Bài giảng Thu thập thông tin, phân tích và Báo cáo (organizational analysis)

THU THẬP THÔNG TIN, PHÂN TÍCH VÀ BÁO CÁO (ORGANIZATIONAL ANALYSIS) MBA 2013 Giảng viên: TS. Trương Thị Lan Anh THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC NỘI DUNG CHÍNH • Quy trình thu thập thông tin và phân tích chẩn đoán • Các phương pháp thu thập thông tin • Kỹ thuật xử lý số liệu • Báo cáo chẩn đoán Data collection and report - Dr. Lan Anh 2 QUY TRÌNH thu thập thông tin và phản hồi Data collection and report - Dr. Lan Anh 3 Hoạch định thu thập dữ liệu Thu thập dữ liệu Phân tích dữ liệu Báo cáo phản hồi Tiếp tục theo dõi Các hoạt động cơ bản (Nguồn: Nadler, Feedback and Organization development, 1977) THU THẬP THÔNG TIN Cần xác định: • Cách tiếp cận • Mô hình/khung hướng dẫn • Nhu cầu thông tin • Phương pháp lấy thông tin • Kiểm soát độ tin cậy Data collection and report - Dr. Lan Anh 4 Các phương pháp thu thập thông tin Data collection and report - Dr. Lan Anh 5 Quan sát Phương pháp phối hợp Khảo sát bằng bản câu hỏi Phỏng vấn cá nhân Tài liệu thứ cấp Hội thảo, hội nghị (Summit, conference) Phỏng vấn nhóm (Focus group) Data collection and report - Dr. Lan Anh 6 Các phương pháp ít tương tác • Quan sát (Observation) • Bản câu hỏi (Questionnaire) • Tài liệu thứ cấp (Document) Các phương pháp tương tác cao • Phỏng vấn từng cá nhân (Indepth interview) • Phỏng vấn nhóm (Focus group) • Hội thảo, hội nghị chuyên đề (Summit, conferences) Data collection and report - Dr. Lan Anh 7 Thảo luận: Ưu và nhược điểm của các phương pháp thu thập thông tin? Data collection and report - Dr. Lan Anh 8 Ví dụ: Khảo sát quan điểm nhân viên • WHAT: Employee opinions about – Job satisfaction (i.e. what are employees’ satisfiers? Working motivations?)  Employee satisfaction index – Job dissatisfaction (i.e. What are the employees’ dissatisfies? Reasons for their leaving? Exit interview) – Employee engagement, Employee involvement – Employees’ organizational commitment – Employee stress – Employee values and organizational culture – Leadership styles – Social responsibility – Organizational Citizenship Behavior (OCB) – Data collection and report - Dr. Lan Anh 9 Các loại khảo sát nhân viên • Khảo sát định lượng: để đo lường những vấn đề/yếu tố cụ thể – Phương pháp: questionnaires, data tracking – Phân loại: Khảo sát thái độ (Attitude survey), khảo sát dữ liệu cứng (hard data survey) • Khảo sát định tính: để phát hiện những vấn đề/yếu tố cụ thể – Phương pháp: interviews, focus group, action research – Phân loại: có cấu trúc, bán cấu trúc, phi cấu trúc • Một dự án OD: thường phải kết hợp Data collection and report - Dr. Lan Anh 10 Data collection and report - Dr. Lan Anh 11 Employee satisfaction survey • Communication is the key to successful survey. • Top management commitment is the most motivation for employee involvement in the survey. • Who conduct the survey? – Internal consultants vs. external consultants (i.e. a third party) – Total involvement and HR coordinator • Employee satisfaction index (ESI): an indicator of organizational performance. Data collection and report - Dr. Lan Anh 12 Company communication: Why Attitude Survey? “Our employees are our greatest asset, and their expertise, passion and enthusiasm are key to performance. Attitude survey is a periodical dialogue tool helping management and