Chương 5 Các hệ thống thông tin quản lý chức năng

CHƯƠNG 5 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC NĂNG I. HTTT quản lý văn phòng II. HTTT xử lý giao dịch III. HTTT sản xuất kinh doanh IV. HTTT tài chính kế toán V. HTTT quản trị nguồn nhân lực VI. HTTT Marketing VII. HTTT cho Lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định 2 Với mỗi HTTT quản lý chức năng: - Khái niệm và các chức năng chính - Phân loại các HTTT: lưu ý rằng không có sự phân chia ranh giới rõ rệt giữa các mức quản lý + HTTT tác nghiệp thường cung cấp các dữ liệu chi tiết liên quan đến các quá trình giao dịch + HTTT chiến thuật và chiến lược cung cấp các thông tin tổng hợp từ các nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài tổ chức, thực hiện xử lý không những các dữ liệu khách quan mà cả những dữ liệu chủ quan. - Các phần mềm: PM chung và PM chuyên dụng 3 I. HTTT QUẢN LÝ VĂN PHÒNG HTTT quản lý văn phòng (Management Office System) là một hệ thống quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của tổ chức, là một trong những ứng dụng phổ cập nhất của HTTT quản lý. Mục đích chính là làm cho các công việc của tổ chức được thực hiện một cách: có hiệu lực có hiệu quả được kiểm soát. 4 5 6 Các chức năng chính của HTTT quản lý Văn phòng - Quản lý công văn (đến, đi, trình ký) - Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói… - Quản lý tin tức nội bộ - Quản lý công việc - Quản lý hồ sơ lưu trữ - Quản lý quy trình làm việc - Xây dựng lịch làm việc (tuần, tháng, quí, năm) - Xây dựng lịch công tác (tuần, tháng, quí, năm) - Quản lý danh bạ đơn vị, cá nhân - Quản lý văn phòng phẩm - … 7 Các công nghệ văn phòng: - Các hệ thống in ấn, sao chụp, vi đồ họa + các loại máy in + các loại máy fotocopy - Các hệ thống máy fax và máy quét - Hệ thống thư điện tử và điện thoại điện tử - Hệ thống hội nghị, hội thảo điện tử + Điện thoại hội nghị + Cầu truyền hình + Hội nghị internet 8 Các phần mềm quản lý văn phòng - Phần mềm chung: + PM soạn thảo văn bản với nhiều tính năng mạnh như: tạo ghi chú, lập dàn bài, vẽ đồ hoạ, trộn thư tín… + Những PM cho phép chuyển đổi tài liệu được soạn thảo bởi hệ soạn thảo khác. 9 - Phần mềm chuyên dụng: được thiết kế để thực hiện các chức năng quản lý văn phòng. Ví dụ: + Phần mềm PORTAL OFFICE (trước là S-OFFICE) của Công ty Giải pháp Phần mềm Việt (VSS) + HTTT điều hành AIS của Công ty CP Viễn thông – Tin học Bưu Điện (CT-IN); + Phần mềm eDocman của Công ty TNHH Giải pháp phần mềm CMC (phân hệ “eDocman quản lý văn bản và hồ sơ công việc”) 10 11 Quản lý tin nhắn nội bộ Quản lý sản phẩm Quản lý hình ảnh Quản lý danh bạ cá nhân Thiệp điện tử(Greeting Card) Diễn đàn thảo luận nội bộ Phân hệ WebMail Quản lý tài sản Quản lý tài liệu cá nhân Quản lý văn phòng phẩm Quản lý quy trình Quản lý công văn Xử lý hồ sơ công việc Quản lý công việc Xử lý yêu cầu (HelpDesk) Lịch cơ quan Lịch công tác Quản lý quan hệ khách hàng (CRM ) Quản lý tin tức nội bộ Quản lý nhân sự Quản lý văn bản - hồ sơ Xử lý hồ sơ tín dụng Chức năng của phần mềm PORTAL OFFICE 12 II. HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH - HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) là HTTT giúp thi hành và lưu lại các giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động SXKD. - Chức năng: thu thập, xử lý, bảo quản và truyền đạt thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động của tổ chức. - Thường thuộc mức quản lý tác nghiệp của các HTTT quản lý chức