Chương trình truyền thông hiệu quả
1. Truyền thông là gì? 2. Qui trình thu thập,chuyển tiếp, xử lý và lưu trữ thông tin 3. Các rào cản trong quá trình truyền thông
Bạn đang xem nội dung tài liệu Chương trình truyền thông hiệu quả, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
1Th.S. DINH TIEN MINH 1
CHƯƠNG 3: CHƯƠNG TRÌNH TRUYỀN
THÔNG HIỆU QUẢ
(Effective Communication)
1. Truyền thông là gì?
2. Qui trình thu thập, chuyển tiếp, xử lý
và lưu trữ thông tin
3. Các rào cản trong quá trình truyền
thông
Th.S. DINH TIEN MINH 2
ª Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt
động truyền thông, chuyên viên PR
cần rèn luyện 3 kỹ năng sau:
1. Biên soạn và hiệu đính (Writing/
Editing → News Releases, Reports)
2. Nói chuyện thuyết trình (Speaking/
Presenting → Meetings, Speeches)
3. Tương tác, điều khiển độïi nhóm
Interacting → Seminars/ Conferences
2Th.S. DINH TIEN MINH 3
Kỹ năng 1: Biên soạn
Hãy viết một bài ngắn (khoảng 50 từ) để
đăng trên báo Tiếp Thị về một loại nước
rửa chén/ máy nghe nhạc MP3 thế hệ mới
sẽ được tung ra thị trường vào tháng
11/2005. (10 phút)
Th.S. DINH TIEN MINH 4
Hãy đọc thật kỹ câu chuyện dưới đây và
hãy hoàn toàn tin tưởng vào những gì
được kể. Chỉ có vài chổ trong câu chuyện
là hơi mơ hồ.
Kỹ năng 1: Hiệu đính
3Th.S. DINH TIEN MINH 5
Tuấn mệt đừ khi tới nơi. Xe bus đi gì mà lâu
thế……
Anh mặc áo blue vào thật nhanh. Dũng đi ngang
qua và chào Tuấn.
-Tối hôm qua anh có xem phim không ?
-Anh biết đấy, tôi đâu có khoái phim Viễn Tây
cao bồi
-Phim hết trễ ghê …… À, mà này anh biết
không, sếp đã đề cập với tôi về vấn đề đi trễ
đấy.
-Vậy sao ?
-Đương nhiên là ông ta không hài lòng rồi.
-Tôi nói là sau lễ chắc mọi chuyện sẽ khá hơn.
-Chắc chắn rồi … Thôi đi làm nhé.
Tuấn đi vào xưởng B. Đồng hồ treo tường chỉ 6h.
Th.S. DINH TIEN MINH 6
Bây giờ, hãy đọc lại những lời khẳng định
được đánh số dưới đây. Suy nghĩ xem
những lời khẳng định đó ĐÚNG, SAI hay
PHẢI XEM LẠI và ghi vào giấy.
Đ nếu bạn chắc là hoàn toàn đúng.
S nếu bạn chắc là hoàn toàn sai.
? Nếu bạn phân vân giũa đúng và sai.
Khi bắt tay vào làm, bạn bắt đầu từ trên
xuống theo thứ tự, không quay ngược lên
trên để sửa lỗi và không đọc lại những câu
đã trả lời rồi.
4Th.S. DINH TIEN MINH 7
1. Tuấn là đốc công
2. Công việc của Tuấn bắt đầu sớm
3. Buổi sáng, anh ta mệt khi tới nơi
4. Nhà anh ta ở xa cơ quan
5. Hôm đó, anh ta đi làm trễ
6. Tối hôm trước, anh không xem phim
7. Sếp không hài lòng vì nhân viên đi làm trễ
8. Tình huống này diễn ra vào tháng giêng
9. Tuấn làm việc ở xưởng B
10.Tuấn vào xưởng lúc 6 giờ
Th.S. DINH TIEN MINH 8
Bây giờ, hãy viết lại câu chuyện cho hoàn
chỉnh để người đọc không cảm thấy nghi
ngờ, khó hiểu ở một vài điểm nào đó.
5Th.S. DINH TIEN MINH 9
Nhiệt tình
¾ Bạn khơng thể thuyết phục được người khác nếu trình
bày vấn đề một cách miễn cưỡng, thiếu sự nhiệt tình, như
thể đang phải "trả bài''.
¾ Hãy đặt hết niềm tin vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn
đang chào bán và truyền niềm tin đĩ đến khách hàng bằng
nhiệt tình của chính mình.
