Câu hỏi trắc nghiệm quản trị kinh doanh

Câu 1: Có những mô hình tổ chức bộ máy nào? Phân tích ưu và nhược điểm của các mô hình đó? Trả lời Có 3 mô hình tổ chức bộ máy Mô hình trực tuyến Mô hình chức năng Mô hình trực tuyến chức năng Ưu và nhược điểm các mô hình tổ chức bộ máy Mô hình trực tuyến: Mỗi bộ phận có lãnh đạo trực tiếp, không có sự giap lưu, quan hệ giữa các bộ phận, mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức là được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc. Công việc được tiến hành theo tuyến Ưu điểm: Đơn giản, gọn nhỏ, phù hợp với những tổ chức quy mô nhỏ Thông tin được truyền tải nhanh, chính xác Các quyết định được đưa ra nhanh chóng Nhược điểm: Sự giao lưu, liên kết giữa các bộ phận khá hạn chế Đòi hỏi người lãnh đjao phải có chuyên môn sâu, kiến thức rộng Thiếu sự tư vấn của chuyên gia chuyên sâu Mô hình chức năng: Việc quản lý được thực hiện theo chức năng, mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp của mình, người lãnh đạo tuyến trên lẫn người lãnh đạo tuyến chức năng đều có quyền ra quyết định về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xưởng tổ đội sản xuất: Nhiệm vụ quản lý trong cơ cấu này được phân chia trong các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý. Mỗi đơn vị được chuyên môn hoá thực hiện chức năng và hình thành những người lãnh đạo chức năng . Ưu điểm: Có sự liên kết ngang giữa các bộ phận Có sự tự vấn từ các chuyên gia, giảm gánh nặng cho người lãnh đạo Nhược điểm: Giảm tính kiểm tra, giám sát đối với công việc Có sự chồng chéo giữa các nhiệm vụ của người lãnh đạo Mô hình trực tuyến chức năng: Lãnh đạo các phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mưu, gúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho thủ trưởng nhưng không có quyền ra qyết định cho các bộ phận, đơn vị sản xuất. Ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuất chỉ có tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từ thủ trưởng đơn vị, quyền quyết định thuộc về thủ trưởng đơn vị sau khi đã tham khảo ý kiến các phòng chức năng. Ưu điểm: Thực hiện được chế độ một thủ trưởng. Tận dụng được các chuyên gia Khắc phục được nhược điểm của cơ cấu trực tiếp và cơ cấu chức năng nếu để riêng Nhược điểm: Số lượng người tham mưu cho giám đốc sẽ nhiều, gây lãng phí nếu các phòng không được tổ chức hợp lý. Phải giải quyết những mâu thuẫn rất trái ngược nhau của các bộ phận chức năng nên phải họp nhiều.Tuy vậy, do cơ cấu này có quá nhiều ưu điểm nên nó được áp dụng trong cơ chế hiện nay. Câu 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy là gì? Phân tích các yêu cầu của tổ chức bộ máy Cơ cấu tổ chức bộ máy: Là hình thức phân công lao động, có tác động đến quá trình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp, một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất Phân tích các yêu cầu của tổ chức bộ máy Tính tối ưu: Giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập mối quan hệ hợp lý Số cấp quản lý phải hợp lý, không thừa không thiếu bộ phận nào Không chồng chéo, không bỏ sót Số cấp quản lý ít nhất Đáp ứng được yêu cầu này tổ chức bộ máy quản lí có tính năng động cao, luôn đi sát với phục vụ sản xuất Tính linh hoạt: Trong cơ chế mới hiện nay, khi nhu cầu thị trường luôn biến động nếu doanh nghiệp nào không chuyển