năng khác như HTTT quản lý SXKD, HTTT quản trị nhân sự, HTTT tài chính kế toán, HTTT marketing… 13 14 Quy trình xử lý giao dịch: Bước 1: Thu thập số liệu - Thu thập tự động bằng các Terminal (thiết bị đầu cuối liên lạc với bộ xử lý trung tâm) được bố trí tại các điểm xuất hiện thông tin và lập tức ghi nhận các thông tin này để truyền về trung tâm xử lý. - Trao đổi tài liệu (đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn giao hàng…) giữa máy tính của các đối tác thương mại (giữa hệ thống với khách hàng, với các nhà cung ứng…) qua mạng thông tin điện tử. 15 Bước 2: Xử lý giao dịch và cập nhật CSDL - Xử lý các thông tin đã thu thập được và cập nhật CSDL. - Thường áp dụng hai phương pháp: ♦ Xử lý theo lô: số liệu giao dịch được tích lũy trong một khoảng thời gian nhất định và được xử lý theo trình tự ♦ Xử lý theo thời gian thực: số liệu giao dịch được xử lý ngay lập tức và in ra các tài liệu cần thiết cho khách hàng. → còn được gọi là hệ thống giao dịch trực tiếp. Bước 3: Phân phối tài liệu và lập báo cáo 16 Các HTTT xử lý giao dịch: - Các hệ thống XLGD bên trong tổ chức như: + Hệ thống quản lý tiền lương, + Hệ thống quản lý tiền mặt, + Hệ thống quản lý giờ giảng của giảng viên… - Các hệ thống XLGD với khách hàng bên ngoài tổ chức: + Hệ thống theo dõi đơn đặt hàng, + Hệ thống đặt phòng khách sạn, + Hệ thống mua bán chứng khoán, + Hệ thống thu ngân ở siêu thị… 17 18 PHẦN MỀM TIỀN LƯƠNG MASTER-PRM QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG 19 DANH MỤC NGHIỆP VỤ - CHỨC NĂNG của MASTER - PRM: 1. CẬP NHẬT DANH SÁCH LAO ĐỘNG • Cập nhật hồ sơ nhân viên • Cập nhật các mức lương và chế độ liên quan lương 2. CHẤM CÔNG VÀ TỔNG HỢP CÔNG • Cập nhật chấm công cho khối nhân viên toàn Công ty (có thể dùng kết nối với phần mềm AT-TIMER và máy chấm công) • Cập nhật chấm sản lượng cho công nhân sản xuất (khối sản xuất) • Cập nhật các khoản trợ cấp. • Cập nhật các khoản truy thu, truy lĩnh. • Cập nhật các khoản khác. • Cập nhật thưởng Lễ / Tết. • Cập nhật BHXH • Nghỉ bảo hiểm, nghỉ phép, nghỉ sinh, nghỉ tai nạn, nghỉ việc… 20 3. TÍNH LƯƠNG • Tính lương thời gian • Tính lương sản phẩm 4. BÁO CÁO THÁNG • Phiếu lương nhân viên • Bảng thanh toán lương • Bảng thanh toán trợ cấp • Bảng thanh toán tiền ngoài giờ • Danh sách nhân viên đóng thuế thu nhập • Danh sách thưởng Lễ, Tết • Thống kê nghỉ phép • Danh sách nghỉ không lương • Bảo hiểm xã hội • Danh sách LĐ nộp BHXH • Danh sách LĐ nộp BHYT • Danh sách LĐ nghỉ phép năm • Danh sách LĐ nghỉ sinh… 21 5. BÁO CÁO QUÝ NĂM • Danh sách LĐ nộp BHXH • Danh sách LĐ nộp BHYT • Bảng đối chiếu nộp BHXH • Bảng đối chiếu nộp BHYT • Chi trợ cấp ốm đau, thai sản • Thống kê ngày nghỉ • Tổng hợp lương năm • Tổng hợp quyết toán thuế • Tổng hợp thưởng năm thu nhập năm • Tổng hợp phép hàng năm • Tổng hợp phụ cấp năm • Tổng hợp nghỉ không phép năm • Tổng hợp ngày công năm 6. QUẢN TRỊ HỆ THỐNG • Khai báo, cập nhật các danh mục hệ thống • Phân quyền sử dụng các phân hệ chức năng cho người sử dụng • Lưu trữ và phục hồi dữ liệu III. HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH - Cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức, điều hành, theo dõi, kiểm tra và thực hiện các chức năng quản lý khác đối với các hệ thống SXKD. - Kiểm soát các giai đoạn của quá trình chuẩn bị các điều kiện sản xuất và biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm. - Giúp quyết định cách thức tổ chức sản xuất và phương pháp sản xuất tối