Bài tập Quản trị nguồn nhân lực

CÂU HỎI CÂU I : Thực hiện mô tả công việc cùng tiêu chuẩn công việc cho một loại công việc /chức danh mà nhóm ưa thích và có nguyện vọng đảm nhiệm trong tương lai. Lập một thông báo tuyển dụng cho chức danh này. CÂU II : Giả sử bạn là Manager một phòng,`ban trong Công ty và có một nhân viên vửa xin thôi việc. Sau khi lập tờ trình cho Bộ phận Nhân sự để xin người thay thế, bạn có thể làm gì hơn nữa để hỗ trợ nhà tuyển dụng tìm được ngưởi thay thế thích hợp nhất không? Giải thích rõ. TRẢ LỜI CÂU I: Bản miêu tả công việc: Là một văn bản liệt kê có hệ thống các trách nhiệm, bổn phận, nhiệm vụ phải hoàn thành và yêu cầu cũng như quyền lợi khác của một vị trí làm việc cụ thể. Mục tiêu của một bản miêu tả công việc: Là xác định rõ cho người đảm nhận ví trí công tác những gì cần đóng góp cho tổ chức. Đây là công cụ cơ bản để người quản lý có thể yên tâm rằng nhân viên của mình hiểu rõ những gì họ cần làm và các tiêu chí nào được sử dụng để đánh giá kết quả công việc của họ. Dựa trên mục tiêu truyền thông này, các bản miêu tả công việc đáp ứng một loạt các nhu cầu khác nhau như: tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá hiệu quả làm việc, quản lý hoạt động và đánh giá lại cơ cấu tổ chức bộ máy. Công dụng của bản miêu tả công việc: Bản miêu công việc có công dụng với cả người lao động và người sử dụng lao động.  Qua tìm hiểu bản miêu tả công việc, người lao động hiểu rõ tổ chức tuyển dụng yêu cầu gì? bản thân phải chuẩn bị thế nào (kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm…)? quan hệ công việc ra sao (ai phụ trách, tương tác với ai…)? có các nghĩa vụ và được hưởng các quyền lợi gì?... Với người sử dụng lao động, bản miêu tả công việc giúp xác định mức độ cần thiết hay quan trọng của một vị trí công tác, định hướng và các tiêu chí chọn lọc một ứng viên phù hợp với công việc, lên kế hoạch bồi dưỡng và phát triển kỹ năng, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc, chăm sóc đội ngũ nhân sự… Tiêu chuẩn công việc: Là một hệ thống các chỉ tiêu / tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc. LOGO BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ Mã tài liệu: NS-MTCV-04 Ngày ban hành: 04/04/2010 Lần sửa đổi: 02 Chức danh Nhân viên Quản lý hồ sơ Mã nhân viên NS-007 Họ và tên Nguyễn Văn A Phòng Nhân sự E mail anguyen@gmail.com Mobile 0909456789 Người thay thế khi vắng mặt: Trưởng phòng hoặc phó phòng phụ trách. CÁC MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC Chịu sự quản lý, giám sát trực tiếp của cấp trên. Kết hợp cùng các nhân viên trong phòng hoàn thành nhiệm vụ chung. Phối hợp chặt chẽ với CBNV trong công ty. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, HỌP Báo cáo công việc theo quy định cho Trưởng phòng . Báo cáo trực tiếp cho cấp trên khi công việc không thể tự giải quyết hoặc khi cấp trên yêu cầu. Họp, trao đổi công việc trong bộ phận khi được yêu cầu. NHIỆM VỤ CỤ THỂ N/vụ Tài liệu ISO NS-NV-5. Quản lý hồ sơ, lý lịch của CBNV toàn Công ty. Chịu trách nhiệm upload hồ sơ, lý lịch lên hệ thống ERP. Chính Nhận, kiểm tra hồ sơ nhân sự từ nhân viên tuyển dụng. Upload hồ sơ, lý lịch lên hệ thống ERP. Lưu trữ hồ sơ nhân sự tại công ty. Cập nhập thông tin nhân sự vào bản Tổng hợp nhân sự. Cấp/Cắt mã truy cập ERP. NS-NV-6. Tổng hợp biến động nhân sự, số lượng, chất lượng đội ngũ CBNV toàn công ty báo cáo định kỳ và đột