mình kịp để đáp ứng nhu cầu thị trường thì doanh nghiệp đó dễ bị thất bại. Do vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động linh hoạt thay đổi để thích nghi với bất cứ tình huống nào xảy ra trong cũng như ngoài doanh nghiệp. Nghĩa là khi nhiệm vụ của doanh nghiệp thay đổi thì bộ máy quản lý của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với sự thay đổi đó. Tính tin cậy: - Bộ máy này phải đảm bảo chính xác của các luồng thông tin lưu động được có tính tin cậy trong quản lý. - Đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ 1 thủ trưởng trong kinh doanh Tính kinh tế: Trong cơ chế mới các doanh nghiệp hoạch toán độc lập và do vậy nếu muốn tồn tại thì đòi hỏi doanh nghiệp làm ăn có lãi. Một trong những biện pháp nhằm góp phần tăng hiệu quả hoạt đông của doanh nghiệp là tổ chức bộ máy sao cho hợp lý nhất. Nghĩa là bộ máy đó không quá cồng kềnh so với nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sao cho chi phí quản lý thấp nhất nhưng mang lại hiệu quả quản lý cao nhất. Câu 3: Anh (chị) cho biết các phương pháp thiết kế công việc? Những yếu tố nào ảnh hưởng đến kết quả của các phương pháp trên? Phân tích 1 yêu tố theo yêu cầu của GV Các phương pháp thiết kế công việc Phương pháp truyền thống Chuyên môn hóa công việc Luân chuyển công việc Mở rộng công việc Làm phong phú hóa công việc Các yếu tố ảnh hưởng đến phương pháp trên là Nội dung công việc Các trách nhiệm đối với tổ chức Các điều kiện lao động Phân tích 1 yếu tố ( yếu tố Nội dung công việc) Khái niệm: nội dung công việc bao gồm toàn bộ các hoạt động, các nghĩa vụ, nhiệm vụ, trách nhiệm thuộc về công việc cần phải thực hiện; các máy móc, trang thiết bị dụng cụ cần phải sử dụng và các quan hệ cần thực hiện Các đặc trung cơ bản: Tập hợp các kỹ năng: mức độ yêu cầu của công việc về tập hợp các hoạt động cần được thực hiện để hoàn thành công việc, đòi hỏi sử dụng một loạt các kỹ năng và sự khéo léo Tính xác định của nhiệm vụ: mức độ yêu cầu của công việc về sự hoàn thành một phần hay toàn bộ các hoạt động để thực hiện công việc Tầm quan trọng của nhiệm vụ: mức độ ảnh hưởng của công việc tới người khác, tổ chức hay toàn xã hội Mức độ tự quản: mức độ tự do và làm việc độc lập của người lao động khi thực hiện công việc Sự phản hồi: mức độ mà sự thực hiện các hoạt động được đòi hỏi bởi việc cung cấp cho người lao động các thông tin về tính hiệu quả của các hoạt động Áp dụng 5 đặc trung trên để phân tích công việc sẽ giúp tổ chức thiết kế, thiết kế lại các công việc nhằm tạo ra công việc hợp lý, có sự hợp lý đối với con người về mặt trí lực và thể lực, phù hợp yêu cầu công việc. Từ đó tạo điều kiện cho NLĐ làm việc với năng suất cao, sử dụng hợp lý quỹ thời gian làm việc, có tính hấp dẫn, thách thức với con người nhằm tối đa hóa động lực làm việc. Câu 4: Phân tích công việc là gì? Khi nào cần tiến hành triển khai phân tích công việc? Phân tích công việc có vai trò gì đối với tổ chức. Lấy ví dụ. Phân tích công việc Là thu thập các thông tin về công việc 1 cách hệ thống, nhằm xác định rõ các nhiệm vụ, các trách nhiệm thuộc phạm vi công việc và những yêu cầu về nghiệp vụ, kĩ năng cần thiết cùng các điều kiện để thực hiện có hiệu quả các công việc trong 1 tổ chức. Khi nào cần tiến hành triển khai PTCV: Tổ chức mới được thành lập hoặc chương