bối cảnh, điều kiện  Yêu cầu về kiến thức kỹ năng NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Tại sao phải phân tích công việc? Kết quả phân tích công việc được sử dụng cho:  Lập kế hoạch nhân lực  Dự báo nhu cầu và cung về kỹ năng  Tuyển dụng  Tiêu chuẩn đánh giá và tuyển chọn  Phương pháp đánh giá và tuyển chọn  Đào tạo và phát triển  Xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên hiện tại  Nội dung chương trình đào tạo  Đánh giá hiệu quả đào tạo  Quản lý thành tích  Xác định tiêu chí/tiêu chuẩn sử dụng để đánh giá thành tích  Thiết kế biểu mẫu đánh giá  Đưa ra kỳ vọng về thành tích cho nhân viên  Xây dựng hệ thống đãi ngộ:  Định giá công việc  Điều chỉnh tiền lương Thực đơn phân tích công việc Nội dung công việc (job-content) Bối cảnh thực hiện công việc (job-context) Các yêu cầu đối với nhân viên (Worker requirements) • Các hoạt động – những gì mà nhân viên thực tế phải thực hiện • Những điều kiện trong đó nhân viên phải thực hiện công việc của mình • Những yêu cầu mà công việc này đòi hỏi đối với người thực hiện • Kiến thức, kỹ năng, khả năng, các yêu cầu khác cần để hoàn thành công việc Kết quả/đầu ra (Output) • Xác định kết quả đầu ra cụ thể cho mỗi nhiệm vụ NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Nội dung công việc Cấp độ 1: Bao quát Cấp độ 2: Cụ thể Cấp độ 3: Chi tiết Chức năng hoặc nhiệm vụ chung: các mảng/phạm vi trách nhiệm chủ yếu Nhiệm vụ (cụ thể) • Những gì nhân viên phải thực hiện khi triển khai một chức năng của công việc • Một họat động tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể Các bước (công đoạn) cần được triển khai để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Bối cảnh thực hiện công việc  Quan hệ báo cáo  Định vị trong cơ cấu tổ chức  Quan hệ giám sát  Quyền hạn  Tuyển dụng, sa thải, ngân sách  Quan hệ cá nhân (với người khác)  Đối tượng và bản chất mối quan hệ  Điều kiện làm việc  Những nhân tố gây ra sự không thoải mái hoặc nguy hiểm Bối cảnh thực hiện công việc  Quyền hạn  Lập kế hoạch, tổ chức điều phối  Ký kết văn bản, quyết định, công văn  Tuyển dụng nhân sự  Chi tiêu trong phạm vi ngân sách NGÔ QUÝ NHÂM, MBA NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Yêu cầu đối với người thực hiện Các yêu cầu khác (Others) Yêu cầu về nhân thân hoặc pháp lý Yêu cầu về tính cách Yêu cầu về sự sẵn sàng bắt đầu làm việc Năng lực thực hiện các cá nhiệm vụ phi thao tác. Gồm: trí lực, thể lực, năng lực tư duy, năng lực tâm lý Những năng lực thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. (có thể quan sát được,mang tính thao tác, và có thể học) Hệ thống những hiểu biết hoặc thông tin có thể áp dụng cho việc thực hiện nhiệm vụ Khả năng (năng lực) (Ability) Kỹ năng (Skills) Kiến thức (Knowledge) Thông tin quan trọng của bản MTCV Mục đích công việc Chức năng A Nhiệm vụ A1 Nhiệm vụ A2 Yêu cầu kết quả A Yêu cầu năng lực A – các cấp độ năng lực Chức năng B Nhiệm vụ B1 Nhiệm vụ B2 Yêu cầu kết quả B Yêu cầu năng lực B – các cấp độ năng lực NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Bản mô tả công việc  Bản Mô tả công việc (Job Description ) mô tả những nhiệm vụ người nắm công việc phải thực hiện, thực hiện như thế nào, trong điều kiện như thế nào và tại sao.  