xuất. Chính Tổng hợp đánh giá chất lượng lao động hàng tháng. Quy trình đánh giá công việc nhân viên. (NS-14) Tiếp nhận kết quả đào tạo Báo cáo tổng hợp tình hình nhân sự tháng, quý, năm. NS-NV-7. Quản lý việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng và tính công cho CBNV toàn công ty. Chính Tiếp nhận Đơn xin nghỉ; Bảng chấm công; Phiếu đề xuất làm thêm giờ. Quy định nghỉ phép, nghỉ việc riêng. (NS-10) Xác minh ngày công thực tế và tính công cho CBNV toàn công ty. Quy định chấm công và tính lương. (NS-17) Chuyển Bảng tổng công sang P.TCKT tính lương. P1. Lưu trữ văn bản của phòng nhân sự. Việc phụ P2. Đăng ký sử dụng văn phòng phẩm của phòng. Việc phụ TIÊU CHUẨN MẪU TRONG ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG LAO ĐỘNG Hoàn thành công việc theo đúng Quy trình tác nghiệp. Ý thức chấp hành kỷ luật của công ty. TIÊU CHUẨN TUYỂN DỤNG Tiêu chuẩn về học vấn Tốt nghiệp ĐH, CĐ các chuyên ngành về Kinh Tế, có kiến thức về Nhà hàng- Khách sạn. Có trình độ tiếng Anh. Tiêu chuẩn về con người Làm việc nhanh nhẹn, cẩn thận, có trách nhiệm. Khả năng thông đạt tốt. Tiêu chuẩn về kinh nghiệm Nắm vững các tiêu chí thực hiện công việc. Có kinh nghiệm trong công tác văn thư lưu trữ. Kỹ năng lưu trữ, sắp xếp hồ sơ tài liệu, Kỹ năng thống kê, Kỹ năng trình bày, Sử dụng thành thạo tiếng Anh, vi tính văn phòng. 5 . ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC 5.1 Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30, ngày chủ nhật được nghỉ. 5.2 Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty. 5.3 Phòng làm việc: Tốt, phòng máy lạnh, nhiệt độ, ánh sáng tốt, không bụi, không ồn ào. 5.4 Phương tiện làm việc: Cung cấp bàn chế làm việc, tủ đựng hồ sơ. 01 máy vi tính. Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung của công ty. 6 . QUYỀN LỢI ĐƯỢC HƯỞNG 6.1 Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, thân thiện, có nhiều cơ hội thăng tiến, được phát huy khả năng sáng tạo, tự chủ trong công việc 6.2 Thu nhập: lương thỏa thuận, có thể thay đổi tùy thuộc vào trình độ, năng suất làm việc. CAM KẾT THỰC HIỆN Người ký tên dưới đây đã hướng dẫn kỹ cách thức thực hiện công việc chi tiết theo Bản mô tả công việc này. Người ký tên dưới đây đã hiểu kỹ và cam kết thực hiện đúng theo Bản mô tả công việc này. _______________________________ _____________________________ Ký, ghi rõ họ tên của người hướng dẫn. Ký, ghi rõ họ tên của người nhận việc. THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG (Khách sạn 8F) Yêu cầu tuyển dụng Vị trí tuyển dụng Nhân viên Quản lý hồ sơ Yêu cầu: Tốt nghiệp ĐH, CĐ các chuyên ngành về Kinh Tế, có kiến thức về Nhà hàng- Khách sạn Có trình độ tiếng Anh. Làm việc nhanh nhẹn, cẩn thận, có trách nhiệm. Khả năng thông đạt tốt. Nắm vững các tiêu chí thực hiện công việc. Có kinh nghiệm trong công tác văn thư lưu trữ. Hoàn thành công việc theo đúng Quy trình tác nghiệp. Ý thức chấp hành kỷ luật của công ty. Hồ sơ gồm có: Sơ yếu lý lịch. Đơn xin việc. CV. CMND (photo). Bằng cấp, chứng chỉ. Giấy khám sức khỏe. Hộ khẩu (photo). Kinh nghiệm làm việc: 1 năm trở lên. Hạn nộp hồ sơ: 30/04/2010. Chi tiết công việc Mô tả công việc Quản lý hồ sơ, lý lịch của CBNV toàn Công ty. Chịu trách nhiệm upload hồ sơ, lý lịch lên hệ thống ERP. Tổng hợp biến động nhân sự, số lượng, chất lượng đội ngũ CBNV toàn công ty báo cáo định kỳ và đột xuất. Quản lý việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng và tính công cho CBNV toàn công ty. Lưu trữ văn bản của phòng nhân sự. Đăng ký sử dụng văn phòng phẩm của phòng. Quyền lợi được hưởng: Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, thân thiện, có nhiều cơ hội thăng tiến, được phát huy khả năng sáng tạo, tự chủ trong công việc. Thu nhập: lương thỏa thuận, có thể thay đổi tùy thuộc vào trình độ, năng suất làm việc. Thông tin liên hệ Người liên hệ : Mrs Giang (Director) Fax : 0650785197 Email : phongnhansu8f@yahoo.com Địa chỉ: 288 Dương Bá Trạc, quận 8, tp HCM. CÂU II : I . VẤN ĐỀ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ: Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn từ nhiều nguồn khác nhau những nhân viên đủ khả năng đảm nhiệm những vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển.  Quá trình tuyển dụng nhân sự có ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp sau này. Khi doanh nghiệp thu hút được nhiều người ứng tuyển và tuyển chọn được những người phù hợp với doanh nghiệp, thì chất lượng nhân sự sẽ được nâng lên rất nhiều. Từ đó, hiệu quả công việc của doanh nghiệp cũng sẽ được thay đổi. Tuyển dụng nhân sự không chỉ là nhiệm vụ của phòng tổ chức nhân sự, và cũng không chỉ là công việc đơn giản bổ sung người lao động cho doanh nghiệp, mà đó thực sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn cẩn thận. Nó đòi hỏi phải có sự kết hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau, phải có sự định hướng rõ ràng, phù hợp của lãnh đạo doanh nghiệp.  Các nguồn nhân sự tuyển dụng Các doanh nghiệp thường tuyển dụng nhân lực từ hai nguồn, ở bên trong doanh nghiệp và ở thị trường lao động bên ngoài doanh nghiệp. Nguồn nhân lực bên trong thường được ưu tin hơn, nhưng nguồn nhân lực bên ngoài lại có quy mô rộng lớn hơn, nên được tuyển dụng nhiều hơn.  Nguồn nhân lực từ trong doanh nghiệp: là những người đang làm việc cho doanh nghiệp. Họ thường được lựa chọn cho những vị trí công việc cao hơn mà họ đang đảm nhận. Với nguồn nhân lực này, doanh nghiệp hiểu rất rõ về khả năng, tính cách của họ, nên việc chọn lựa dễ hơn, chính xác hơn. Khi lựa chọn nguồn nhân lực này, doanh nghiệp không mất thời gian đào tạo, chi phí tuyển dụng và vẫn duy trì được công việc như cũ, và kích thích được tinh thần, khả năng làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, khi sử dụng nguồn nhân lực này, doanh nghiệp sẽ không thay đổi được chất lượng nguồn nhân lực. Nguồn nhân lực bên ngoài doanh nghiệp: rất đa dạng, phong phú như sinh viên các trường đại học, cao đẳng, các trung tâm dạy nghề, những lao động tự do hay những lao động đang làm việc trong các tổ chức khác. Với nguồn nhân lực rộng lớn này, doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn hơn, nhưng lại cũng khó khăn lựa chọn hơn. Khi tuyển dụng từ bên ngoài, doanh nghiệp phải mất chi phí tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn...Nguồn nhân lực này sẽ làm thay đổi chất lượng lao động của doanh nghiệp. 