trình phân tích được thực hiện lần đầu tiên Có thêm một số công việc mới Công việc đã có sự thay đổi tương đối lớn do tác động của KH-KT mới, các phương pháp, thủ tục hoặc hệ thống mới Vai trò của phân tích công việc đối với tổ chức: Giúp tổ chức xác định được các kì vọng của mình đối với NLĐ, đồng thời có thể làm cho họ hiểu các kì vọng đó Định hướng cho các công tác: tuyển mộ, tuyển chọn, hoàn thiện bố trí lao động Là cơ sở cho bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác cho CBCNV trong tổ chức Là cơ sở cho việc xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc và hệ thống chức danh công việc Là cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch đào tạo Là cơ sở trả thù lao lao động công bằng Ví dụ: Thông qua phân tích công việc mà nhà quản lí xác định phân chia công việc tùy vào mức độ phức tạp của công việc phù hợp với trình độ của NLĐ. Người nào làm công việc nhiều, khó và phức tạp hơn sẽ hưởng mức lương cao hơn. Ví dụ như sản xuất máy tính, những nhân viên làm về khâu kĩ thuật cần phải có trình độ, kiến thức hơn là những nhân viên đóng gói. Vì mức độ công việc khó và yêu cầu cao hơn nên nhân viên kĩ thuật sẽ có lương cao hơn nhân viên lao động sản xuất Câu 5: Sản phẩm cuối cùng của phân tích công việc là gì? Để phân tích công việc cần thu thập các loại thông tin nào? Có thể thu thập những thông tin đó từ những đối tượng nào? Sản phẩm cuối cùng của phân tích công việc là 3 tài liệu: Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc Bản tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc đó là những công cụ quan trọng và hữu ích của công tác quản trị nhân sự trong các tổ chức Để PTCV cần thu thập các loại thông tin nào? Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, những hoạt động thực tế tại nơi làm việc, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc Thông tin về máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên nhiên vật liệu cần sử dụng toàn lao động, chế độ làm việc nghỉ ngơi, văn hóa doanh nghiệp Thông tin về các điều kiện thực hiện công việc như: điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, chế độ làm việc nghỉ ngơi, văn hóa doanh nghiệp Thông tin về các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện công việc như: chuyên môn về nghề nghiệp, các khả năng và kĩ năng cần có, những kiến thức hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần thiết Các đối tượng có thể tiếp cận để thu thập thông tin bổ sung Người trực tiếp thực hiện bước công việc NLĐ tiên tiến Giám sát viên Những vị trí trước và sau trong quy trình công nghệ Những vị trí chịu sự quản lý của người thực hiện chức danh công việc đang được phân tích Những đơn vị có chức danh công việc tương đương Những người, đơn vị phối hợp về thực hiện chức danh công việc hiên đang phân tích Khách hàng cần liên hệ trực tiếp với người thực hiện chức danh công việc đang phân tích Câu 6: Nêu những nội dung cơ bản của bản mô tả công việc? Yêu cầu đối với 1 bản mô tả công việc. Tại sao ? Khái niệm: Bản mô tả công việc là một tài liệu liệt kê những thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm và điều kiện làm việc và các vấn đề liên quan đến một công việc cụ thể trong tổ chức Nội dung cơ bản + Những thông tin chung về công việc: tên công việc, mã số, cấp bậc