Thông thường, Bản MTCV gồm:  Phòng ban/nhóm công việc  Chức danh  Tóm tắt về công việc  Các nhiệm vụ và mảng nhiệm vụ  Bối cảnh thực hiện công việc  Ngày phân tích công việc NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Bản Tiêu chuẩn công việc  Bản Tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc chỉ ra những yêu cầu đối với người thực hiện để có thể hoàn thành tốt công việc đó  Các yêu cầu:  Trình độ  Kinh nghiệm  Kiến thức,  Kỹ năng,,,  Chứng nhận nghề nghiệp và  những khả năng Bản Mô tả công việc và Bản mô tả vị trí  Bản mô tả công việc mô tả bản chất chung của công việc xem xét.  Nó bao gồm các thông tin như trách nhiệm chung, các nhiệm vụ, các đặc điểm nhân viên phải có.  Các thông tin này được sử dụng cho việc phân loại và cơ sở cho việc mô tả vị trí.  Bản mô tả vị trí cụ thể hóa các trách nhiệm theo nhu cầu của bộ phận  Nó tập trung vào kết quả và trách nhiệm cuối cùng chứ không phải là nhiệm vụ chung.  Nó xác định các nhiệm vụ cụ thể và được sử dụng để quản lý thành tích. NGÔ QUÝ NHÂM, MBA KỸ THUẬT PHÂN TÍCH VÀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Ai nên tham gia phân tích và viết bản mô tả công việc?  Người thực hiện công việc  Người quản lý trực tiếp  Chuyên viên phòng nhân sự  Chuyên gia tư vấn NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Phân chia trách nhiệm giữa bộ phận Nhân sự và Quản lý bộ phận Bộ phận nhân sự Quản lý bộ phận Điều phối quá trình phân tích công việc Hoàn chỉnh hoặc phân công nhân viên cung cấp thông tin phân tích công việc Thiết kế bản mô tả công việc để quản lý bộ phận xem xét Kiểm tra và đảm bảo độ chính xác của bản MTCV/TCCV Định kỳ kiểm tra bản MTCV/TCCV Yêu cầu điều chỉnh khi công việc thay đổi Kiểm tra thôn tin đầu vào của QLBP để đảm bảo tính chính xác Xác định các tiêu chuẩn đánh giá thành tích dựa trên thông tin phân tích công việc Tìm kiếm sự hỗ trợ hoặc tư vấn từ bên ngoài đối với trường hợp khó khăn Có thể đóng vai trò là chuyên gia hoặc thành viên ban đánh giá MTCV NGÔ QUÝ NHÂM, MBA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ CHUẨN HÓA CHỨC DANH Mô tả Công việc Mô tả Công việc Mô tả Công việc Mô tả Công việc công Tên chức danh việc công Tên chức danh việc công Tên chức danh việc công Tên chức danh việc Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức Phân bổ chức năng, nhiệm vụ cho các phòng Chuẩn hóa chức danh Phân bổ chức năng, nhiệm vụ cho chức danh NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Yêu cầu đối với Bản mô tả công việc  Hướng dẫn cho người thực hiện biết được phải làm gì và làm như thế nào  Cung cấp những thông tin có thể được sử dụng trong quá trình tuyển dụng PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Phương pháp thu thập thông tin Quan sát Bảng hỏi Thông tin có sẵn Phỏng vấn (cá nhân, nhóm) Sắp sếp thông tin phân tích công việc 1. Xác định các nhiệm vụ  Mỗi công việc nên có khoảng 3 đến 7 nhiệm vụ 2. Xác định các hoạt động trong mỗi nhiệm vụ  Hành động  Đối tượng của hành động  Mục đích hoặc kết quả mong muốn của hành động  Máy móc, thiết bị, sổ tay, quy tắc và các hỗ trợ khác để hoàn thành một hoạt động NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Sắp sếp thông tin phân tích công việc 4. Đánh giá các hoạt động 5. Đánh giá bối cảnh công việc 6. Đánh giá năng lực người thực hiện  Kiến thức, kỹ năng cơ bản  Năng lực đặc biệt để đạt được thành tích vượt trội NGÔ QUÝ NHÂM, MBA NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Các đặc điểm khác (Other job characteristics) 5. Bối cảnh giao tiếp (Job context) Phương pháp Bảng hỏi phân tích vị trí (Position Analysis Questionnaire) 4. Quan hệ với người khác (Relationship with others) Quy trình nào (phân tích, ra quyết định, lập kế hoạch) cần được sử dụng để thực hiện công việc? Người thực hiện công việc lấy thông tin từ đâu? 3. Các nhiệm vụ, hoạt động (Work output) 2. Các quy trình tư duy (Mental processes) 1. Thông tin đầu vào (Information inputs) Các hoạt động thể chất và công cụ nào được sử dụng để tiến hành công việc? Mối quan hệ gì với người khác/bộ phận khác cần phải thiết lập để hoàn thành công việc? Bối cảnh vật chất và xã hội trong đó công việc được thực hiện Các hoạt động, điều kiện hoặc đặc điểm khác có liên quan nhưng chưa được mô tả trong phần 1-5? THÔNG TIN PHƯƠNG PHÁP Phỏng vấn Quan sát Bảng hỏi NỘI DUNG CÔNG VIỆC Chức năng * * Nhiệm vụ * * * Hành vi làm việc * * * Các bước thực hiện công việc * * Các hoạt động quan trọng * * BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Quan hệ báo cáo * Giám sát * Ra quyết định * Quyền hạn * Điều kiện làm việc * * Yêu cầu về thể lực * * Các yêu cầu cá nhân * YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC Kiến thức * * Kỹ năng * * * Khả năng * * Các đặc điểm cá nhân * * Bằng cấp * XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN PHÂN TÍCH CÔNG ViỆC  Xác định mục tiêu của dự án  Lựa chọn phương pháp thu thập và lưu giữ thông tin phân tích công việc  Lựa chọn các chuyên gia có liên quan  Thu thập dữ liệu về công việc  Xử lý dữ liệu phân tích công việc  Truyền thông  Quản lý quá trình phân tích công việc NGÔ QUÝ NHÂM, MBA 16 - 27 Ch. 16: Building a Team & Succession Planning Các chiến lược thiết kế công việc  Đơn giản hóa công việc – Chia các công việc thành các dạng đơn giản nhất và tiêu chuẩn hóa các nhiệm vụ.  Mở rộng phạm vi công việc (Khối lượng công việc) – thêm những nhiệm vụ để mở rộng phạm vi công việc.  Luân chuyển công việc – Thông qua đào tạo nhân viên để họ có thể chuyển từ vị trí này sang những vị trí khác, giao cho họ nhiều nhiệm vụ hơn. Thông thường sẽ được sử dụng kết hợp với hệ thống trả lương dựa trên kỹ năng. 16 - 28 Ch. 16: Building a Team & Succession Planning Các chiến lược thiết kế công việc  Làm giàu công việc (Khối lượng công việc theo chiều dọc) – Tạo động lực trong công việc bằng cách tăng việc lập kế hoạch, ra quyết định, tổ chức và kiểm soát các chức năng (theo truyền thống là các nhiệm vụ quản lý)  5 đặc điểm cốt lõi: 1. Đa dạng kỹ năng 2. Nhận diện nhiệm vụ 3. Nhiệm vụ ý nghĩa 4. Tự chủ 5. Phản hồi (tiếp) 16 - 29 Ch. 16: Building a Team & Succession Planning Các chiến lược thiết kế công việc  Linh hoạt về thời gian –Nhân viên xây dựng kế hoạch làm việc xung quanh một thời gian cốt lõi như từ 11h sáng đến 2h chiều – nhưng có thể linh hoạt về thời gian họ bắt đầu và kết thúc công việc.  Chia sẻ công việc – Sự bố trí công việc mà hai hoặc nhiều người có thể chia sẻ công việc toàn thời gian của môt người. (tiép) 16 - 30 Ch. 16: Building a Team & Succession Planning Các chiến lược thiết kế công việc  Địa điểm linh hoạt – Sự bố trí công việc mà nhân viên có thể làm việc ngoài văn phòng truyền thống như tại một chi nhánh gần nhà, hoặc trong một vài trường hợp có thể làm việc tại nhà.  Làm việc từ xa – Sự bố trí công việc mà nhân viên làm việc từ nhà của họ, sử dụng những thiết bị thông tin liên lạc hiện đại kết nối với nơi làm việc. (tiếp)