employees towards a common understanding of Company's vision, mission, objectives and practices. Participation from Everyone guarantees accuracy of facts and success of improvement actions Mutual Respect helps to listening each other and driving changes in our company. Trust at all levels bridges gaps for better relationships” Attitude Survey: A Commitment Data collection and report - Dr. Lan Anh 13 Phase 3: Analysis, Reporting, Action Planning & Follow up Phase 2: Survey Design & Administration Phase 1: Planning & Review Project Planning Action Follow up and Update Survey Design Test Run Questionnaire Finalisation Data Processing & Analysis Presentation to EXCO General Communication and Department Action Planning Survey Administration 25Jul – 25 Aug 14Aug – 24 Aug 25 Aug – 8 Sep 4 Sep – 8 Sep 12 Sep – 30 Sept 1 Oct – 17 Nov 15 Jan 2007 Jan 2007 Action plan Follow up End Q1- 2007&2008 Communication: Internet, Newsletter, Company Briefing Attitude Survey Process XỬ LÝ DỮ LIỆU ĐỊNH LƯỢNG • Thống kê mô tả: mean, frequency distributions, standard deviations, quartile, median, mod – Mô tả mẫu – Mô tả đặc điểm của các yếu tố được đo lường • Kiểm tra độ tin cậy: reliability, validity • So sánh • Kiểm định sự khác biệt: compare means (t- test, ANOVA, MANOVA) • Mối quan hệ: correlation matrix, regression, SEM Data collection and report - Dr. Lan Anh 14 XỬ LÝ DỮ LIỆU ĐỊNH TÍNH • Tập trung vào WHY & HOW • Các đặc tính cần tìm kiếm: – Phân loại: Chủ đề (themes), xu hướng (trends), khía cạnh (dimensions), mẫu hình (patterns) – So sánh: khác biệt, đối chọi – Bối cảnh • Phân tích nội dung (content analysis) • Phân tích áp lực (force field analysis) Data collection and report - Dr. Lan Anh 15 BÁO CÁO PHẢN HỒI Hầu hết các báo cáo ban đầu bao gồm: • Mô tả khảo sát, mục tiêu, các khía cạnh của vấn đề, số lượng và loại câu hỏi, một số thông tin nhân khẩu về những đối tượng trả lời khảo sát • Các đồ thị hoặc bảng biểu của mỗi khía cạnh cho tất cả nhân viên và cho các nhóm chính yếu trong tổ chức • Những nhận xét về các số liệu này • Các đồ thị hoặc bảng biểu của những câu hỏi cụ thể cho kết quả khác biệt đáng kể so với các khảo sát trước đó, hoặc những kết quả từ trung bình đến tiêu cực (chỉ cần tích lũy của 2 phần này > 20% là đáng để xem xét rồi). Data collection and report - Dr. Lan Anh 16 BÁO CÁO PHẢN HỒI • Nhận xét về các kết quả theo câu hỏi • So sánh với các kết quả từ những khảo sát cùng loại khác (trong và ngoài tổ chức) • Trình bày mối quan hệ giữa khía cạnh mức độ hài lòng và khía cạnh mức độ quan trọng của các yếu tố được đánh giá. • Trình bày kế hoạch truyền thông các kết quả này đến nhân viên • Các số liệu báo cáo đều phải có phần viết nhận xét kèm theo Data collection and report - Dr. Lan Anh 17 Đặc điểm của báo cáo phản hồi 1. Thích đáng (relevant) 2. Dễ hiểu (understandable) 3. Cảm quan (descriptive) 4. Đánh giá tính chính xác và độ tin cậy được (verifiable) 5. Kịp thời (timely) 6. Có chừng mực (limited) 7. Có ý nghĩa với người trong cuộc (significant) 8. So sánh, đối chiếu được (comparative) 9. Kết quả phản hồi là sự khởi đầu chứ không phải kết luận (unfinalized) Data collection and report - Dr. Lan Anh 18 (Nguồn: Waddell et al., 2007) Data collection and report - Dr. Lan Anh 19 Company reputation Job security Work place Remuneration Work allowances Prompt rewards Supervisor relation