Chương 3: Tổ chức quản lý dự án

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN 1. KHÁI NIỆM Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, theo dõi và bao quát tất cả các phương diện, cũng như các thành phần can dự trong dự án, nhằm đạt được mục tiêu một cách chắc chắn trong những tiêu chuẩn về chi phí, thời gian và chất lượng của dự án. 2. ĐẶC ĐIỂM 2.1 Các thành phần liên quan Dự án phải đạt được mục tiêu trong các giới hạn về thời gian, chi phí, chất lượng và sự thỏa mãn của các thành phần liên quan, gồm: Các thành phần liên quan - Chủ đầu tư. - Nhà thầu. - Những người thụ hưởng lợi ích tạo ra bởi dự án. - Các nhà tư vấn. - Chính phủ và những người có quyền lực ở địa phương. - Các nhà tài trợ. - Dân chúng tại địa phương thực hiện dự án. 2.2. SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ DỰ ÁN Là do dựa vào tính chất duy nhất và do ảnh hưởng rộng lớn của dự án. Vì vậy, phải thường xuyên kiểm tra chặt chẽ mục tiêu, tiến độ, chi phí và chất lượng của từng giai đoạn  Đó là nguyên tắc chính của quản lý dự án. 2.3 NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA Không có một dự án quan trọng nào được làm đúng thời gian, trong mức ngân sách và với cùng một đội ngũ mà đã bắt đầu nó. Dự án của bạn cũng không phải là cái đầu tiên. Dự án tiến triển một cách nhanh chóng cho đến khi nó hoàn thành được 90%, sau đó nó sẽ duy trì ở mức hoàn thành 90% mãi mãi. Một lợi thế của những mục tiêu dự án không rõ ràng là nó để cho bạn tránh được sự lúng túng trong việc ước lượng các chi phí tương ứng. Khi mọi thứ đang tốt, thì một vài thứ sẽ sai. Khi mọi thứ xuất hiện dường như tốt hơn, bạn đã có cường điệu vài điều. NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA Nếu nội dung dự án được phép thay đổi một cách tự do, thì tỷ lệ thay đổi sẽ cao hơn tỷ lệ tiến bộ của dự án. Không có một hệ thống nào là hoàn toàn không có lỗi. Sự cố gắng khắc phục lỗi của hệ thống sẽ không tránh khỏi việc dẫn đến một lỗi mới mà nó rất khó tìm thấy. NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA Một dự án được hoạch định một cách cẩu thả sẽ làm thời gian dài hơn gấp ba lần thời gian kỳ vọng. Một dự án được hoạch định một cách cẩn thận sẽ chỉ kéo dài gấp hai lần. Đội dự án ghét cay ghét đắng việc báo cáo tiến trình bởi vì nó biểu lộ một cách rõ ràng sự chậm trễ tiến trình của họ. NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA 2.4. TIÊU CHUẨN THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN Chất lượng của kết quả dự án Sự thỏa mãn của những người liên quan đến dự án. Chi phí Thời gian 2.5. LÝ DO THẤT BẠI CỦA DỰ ÁN 2.5.1. Dự án kinh doanh: Dự báo lạc quan về thị trường và mức cầu của thị trường.  Sai lầm khi lựa chọn công nghệ. Quản lý kém. Đánh giá không đúng phản ứng của các đối thủ cạnh tranh. Rủi ro do các yếu tố khách quan. 2.5.2. Dự án công ích: Sai lầm khi xác định mục tiêu của dự án. Hoạch định dự án không rõ ràng, chính xác, thiếu đồng bộ. Quản lý kém. Hệ thống kiểm tra, giám sát không chặt chẽ. Thông tin không kịp thời. 3. HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN: Là sự sắp xếp các bộ phận trong một tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi hướng tới hoàn thành mục tiêu chung. 