ưu nhất, nơi dùng làm kho dự trữ hợp lý nhất và giải pháp vận chuyển hàng tốt nhất… → sản phẩm với chất lượng tốt nhất với chi phí hợp lý nhất. 22 Các chức năng cơ bản: - Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào, đầu ra của q.trình SX. - Quản lý hàng dự trữ và giao nhận hàng - Hoạch định và theo dõi năng lực SX, các điều kiện SX - Phân chia nguồn lực, kiểm tra kế hoạch sản xuất - Thiết kế các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ - Lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh - Thiết kế và thành lập các nhà máy sản xuất - Tìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuất - Xác định các quy trình thiết kế sản phẩm và tiến trình SX… 23 24 Phân loại HTTT quản lý SXKD: - Mức tác nghiệp: trợ giúp các công việc trên dây chuyền sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng, phân phối sản phẩm, kiểm tra chất lượng). - Mức chiến thuật: trợ giúp các nhà quản lý điều khiển và kiểm soát quá trình sản xuất; phân bố, theo dõi các nguồn tài nguyên và chi phí cho SX. - Mức chiến lược: trợ giúp xác định kế hoạch SX dài hạn, nơi đặt mặt bằng SX, khi nào thì nên lựa chọn phương tiện SX mới, đầu tư vào công nghệ SX mới… 25 Mức tác nghiệp: - HTTT mua hàng: quản lý mua – nhận hàng, công nợ phải trả, quản lý mức tiêu dùng nguyên vật liệu, chọn nhà cung cấp, đàm phán và giám sát việc thực thi hợp đồng - HTTT giao hàng: cung cấp thông tin chủ yếu cho hệ thống hàng tồn kho và công nợ phải thu. - HTTT quản lý chất lượng: chất lượng sản phẩm, chất lượng các tiến trình sản xuất - HTTT kế toán chi phí giá thành: giúp kiểm soát được chi phí sản xuất và việc phân bổ các nguồn lực sản xuất 26 Mức chiến thuật: - HTTT quản lý hàng dự trữ (hàng tồn kho): nhằm giảm tối đa chi phí lưu kho trong khi vẫn duy trì được tồn kho đủ để đáp ứng yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu và đáp ứng yêu cầu có thành phẩm để bán. Hai cách cơ bản: Xác định mức tồn kho an toàn RL hoặc mức đặt hàng kinh tế EOQ. Một số HTTT q/l hàng dự trữ cụ thể: + HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu MRP (Material Requirement Planning) + HTTT dự trữ đúng thời điểm JIT (Just – In – Time) 27 - HTTT lập kế hoạch SX (điều độ SX): sắp xếp các công việc theo trình tự hợp lý, xác định rõ ai/ bộ phận nào làm, thời điểm bắt đầu và kết thúc, ước lượng mức độ nguồn lực để thực hiện tất cả các công việc… - HTTT phát triển và thiết kế sản phẩm: thường sử dụng thông tin đặc tả sản phẩm thu được từ quá trình khảo sát khách hàng hoặc HTTT nghiên cứu thị trường. Hai phương pháp: + Thiết kế sản phẩm mới một cách chủ động và sáng tạo. + thiết kế sản phẩm theo hướng lắp ráp từ các mô-đun đã được chuẩn hóa. 28 Mức chiến lược: - HTTT lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh: dựa vào nhiều nguồn thông tin đa dạng bên trong và bên ngoài tổ chức. - HTTT đánh giá và lập kế hoạch công nghệ: xác định và đánh giá lợi thế chiến lược của các công nghệ mới, từ đó đưa ra quyết định lựa chọn. - HTTT xác định quy trình thiết kế sản phẩm: có thể tự sản xuất hoặc có thể mua các phụ kiện từ một nhà cung cấp khác, chỉ lắp ráp và kiểm tra chất lượng sản phẩm… - HTTT thiết kế, triển khai doanh nghiệp mới: dựa vào nhiều nguồn thông tin đa dạng từ bên trong và bên ngoài tổ chức. 29 Phần mềm quản lý SXKD: - Phần mềm chung: phần mềm CSDL, phần mềm bảng tính, phần mềm thống kê và phần mềm quản lý dự án - Phần mềm chuyên dụng: + Phần mềm kiểm tra chất lượng + Phần mềm