Chương 5: Chứng từ và sổ kế toán

Nguyên lý kế toán ThS. Nguyễn Chí Hiếu 62 CHƯƠNG 5: CHỨNG TỪ VÀ SỔ KẾ TOÁN 5.1. Chứng từ kế toán 5.1.1. Khái niệm chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Lập chứng từ là phương pháp của kế toán dùng để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, theo địa điểm phát sinh nghiệp vụ bằng giấy tờ hoặc vật mang tin theo qu i định của pháp luật. Ví dụ:  Phiếu thu dùng để ghi nhận nghiệp vụ thu tiền mặt  Phiếu chi dùng để ghi nhận nghiệp vụ chi tiền mặt  Hóa đơn bán hàng dùng để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng Chứng từ điện tử được coi là chứng t ừ kế toán khi có đầy đủ các nội dung qui định tại điều 17 của Luật kế toán (phải có các nội dung: tên và số hiệu của chứng từ kế toán, ngày tháng năm lập chứng từ kế toán, tên địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán, tên địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán…) và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như ba êng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. 5.1.2. Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ kế toán a. Ý nghĩa Lập chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của qui trình kế toán. Do đó, chứng từ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ, chứng nhận tính chất pháp lý của nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán. b. Tác dụng của chứng từ  Lập chứng từ kế toán là khởi điểm củ a tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị, không có chứng từ sẽ không thực hiện được công tác kế toán.  Lập chứng từ kế toán là nhằm ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, đảm bảo tính chất hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ.  Lập chứng từ kế toán là nhằm tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh.  Lập chứng từ kế toán nhằm ghi nhận đơn vị và cá nhân chị u trách nhiệm đối với nghiệp vụ phát sinh trước pháp luật. c. Tính chất pháp lý của chứng từ kế toán Tính chất pháp lý của chứng từ biểu hiện qua các điểm sau đây:  Chứng từ kế toán là căn cứ chứng minh cho số liệu kế toán.  Chứng từ kế toán là căn cứ để kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm pháp luật, hành vi tham ô, lãng phí. Nguyên lý kế toán ThS. Nguyễn Chí Hiếu 63  Chứng từ kế toán là căn cứ để cơ quan t ư pháp giải quyết các khiếu nại, khiếu tố.  Chứng từ kế toán là căn cứ để thực hiện và kiểm tra tình hình nộp thuế.  Chứng từ kế toán là căn cứ xác định của đơn vị và cá nhân phải chịu trách nhiệm về nghiệp vụ đã phá t sinh. 5.1.3. Phân loại chứng từ kế toán Chứng từ kế toán có nhiều loại và tùy theo tiêu thức phân loại mà được phân thành các nhóm khác nhau: a. Phân loại theo vật mang tin Chứng từ kế toán bao gồm:  Chứng từ bằng gia áy  Chứng từ điện tử b. Phân loại theo nội dung kinh tế Chứng từ kế toán bao gồm:  Chứng từ về lao động tiền lương  Chứng từ về hàng tồn kho  Chứng từ về bán hàng  Chứng từ về tiền tệ  Chứng từ về tài sản cố định c. Phân loại theo tính chất pháp lý  Chứng từ bắt buộc: những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đ ối với loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa về qui cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ảnh, mục đích và phương pháp lập. Các chứng từ này được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế. (Ví dụ: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng…)  Chứng từ bắt buộc: những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp (ví dụ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…). 5.1.4. Nội dung chứng từ kế toán Chứng từ kế toán vừa là căn cứ pháp lý, vừa là phương tiện ghi nhận thông tin do đó bất kỳ chứng từ kế toán nào cũng phải có đầy đủ nội dung qui định như sau:  Tên và số hiệu của chứng từ kế toán  Ngày tháng năm lập chứng từ kế toán  Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ kế toán  Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh  Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số. Riêng tổng số tiền kế toán phải ghi bằng chữ.  Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt và người có liên quan đến chứng từ kế toán. 5.1.5. Tổ chức lập và xử lý chư ùng từ kế toán a. Tổ chức lập chứng từ kế toán Nguyên lý kế toán ThS. Nguyễn Chí Hiếu 64 Kế toán trưởng doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm tổ chức việc lập chứng từ kế toán ở tất cả các bộ phận của đơn vị và qui định thời gian luân chuyển trên cơ sở chế độ về chứng từ kế toán do Bộ tài chính qui định. Chứng từ gốc do đơn vị lập hay nhận từ bên ngoài đều phải chuyển đến phòng kế toán của đơn vị. Điều 19, mục 1, chương 2, luật kế toán qui định: 1. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính. 2. Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, rõ ràng, kịp thơ øi, chính xác theo nội dung qui định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa qui định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ nội dung qui định. 3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính tr ên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải bằng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo, chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. 4. Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán lập gửi cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán. 5. Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán. 6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo qui định của luật kế toán. Chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo qui định. b. Trình tự xử lý chứng từ kế toán Khi nhận được chứng từ kế toán nhân viên kế toán phải xử lý theo trình tự sau:  Kiểm tra chứng từ kế toán Chứng từ kế toán được kiểm tra theo những nội dung sau:  Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.  Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh  Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ  Kiểm tra việc chấp hành hệ thống kiểm soát nội bộ  Hoàn chỉnh chứng từ kế toán  Sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính gia ù trên chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ  Các chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh sẽ được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ kế toán Nguyên lý kế toán ThS. Nguyễn Chí Hiếu 65  Tổ chức luân chuyển chứng từ Chứng từ kế toán được la äp ở nhiều bộ phận trong đơn vị do đó nó phải được tổ chức luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan và trong nội bộ phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán.  Lưu trữ – bảo quản chứng từ kế toán: + Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật. Tài liệu kế toán của niên độ kế toán đã kết thúc và không còn sử dụng để ghi sổ kế toán trong niên độ tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán. + Tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, phải được đưa vào lưu trữ chậm nha át là 12 tháng kể từ ngày báo cáo vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt. + Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu đưa vào lưu trữ chậm nhất là 6 tháng kể từ ngày kết thúc công việc nói trên. + Tài liệu kế toán của đơn vị nào phải được lưu trữ ở kho lưu trữ của đơn vị đó + Tài liệu kế toán của công ty liên doanh, 100% vốn nước ngoài trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo giấy phép đầu tư phải được lưu trữ tạ i Công ty trên lãnh thổ nước CHXHCN Việt Nam. + Tài liệu kế toán của đơn vị phá sản, giải thể (kể cả công ty liên doanh, 100% vốn nước ngoài) được lưu trữ tại cơ quan quyết định thành lập, cấp giấy phép kinh doanh hoặc lưu trư õ theo quyết định của cấp ra quyết định giải thể, phá sản. + Tài liệu kế toán đơn vị chia tách thành nhiều đơn vị, nếu tài liệu kế toán có thể chia được thì tài liệu kế toán lưu tại đơn vị mới. Nếu không thể chia tách được thì lưu trữ theo quyết định của cấp ra quyết định chia tách đơn vị. + Tài liệu kế toán của đơn vị sáp nhập được lưu trữ tại đơn vị sáp nhập. + Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính năm (phiếu xuất, nhập kho, các lệnh xuất nhập kho, chi tiền không lưu trong tập chứng từ kế toán, Báo cáo kế toán hàng tháng, quý…) lưu trữ tối thiểu 5 năm kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán. + Tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính năm phải được lưu trữ 10 năm kể từ ngày kết thúc niên độ. + Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và các tài liệu liên quan đến tiêu hủy tài liệu kế toán phải được lưu trữ 10 năm kể từ ngày lập. + Tài liệu hết hạn lưu trữ (5 năm, 10 năm) nhưng có liên quan đến các vụ kiện tụng, tranh chấp, các vụ án đã hoặc đang xét xử thì kho âng áp dụng thời hạn lưu trữ như trên mà áp dụng theo các quy định pháp luật hiện hành hoặc theo quyết định của người có thẩm quyền. Chỉ cơ quan Nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan Nhà nước có Nguyên lý kế toán ThS. Nguyễn Chí Hiếu 66 thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp, đồng thời lập biên bản nêu rõ lý do, số lượng từng lo ại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc tịch thu và ký tên đóng dấu. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản nêu rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên đóng dấ u. 5.2. Sổ sách và hình thức kế toán 5.2.1. Sổ kế toán Sổ kế toán là những tờ sổ được tổ chức theo mẫu nhất định, có liên hệ chặt chẽ với nhau để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán nhằm thỏa mãn yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý và lập các Báo cáo tài chính. Như vậy sổ kế toán là vật mang tin, là công cụ để tập hợp và hệ thống hóa những thông tin ban đầu từ chứng từ kế toán làm cơ sở cho việc soạn thảo các Báo cáo tài chính. Tất cả các Doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc thành phần kinh tế đều phải mở, ghi che ùp, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ sách kế toán theo đúng qui định hiện hành của Nhà nước. Có các loại sổ kế toán chủ yếu là sổ tổng hợp, sổ chi tiết và sổ kết hợp. 5.2.2. Các hình thức sổ kế toán Hình thức tổ sổ kế toán, còn gọi là hình thức kế toán, bao gồm số lượng sổ kế toán, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ, mối liên hệ giữa các loại sổ kế toán để ghi chép, hệ thống hóa và tổng hợp số liệu từ các chứng từ ban đầu, nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho việc lập báo báo tài chính theo trình tự và phương pháp nhất định. Hiện nay người ta sử dụng năm hình thức kế toán sau:  Hình thức Nhật ký – sổ cái  Hình thức Nhật ký chung  Hình thức chứng từ ghi sổ  Hình thức nhật ký chứng từ  Hình thức kế toán trên máy vi tính