Chủ đề Làm việc nhóm và xử lý xung đột

I. Khái quát về nhóm 1. Nhóm là gì?  Nhóm là hai hay nhiều cá nhân có tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau, cùng hướng đến những mục tiêu cụ thể.  Nhóm có ảnh hưởng tới cá nhân, vì vậy hành vi của cá nhân ở trong một nhóm sẽ khác với khi họ đứng riêng lẻ Nhóm chính thức – được hình thành theo quyết định của lãnh đạo để thực hiện mục tiêu cụ thể, theo cấu trúc tổ chức Nhóm mệnh lệnh/ chỉ huy Nhóm nhiệm vụ/ Nhóm không chính thức Nhóm lợi ích Nhóm bạn bè Nhóm tự quản Nhóm ảo  Đạt mục tiêu  Sự tương tác và liên minh  Quyền lực và sức mạnh  Địa vị và tự trọng  Sự an toàn Sự lây lan tâm lý Sự bắt chước / chây lười tập thể Dư luận tập thể Tin đồn Cách suy nghĩ theo nhóm (groupthink) Việc luôn mong muốn sự đồng thuận cao của tất cả thành viên có thể gây trở ngại trong việc xem xét các giải pháp thay thế khác của nhóm  Hình thành: làm quen nhau, vượt qua những ngại ngùng ban đầu và dần xác lập vị trí trong nhóm  Sóng gió: tranh luận, tranh cãi, thử nghiệm vai trò, xác định cấu trúc thứ bậc trong nhóm  Định hình các chuẩn mực: nhóm có sự gắn bó, nhất quán trong cách ứng xử, xây dựng các chuẩn mực  Thực hiện: nhóm tập trung vào hoàn thành mục tiêu và hoạt động hiệu quả, nhóm đã trưởng thành HÌNH THÀNH  Xác lập mục tiêu của nhóm  Lựa chọn thành viên dựa trên  Kỹ năng chuyên môn  Kỹ năng làm việc theo nhóm  Phẩm chất cá nhân  Thiết lập kênh thông tin hiệu quả  Khuyến khích sự tham gia của các thành viên  Xây dựng nét đặc trưng của nhóm SÓNG GIÓ:  Tìm hiểu nguyên nhân các mâu thuẫn và giải quyết  Khuyến khích tranh luận thẳng thắn để làm sáng tỏ và cùng giải quyết vấn đề  Hướng mâu thuẫn vào công việc hơn là vào tính cách của mỗi cá nhân ĐỊNH HÌNH CÁC CHUẨN MỰC:  Xây dựng các quy tắc và chuẩn mực về hành vi đối với công việc, các thành viên trong nhóm, với xã hội  Xác định những điều (hành vi) cấm kỵ  Củng cố niềm tin THỰC HIỆN  Xây dựng kế hoạch phát triển nhóm và thảo luận KH với nhóm  Duy trì các chuẩn mực đề ra và khuyến khích xây dựng các chuẩn mực mới cao hơn  Tăng cường thông tin phản hồi về kết quả công việc II. Phát triển nhóm làm việc hiệu quả Mục tiêu và giá trị của nhóm và cá nhân có sự hoà hợp Người lãnh đạo nhóm tạo được uy tín Các thành viên trong nhóm được động viên tốt để cả nhóm đạt được mục tiêu Bầu không khí thân thiện, sáng tạo, hợp tác, giúp nhau Sẵn sàng chấp nhận rủi ro và chia sẻ thông tin Tin tưởng lẫn nhau Các thành viên bị cuốn hút vào nhóm và trung thành với nhóm, nhóm trở nên vững chắc và gắn kết Mức độ phù hợp mục tiêu của tổ chức Mức độ gắn kết thấp cao cao có định hướng khá xa rời mục tiêu của TC có định hướng hầu như hướng đến mục tiêu của TC có định hướng xa rời mục tiêu của TC có định hướng hướng đến mục tiêu của TC thấp Sự vững chắc của nhóm là mức độ gắn bó, hấp dẫn , chia sẻ lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm Các yếu tố xác định sự vững chắc của nhóm :  Mục tiêu chung và riêng hòa hợp  Thời gian cùng nhau  Quy mô nhóm  Khó xâm nhập  Những thành công trong quá khứ  Những đe doạ từ bên ngoài Sự vững chắc của nhóm ảnh hưởng tích cực tới năng suất và hiệu quả Năng suất và hiệu quả tăng sẽ giúp củng cố sự vững chắc của nhóm BỐI CẢNH: - ĐỦ NGUỒN LỰC -NĂNG LỰC LẢNH ĐẠO -SỰ TIN TƯỞNG -HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THÀNH PHẦN: -KHẢ NĂNG CỦA CÁC THÀNH VIÊN -TÍNH CÁCH -PHÂN BỔ VAI TRÒ -QUY MÔ NHÓM -SỰ ĐA DẠNG QUÁ TRÌNH: -MỤC TIÊU CHUNG -MỨC ĐỘ XUNG ĐỘT -SỨC Ỳ HIỆU QUẢ NHÓM  Lựa chọn: tuyển người có tinh thần làm việc nhóm  Đào tạo: tạo nên những người làm việc nhóm  Khen thưởng: tạo động lực để trở thành nhóm viên tốt  Hãy cẩn thận! Không phải lúc nào làm việc theo nhóm cũng là phương án tốt  Khi cùng làm việc trong nhóm , giữa con người sẽ phát sinh các mối tương tác. Các dạng của hành vi từ những tương tác này có thể là : Vô tư Hợp tác Cạnh tranh Xung đột Hướng tới người khác Hướng tới bản thân Vô tư Hợp tác Cạnh tranh Xung đột Nhiệm vụ độc lập  Tăng năng suất Cạnh tranh Nhiệm vụ phụ thuộc  Giảm năng suất Nhiệm vụ độc lập  Năng suất không đổi Hợp tác Nhiệm vụ phụ thuộc  Tăng năng suất Phần thưởng Nhiệm vụ Năng suất  Cạnh tranh làm tăng động viên và tăng năng suất khi con người làm việc một mình với các nhiệm vụ độc lập.  Nhưng khi nhiệm vụ là phụ thuộc lẫn nhau và đòi hòi các nỗ lực hợp tác giữa các cá nhân thì phần thưởng phải hướng vào việc thưởng cho sự hợp tác. 2. Xung đột  Xung đột là kết cục xảy ra khi giữa hai hay nhiều phía trong quá trình theo đuổi mục tiêu đã đưa ra những hành động không tương đồng và phía này cố gắng ngăn chặn hoặc cản trở những nỗ lực của phía khác.  Xung đột là tất yếu trong các tổ chức, nó có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến hiệu quả làm việc của tổ chức tùy thuộc vào bản chất của xung đột và cách thức xử lý xung đột.  Xung đột chức năng(functional conflict): là xung đột mà kết cục mang lại sự hoàn thiện hoặc lợi ích cho nhóm hay tổ chức. Loại xung đột này thường tập trung vào nhiệm vụ, các tranh cãi mang tính xây dựng có thể giúp ra quyết định tốt hơn và nâng cao hiệu quả công việc  Xung đột phi chức năng(dysfunctional conflict): là sự đối đầu giữa các phía mà điều này cản trở việc đạt mục tiêu của tổ chức hay nhóm. Loại xung đột này thường làm cho nhóm không tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, vì thế sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến nhóm và tổ chức. Nâng cao chất lượng của các quyết định Kích thích sự sáng tạo và đổi mới Khuyến khích sự quan tâm Thúc đẩy tự đánh giá và thích ứng Tốn nhiều thời gian Theo đuổi lợi ích cá nhân, hi sinh lợi ích tập thể Tổn hại sức khoẻ và tình trạng tâm lý, mệt mỏi, căng thẳng Không hoàn thành nhiệm vụ  Xung đột nhiệm vụ: xung đột liên quan đến quan điểm giải quyết công việc, thường do sự khác biệt về địa vị, kinh nghiệm chuyên môn, thâm niên công tác  Xung đột quan hệ: xung đột liên quan đến mối quan hệ con người, thường do khác biệt về tính cách, sở thích, hoàn cảnh sống  Xung đột quy trình: xung đột liên quan đến phân chia nhiêm vụ và trách nhiệm, sự phối hợp để thực hiện nhiệm vụ AB C Cao Hiệu quả Thấp Thấp Mức độ xung đột giữa các nhóm Cao Möùc ñoä XÑ giöõa caùc nhoùm Ñaëc ñieåm cuûa toå chöùc Hieäu quaû laøm vieäc cuûa toå chöùc Tình huoáng A Thaáp Thích nghi chaäm vôùi thay ñoåi cuûa moâi tröôøng Söï trì treä Söï thôø ô Ít kích thích yù töôûng saùng taïo thaáp Tình huoáng B rungT bình/toái öu Saùng taïo vaø thích nghi nhanh vôùi thay ñoåi moâi tröôøng Tìm kieám giaûi phaùp uX höôùng tích cöïc vôùi muïc tieâu cao Tình huoáng C aoC Söï chia reõ Khoâng coù söï hôïp taùc Hoãn loaïn thaáp 1. Trong nhóm  Truyền đạt  Cấu trúc tổ chức  Sự khác biệt cá nhân 2. Giữa các nhóm  Sự phụ thuôc lẫn nhau đối với nhiệm vụ  Mục tiêu không tương đồng  Thái độ thắng thua  Sử dụng đe doạ Thay đổi trong nhóm  Sự vững chắc tăng lên  Sự trung thành tăng lên  Độc đóan trong lãnh đạo tăng lên Thay đổi giữa các nhóm  Thông tin giảm  Nhận thức bị bóp méo  Sự khái quát hoá tiêu cực 3. Giải quyết xung đột S T T Các bước Nội dung 1 Lắng nghe Lắng nghe các bên trình bày và giải thích quan điểm của mình, và nghe họ đánh giá về đối phương. Nhà lãnh đạo cần xem xét kỹ lợi ích của họ trong vụ xung đột 2 Ra quyết định đình chiến Các mâu thuẫn, xung đột khó có thể giải quyết được ngay. Nhà lãnh đạo cần thời gian tìm ra bản chất của vấn đề. Hãy dùng quyền yêu cầu chấm dứt ngay xung đột, và thông báo thời hạn giải quyết cho các bên. 3 Thu thập thông tin Yêu cầu các bên cung cấp thông tin. Đồng thời thu thập thông tin từ mọi nguồn, mọi người có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới các bên gây nên mâu thuẫn, xung đột. Cần phải xác định được đâu là thông tin chính xác, có giá trị. 4 Tìm hiểu nguyên nhân Liệt kê ra tất cả các nguyên nhân có thể dẫn tới mâu thuẫn, xung đột và xác định xem đâu là nguyên nhân chủ yếu, từ đó mới tìm ra hướng giải quyết 5 Áp dụng Các chuyên gia quản trị doanh nghiệp đã đưa ra ba chiến Các bước giải quyết xung đột Chiến lược giải quyết xung đột  Chiến lược thắng – thua: Nhà lãnh đạo dùng quyền lãnh đạo để buộc người nào đó chịu thua. Chiến lược này thường được dùng khi nhà lãnh đạo thấy một bên nào thắng sẽ có lợi cho doanh nghiệp và bên thua kia không gây ảnh hưởng nhiều tới doanh nghiệp.  Chiến lược thua – thua: được sử dụng khi cần một giải pháp nhanh. Giải pháp đưa ra không làm cho từng bên thỏa mãn hoàn toàn, mà bên nào cũng phải chịu thiệt thòi. Đây là biện pháp ngắn hạn bởi việc cần thiết là tập trung hàn gắn nhanh chóng các mối quan hệ chứ không phải là tìm nguyên nhân gây ra mâu thuẫn.  Chiến lược thắng - thắng: hướng tới việc tìm ra nguyên nhân. Chiến lược này đòi hỏi nhà lãnh đạo – là người giải quyết mâu thuẫn, cần phải kiên nhẫn và linh động, phải tập trung xác định vấn đề mà mọi người đều có thể chấp nhận được. Việc tìm ra giải pháp thắng - thắng đòi hỏi lòng tin và khả năng lắng nghe. Các bên không thể tranh đua và tập trung vào việc thắng lợi cá nhân. Cao Thấp Ñoäc ñoaùn Nhöõng noã löïc thoaû maõn caùc nhu caàu vaø quan taâm cuûa baûn thaân. Thấp Cao Eùp buộc Né tránh Thoả hiệp Hợp tác Nhượng bộ Những nỗ lực thoả mãn các nhu cầu quan tâm của đối tác Hợp tác  Phong cách xử lý xung đột của mỗi cá nhân sẽ ảnh hưởng đến việc xử lý xung đột vì vậy cần hiểu phong cách xử lý xung đột của bạn  Mỗi phong cách cụ thể sẽ phù hợp trong từng tình huống vì vậy cần thay đổi PC linh hoạt để xử lý xung đột thành công.  Cần chọn lựa xung đột muốn giải quyết theo mức độ ưu tiên và tập trung xử lý một cách hiệu quả Thay đổi dòng thông tin: sử dụng thông tin cảnh báo hoặc tin đồn một cách thận trọng Đưa các cá nhân bên ngoài vào nhóm Kích thích sự cạnh tranh