Chương 4. Quản lý thời gian và tiến độ dự án

Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level‹#› Fourth level Fifth level PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - ‹#› Ch4. QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 1 Yêu cầu: - Mạng công việc - Biểu diễn mạng công việc - Lập sơ đồ PERT  Xác định đường găng - Lập và vẽ sơ đồ GANTT PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 2 PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Quản lý thời gian và tiến độ DA Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm thiết lập mạng công việc, xác định thời gian, tiến độ thực hiện dự án trên cơ sở nguồn lực, đảm bảo chất lượng. Mục đích: Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý nhằm đảm bảo dự án được thực hiện đúng thời hạn quy định trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng yêu cầu chất lượng quy định. Là cơ sở để huy động, giám sát và quản lý chi phí và các yếu tố nguồn lực khác cần cho dự án. PGS.TS Nguyễn Trường Sơn 1. Mạng công việc Khái niệm Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự công việc trước sau. Mạng công việc là sự kết nối các công việc và các sự kiện Tác dụng Phản ánh mối quan hệ tương tác giữa các công việc Phản ánh đầy đủ thời gian các công việc, thời gian hoàn thành dự án, thời gian dự trữ của công việc và sự kiện Là cơ sở để lập kế hoạch kiểm soát, theo dõi tiến độ và điều hành dự án; để phân phối điều hòa các nguồn lực của dự án … PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 5 2. Phương pháp biểu diễn mạng công việc 1. Phương pháp AOA (Activities On Arrow) Là phương pháp mô tả mạng công việc bằng kỹ thuật “Hành động việc trên mũi tên” Đặc điểm Dùng mũi tên để thể hiện các công việc: Công việc, Sự kiện, Đường 1 5 4 3 2 PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 6 Một số khái niệm và ký hiệu Công việc Là một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện của dự án. Nó đòi hỏi cần thời gian, nguồn lực và chi phí để thực hiện. a t Chờ đợi Chờ đợi là một hoạt động chỉ đòi hỏi chi phí thời gian, không đòi hỏi chi phí tài nguyên t Công việc giả Là một hoạt động không có thực, không làm hao phí thời gian, cần dùng để duy trì mối quan hệ giữa các hoạt động PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 7 Một số khái niệm và ký hiệu i Sự kiện Là điểm chuyển tiếp đánh dấu một hay một nhóm công việc đã hòan thành và khởi đầu của một hay một nhóm công việc kế tiếp. Đường Đường là sự kết nối liên tục các công việc tính từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối. 1 2 4 3 Đường găng Đường dài nhất trong sơ đồ PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 8 Quy tắc vẽ sơ đồ Sơ đồ lập từ trái sang phải, không theo tỷ lệ. Nếu muốn phải quy ước trước. Các mũi tên không nên cắt nhau Số hiệu các sự kiện và công việc không được trùng nhau Không có vòng kín (chu trình) Không được có vòng khuyên PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 9 Ví dụ 1 Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA cho dự án K với các thông tin như bảng dưới: Công việc Thời gian thực hiện (ngày) Công việc trước a 2 - b 4 - c 7 B d 5 A, C e 3 B PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 10 Sơ đồ xây dựng mạng công việc dự án k theo PP AOA 1 4 2 3 a (2) b (4) c (7) e (3) d (5) PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 11 2. Phương pháp AON biểu diễn mạng công việc Phương pháp AON – Activities On Node Là phương pháp mô tả mạng công việc bằng kỹ thuật “Đặt công việc trong các nút” Đặc điểm Dùng các nút để thể hiện các công việc PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 12 Các nguyên tắc xây dựng AON Thứ nhất. Các công việc được trình bày trên một nút (hình chữ nhật). Những thông tin trong hình chữ nhật gồm tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và độ dài thời gian thực hiện công việc. Thứ hai. Các mũi tên chỉ thuần tuý xác định thứ tự trước sau của các công việc. Thứ ba Tất các các điểm trừ điểm cuối đều có ít nhất một điểm đứng sau. Tất các các điểm trừ điểm đầu đều có ít nhất một điểm đứng trước. Thứ tư Trong sơ đồ mạng chỉ có 1 điểm nút ( sự kiện) đầu tiên và 1 điểm nút cuối cùng. Tên công việc Thứ tự CV TG th cv TG bắt đầu TG kết thúc PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 13 d 2 4d Thu 10/15/98 Tue 10/20/98 a 1 2d Thu 10/15/91 Fri 10/18/98 c 4 5d Wed10/21/98 Thu 10/29/98 b 2 4d Thu 10/15/98 Tue 10/20/98 e 5 3d Wed 10/21/98 Fri 10/23/98 PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 14 3. Phương pháp PERT/CPM PERT – Program Evalution and Review Technique (1958 – USA) Là kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án; Là một mạng công việc, bao gồm các sự kiện và công việc. CPM – Critical Path Method Phương pháp Đường găng: Là kỹ thuật sử dụng các phương pháp thống kê để xác định đường găng và tính toán các bài toán tối ưu trên mạng công việc. Phương pháp PERT/ CPM PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 15 Trình tự lập sơ đồ PERT/CPM Vẽ sơ đồ PERT/CPM Xác định tất cả các CV của dự án . Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các CV. Vẽ sơ đồ mạng công việc. Tính toán thời gian và chi phí cho từng công việc dự án. Tính toán thời gian dự trữ của các CV và sự kiện Xác định đường găng. PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 16 Xây dựng sơ đồ PERT/CPM. 1 3 2 2 a (2) b (4) b (5) a (3) b (5) Phương pháp trình bày PERT Hai công việc nối tiếp nhau: CV b chỉ bắt đầu khi a xong. Hai công việc nối tiếp nhau: CV a chỉ bắt đầu khi b xong. Hai công việc (biến) giả: Không có thực, nhưng có tác dụng chỉ rõ mối trước, sau, giữa các CV và sự kiện. - - - - - - - -> Hai CV hội tụ: CV a, b bắt đầu không cùng lúc nhưng hoàn thành tại 1 thời điểm. 2 1 a (2) PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 17 VD - Vẽ sơ đồ PERT Phân tích WBS của dự án xây dựng cảng biển (K) nhận được danh mục các công việc, trình tự và thời gian thực hiện như dưới đây. Hãy xác định sơ đồ PERT cho dự án K. CV Nội dung a m b ta Trình tự A1 Làm cảng tạm 1 2 3 2 Làm ngay A2 Làm đường ôtô 0,5 1 1,5 1 Làm ngay A3 Chở thiết bị cảng 4 5 6 5 Làm ngay A4 Đặt đường sắt 1 2 3 2 Sau A1, A2 A5 Làm cảng chính 5 6 7 6 Sau A1 A6 Làm nhà xưởng 2 3 4 3 Sau A1 A7 Lắp đặt thiết bị cảng 3 4 5 4 Sau A3, A5 PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 18 Sơ đồ PERT ví dụ 1 0 1 4 2 3 A2 1 A1 2 A3 5 A5 6 A6 3 A7 4 A4 2 PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 19 Đường Găng và ý nghĩa của nó Đường Găng Đường dài nhất trong số các đường của sơ đồ, quy định thời gian hoàn thành của dự án. Chiều dài đường găng – TE : Tổng thời gian các công việc găng trong sơ đồ Đặc điểm TE : Là một đại lượng ngẫu nhiên tuân theo quy luật phân phối chuẩn. Ý nghĩa - TE – Chính là kỳ vọng thời hạn thực hiện dự án - Nếu một CV găng bị chậm trễ thì dẫn đến tòan bộ công trình bị chậm trễ - Các CV găng chiếm tỷ lệ nhỏ và nó là trọng tâm của quản lý tiến độ - Các CV không găng có thể co giãn được trong phạm vị dự trữ của chúng. - Muốn rút ngắn thời gian thực hiện dự án phải rút ngắn đường găng PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 20 Xác định đường găng Sơ đồ Pert đơn giản Xác định trực tiếp trên sơ đồ Sơ đồ Pert phức tạp Cần sử dụng thuật toán và xác định đường găng dựa trên nguyên tắc: Đường găng là đường đi qua các công việc găng và các sự kiện găng. PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 21 Ví dụ 2 - Sơ đồ PERT/CPM Công ty luyện và cán thép “Thành Công” được Ủy ban bảo vệ môi trường thông báo trong vòng 16 tuần lễ công ty phải lắp đặt xong hệ thống khói thải chống ô nhiễm môi trường, nếu không sẽ buộc phải ngưng hoạt động. Công ty đã lập dự án và phân tích công việc, thể hiện theo bản dưới. Hãy lập sơ đồ PERT và xác định đường găng của dự án này. CV Nội dung a m b ta Trình tự A1 Chế tạo HT xử lý 1 2 3 2 Làm ngay A2 Sửa lại nền nhà 2 3 4 3 Làm ngay A3 Làm dàn giáo 1 2 3 2 Sau A1 A4 Lắp bộ khung 2 4 6 4 Sau A2 A5 Làm lò nung 1 4 7 4 Sau A3 A6 Lắp HT kiểm tra 1 2 9 3 Sau A3 A7 Lắp HT xử lý 3 4 11 5 Sau A4,A5 A8 Chạy thử và kiểm tra 1 2 3 2 Sau A6,A7 Sơ đồ PERT của dự án A8 15 6 0 15 0 0 0 0 2 1 0 2 3 2 1 4 13 5 0 13 8 4 0 8 4 3 0 4 A1 2 A3 2 A2 3 A4 A5 A7 A6 4 4 5 3 2 Đường găng Nối các công việc găng: A1 – A3 – A5 – A7 – A8 Nối các sự kiện găng: 0, 1, 3, 4, 5, 8 PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 23 Biểu đồ GANTT Khái niệm Biểu đồ GANTT là phương pháp trình bày tiến trình và thời hạn các công việc của dự án trên hệ trục tọa độ hai chiều Trục tung: biểu diễn trình tự thực hiện các hoạt động Trục hoành: biểu diễn thời gian thực hiện các hoạt động Lịch sử Xuất hiện năm 1917 Mang tên Henry GANTT – Nhà hóa học người Mỹ Ngày nay đã trở thành một công cụ quản trị tiến độ rất đơn giản và hiệu quả PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 24 Biểu đồ GANTT Công việc Thời gian thực hiện (tháng) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A1 A2 A3 A4 A5 PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 25 Trình tự vẽ sơ đồ GANTT Bước 1: Phân tích công việc (WBS) Bước 2: Sắp xếp trình tự các công việc Bước 3: Xác định độ dài thời gian thực hiện các công việc Bước 4: Quyết định thời điểm bắt đầu và kết thúc các CV Bước 5: Xây dựng Bảng phân tích công việc được ký hiệu Bước 6: Vẽ sơ đồ GANTT PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch4 - 26 Ưu điểm – hạn chế của sơ đồ GANTT Ưu điểm Đơn giản, dễ lập Thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc và toàn dự án Hạn chế Không cho biết mối quan hệ giữa các công việc, bỏ qua quan hệ logic giữa các công việc. Không cho biết các công việc chủ yếu, quan trọng. Không thuận tiện khi phân tích và đánh giá các sơ đồ. Không có điều kiện để áp dụng các kỹ thuật tính toán hiện đại do bỏ qua yếu tố logic.