¾ Lưu ý rằng nhiệt tình khơng cĩ nghĩa là phải nĩi nhanh
hay nĩi lớn, mà điều quan trọng là phải trình bày vấn đề
một cách sinh động và cĩ tính thuyết phục cao.
Kỹ năng 2: Nói chuyện thuyết trình
Th.S. DINH TIEN MINH 10
Đơn giản
¾ Đừng dùng những từ quá kêu hay mang tính thuật ngữ
chuyên mơn sâu trong khi trình bày. Nếu khách hàng
khơng hiểu điều bạn nĩi, họ sẽ chẳng lưu lại ấn tượng gì
những sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang chào bán.
Trường hợp tệ hơn, họ cĩ thể chán nản bực dọc.
¾ Hãy trình bày vấn đề một cách đơn giản, rõ ràng, chính
xác và dễ hiểu. Nên sử dụng những ngơn ngữ mà bạn
thường dùng và tỏ ra tự nhiên như "bạn đang là chính
mình''.
6Th.S. DINH TIEN MINH 11
Thường xuyên kiểm tra phản ứng của người
nghe
¾Một buổi thuyết trình nếu cĩ hiệu quả và thành cơng,
thường thì phải cĩ sự tương tác qua lại giữa người nĩi và
người nghe.
¾ Trong khi trình bày, bạn nên thường xuyên hỏi lại người
nghe xem họ đã hiểu rõ chưa và cĩ vấn đề gì cần thắc mắc,
trao đổi thêm hay khơng.
Th.S. DINH TIEN MINH 12
Giao tiếp bằng mắt
¾Một buổi thuyết trình là một cuộc hội thoại với nhiều
người và tất cả mọi người cần phải được đĩn nhận sự quan
tâm như nhau.
¾ Khơng nên chỉ nhìn vào một người nào đĩ mà bạn nghĩ
rằng là nhân vật quan trọng. Cũng khơng nhất thiết phải
bận tâm đến chuyện ai là nhân vật chủ chốt hoặc ai là
người cĩ tầm ảnh hưởng đến việc ra quyết định mua sản
phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
7Th.S. DINH TIEN MINH 13
Đặt mình vào vị trí của người nghe
¾ Để bài thuyết trình thêm phần thú vị và đem đến cho
người nghe nhiều thơng tin cần thiết, ngồi nội dung, bạn
cần để ý đến thời lượng của buổi thuyết trình.
¾ Hãy đặt mình vào vị trí của người nghe để xác định
mình cần nĩi điều gì. Nên nhớ rằng, lúc đầu khách hàng
khơng quan tâm đến bạn hay sản phẩm và dịch vụ mà bạn
đang chào bán. Để thu hút sự quan tâm của họ, bạn cần
phải làm cho họ thấy được lợi ích khi sử dụng sản phẩm
hoặc dịch vụ của bạn.
Th.S. DINH TIEN MINH 14
Chuẩn bị kỹ
¾ Nội dung của bài thuyết trình cần được chuẩn bị kỹ và
bạn cần phải thực hành nhiều lần trước khi tiếp xúc với
khách hàng. Điều này giúp bạn rèn luyện kỹ năng trình bày
và cĩ thêm sự tự tin.
¾ Bạn cũng nên chú ý đến yếu tố thời gian. Nếu trong bài
thuyết trinh, bạn cĩ sử dụng các đồ thị, bảng biểu thì phải
bảo đảm tính hợp lý và nhất quán của chúng.
¾ Hãy dự trù trước những câu hỏi mà khách hàng cĩ thể
đặt ra và chuẩn bị câu trả lời.
8Th.S. DINH TIEN MINH 15
Chú ý đến trang phục
¾ Ngày nay, trang phục cơng sở rất đa dạng tùy theo tính
chất của cơng việc. Điều này cũng ít nhiều gây khĩ khăn
cho bạn trong việc lựa chọn trang phục khi làm buổi thuyết
trình chào bán hàng.
¾ Nguyên tắc cơ bản là bạn khơng được ăn mặc kém trang
trọng hơn khách hàng. Trong trường hợp khơng hiểu biết
rõ về trang phục làm việc của khách hàng, tốt nhất bạn nên
chọn trang phục truyền thống dành cho doanh nhân.
Th.S. DINH TIEN MINH 16
Kết thúc lịch sự
¾ Khi thực hiện xong buổi thuyết trình, dù rằng
buổi thuyết trình đĩ thành cơng hay khơng thì
cũng phải cảm ơn khách hàng trước khi ra về và
hứa hẹn sẽ tiếp tục liên lạc lại với họ.