Employee care Peer relation Feedback opportunities Communication-Information Training-Advancement Satisfaction Commitment Case study: An Employee attitude survey Data collection and report - Dr. Lan Anh 20 Survey profile in 2006 Notes • Scale used in survey questionnaire ranges from 1 for “totally unsatisfied to 5 for “totally satisfied”. • The score range for the 5 categories was then defined for interpretation and analysis. • Survey: in Vietnamese and English, hardcopy and online. • Informants: 871/986 employees (response rate: 88.3%). • Data collection: both hardcopy and online response. • Data processing: in scores (quantitative assessment) and text (qualitative assessment). • Data analysis: Generally company-wide, by locations, functions. • Interpretation of score range: Score range Category 1.00 – 1.80 Very bad / very low 1.81 – 2.60 Bad / low 2.61 – 3.40 Average / Medium 3.41 – 4.20 Good / high 4.21 – 5.00 Very good / very high Data collection and report - Dr. Lan Anh 21 The satisfaction picture Notes • Employees’ Survey 2006: a generally good picture of employees’ satisfaction. • Over 50% of participants score favorably (satisfied and totally satisfied). 1% 5% 43% 36% 15% Totally unsatisfied Unsatistied So-so Satisfied Totally satisfied Overall assessment of Satisfaction and Commitment Data collection and report - Dr. Lan Anh 22 Overall assessment of Satisfaction and Commitment Notes:  Good level of overall satisfaction scores (3.6), leading to a very high score for commitment (4.03). Company sample of 871 respondents 3.59 3.62 4.03 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 4.0 4.1 Overall satisfaction Job retention Commitment Data collection and report - Dr. Lan Anh 23 Notes: • Company reputation, Job security, Workplace conditions and Peer relations are the most satisfied factors. • Remuneration, Work allowances, Prompt rewards, and Employee care are the least satisfied factors. Areas of most and least satisfaction Score Dimensions Company reputation 3.94 Job security 3.53 Workplace conditions 3.74 Peer relations 3.65 Remuneration 3.07 Work allowances 3.06 Prompt rewards 2.69 Employee care 2.94 Screening for significant satisfaction: > 3.6 Data collection and report - Dr. Lan Anh 24 STRUCTURE OF INFLUENCERS – OVERALL Company X REPUTATION SATISFACTION TRAINING & ADVANCEMENT RELATIONS & RECOGNITION INCOME COMMUNI- CATION WORKPLACE .40 .33 .59 .88 .16 .43 .28 .74 .55 Data collection and report - Dr. Lan Anh 25 Chia sẻ kinh nghiệm làm khảo sát Ít nhất một quá trình phải gồm 7 bước: 1. Đánh giá nhu cầu lấy ý kiến nhân viên 2. Giao tiếp: consultant – top management – HR coordinator – employees 3. Thiết kế và lấy mẫu thử nghiệm 4. Tiến hành khảo sát: phải giải thích bản câu hỏi và phổ biến tiến trình thu BCH (lấy dữ liệu) 5. Xử lý và phân tích dữ liệu 6. Báo cáo: Những phát hiện và hàm ý 7. Đề xuất: thường là một chiến lược, hoặc một kế hoạch hành động để cải tiến. Kế hoạch tiếp theo (Follow-up) Nhà tư vấn OD và quản lý bộ phận cần có buổi thảo luận mở với nhân viên về: • Tổng quan về kết quả khảo sát • Thảo luận về kết quả, phần nào áp dụng được cho bộ phận • Nhận dạng các “vùng” cần được cải tiến ở cấp bộ phận • Xây dựng các mục tiêu cải tiến dựa trên các kết quả này • Phân công nhiệm vụ thực hiện các mục tiêu này Data collection and report - Dr. Lan Anh 26