công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người dưới quyền, mức lương, tổng quan tóm tắt ngắn gọn về nội dung, chức năng công việc + Những nhiệm vụ chính và nhiệm vụ cụ thể tron công việc + Quyền hạn của người thực hiện công việc + Những mối quan hệ trong công việc + Các điều kiện làm việc để thực hiện công việc đó Yêu cầu đối với một bản mô tả công việc + Sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm theo đúng trình tự thực hiện trong thực tế, hoặc bắt đầu bằng nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian nhất hay mang tinh trách nhiệm lớn nhất (nếu công việc không đòi hỏi phải thực hiện theo quy trình) + Liệt kê các nhiệm vụ chính và chốt bằng một nhiệm vụ bao quát + Thể hiện rõ ràng, tách biệt các nhiệm vụ + Sử dụng văn từ ngắn gọn, súc tích, các từ chỉ hành động để mô tả từng nhiệm vụ, không quá lạm dụng các từ chuyên môn. Nên mô tả theo đúng cách thực hiện trên thực tế + Mô tả công việc theo chức danh vị trí, không nên mô tả cho người cụ thể Bản mô tả công việc nên ngắn gọn và đơn giản, không nên làm cho bản mô tả công việc quá rườm rà. Sự dài dòng của bản mô tả công việc không làm tăng tầm quan trọng của công việc, ngược lại, sẽ gây ra việc hiểu sai các nhiệm vụ. Câu 7: Có những phương pháp nào để thu thập thông tin phân tích công việc? Nói rõ về một phương pháp PTCV theo yêu cầu của giáo viên. Anh (chị) đã dùng phương pháp nào để thu thập thông tin trong bài tập thực hành? Tại sao? Có 4 phương pháp để thu thập thông tin PTCV Sử dụng bảng hỏi: Quan sát-trao đổi Phỏng vấn Hội thảo chuyên gia Nói rõ 1 phương pháp theo yêu cầu của giáo viên (chọn 1 trong 4) Sử dụng bảng hỏi Khái niệm: là phương pháp thu thập thông tin dựa trên cở sở phát bảng hỏi cho những người am hiểu về CV để tập hợp các thông tin từ câu trả lời của họ nhằm PT rõ CV Các đối tượng cần hỏi - Những người đã và đang thực hiện những công việc cần phân tích - Người các bộ quản lý trực tiếp những người đang thực hiện CV cần PT - Các chuyên gia, cán bộ quản lý kĩ thuật liên quan trực tiếp đến CV cần PT Cách thực hiện - Thiết kế bảng hỏi: nên được thực hiện sau khi thu thập và phân tích các thông tin có sẵn trên các văn bản hiện hành; Thông tin thu thập từ bảng hỏi nhằm thu thập thêm thông tin còn thiếu hoặc xác minh lại tính chính xác của thông tin đã có, các câu hỏi được thiết kế cần bám sát nội dung của các bản kết quả PTCV và mục đích vừa nêu. Diễn đạt trong bảng hỏi phải đơn giản, dễ hiểu cho mọi đối tượng cần hỏi ở các trình độ văn hoá khác nhau.Tránh hiểu nhầm, tránh sự nhầm tưởng về đụng chạm lợi ích cá nhân, tránh hiểu sai đối tượng cần hỏi. - Triển khai thu thập thông tin từ phát bảng hỏi Ưu điểm: - Đây là phương pháp rất khổ biến - Thu thập thông tin nhiều, nhanh, tốn ít công sức và chi phí - Các thông tin thu được về cơ bản đã được lượng hoá và không quá phân tán, thuận lơị cho việc xử lý trên máy tính Nhược điểm: - Tính chính xác của thông tin lệ thuộc nhiều vào chất lượng của bảng hỏi, tâm lý và ảnh hưởng tâm lý lan truyền của các đối tượng được hỏi - Việc thiết kế bảng hỏi cần phải có kinh nghiệm, đầu tư nhiều thời gian, công sức - Việc xử lý thông tin tương đối tốn thời gian và công sức so với các phương pháp khác Điều kiện áp dụng: có thể áp dụng cho mọi công việc. Đối với các công việc do lao động có trình độ văn hoá