Chương 3 Phân tích tổ chức quản lý dự án

Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 1 TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC LAÏC HOÀNGØ Ï Ï Ï ÀØ Ï Ï Ï ÀØ Ï Ï Ï À KHOA QUAÛN TRÒÛÛÛ - KINH TEÁ QUOÁC TEÁÁ Á ÁÁ Á ÁÁ Á Á Chương 3 Phân tích tổ chức quản lý dự án TS Nguyễn Văn Tân 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 2 NỘI DUNG 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy 3.2. Các cấp quản trị 3.3. Dự kiến số lượng, chất lượng, lương của cán bộ, công nhân 3.4. Xác định số lượng công nhân trực tiếp sản xuất 3.5. Dự kiến về đào tạo 3.6. Cơ cấu nhân viên, tiền lương và kinh phí đào tạo Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 2 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 3 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy _ Nguyên tắc bố trí sơ đồ tổ chức bộ máy
Đảm bảo thực hiện mục tiêu, chương trình kế hoạch mà dự án đã vạch ra
Thống nhất lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý các mặc kinh tế, kỹ thuật, lao động,…
Tổ chức bộ máy, bố trí cán bộ phải tinh gọn, hiệu quả
Quan hệ giữa các bộ phận với lãnh đạo, điều hành, quản lý, thực hiện phải rõ ràng
Mỗi người cần thấy rõ nhiệm vụ, vị trí của mình, mỗi người chịu trách nhiệm về công việc của mình trước một thủ trưởng trực tiếp 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 4 KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC
Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt động với nhau nhằm đạt đến mục tiêu của tổ chức
Không có tổ chức xấu hay tốt mà chỉ có tổ chức thích hợp hay không thích hợp
Trong mỗi cấu trúc tổ chức, mỗi thành viên phải được xác định rõ về trách nhiệm, quyền hạn và tính chịu trách nhiệm Cấu trúc Mục tiêu A B Nhiều người Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 3 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 5 CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC 1. Cấu trúc tổ chức dạng chức năng 2. Cấu trúc tổ chức dạng dự án 3. Cấu trúc tổ chức dạng ma trận 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 6 Cấu trúc tổ chức dạng chức năng Chủ tịch/ Giám đốc Phó GĐ Marketing Phó GĐ sản xuất Phó GĐ kỹ thuật Phó GĐ Tài chính Khuyến mãi Bán hàng Nghiên cứu TT 11.. Sản xuất Kiểm soát clượng Quản lý tồn kho 11.. kỹ thuật điện kỹ thuật cơ Thiết kế 11.. Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 4 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 7 Cấu trúc tổ chức dạng chức năng Ưu điểm: Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung _Cơ cấu tổ chức cho hoạch định và kiểm soát _Tất các các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất _Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực _Sử dụng hiệu quả các yếu tố sxuất _Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên _Phù hợp cho loại hình sxuất đại trà Nhược điểm: Không có quyền lực dự án tập trung, do đó không có ai chịu trách nhiệm cho dự án tổng thể _Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án _Ít quan tâm đến yêu cầu KHàng _Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn _Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng _Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế nhất 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 8 Cấu trúc tổ chức dạng dự án Chủ tịch/ Giám đốc Phó GĐ Dự án 2 Phó GĐ Dự án n Phó GĐ Dự án 1 11.. 11.. Kỹ thuật Sản xuất Tiếp thị 11.. Kỹ thuật Sản xuất Tiếp thị Kỹ thuật Sản xuất Tiếp thị 11.. Kỹ thuật Sản xuất Tiếp thị Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 5 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 9 Cấu trúc tổ chức dạng dự án Ưu điểm: Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án _ Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng _ Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí _ Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án _ Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác _ Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng Nhược điểm: Sử dụng nguồn lực không hiệu quả _ Không chuẩn bị những công việc trong tương lai _ Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án _ Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án _ Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt đầu và kết thúc 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 10 Cấu trúc tổ chức dạng ma trận dự án 1 dự án 2 dự án n 11.. Chủ tịch/ Giám đốc Phó GĐ Marketing Phó GĐ sản xuất Phó GĐ kỹ thuật Phó GĐ Tài chính Phó GĐ Quản lý các dự án Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 6 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 11 Cấu trúc tổ chức dạng ma trận Ưu điểm: _ Sử dụng hiệu quả nguồn lực _ Tổng hợp dự án tốt _ Luồng thông tin được cải thiện _ Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng _ Duy trì kỷ luật làm việc tốt _ Động lực và cam kết được cải thiện Nhược điểm: Sự tranh chấp về quyền lực _ Gia tăng các mâu thuẫn _ Thời gian phản ứng lại chậm chạp _ Khó khăn trong giám sát và kiểm soát _ Quản lý phí tăng cao _ Các thành viên tham gia dự án luôn trải qua nhiều căng thẳng 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 12 Cơ cấu quản lý của doanh nghiệp NN
Hội đồng quản trị
Một giám đốc
Một số phó giám đốc
Các phòng ban
Các phân xưởng
Các tổ, đội sản xuất Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 7 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 13 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNHH (Điều 46, Chương III, Luật Doanh nghiệp 2005)
Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Công ty trách nhiệm hữu hạn có từ mười một thành viên trở lên phải thành lập Ban kiểm soát; trường hợp có ít hơn mười một thành viên, có thể thành lập Ban kiểm soát phù hợp với yêu cầu quản trị công ty. Quyền, nghĩa vụ, tiêu chuẩn, điều kiện và chế độ làm việc của Ban kiểm soát, Trưởng ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định.
Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty theo quy định tại Điều lệ công ty. Người đại diện theo pháp luật của công ty phải thường trú tại Việt Nam; trường hợp vắng mặt ở Việt Nam trên ba mươi ngày thì phải uỷ quyền bằng văn bản cho người khác theo quy định tại Điều lệ công ty để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty. 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 14 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNHH (Điều 67, Chương III, Luật Doanh nghiệp 2005) Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là tổ chức 1. Chủ sở hữu công ty bổ nhiệm một hoặc một số người đại diện theo uỷ quyền với nhiệm kỳ không quá năm năm để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình theo quy định của Luật này và pháp luật có liên quan. Người đại diện theo uỷ quyền phải có đủ các tiêu chuẩn và điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 48 của Luật này. 2. Chủ sở hữu công ty có quyền thay thế người đại diện theo uỷ quyền bất cứ khi nào. 3. Trường hợp có ít nhất hai người được bổ nhiệm làm đại diện theo uỷ quyền thì cơ cấu tổ chức quản lý của công ty bao gồm Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên; trong trường hợp này, Hội đồng thành viên gồm tất cả người đại diện theo uỷ quyền. 4. Trường hợp một người được bổ nhiệm làm người đại diện theo uỷ quyền thì người đó làm Chủ tịch công ty; trong trường hợp này cơ cấu tổ chức quản lý của công ty bao gồm Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên. 5. Điều lệ công ty quy định Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Người đại diện theo pháp luật của công ty phải thường trú tại Việt Nam; nếu vắng mặt quá ba mươi ngày ở Việt Nam thì phải uỷ quyền bằng văn bản cho người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. 6. Chức năng, quyền và nhiệm vụ của Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên quy định tại các điều 68, 69, 70 và 71 của Luật này. Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 8 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 15 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNHH (Điều 74, Chương III, Luật Doanh nghiệp 2005)
Cơ cấu tổ chức quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là cá nhân 1. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là cá nhân có Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Chủ sở hữu công ty đồng thời là Chủ tịch công ty. Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty theo quy định tại Điều lệ công ty. 2. Chủ tịch công ty có thể kiêm nhiệm hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. 3. Quyền, nghĩa vụ, nhiệm vụ cụ thể của Giám đốc được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc hoặc Tổng giám đốc ký với Chủ tịch công ty. 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 16 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần (Điều 95, Chương IV, Luật Doanh nghiệp 2005)
Công ty cổ phần có Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc; đối với công ty cổ phần có trên mười một cổ đông là cá nhân hoặc có cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công ty phải có Ban kiểm soát.
Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty được quy định tại Điều lệ công ty. Người đại diện theo pháp luật của công ty phải thường trú ở Việt Nam; trường hợp vắng mặt trên ba mươi ngày ở Việt Nam thì phải uỷ quyền bằng văn bản cho người khác theo quy định tại Điều lệ công ty để thực hiện các quyền và nhiệm vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty. Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 9 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 17 3.2. Các cấp quản trị _ Cấp lãnh đạo:
Đại hội đồng hoặc Đại hội cổ đông 1. Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần. 2. Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nhiệm vụ sau đây: a) Thông qua định hướng phát triển của công ty; b) Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác; c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát; d) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác; đ) Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán quy định tại Điều lệ công ty; e) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm; g) Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại; h) Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty; i) Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty; k) Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty. 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 18 3.2. Các cấp quản trị (tt) _ Cấp lãnh đạo:
Hội đồng quản trị: 1. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. 2. Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau đây: a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty; b) Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; c) Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác; d) Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty; đ) Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 91 của Luật này; e) Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật này hoặc Điều lệ công ty; g) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, trừ hợp đồng và giao dịch quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 120 của Luật này; (Xem chi tiết tại điều 108, luật Doanh nghiệp năm 2005) Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 10 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 19 3.2. Các cấp quản trị (tt) _ Cấp điều hành: Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc 1. Hội đồng quản trị bổ nhiệm một người trong số họ hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. 2. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau đây: a) Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị; b) Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị; c) Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; d) Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty; đ) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị; e) Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc; g) Tuyển dụng lao động; h) Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh; i) Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quyết định của Hội đồng quản trị. 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 20 3.2. Các cấp quản trị (tt) _ Cấp thừa hành: bao gồm các bộ phận quản lý theo chức năng, các phân xưởng cho đến tận công nhân Trong dự án chưa cần nêu rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận này Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 11 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 21 3.3. Dự kiến số lượng, chất lượng, lương của cán bộ, công nhân Dự kiến số lượng nhân viên, công nhân, bao gồm cả các công việc phụ như tạp vụ, bảo vệ, tiếp tân, lái xe, … cần phân rõ: _ Người trong nước, người nước ngoài _ Yêu cầu về chuyên môn, ngoại ngữ, vi tính _ Công nhân có chuyên môn, phổ thông _ Nam, nữ _ Tuổi nghề, tuổi đời _ Mức lương tối thiểu của từng loại cán bộ, nhân viên từ tổng giám đốc đến công nhân. 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 22 CẤU TRÚC NHÓM DỰ ÁN Người phác họa Người thiết kế Người thực hiện Người mua sắm Thư ký Kế toán kỹ sư Người lập kế hoạch NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 12 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 23 NHÓM DỰ ÁN LÀ GÌ? Một tổ chức thường có 3 nhóm
Nhóm thông tin: thu thập và đối chiếu thông tin, đề xuất ý kiến. Như nhóm nghiên cứu, nhóm chất lượng , nhóm tư vấn quản lý
Nhóm sản xuất: tạo ra các sản phẩm và dịch vụ. Như tổ chế tạo, nhóm làm giàn giáo, nhóm công tác xã hội
Nhóm quản lý: tổ chức và quản lý con người và các nguồn tài nguyên. Như ban điều hành, ban giám sát hay nhóm dự án 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 24 Sự khác nhau giữa nhóm và tập thể Thành viên của một tập thể: _ Có các mục tiêu chung _ Thực hiện những hành động cá nhân _ Tạo ra những thành quả cá nhân _ Sử dụng những ảnh hưởng Thành viên của một nhóm _ Chia sẻ các mục đích _ Thực hiện những hành động hợp tác _ Tạo ra những thành quả tập thể _ Hình thành những sản phẩm nhóm có thể xác định và đo được Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 13 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 25 MỤC ĐÍCH CỦA NHÓM DỰ ÁN
Để đạt được cam kết về tiến độ, khối lượng công việc phải được phân công tới nhiều người
Phạm vi của dự án đòi hỏi phải có nhiều kỹ năng mà một người không có khả năng biết hết
Động não và thảo luận theo nhóm là một cách làm việc để đưa ra các ý kiến, ý tưởng và giải quyết các vấn đề
Kết hợp mọi người với nhau để thực hiện quá trình ra Qđịnh
Nhóm dự án thường đưa ra các quyết định có tính rủi ro nhỏ hơn những quyết định của từng thành viên trong nhóm
Gia tăng động lực thúc đẩy
Hỗ trợ các nhóm khác khi có yêu cầu giúp đỡ (Nhiều nghiên cứu cho thấy nhóm thường ra quyết định tốt hơn so với quyết định của từng thành viên trong nhóm với cùng một thông tin) 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 26 MỤC ĐÍCH CỦA CÁC THÀNH VIÊN
Thỏa mãn nhu cầu xã hội của cá nhân, muốn trở thành một phần của nhóm
Chia sẻ rủi ro với các thành viên trong nhóm
Cũng cố lòng tự trọng, xác định mối quan hệ với người khác
Nhận được sự ủng hộ trong việc thực hiện các mục tiêu của cá nhân
Nhóm tạo ra một ngôi nhà tâm lý cho các cá nhân Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 14 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 27 Lợi ích và khó khăn khi thực hiện theo nhóm Lợi ích _ Nâng cao được thành quả _XDựng được thành quả tổng hợp _ Nâng cao được khả năng sáng tạo _ Làm giảm bớt được các căng thẳng và mâu thuẫn _ Giải quyết VĐề một cách hiệu quả _ Nâng cao được YTố đạo đức, tinh thần, sự quan tâm và tin tưởng nhau _ Đương đầu với thử thách Khó khăn _Tốn Tgian và tốn công sức _Ra Qđịnh chậm _ Dễ dẫn đến xu hướng nhóm dễ tách rời khỏi tổ chức “mẹ” _Hthành bè phái 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 28 XÂY DỰNG MỘT NHÓM HIỆU QUẢ Khi xây dựng nhóm, các vấn đề cần quan tâm:
Thông tin hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm
Cách giải quyết vấn đề hiệu quả
Cách giải quyết mâu thuẫn
Tính sáng tạo trong nhóm
Không khí làm việc tin cậy và hỗ trợ
Phải rõ được mục tiêu của nhóm và vai trò của các thành viên trong nhóm
Mọi việc phải được hoạch định và thực hiện cẩn thận. Những vần đề chưa rõ thì nhờ tư vấn
Thu thập thông tin đầy đủ
Phải có quá trình tự đánh giá Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 15 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 29 Điều kiện để nhóm làm việc có hiệu quả
Thời gian: cam kết của các thành viên dành thời gian để hoàn thành nhiệm vụ
Tình cảm: quan tâm đến mục tiêu, cấu trúc công việc, tương lai và con người trong nhóm. Tự nguyện tham gia của các thành viên
Tập trung: các thành viên phải biết vấn đề của nhóm và phải có thứ tự các ưu tiên của nhóm
Sự hỗ trợ từ các nhà quản lý 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 30 Tập trung vào 3 yếu tố khi xây dựng nhóm 1. Chọn đúng việc phối hợp mọi người trong nhóm: thành viên phải quan tâm và chịu trách nhiệm trong công việc, chịu sự kích thích của môi trường làm việc, cầu tiến trong nghề nghiệp, có kỹ năng nghề nghiệp (kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng xử lý thông tin, kỹ năng giao tiếp hiệu quả, kỹ năng ra quyết định) 2. Tổ chức nhóm hoàn thành nhiệm vụ 3. Chọn đúng kiểu lãnh đạo Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 16 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 31 Các quan điểm về sự mâu thuẫn trong nhóm Quan điểm cũ _ Tìm cách tránh mâu thuẫn _ Mâu thuẫn là do sai lầm trong quản lý _ Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu _ Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ Quan điểm mới _Không thể tránh được mâu thuẫn, do đó cần phải đương đầu với mâu thuẫn _ Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân khác nhau _ Mâu thuẫn có thể xấu, có thể tốt _ Mâu thuẫn cần phải được quản lý và kiểm soát 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 32 CÁC THẤT BẠI KHI LÀM VIỆC THEO NHÓM
Mâu thuẫn nội bộ (không giải quyết được)
Các thành viên đều lo lắng và nản lòng (có ý muốn thoát khỏi nhóm)
Các quyết định tùy tiện được ra bỡi một người hay một số người không có sự chấp nhận của những người khác Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 17 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 33 3.4. Dự kiến về đào tạo Cần xác định chi phí cho các loại hình dự kiến đào tạo nhân viên sau đây:
Tổ chức đi tham quan trong nước và nước ngoài
Mở các khoá huấn luyện lý thuyết, thực hành ở trong nước và nước ngoài
Cử đi học trong nước và nước ngoài theo các lớp chính qui dài hạn, ngắn hạn 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 34 3.5. Cơ cấu nhân viên, tiền lương và kinh phí đào tạo 3.5.1. Cơ cấu nhân