Chức năng nhiệm vụ hành chính nhân sự

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ MỤC LỤC I - MỤC ĐÍCH: Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc. Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi. Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của Công ty. II – PHẠM VI: Áp dụng cho Phòng Hành chánh Nhân sự Công ty. III – NỘI DUNG: Sơ đồ tổ chức: Ban Giám đốc TP H.chánh – N.sự TL.Nhân sự Thư ký HC NV.Giao nhận NV. Bảo vệ Chức năng: Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty. Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo. Tổ chưc việc quản lý nhân sự toàn công ty. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thức người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Giám đốc . Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. Phục vụ các công tác hành chánh để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt. Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty. Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự. Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa BGĐ và Người lao động trong Công ty. Nhiệm vụ: Thực hiện chức năng 2.1 Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận liên quan. Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện. Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt. Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động. Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty. Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng CNV Công ty nghỉ việc. Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lương đội ngũ CNV lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc. Làm cầu nối giữa Lãnh đạo Công ty và tập thể người lao động. Thực hiện chức năng 2.2 Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm. Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong công ty. Đánh giá kết quả đào tạo. Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động... Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty. Thực hiện chức năng 2.3 Điều động nhận sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh. Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành. Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của CNV Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự. Lập ngân sách nhân sự Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty. Giải quyết khiếu nại kỷ luật của CNV Công ty. Thực hiện chức năng 2.4 Bảo vệ lợi ích hợp pháp của Công ty và của người lao động. Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. Thực hiện việc kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo đúng qui định của công ty. Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp hình thức trả lương, thưởng, phụ cấp làm việc tại Công ty. Theo dõi thực hiện các chế độ cho người lao động theo qui định của Công ty. Tổ chức theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thực hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế cho người lao động theo chỉ đạo của BGĐ. Lập danh sách lao động định kỳ theo qui định của cơ quan nhà nước. Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho người lao động. Tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với các chế độ lễ tết. Giao dịch với các cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động. Đánh giá thực hiện công việc. Thực hiện chức năng 2.5 Lập phương án, tổ chức thực hiện các Quyết định, Quy định của BGĐ. Giám sát việc thực hiện theo các phương án đã được duyệt, báo cáo đầy đủ, kịp thời và trung thực tình hình diễn biến và kết quả công việc khi thực hiện nhiệm vụ BGĐ giao. Thực hiện chức năng 2.6 Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty. Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó. Thực hiện chức năng 2.7 Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin. Nghiên cứu và nắm vững qui định pháùp luật liên quan đến hoạt động của Công ty, đảm bảo cho hoạt động của Công ty luôn phù hợp pháp luật. Phục vụ hành chánh, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinh doanh. Xây dựng, gìn giử và phát triễn mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh. Tổ chức cuộc họp theo yêu cầu của Côngty. Tổ chức lể tân, tiếp khách hàng, đối tác trong, ngoài nước. Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, từng bước xây dựng văn hóa riêng của Công ty tạo điều kiện phục vụ tốt nhất cho khách hàng. Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trử và phổ biến các thông tin kinh tế, xã hội, thương mại, pháp luật, công nghệ và kịp thời báo cáo BGĐ để có quyết định kịp thời. Phục vụ tốt nhất các điều kiện pháp lý hành chánh, hậu cần, an sinh để sản xuất thông suốt. Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản Công ty. Thực hiện các công tác pháp lý, bảo vệ lợi ích pháp lý cho Công ty, giữ các hồ sơ pháp lý của Công ty. Phối hợp với các đơn vị khác bảo vệ bản quyền nhãn hiệu hàng hóa, kiểu dáng công nghiệp, xuất xứ, phát minh, sáng chế… của Công ty. Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến. Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu. Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên quan. Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ. Giữ bí mật nội dung các công văn giấy tờ, tài liệu… Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định của Công ty. Giao nhận hàng hoá, công văn tài liệu đến các bộ phận liên quan. Thực hiện chức năng 2.8 Quản lý hồ sơ các loại tài sản của công ty. Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản công ty của các bộ phận. Phối hợp nhà cung cấp tổ chức việc lắp đặt tài sản. Phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo trì đột xuất. Xử lý kịp thời những công việc liên quan đến công tác bảo vệ. Thực hiện công tac an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty. Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương tiện ra vào cổng, trông giữ xe cho khách đến liên hệ công tác, CBCNV Công ty. Thực hiện chức năng 2.9 Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty. Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty. Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động. Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty. Thực hiện chức năng 2.10 Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên,cách thưc tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh. Mô tả công việc: Bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí nhằm thực hiện đúng theo chức năng nhiệm vụ của Phòng HCNS được quy định riêng. œ BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HCNS Bộ phận Phòng Hành chánh Nhân sự Chức danh Trưởng phòng Hành chánh Nhân sự Mã công việc HR - HRM Cán bộ quản lý trực tiếp Ban giám đốc I / MỤC ĐÍCH: Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV. Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc. Trách công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được việc va chạm trong việc thực hiện công việc. Đánh giá việc thực hiện công việc. Trả công lao động… II/ PHẠM VI: Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn Trưởng phòng HCNS III/ NỘI DUNG: Trách nhiệm: Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng. Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty. Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự. Lập ngân sách nhân sự. Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc. Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty. Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ. Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty. Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó. Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty. Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự. Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty. Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty. Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động. Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty. Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh. Quyền hạn: Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HCNS. Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong phòng. Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong phòng. Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành. Được quyền thừa lệnh GĐ công ty xử lý những CNV vi phạm nội quy trong công ty nhưng phải bảo đảm chấp hành đúng luật lao động. Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty. Tham gia cùng các trưởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh, lương, biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả. Thừa uỷ nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BGĐ, nhà nước để CNV am hiểu và thực hiện. Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BGĐ giao. Aùp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của người lao động. Xử lý các sai phạm của CNV căn cứ nội qui Công ty và pháp luật Nhà nước. Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được BGĐ uỷ quyền. Tạm thời đình chỉ công tác đối với CNV theo ủy nhiệm của BGĐ khi thấy có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng nội qui, qui định của Công ty như không chấp hành lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động, lôi kéo CNV làm điều sai trái, gây thiệt hại về người và của cho Công ty v.v... Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HCNS. Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BGĐ. Báo cáo và uỷ quyền: Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chánh nhân sự theo nhiệm vụ được giao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao. Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thực hiện. Tiêu chuẩn: Trình độ học vấn/chuyên môn: Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chánh, luật trở lên. Vi tính văn phòng tương đương B trở lên. Kỹ năng: Kỹ năng lãnh đạo nhân viên. Kỹ năng lập kế hoạch. Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc. Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo. Kỹ năng giao tiếp tốt. Kinh nghiệm: Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị nhân sự và hành chánh. Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Phẩm chất cá nhân: Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc. Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác. Sáng tạo trong công việc. Điều kiện làm việc: Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30, ngày chủ nhật được nghỉ. Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty. Phương tiện làm việc: Cung cấp bàn chế làm việc, tủ đựng hồ sơ. 01 máy vi tính. Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung của công ty. œ BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO TRÌ Bộ phận Phòng Hành chánh nhân sự Chức danh Nhân viên bảo trì Mã công việc HR - MS Cán bộ quản lý trực tiếp TP. HCNS I / MỤC ĐÍCH: Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV. Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc. Trách công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được việc va chạm trong việc thực hiện công việc. Đánh giá việc thực hiện công việc. Trả công lao động… II/ PHẠM VI: Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn Nhân viên bảo trì. III/ NỘI DUNG: Trách nhiệm: Nhận các phiếu sửa chữa từ các bộ phận, chuyển TP HCNS, sau khi nhận lại phiếu sửa chữa thì tiến hành sửa chữa. Trường hợp chưa sửa chữa được thì báo cho người sử dụng biết, khi nào có thể sửa chữa được. Sau khi sửa chữa xong, đối với việc sửa chữa do sử dụng dịch vụ thuê ngoài thì phải lập biên bản sửa chữa và nghiệm thu. Sau khi nghiệm thu xong, chuyển biên bản nghiệm thu cho TP xem xét, sau đó photo một bản cho phòng kế toán để chuẩn bị kế hoạch thanh toán. Đới với việc lắp đặt tài sản: Khi nhận được giấy đề nghị của các bộ phận, hay thông tin từ TP cần lắp đặt mới một loại tài sản, trang thiết bị thì tổ chức lắp đặt theo yêu cầu. Trường hợp cần mua thiết bị – tài sản mới thì phải tiến hành báo giá (ít nhất 03 đơn vị báo giá), sau khi duyệt giá xong thì tiến hành lắp đặt. Lập biên bản bàn giao tài sản với người sử dụng. Sau khi lắp đặt xong, đối tài sản không cần nghiệm thu thì tiến hành lập biên bản lắp đặt và nghiệp thu ngay. Đối với loại tài sản cần nghiệm thu, thì chỉ nghiệm thu sau khi tài sản đã sử dụng ổn định (10-30 ngày). Sau khi nghiệm thu xong, chuyển biên bản nghiệm thu cho TP xem xét, sau đó photo một bản cho phòng kế toán để chuẩn bị kế hoạch thanh toán. Lập phiếu lí lịch máy đối với các thiết bị mới và cập nhật ngay thông tin theo yêu cầu trong phiếu lí lịch máy. Lập danh sách tài sản theo biểu mẫu của công ty, cập nhật thường xuyên các loại tài sản mới. Đề ra các biện pháp ngăn ngừa hư hỏng cho các loại máy móc trong công ty. Kiểm tra các loại tài sản hàng tháng theo biểu mẫu của công ty. Thừa uỷ quyền Trưởng phòng HCNS giám sát công việc của bảo vệ và giao nhận. Lập lịch bảo trì các loại tài sản trong công ty, phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo trì đột xuất. Lập kế hoạch công tác và kế hoạch chuyên môn theo yêu cầu của Trưởng phòng. Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công. Quyền hạn: Không giải quyết các trường hợp đề xuất mua, sửa chữa tài sản trang thiết bị không đúng quy định, thông tin cho Trưởng phòng xin ý kiến giải quyết. Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn theo quy định của công ty. Đề xuất việc mua các tài sản trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Báo cáo và uỷ quyền: Báo cáo công tác tuần, tháng, quý năm cho Trưởng phòng. Thực hiện các báo cáo chuyên môn theo yêu cầu của Trưởng phòng. Uỷ quyền công việc cho nhân viên trong phòng thực hiện thay khi vắng mặt. Tiêu chuẩn: Trình độ học vấn/chuyên môn: Trình độ tương đương Phổ thông trung học trở lên. Kỹ năng: Biết sử dụng vi tính văn phòng word, excel. Kinh nghiệm: Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí lắp đặt bảo trì thiết bị. Phẩm chất cá nhân: Có sức khoẻ tốt, nhanh nhẹn. Trung thực. Điều kiện làm việc: Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30, ngày chủ nhật được nghỉ. Địa điểm làm việc chính : tại văn phòng công ty. Phương tiện làm việc: Cung cấp bàn chế làm việc, tủ đựng hồ sơ. 01 máy vi tính. Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung của công ty. œ BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO VỆ Bộ phận Phòng Hành chánh nhân sự Chức danh Nhân viên Bảo vệ Mã công việc HR - SS Cán bộ quản lý trực tiếp TP. HCNS I / MỤC ĐÍCH: Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV. Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc. Trách công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được việc va chạm trong việc thực hiện công việc. Đánh giá việc thực hiện công việc. Trả công lao động… II/ PHẠM VI: Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân viên bảo vệ. III/ NỘI DUNG: Trách nhiệm: Lập sổ theo dõi tài sản, vật tư, hàng hoá xuất nhập ra khỏi công ty. Sổ theo dõi tài sản xuất nhập gồm các cột sau: ngày, người giữ tài sản, tên tài sản, qui cách, đơn vị, số lượng, nhập/xuất, ghi chú. Ghi sổ sách chính xác các trường hợp xuất nhập vật tư, hàng hoá ra khỏi Công ty. Mọi tài sản xuất ra khỏi công ty phải có phiếu xuất hoặc giấy đồng ý cho xuất của Ban Giám đốc, TP HCNS. Trường hợp xuất không có giấy (đột xuất) thì người xuất phải ký vào cột ghi chú sổ theo dõi xuất nhập tài sản. Kiểm tra con dấu và chữ ký của người có đủ thẩm quyền ký xác nhận giấy tờ và hóa đơn xuất nhập. Hàng tuần, bảo vệ lập báo cáo nhập xuất tài sản trong công ty chuyển Tổ trưởng bảo vệ kiểm tra, sau đó báo cáo cho TP HCNS. Khi khách đến liên hệ giao dịch. Bảo vệ hỏi rõ lai lịch của khách sau đó liên hệ văn phòng hoặc người cần gặp. Nếu bộ phận văn phòng công ty đồng ý tiếp thì bảo vệ đề nghị khách đăng ký và xuất trình giấy tờ tùy thân trước khi vào công ty. Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CNV đưa xe vào đúng vị trí khi khách CNV dừng xe trước công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khi khách – CNV lấy lại xe, giúp khách CNV chuyển xe từ chỗ để xe ra ngoài. Khi có thư báo, bưu phẩm, quà tặng. Nhân viên bảo vệ nhận từ tay người đưa đến đồng thời chuyển ngay đến bộ phận văn thư của Công ty xử lý. Giúp đỡ các bộ phận cá nhân nơi công tác trong phạm vi thời gian cho phép. Trường hợp phân ca trực cho tại cùng một địa điểm thì bảo vệ phải lập biên bản bàn giao ca. Biên bản bàn giao ca phải thể hiện các nội dung: số lượng chìa khoá giao, ngày giờ giao, tên người giao – người nhận, các trường hợp phát sinh trong ca trực, các trường hợp cần giải quyết tiếp theo… Lập sổ theo dõi CNV và khách gồm các cột sau: ngày, họ tên, bộ phận/cơ quan, giờ đến/đi, nội dung công việc, ghi chú. Sổ theo dõi CNV và khách để theo dõi khách hàng đến, khách hàng ra khỏi công ty, CNV đến muộn, CNV về sớm, CNV từ bộ phận khác sang liên hệ công tác, CNV công tác xong trở về, CNV đi công tác, CNV đi công tác trở về, CNV từ nhà đi công tác luôn, sau đó vô công ty trễ… Mỗi trường hợp phải ghi riêng. Thứ bảy hàng tuần, bảo vệ photo sổ theo dõi CNV và khách chuyển về Trưởng phòng HCNS.ø Trường hợp bảo vệ được phân công làm ca, hoặc đổi cho người khác thì phải chuyển giao đầy đủ các sổ ghi chép trên đây, chìa khoá, phương tiện làm việc v.v. Quản lý chìa khoá các bộ phận, chìa khoá chính, ghi rõ số khoá đã bàn giao trong sổ trực ban khi được phân công. Liên hệ cơ quan lân cận hoặc địa phương để hợp đồng phối hợp khi cần thiết (khi có sự uỷ nhiệm của lãnh đạo). Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát hiện ra những CNV xâm phạm tài sản và nội qui của Công ty, báo cáo Tổ trưởng bảo vệ, Tổ trưởng bảo vệ có trách nhiệm báo cáo cho TP HCNS xem xét và xử