thấp thực hiện thì cần phải lưu ý đặc biệt đến khả năng đọc hiểu và diễn đạt nội dung trả lời (viết) của họ. 2. Quan sát- trao đổi Khái niệm: là phương pháp trong đó người cán bộ nghiên cứu tiến hành quan sát và ghi chép đầy đủ các hoạt động của một hay một nhóm người lao động thực hiện công việc, khi cần thiết có thể trao đổi trực tiếp với họ để làm rõ them nội dung công việc. Đối tượng quan sát- trao đổi: là những người đang trực tiếp thực hiện công việc Cách thức thực hiện: Cán bộ nghiên cứu trực tiếp khảo sát, ghi chép đầy đủ nội dung công việc được NLĐ thực hiện, các hoạt động nào được thực hiện, tại sao phải thực hiện và được thực hiện như thế nào, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các loại máy móc, thiết bị, dụng cụ và nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc Ưu điểm: - Thông tin sát thực, tính chính xác tương đối cao - Thông tin đảm bảo đủ các khía cạnh trên thực tế - Không tốn nhiều thời gian cho xử lý thông tin Nhược điểm: - Tính chính xác của thông tin vẫn có sự ảnh hưởng của cách nhìn nhận và diễn đạt của cán bộ khảo sát và đối tượng được khảo sát - Nguồn thông tin ít (mỗi lần quan sát chỉ quan sát được một NLĐ hoặc 1 nhóm NLĐ) - Tốn thời gian, công sức và chi phí cho khâu thu thập thông tin - Phương pháp này giúp các nhà nghiên cứu thu thập được các thông tin phong phú và thực tế về công việc Điều kiện áp dụng - Sử dụng hữu hiệu đối với những công việc có thể đo lường, quá trình thực hiện của người lao động rõ ràng nội dung và dễ quan sát thấy. - Do đặc điểm và tính chất của công việc, nhiều công việc không dễ dàng cho việc quan sát, cũng như nhiều công việc không biểu lộ hết hành vi ra bên ngoài trong quá trình thực hiện công việc của người lao động để quan sát như các hoạt động lao động trí óc => không áp dụng được phương pháp này. 3. Phỏng vấn Khái niệm: là phương pháp mà người cán bộ phân tích công việc gặp trực tiếp đối tượng am hiểu về công việc để hỏi trực tiếp nhằm lấy thông tin cho phân tích công việc. Đối tượng phỏng vấn: có thể gồm mọi người am hiểu về công việc; Thông thường được dùng để phỏng vấn cán bộ quản lý trực tiếp để không những hỏi về công việc do người lao động họ quản lý trực tiếp thực hiện mà còn hỏi về mối quan hệ trong công việc và tiêu chuẩn thực hiện các công việc có mối liên hệ trực tiếp với nhau. Phỏng vấn có thể được dùng lần lượt để hỏi thông tin về công việc từ những người thực hiện sau đó hỏi những người quản lý trực tiếp để thu thập thông tin bổ sung hoặc xác minh thông tin. Cách thức thực hiện: - Thiết kế câu hỏi phỏng vấn: bám sát nội dung của các văn bản thể hiện kết quả phân tích công việc, mục đích thu thập thông tin để thiết kế, tránh sử dụng những câu hỏi thừa, ít giá trị. Các câu hỏi cần cụ thể, dễ hiểu, ngắn gọn, sử dụng các câu hỏi đóng khi có thể. - Trước khi phỏng vấn cần phải thống nhất và làm rõ mục đích của phỏng vấn, cố gắng lôi kéo và có được sự ủng hộ và giúp đỡ của các cấp, đặc biệt là đối tượng phỏng vấn, tránh ảnh hưởng tâm lý không tốt, sự va chạm quyền lợi, ảnh hưởng của cái tôi - Tạo không gian, không khí thoải mái khi phỏng vấn, bám sát câu hỏi định hướng đã chuẩn bị. Luôn nhớ và định hướng cho người được phỏng vấn đối tượng được trao đổi, làm rõ là công việc chứ không phải là người thực hiện nó, nhằm đảm bảo tính