trợ giúp thiết kế sản phẩm + Phần mềm lên kế hoạch yêu cầu vật tư. + Phần mềm lập kế hoạch các nguồn lực kinh doanh. + Phần mềm sản xuất tích hợp CiM (Computer – intergrated Manufacturing)… 30 IV. HTTT TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN - Phản ánh mọi diễn biến của quá trình hoạt động thực tế liên quan đến lĩnh vực tài chính – kế toán của một tổ chức; giúp người quản lý nhận thức được thực trạng và diễn biến của nguồn vốn trong tổ chức. - Đây là HTTT được tin học hóa sớm nhất so với các HTTT quản lý khác. - Bao gồm hai phân hệ: + Phân hệ tài chính + Phân hệ kế toán. 31 32 33 Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hóa Các HTTT Tài chính – Kế toán Được phân theo 3 mức quản lý - Các HTTT kế toán thường ở mức tác nghiệp - Các HTTT tài chính thường ở mức chiến thuật và chiến lược ♦ Mức tác nghiệp - Là các HTTT kế toán có chức năng ghi chép, theo dõi, đo lường và giám sát mọi biến động về tài sản và nguồn vốn của tổ chức. - cung cấp nguồn dữ liệu quan trọng cho các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết định chiến thuật và chiến lược. 34 - Các HTTT kế toán điển hình: + Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương + Kế toán tài sản cố định + Kế toán hàng tồn kho + Kế toán chi phí SX và giá thành sản phẩm + Kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm + Kế toán bán hàng hay công nợ phải thu + Kế toán mua hàng hay công nợ phải trả + Kế toán quá trình kinh doanh + Kế toán đầu tư – XDCB + Kế toán các loại nguồn vốn + Kế toán tổng hợp (sổ cái và báo cáo tài chính) 35 ♦ Mức chiến thuật - Là các HTTT tài chính - Cung cấp các báo cáo định kỳ, đột xuất hỗ trợ quá trình ra quyết định chiến thuật trong lĩnh vực tài chính kế toán. - Thường sử dụng thông tin thu được từ các HTTT kế toán. - Các HTTT điển hình: + HTTT ngân sách, + HTTT quản lý vốn bằng tiền, + Hệ thống dự toán vốn và + Hệ thống quản trị đầu tư. 36 ♦ Mức chiến lược: - Các HTTT tài chính mức chiến lược liên quan đến việc đặt ra mục tiêu và phương hướng hoạt động cho tổ chức. - Liên quan đến nhiều loại dòng thông tin: + Thông tin nội bộ tổ chức. + Thông tin kinh tế và xã hội bên ngoài tổ chức, mô tả môi trường hiện tại và tương lai. + Các dự báo về tương lai của tổ chức. - Các HTTT điển hình: + HTTT phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp + Các HTTT dự báo dài hạn 37 Các phần mềm tài chính – kế toán Phần mềm đa năng: + Phần mềm bảng tính + Phần mềm thống kê và dự báo + Phần mềm ngôn ngữ truy vấn và sinh báo cáo + Các hệ thống kiểm toán và an toàn tự động hóa Phần mềm chuyên dụng: + Các PM tài chính chuyên dụng: phần mềm IFPS (Interactive Financial Planning System), “Managing your money” – MYM + Các PM kế toán chuyên dụng: Fast Accounting, Effect, KTSYS, Misa, Exact Enterprise SQL… 38 39 Phần mềm Kế toán Hành chính sự nghiệp MISA Mimosa.NET 2009 Các chức năng: 40 Cập nhật mẫu biểu kho bạc theo Quyết định số 120/2008/QĐ-BTC. Theo dõi chặt chẽ quy trình nhận, rút, đối chiếu dự toán tại Kho bạc. Theo dõi chi tiết tiền mặt đến từng quỹ mà không phải mở tiết khoản. Yheo dõi số tồn quỹ tại bất kỳ thời điểm nào. Dễ dàng thực hiện đối chiếu số liệu với Ngân hàng. Cho phép theo dõi chặt chẽ tiền đang chuyển. Cho phép lựa chọn nhiều phương pháp tính giá xuất kho Giải quyết tốt các vấn đề điều chuyển kho nội bộ. 41 Theo dõi chi tiết từng TSCĐ theo từng P.ban Tự động lưu nhật ký về sự điều chuyển TSCĐ Tự động tính hao mòn chi tiết đến từng TSCĐ Chấm công, tự động tính lương, BHXH, BHYT và khấu trừ thuế TNCN. Hỗ trợ theo dõi trả lương và thanh quyết toán tiền lương chi tiết theo từng cán bộ. Theo dõi chặt chẽ quy trình mua hàng từ khâu lập hóa đơn cho đến khâu thanh toán. Theo dõi công nợ phải thu chi tiết theo từng hóa đơn, từng khách hàng. Cho phép in lệnh chuyển tiền trả lương qua tài khoản thẻ ATM. Theo dõi công nợ phải trả theo từng hóa đơn, từng nhà cung cấp. 42 Tuân thủ hướng dẫn về Luật quản lý thuế. Cho phép xuất khẩu các bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra… để nhập khẩu vào chương trình Hỗ trợ kê khai của Tổng cục Thuế. Tự động hạch toán các bút toán kết chuyển số dư cuối năm và quyết toán số dư đầu năm. Đối với các đơn vị sự nghiệp có thu, cuối kỳ chương trình sẽ tự động kết chuyển chênh lệch thu chi và lên các báo cáo tài chính, quản trị. Cho phép khóa sổ kế toán cuối kỳ. V. HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING Có tác dụng hỗ trợ chức năng Marketing: thu thập dữ liệu của các hoạt động marketing, xử lý các dữ liệu này và tạo ra thông tin marketing trợ giúp các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định: - Xác định khách hàng tiềm năng, nhu cầu và sở thích của khách hàng - Lên kế hoạch và phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới - Định giá cho các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ - Xúc tiến bán hàng - Phân phối sản phẩm đến khách hàng… 43 44 Các HTTT Marketing ♦ Mức tác nghiệp gồm các hệ thống hỗ trợ bán hàng, cho phép các nhân viên bán hàng tăng năng suất làm việc, tăng cường dịch vụ khách hàng, giảm chi phí bán hàng và mang lại những lợi ích khác cho tổ chức: + HTTT khách hàng tiềm năng (Prospect), + HTTT liên hệ với khách hàng, + HTTT bán hàng từ xa, + HTTT theo dõi bán hàng, + HTTT thư trực tiếp, + Hệ thống hỏi đáp/ khiếu nại + Hệ thống quảng cáo sản phẩm… 45 ♦ Mức chiến thuật: - Hỗ trợ quản lý và kiểm tra lực lượng bán hàng, xây dựng các chiến dịch bán hàng, quảng cáo và khuyến mại, giá cả, phân phối hàng hoá và dịch vụ… - Một số hệ thống điển hình + HTTT quản lý bán hàng + HTTT xây dựng kế hoạch quảng cáo, khuyến mãi + HTTT xác định giá thành sản phẩm + HTTT thiết lập hệ thống kênh phân phối 46 ♦ Mức chiến lược: - Hỗ trợ quá trình quản lý ở mức cao nhất, bao gồm: + Phân đoạn thị trường; Lựa chọn thị trường mục tiêu. + Lên kế hoạch phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới để có thể thoả mãn được nhu cầu của khách hàng. + Dự báo bán hàng đối với các thị trường và các sản phẩm của tổ chức. - Một số hệ thống điển hình + HTTT dự báo bán hàng + HTTT lập kế hoạch phát triển sản phẩm 47 ♦ Mức chiến thuật và chiến lược: Có hai hệ thống cung cấp các thông tin quan trọng, hỗ trợ cho quá trình ra quyết định ở mức chiến thuật và chiến lược: + HTTT nghiên cứu thị trường + HTTT theo dõi các đối thủ cạnh tranh. 48 ♦ Các phần mềm Marketing - Các phần mềm chung: PM soạn thảo văn bản, chế bản điện tử, PM quản trị tệp, quản trị CSDL, PM bảng tính, PM đồ hoạ, PM thống kê, phần mềm CSDL trực tuyến, PM thư điện thoại và thư điện tử… - Các phần mềm chuyên dụng: + PM trợ giúp nhân viên bán hàng, + PM trợ giúp người quản lý bán hàng, + PM trợ giúp bán hàng từ xa, + PM hỗ trợ khách hàng... 49 50 Marketing Plan Pro 9.0 Phần mềm trợ giúp xây dựng các kế hoạch Marketing Sau khi cài đặt xong, mở phần mềm ra, bạn sẽ thấy một table "START A PLAN", với 3 lựa chọn:1. Create New 2. Open The Sample Plan 3. Open An Existing Plan Phần mềm quản lý QHKH chuẩn Vpar CRM Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng Vpar CRM 51 52 4 nghiệp vụ Vpar CRM tạo ra một vòng tròn khép kín để quản lý quan hệ khách hàng: Quản lý các quy trình và nghiệp vụ bán hàng Quản lý việc lập kế hoạch marketing Quản lý mọi hoạt động tương tác với khách hàng Phân tích đa chiều về các hoạt động marketing VI. HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC - Liên quan đến các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên - Là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. - Cung cấp các công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản trị nhân lực khác. 53 - Hỗ trợ các quyết định quản trị nhân lực: + Tuyển chọn người lao động. + Đánh giá các ứng cử viên và người lao động. + Lựa chọn, đào tạo, đề bạt hoặc thuyên chuyển người lao động. + Đào tạo và phát triển người lao động. + Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động. + Phân tích và thiết kế công việc. + Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lý NN + Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực… 54 55 - Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu về NNL của tổ chức - Các dữ liệu từ bên ngoài có liên quan đến công tác quản trị NNL - Báo cáo lương, thưởng, các khoản phúc lợi, bảo hiểm… - Kế hoạch, nhu cầu nhân lực - Hồ sơ, lý lịch nhân sự - Báo cáo kỹ năng làm việc - Báo cáo TĐ-KT… HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Phân loại HTTT quản trị nhân lực: ♦ Mức tác nghiệp: thực hiện về thu thập thông tin, dữ liệu nhân sự hỗ trợ các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại; chứa các thông tin về các quy định của Chính phủ. Các HTTT điển hình: - HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương - HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc - HTTT quản lý người lao động - HTTT quản lý vị trí làm việc - HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc - HTTT báo cáo lên cấp trên 56 ♦ Mức chiến thuật: hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định liên quan đến phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức. Các HTTT điển hình: - HTTT phân tích và thiết kế công việc - HTTT lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực - HTTT quản lý lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp - HTTT đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 57 ♦ Mức chiến lược: là HTTT kế hoạch hóa nguồn nhân lực. - Giúp tổ chức đảm bảo được đầy đủ về số lượng và chất lượng người lao động phù hợp với yêu cầu công việc, vào đúng lúc cần để tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra. - Thực hiện dự báo NNL ở mức vĩ mô hoặc vi mô: + Dự báo cầu về NNL: xác định kiểu và số lượng nhân lực cho kế hoạch chiến lược + Dự báo cung NNL: xác định các nguồn nhân lực có sẵn trong tổ chức và bên ngoài tổ chức. 58 ♦ Các phần mềm quản trị nhân sự: - Các PM chung: + Phần mềm quản trị CSDL + Phần mềm bảng tính + Phần mềm thống kê - Các PM chuyên dụng: + Phần mềm thông tin nhân lực thông minh + Phần mềm thông tin nhân lực chức năng hữu hạn + Phần mềm đào tạo 59 60  VII. HTTT CHO LÃNH ĐẠO VÀ TRỢ GIÚP RA QUYẾT ĐỊNH - Gồm 2 bộ phận: + HTTT cho lãnh đạo + HTTT trợ giúp ra quyết định - Mỗi bộ phận có thể coi như một HTTT quản lý riêng biệt - Chức năng: + Cung cấp thông tin cho lãnh đạo + Trợ giúp trong suốt quá trình ra quyết định 61 HTTT CHO LÃNH ĐẠO - Hệ thống hoạt động trên cơ cở một hệ quản trị CSD