2. Các hình thức tuyển dụng nhân sự  Các doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều hình thức tuyển dụng nhân sự khác nhau, tùy vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp: tuyển dụng thông qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, thông qua sự giới thiệu, thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm, thông qua các hội chợ việc làm hoặc tuyển dụng trực itếp tại các trường đại học, cao đẳng Tuyển dụng thông qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông: đây là hình thức tuyển dụng phố biến nhất. Doanh nghiệp đăng tải thông tin tuyển dụng trên các kênh truyền hình, đài phát thanh, mạng internet, báo...Tùy vào yêu cầu và tính chất công việc, nhu cầu nhân sự, mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức phù hợp hoặc kết hợp nhiều hình thức với nhau.  Tuyển dụng thông qua giới thiệu: Qua giới thiệu từ người quen, từ các thành viên trong doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể tìm kiếm được những người phù hợp khá nhanh chóng và cụ thể. Tuy nhiên hình thức tuyển dụng này chỉ ở quy mô hẹp.  Tuyển dụng thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm: Hình thức này thường được áp dụng đối với các doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách về quản trị nhân sự. Doanh nghiệp sẽ gửi yêu cầu tới các trung tâm môi giới, giới thiệu việc làm và các trung tâm này sẽ đảm nhận việc tuyển chọn nhân sự phù hợp với doanh nghiệp Tuyển dụng thông qua hội chợ việc làm: Với hình thức tuyển dụng này, nhà tuyển dụng và ứng viên được itếp xúc trực tiếp với nhau, có cơ hội trao đổi, thấu hiểu, để từ đó mở ra cơ hội lựa chọn tốt hơn.  Tuyển dụng trực tiếp từ các trường cao đẳng, đại học: Doanh nghiệp cử người tới tận các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề để tìm kiếm, lựa chọn những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc của doanh nghiệp. 3. Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động tuyển mộ : Các yếu tố thuộc về tổ chức - Uy tín của công ty. . Quảng cáo và các mối quan hệ xã hội. . Các quan hệ với công đoàn, các chính sách nhân sự và bầu không khí tâm lý trong tập thể lao động. . Chi phí. Các yếu tố thuộc về môi trường . Các điều kiện về thị trường lao động (cung, cầu lao động). . Sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác. . Các xu hướng kinh tế. . Thái độ của xã hội đối với một số nghề nhất định. 4 . QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG 1. Quá trình tuyển dụng II. CÁC GIẢI PHÁP HỖ TRỢ NHÀ TUYỂN DỤNG TÌM ĐƯỢC NGƯỜI THÍCH HỢP NHẤT : 1 . Các giải pháp thay thế: a. Hợp đồng thầu lại: Trong điều kiện hiện nay một số tổ chức vì khó khăn về lao động không thể tuyển mộ được thì có thể cho một số tổ chức khác thực hiện công viêc dưới dạng hợp đồng thuê lại. Tuy nhiên giải pháp này muốn thực hiện có hiệu quả thì phải phân tích kỹ lưỡng các mặt như chất lượng công việc chi phí và lợi ích các bên b. Làm thêm giờ. Trong quá trình sản xuất kinh doanh tổ chức sẽ gặp phải các khó khăn khi thực hiện các hợp đồng. Một trong các khó khăn đó là thời gian, lao động đáp ứng cho việc thực hiện hợp đồng. Những lúc như thế tổ chức không thể tuyển mộ lao động được ngay thì có một giải pháp thường xuyên được các tổ chức lựa chọn đó là làm thêm giờ. Phương pháp này cho phép tiết kiệm được chi phí tuyển thêm người và tăng năng suất lao động mà không cần tăng thêm lao động. c. Nhờ giúp tạm thời (nhân viên tạm thời) Thuê nhân công tạm thời cũng là một biện pháp được nhiều tổ chức lựa chọn trong giai đoạn biến thiên theo mùa vụ. 2 . Các giải pháp hỗ trợ nhà tuyển dụng tìm được người thích hợp nhất : ( phiếu đề xuất nhân sự Nguồn : tailieu.vn ) · Xây dựng bản miêu tả công việc chi tiết và các yêu cầu về kinh nghiệm và kỹ năng của người lao động, trong đó cần liệt kê các