khách quan, tính chính xác cho thông tin thu được. Ưu điểm: độ tin cậy tương đối cao của thông tin thu thập được Nhược điểm: tốn kinh phí, thời gian, công sức. Mức độ chính xác có thể bị ảnh hưởng bởi “cái tôi”, tâm lý và khả năng diễn đạt (nói) của người được hỏi. Điều kiện áp dụng: Có thể áp dụng cho mọi công việc tuy nhiên do hiệu suất thấp chỉ nên áp dụng để thu thập thông tin bổ sung hoặc xác minh thêm thông tin. 4. Hội thảo chuyên gia Khái niệm: Hội thảo chuyên gia là phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc, thông qua việc tổ chức những buổi hội thảo để thảo luận về những vấn đề quy định cho mỗi công việc cụ thể với sự tham gia của các chuyên gia am hiểu về công việc đó. Đối tượng tham gia hội thảo: có thể bao gồm những công nhân lành nghề, người quản lý trực tiếp, cán bộ kỹ thuật liên quan đến công việc, các chuyên gia về công việc, chuyên gia phân tích công việc. Cách thức thực hiện: Xác định rõ mục đích hội thảo (thông thường là lấy ý kiến thống nhất về một số những vấn đề chưa từng được thống nhất hoặc còn mâu thuẫn, tranh cãi hoặc thu thập thông tin bổ sung, hoàn thiện cho vấn đề nghiên cứu). Đối với phân tích công việc thì mục đích thường là hoàn thiện, thống nhất về kết quả, thông tin trong phân tích; Xác định các vấn đề cụ thể, trọng tâm cần thảo luận lấy ý kiến; Xác định rõ trình tự và phương pháp thảo luận; Thống nhất về cách thức chốt kết quả; Tiến hành hội thảo, bám sát mục đích đã đề ra. Cũng giống như mọi cuộc hội thảo khác, để hội thảo thành công cần cung cấp trước các tài liệu về vấn đề thảo luận, tài liệu định hướng cách thức thảo luận để các đối tượng tham gia có thời gian nghiên cứu và chuẩn bị ý kiến từ trước. Ưu điểm: - Đảm bảo đầy đủ những thông tin cần thiết cho phân tích công việc. - Tránh được mọi muẫu thuẫn, tranh cãi không đáng có về kết quả phân tích. - Đảm bảo tính đồng thuận, tính khả thi khi sử dụng kết quả phân tích. Nhược điểm: - Tốn kinh phí, sắp đặt thời gian - Cần đầu tư nhiều cho khâu chuẩn bị Điều kiện áp dụng: áp dụng được trong phân tích mọi công việc. Chỉ nên áp dụng cuối cùng sau khí có được thông tin từ nhiều phương pháp khác. Những ý kiến trao đổi giữa các thành viên sẽ làm sáng tỏ và bổ sung thêm những chi tiết mà người nghiên cứu không thu thập được qua các phương pháp khác. Ngoài ra, quá trình trao đổi ý kiến đó còn làm rõ cả những trách nhiệm và nhiệm vụ của các thành viên tham gia hội thảo. Phương pháp thu thập thông tin trong bài phỏng vấn Phương pháp phỏng vấn và bảng hỏi được em dùng để thu thập thông tin về đề tài “phân tích chức danh công việc Trưởng phòng hành chính nhân sự”. Phỏng vấn: vì đây là công việc liên quan đến quản lý, không phải là công việc sản xuất, vì vậy sử dụng phương pháp quan sát, ghi chép sự kiện quan trọng sẽ không đạt hiệu quả cao. Khi sử dụng phương pháp phỏng vấn có thể thu thập thông tin từ chính đối tượng thực hiện công việc nên các thông tin thu được sẽ cụ thể hơn, có độ tin cậy tương đối cao. Bảng hỏi: sử dụng phương pháp này có thể thu thập thông tin nhiều, nhanh, tốn ít công sức và chi phí. Các thông tin thu được không bị phân tán mà tập trung vào một trọng tâm. Người cần hỏi sẽ dễ dàng trả lời các câu hỏi. Câu 8: Đánh giá ưu nhược điểm của các phương pháp thu thập thông tin PTCV và trình bày phương pháp mà anh c