Theo báo Người Lao Động
9Th.S. DINH TIEN MINH 17
Kỹ năng 3: Tương tác điều khiển
đội nhóm
Teamwork
Social Studies Activity
This activity will give students the
opportunity to consider what is involved in
cooperative efforts and why real
teamwork can be very effective. As a
result, they may be able to offer
suggestions for improving cooperation in
their own classroom.
Th.S. DINH TIEN MINH 18
Team building means so many different
things to people. It can mean building
relationships, entertainment programs,
learning people skills, leadership skills,
leadership development, accelerating
change, merging cultures, kicking off
new project teams, incorporating
different methods or cultures, or literally
building teams.
10
Th.S. DINH TIEN MINH 19
Truyền thông/ giao tiếp là quá trình
thông qua đó con người bày tỏ quan
điểm hoặc diễn tả cảm xúc của mình.
Truyền thông/ giao tiếp là việc chuyển
tiếp thông tin/ thông điệp từ một cá
thể/ tổ chức này đến một cá thể/ tổ
chức khác nhằm mục đích cho đôi bên
hiểu nhau.
1. Định nghĩa
Th.S. DINH TIEN MINH 20
2. Thu thập, chuyển tiếp, xử lý,
lưu trữ thông tin
Ý nghĩỈMã hoá
Người phát
Thông điệp
kênh
Tiếp nhậnỈ giải mã
Người nhận
Phản hồi
Nhiễu
Hình 1: Sơ đồ quá trình truyền thông giữa các cá nhân
Nguồn: Nghệ thuật giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh
PTS Thái Trí Dũng – NXB Thống kê - 1997
11
Th.S. DINH TIEN MINH 21
Hình 2: Sơ đồ quá trình truyền thông trong tổ chức
Mạng hình sao Mạng vòng tròn
Mạng đan chéoMạng phân nhóm
Mạng dây chuyền
Th.S. DINH TIEN MINH 22
Hoàn thiện quá trình truyền thông cần trả
lời các câu hỏi sau đây:
Cái gì (What) ?
Tại sao (Why) ?
Với ai (Who) ?
Bao giờ (When) ?
Tại đâu (Where) ?
Bằng cách nào, như thế nào (How) ?
12
Th.S. DINH TIEN MINH 23
6C TRONG THƠNG ĐIỆP PR
Credibility - Uy tín của nguồn phát thơng điệp
Một thơng cáo khuyên dùng của trung tâm bác sĩ nha
khoa chắc chắn sẽ cĩ ích cho các sản phẩm chăm sĩc răng
miệng. Đĩ là hình ảnh mà Colgate cố xây dựng nhằm
thuyết phục những người mua thơng qua sự thử nghiệm
của bác sĩ chuyên khoa.
Th.S. DINH TIEN MINH 24
6C TRONG THƠNG ĐIỆP PR
Context - Phạm vi phân phối thơng điệp
Cần thiết phải lựa chọn phương tiện truyền thơng thích
hợp trong đĩ bao gồm cả việc xác định phạm vi mà
phương tiện được truyền tải phải phù hợp với sản phẩm
(Tạp chí Nhà Đẹp).
Đảm bảo mục đích mà hoạt động PR theo đuổi được
truyền tải một cách chính xác, ví dụ nỗ lực xây dựng
thương hiệu thơng qua việc duy trì đội bĩng của Cơng ty
gạch Đồng Tâm.
13
Th.S. DINH TIEN MINH 25
6C TRONG THƠNG ĐIỆP PR
Content - Nội dung thơng điệp cần đơn giản, dễ
hiểu và cĩ ý nghĩa đối với người nhận
Mead Johnson cho rằng, tình thương của người mẹ đối
với con bằng sữa Enfa A+ giúp trẻ thơng minh và mang
đến niềm vui cho người mẹ “A+ cho bé và @ cho mẹ”.
Tuy nhiên, hình ảnh A+ hơi khĩ hiểu, vì nếu hiểu là điểm
thì Việt Nam sử dụng thang điểm 10 chứ khơng dùng điểm
A+; nếu hiểu theo nghĩa khoa học thì A+ mang thêm
DHA+ARA.
Việc này phức tạp đến mức Mead Johnson phải sử dụng
thơng điệp PR trên báo thơng qua các bài phỏng vấn Tổng
giám đốc Tradewind Asia - Trưởng đại diện chịu trách
nhiệm tiếp thị của Mead Johnson Nutritionals tại Việt Nam
về các chất bổ sung DHA và ARA.
Th.S. DINH TIEN MINH 26
6C TRONG THƠNG ĐIỆP PR
Clarity - Thơng điệp phải rõ ràng
Thơng điệp rõ ràng nhằm tránh những hiểu nhầm khơng
đáng cĩ. Hình ảnh trong thơng điệp được thể hiện rõ ràng
thì cơng việc định vị sẽ được thực hiện tốt. Điều đặc biệt là
thơng điệp trong hoạt động PR mang tính chân thực cao
hơn trong các quảng cáo, do đĩ nĩ dễ lơi cuốn các đối
tượng và dễ gây dựng các giá trị và niềm tin về thương
hiệu hơn quảng cáo.
14
Th.S. DINH TIEN MINH 27
6C TRONG THƠNG ĐIỆP PR
Channel - Lựa chọn kênh quảng bá nào
Như đã được đề cập trong quá trình chọn lựa kênh quảng
bá, chủ thể của hoạt động PR phải biết đối tượng tiếp nhận
thơng điệp nào sẽ sử dụng kênh PR nào. Sự phù hợp giữa
đối tượng và kênh truyền là một yếu tố quan trọng thúc
đẩy thơng điệp được truyền tải tốt hơn.
Cơng ty Kinh Đơ mong muốn tiếp cận đa số những
người yêu thích bĩng đá thơng qua việc tài trợ cho Giải vơ
địch bĩng đá quốc gia V.League 2004. Tuy nhiên, đặc tính
của các đối tượng xem bĩng đá và hiện diện trên các sân
bĩng lại khơng phải là đối tượng sẽ cĩ quyết định mua đối
với các sản phẩm bánh ngọt.
Th.S. DINH TIEN MINH 28
6C TRONG THƠNG ĐIỆP PR
Capability - Khả năng tiếp nhận và hiểu thơng
điệp của người nhận
Thơng điệp “A+ cho bé và @ cho mẹ” của Mead Johnson
khá khĩ hiểu đối với những người mẹ. Các đặc tính về kỹ
thuật nên được chuyển tải thơng qua những gì đơn giản mà
dễ hiểu.
TS. Nguyễn Quốc Thịnh và CN. Nguyễn Thành Trung
(Thương hiệu với nhà quản lý)
15
Th.S. DINH TIEN MINH 29
3. Các rào cản trong quá trình
truyền thông
a) Rào cản Văn hoá
b) Rào cản Thể chất/ Vật lý
c) Rào cản Tâm lý/ Nhận thức
d) Rào cản Ngôn ngữ/ Kỹ năng nghe
Th.S. DINH TIEN MINH 30
4. Giao thiệp với truyền thông
4.1 Soạn thảo một danh sách các đơn vị
truyền thông.
16
Th.S. DINH TIEN MINH 31
Một khi đã có danh sách, cần thực hiện các
công việc sau:
Gọi điện thoại cho phòng thông tin để có
được tên, chức danh, điện thoại, fax của
người mà bạn cần liên lạc.
Tìm kiếm những nhà báo chuyên viết về
lĩnh vực của tổ chức bạn.
Tự giới thiệu về bạn. Tìm thời gian thích
hợp để gởi thông tin. Tìm hiểu xem họ
thích gởi thông tin qua phương tiện nào ?
Th.S. DINH TIEN MINH 32
4.2 Các hình thức giao thiệp với giới truyền
thông
Điện thoại
Thông cáo báo chí
Phỏng vấn
Họp báo
17
Th.S. DINH TIEN MINH 33
4.3 Xây dựng mối quan hệ với một nhà báo
Hãy chắc rằng bạn đọc tạp chí, hay lắng
nghe/ xem chương trình mà người phóng
viên bạn liên lạc có tham gia viết bài.
Lần đầu tiên gọi đến, hãy giới thiệu bản
thân và nên hỏi xem lúc đó có thuận tiện
để nói chuyện hay không ?
Một khi bạn có dịp trình bày, hãy hỏi họ
về lịch trình làm việc.
Th.S. DINH TIEN MINH 34
Tìm hiểu xem họ quan tâm đến những
tin tức gì ?
Hãy ghi chú những yêu cầu và mong
muốn của phóng viên mỗi khi hai bên có
dịp trò chuyện.
Khi gặp lại phóng viên, bạn có thể nhắc
lại nội dung lần gặp trước. Điều đó có
thể giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.
18
Th.S. DINH TIEN MINH 35
Mời họ đến tham dự các sự kiện của tổ
chức bạn.
Luôn cố gắng xây dựng mối quan hệ tốt
đẹp.
Đừng nghĩ rằng tất cả các yêu cầu của
bạn đều có thể được đăng trên ấn phẩm.
Th.S. DINH TIEN MINH 36
4.4 Những yếu tố cần lưu ý trong việc thu
hút các phóng viên
Gởi bài ồ ạt
Thời gian đáp ứng
Ngăn nắp, trật tự