3.1. Tổ chức theo chức năng: Phòng kế hoạch Ban lãnh đạo Nhân sựTài chính Kỹ thuật ... Dự án Trong các đơn vị vẫn phân chia các bộ phận theo chức năng chuyên môn. Thí dụ phòng kế hoạch, phòng tài chính, phòng nhân sự, ... Các bộ phận chuyên môn cùng tham gia theo dõi dự án. Tổ chức theo chức năng Ưu điểm: - Tập trung các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực chuyên môn khác nhau nên có điều kiện trao dồi và nâng cao năng lực cho nhân viên, bảo đảm hoạt động bình thường của đơn vị. - Các chuyên gia có thể cùng lúc tham gia nhiều dự án khác nhau nên dễ theo dõi và phân phối nguồn lực cho các dự án. - Bất kỳ bộ phận chuyên môn nào cũng có thể theo dõi và quản lý dự án khi được yêu cầu. - Không cho thấy chủ thể chịu trách nhiệm toàn bộ về dự án (chủ nhiệm hay giám đốc dự án). - Các bộ phận chức năng không tập trung cho một dự án một cách hợp lý khiến dự án bị coi nhẹ. - Không khuyến khích được sự đóng góp tích cực của các thành viên tham gia (vì dự án không được quản lý tập trung, không có chủ nhiệm). Nhược điểm: 3.2 Hình thức tổ chức theo dự án: Ban lãnh đạo nắm dưới quyền mình các chủ nhiệm (hay giám đốc) dưới các chủ nhiệm dự án lại có các bộ phận chuyên môn như trong các xí nghiệp nhỏ (SBU: Small business units). Ban lãnh đạo Dự án BDự án A Dự án C - Đảm bảo quyền hạn và tính độc lập cho chủ nhiệm dự án. Giúp chủ nhiệm dự án có điều kiện tập trung nguồn lực thúc đẩy dự án. - Hình thành ê-kíp dự án, nó có tác dụng kích thích tính tích cực của các thành viên dự án. - Dễ dàng quản lý công việc từng người và tiến độ thực hiện dự án. Ưu điểm: Nhược điểm: - Lãng phí nguồn lực (nhiều công việc trùng lắp ở các dự án). - Cạnh tranh giữa các dự án khi huy động nguồn lực của đơn vị. - Nguy cơ dự án đi chệch mục tiêu chung của đơn vị. 3.3. Hình thức tổ chức hỗn hợp (Mix): Là hình thức dự án được thực hiện đan xen với các bộ phận chức năng của tổ chức. Ban lãnh đạo Kế hoạch Tài chính Dự án A Nhân sựDự án B - Khắc phục một số tồn tại của hình thức tổ chức theo chức năng và theo dự án. - Chỉ áp dụng cho các công ty thực hiện một số vài dự án với qui mô không lớn. (Còn tồn tại nhược điểm của hình thức tổ chức chức năng). Ưu điểm: 3.4. Hình thức tổ chức tham mưu: Là hình thức tổ chức thực hiện dự án độc lập nhưng có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng của đơn vị.  Đặc điểm: - Bảo đảm mối liên kết chặt chẽ giữa các thành viên dự án với các bộ phận chức năng. - Khắc phục nhược điểm của các hình thức tổ chức hỗn hợp. - Chỉ áp dụng khi công ty thực hiện một số ít dự án nhưng quan trọng. Sơ đồ tổ chức tham mưu: Ban lãnh đạo Dự án Kế hoạchTài chánh Nhân sự 3.5. Hình thức tổ chức theo ma trận: Được áp dụng ở đơn vị lớn cùng lúc tổ chức thực hiện nhiều dự án khác nhau. Mỗi dự án chịu sự điều phối của các chủ nhiệm dự án và sự tham gia của các chuyên viên ở các bộ phận chuyên môn. Hình thức tổ chức theo ma trận: • Ưu điểm: - Sử dụng tối đa và phân phối hợp lý nguồn lực của đơn vị. - Cùng lúc thực hiện nhiều công trình khác nhau. • Nhược điểm: - Có sự chồng chéo và va chạm về quyền lực của các chủ nhiệm dự án với trưởng các bộ phận. - Kế hoạch điều phối phải thật chặt chẽ. Các Dự án A chủ nhiệm Dự án B dự án Dự án C Ban lãnh đạo Nhân sự Tài chính Tiếp thịKế hoạch