nghiệp vụ cần kiểm và bài thi tương ứng cho bộ phận nhân sự. Cần nêu rõ từng công việc cụ thể, người lao động có những nhiệm vụ gì; họ thực hiện hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào; những máy móc, thiết bị công cụ nào được sử dụng; những mối quan hệ nào được thực hiện và thực hiện như thế nào; các điều kiện làm việc cụ thể cũng như những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và các khả năng mà người lao động cần phải có để thực hiện công việc. Với từng loại công việc mà nhân viên được tuyển dụng sẽ cần các kỹ năng, trình độ không giống nhau. Xác định rõ được điều này sẽ giúp nhà quản trị phân vùng và hướng tới các ứng viên phù hợp. Sẽ tránh được việc phải xem xét quá nhiều những trường hợp, những ứng viên không phù hợp với yêu cầu tuyển dụng. Việc xây dựng bản mô tả càng chính xác bao nhiêu thì việc tuyển chọn có hiệu quả. Soạn ra một mẫu hồ sơ thành công điển hình: Ngoài việc xây dựng các bản mô tả công việc, cần phải soạn ra một mẫu hồ sơ của một nhân viên thành công điển hình cho các vị trí chủ chốt - những vị trí vốn có ý nghĩa quyết định đối với việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Cần phải lập hồ sơ của tất cả các nhân viên trong bộ phận để xác định xem những người thuộc hàng "top" khác với các nhân viên bình thường ở những điểm nào. Từ những thông tin này, chúng tôi thể xây dựng được một hồ sơ mẫu thành công điển hình để tuyển dụng những người có khả năng thành công cao nhất ở một vị trí nào đó. Cần phải lưu ý rằng, việc lập ra những hồ sợ như thế này không phải bắt đầu lúc bộ phận đang thiếu người và cần tuyển dụng nhân viên mới, viêc này phải cần được thực hiện ngay lúc bộ phận đang hoạt động bình thường để đánh giá đúng khả năng và tố chất của nhân viên. Cho bộ phận nhân sự biết tại sao nhân viên trước lại xin nghỉ việc: Đây là việc làm cần thiết, thông qua lí do vì sao nhân viên cũ xin nghỉ việc, bộ phận nhân sự sẽ có cơ sở để tìm ra ứng viên thích hợp, hạn chế trường hợp đó sảy ra lần nữa. Chủ động tìm kiếm người thích hợp cho vị trí cần tuyển Đề bạt và luân chuyển người trong tổ chức : Tuyển người từ nguồn nội bộ có ưu điểm là nhân viên thấy công ty luôn luôn tạo cơ hội để họ được thăng tiến, và do đó họ gắn bó với công ty hơn và làm việc tích cực hơn. Ngoài ra, họ là những người đã quen thuộc, hiểu được chính sách và cơ cấu của công ty. Do đó chỉ cần một thời gian ngắn công ty giúp họ hội nhập vào môi trường làm việc mới.. Bên ngoài tổ chức : Thông qua các mối quan hệ và giới thiệu từ bạn bè để tìm kiếm ứng cử viên thích hợp nhất. có thể là bạn bè của nhân viên, Thông qua các mối quan hệ giữa người quản lí hoặc nhân viên trong tổ chức .Các nhân viên đang làm trong công ty có thể giới thiệu cho công ty những người bạn (mà mình biết và hiểu rõ) có khả năng và có chất lượng. Điều dễ hiểu là nếu nhân viên thích các công việc ở công ty, họ thường rất muốn bạn bè của mình vào làm việc chung với mình. Còn một lí do nữa khiến chúng tôi sử dụng phương pháp này vì cử viên là những người mà chúng tôi, hoặc nhân viên đã biết trước, chúng tôi có thể đánh giá khá chính xác về khả năng và cả phẩm chất của họ. Những điều này sẽ đánh giá hơn đối với các nguồn tuyển dụng khác, vì có một sự thật rằng: Rất ít, thậm chí không có ứng cử viên nào nói thật về khuyết điểm của mình, trừ khi khuyết điểm đó vô hại. NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN