Cơ sở lý luận về công tác quản trị vốn lưu động của doanh nghiệp

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VỐN LƯU ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.1. VỐN LƯU ĐỘNG 1.1.1. Khái niệm vốn lưu động Vốn lưu động bao gồm giá trị của toàn bộ tài sản ngắn hạn, đó là những tài sản khả năng chuyển hoá tiền mặt trong một chu kỳ kinh doanh. Thường quy ước nhỏ hơn hoặc bằng một năm. Cấu trúc vốn lưu động gồm: Tiền mặt, chứng khoán khả nhượng; khoản phải thu ; tồn kho; chi phí trích trước. 1 Phân loại vốn lưu động -Dựa vào v.1.2.ai trò của vốn lưu động trong quá trình hoạt động đươc chia làm 3 loại: + Quy trình hoạt động của doanh nghiệp: Dữ Trữ Sản xuất Lưu Thông -Nguyên liệu chính -Bán thành phẩm -Vật liệu phụ -Nhiên liệu -Công cụ,dụng cụ -Sản phẩm dở dang -Bán thành phẩm -Thành phẩm -Tiền -Phải thu -Phải trả -Tạm ứng Sơ đồ 1: Vốn lưu động trong quá trình hoạt động -Dựa vào hình thái biểu hiện có thể chia ra hai loại: Vật tư hàng hoá, vốn tiền tệ -Dựa theo nguồn hình thành có thể chai ra : Vốn chủ sở hữu, vốn đi vay. 1.1.3. Một số công cụ đánh giá vốn lưu động +Vòng quay vốn lưu động: Doanh thu thuần Vòng quay vốn lưu động = Vốn lưu động +Tỷ số thanh toán nhanh: Giá trị TSNH-Giá trị Tồn kho Tỷ số thanh toán nhanh = Giá trị nợ Ngắn hạn +Tỷ số thanh toán hiện thời: Giá trị TSNH Tỷ số thanh toán hiện thời = Giá trị nợ NH 1.2. QUẢN TRỊ VỐN LƯU ĐỘNG 1.2.1. Khái niệm quản trị vốn lưu động Vốn lưu động bao gồm giá trị của toàn bộ tài sản ngắn hạn, đó là những tài sản khả năng chuyển hóa tiền mặt trong một chu kỳ kinh doanh.Cấu trúc vốn lưu động gồm có : tiền mặt , khoản phải thu , hàng tồn kho . 1.2.2. Tầm quan trọng của quản trị vốn lưu động Trong công ty tài sản ngắn hạn thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản. Đặc biệt là các tài sản ngắn hạn do tốc độ vòng quay nhanh với tính sinh lợi thấp. Nếu quản lý một cách lỏng lẻo thì lượng tiền mặt, khoản phải thu và hàng tồn kho sẽ phình ra rất nhanh, do đó giảm khả năng sinh lợi . 1.2.3. Nội dung quản trị vốn lưu động -Quản trị vốn lưu động liên quan đến các quyết định quản trị tài sản và nợ ngắn hạn, bao gồm : + Quản trị tiền mặt (xác định số dư tiền mặt tối ưu ) + Quản trị khoản phải thu (chính sách tín dụng và thủ tục thu nợ ) + Quản trị hàng tồn kho (mức tồn kho hợp lý và kiểm soát tồn kho ) 1.3. QUẢN TRỊ TIỀN MẶT 1.3.1. Tầm quan trọng của quản trị tiền mặt Tiền mặt được xem là tài sản không sinh lợi, vì vậy mục tiêu của quản trị tiền mặt là tối thiểu hoá lượng tiền mặt nắm giữ, nhưng vẫn đảm bảo sự cân đối giữa nhập quỹ và xuất quỹ diễn ra một cách bình thường. Chính vì vậy , nhu cầu đặt ra đối với nhà quản trị tài chính là phải xác định mức độ hợp lý các tài sản thanh toán cho các hoạt động kinh doanh thường ngày như : chi trả lương, thanh toán cổ tức, trả trước thuế và các chi phí khác… Thông thường, một công ty sử dụng tiền mặt cho các hoạt động sau : + Giao dịch : Là hoạt động cần thiết để đối phó với các phát sinh trong khi giao dịch với ngân hàng, khách hàng… + Cất trữ : Hoạt động nhằm duy trì số dư như là một lớp đệm để đối phó với những nhu cầu kinh doanh thường ngày ( trả lương, thuế và cổ tức ) và các phát sinh ngẫu nhiên ( dự phòng hoả hoạn, thiên tai..) + Đầu cơ : Là hoạt động nhằm tìm kiếm các cơ hội đầu tư nhằm kiếm lời từ chênh lệch giá hoặc hưởng chiết khấu… 1.3.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị tiền mặt 1.3.2.1. Tốc độ thu hồi tiền mặt + Đẩy nhanh việc chuẩn bị và gửi hoá đơn bằng cách vi tính hoá hoá đơn, gửi kèm theo hàng, gửi qua fax, yêu cầu thanh toán trước, cho phéo ghi nợ trước. + Đem lại cho khách hàng những mối lợi để khuyến khích họ trả nợ sớm bằng cách áp dụng các chính sách chiết khấu đối với những khoản nợ thanh toán trước hạn. Quan điểm chung là “ nỗ lực thu các khoản phải thu càng sớm càng tốt và trì hoãn các khoản phải trả đến mức có thể càng tốt ” 1.3.2.2. Giảm tốc độ chi tiêu tiền mặt Doanh nghiệp có thể thu được lợi nhuận bằng cách thực hiện giảm tốc độ chi tiêu tiền mặt để có thêm tiền mặt nhằm đầu tư sinh lợi bằng cách khác, thay vì dùng tiền thanh toán sớm các hoá đơn mua hàng, nhà quản trị tài chính nên trì hoãn việc thanh toán nhưng trong phạm vi thời gian mà các chi phí tài chính, tiền phạt hay sự xói mòn vị thế tín dụng thấp hơn những lợi nhuận do việc chậm thanh toán chạm mang lại. 1.3.3. Lập dự toán ngân sách tiền mặt Ngân sách tiền mặt là dự án lưu chuyển tiền tệ cho thấy thời điểm và số lượng tiền mặt vào và ra trong một thời kỳ, thường là hằng tháng. Mục đích lập dự toán này để các nhà quản trị tài chính có khả năng tốt hơn về xác định nhu cầu tiền mặt trong tương lai, hoạch định để tài trợ cho các nhu cầu tái sản xuất, thực hiện việc kiểm soát tiền mặt và khả năng thanh toán cho daonh nghiệp. 1.3.4. Một số công cụ theo dõi tiền mặt + Vòng quay tiền mặt: Doanh thu thuần Vòng quay tiền mặt = Tiền mặt bình quân Trong đó : Tiền mặt bình quân = (Tiền mặt ĐK+ Tiền Mặt CK)/2 + Chu kỳ vòng quay tiền mặt: Tiền mặt Chu kỳ vòng quay tiền mặt = Tiền bán trung bình một ngày 1.4. QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU Công ty thường thích bán hàng thu tiền ngay thay phải bán tín dụng, nhưng do áp lực cạnh tranh mà hầu hết các Công ty đưa ra các chính sách tín dụng cho khách hàng. Khi chính sách tín dụng được thực hiện sẽ làm thay đổi giá trị tồn kho cũng như khoản phải thu, nói cách khác Công ty thực hiện đầu tư vào khoản phải thu làm phát sinh các chi phí trực tiếp và gián tiếp để thực hiện khoản phải thu, kết quả lợi nhuận sẽ thay đổi đáng kể do do doanh số tăng lên khi mở rộng tín dụng. Quản trị khoản phải thu liên quan đến các quyết định liệu có cấp tín dụng cho khách hàng nào đó hay không? Tiến trình xây dựng một chính sách tín dụng sẽ được thực hiện như thế nào và các phương thức điều khiển khoản phải thu. Việc thiết lập một hệ thống kiểm soát là cần thiết bởi vì không có nó thì khoản phải thu sẽ vượt qua mức làm cho dòng ngân quỹ giảm xuống, các nguy cơ xuất hiện mất mát sẽ tăng lên. Một chính sách tín dụng tối ưu sẽ xác định mức hợp lý khoản phải thu tuỳ thuộc vào điều kiện hoạt động của công ty. Chẳng hạn một công ty chưa khai thác đầy đủ năng lực sản xuất trong khi chi phí biến đổi thấp sẽ mở rộng tín dụng tự do hơn, và tất yếu khoản phải thu sẽ lớn hơn so với công ty đã hoạt động hết năng lực sản xuất trong việc gia tăng doanh số. Trong khi doanh số lại chịu tác động bởi các biến số mà công ty có thể kiểm soát được như : giá bán, chất lượng sản phẩm, và chính sách tín dụng của công ty. Như vậy, các biến số của cính sách tín dụng mà người quản trị tài chính phải xem xét bao gồm: + Xác định tiêu chuẩn tín dụng + Quyết định thời hạn và suất chiết khấu + Xây dựng chính sách thu nợ Người quản trị tín dụng có trách nhiệm xây dựng chính sách tín dụng cho công ty phù hợp với mục đích kinh kinh doanh. Tuy nhiên, ảnh hưởng của nó lại liên quan đến các bộ phận khác nhau như : tài chính, tiếp thị và sản xuất . 1.4.1. Chính sách tín dụng 1.4.1.1. Khái niệm Chính sách tín dụng là một yếu tố quyết định quan trọng liên quan đến mức độ , chất lượng và rủi ro của doanh thu bán hàng 1.4.1.2. Thuận lợi và bất lợi khi mở rộng tín dụng. * Thuận lợi : -Doanh số bán hàng tăng lên, giảm lượng hàng tồn kho không cần thiết. -Duy trì mối quan hệ thường xuyên với khách hàng truyền thống và tìm kiếm những khách hàng mới. -Tạo uy tín và làm cho khách hàng mua thường xuyên hơn. -Các thủ tục cấp phát tín dụng tương đối đơn giản hơn * Bất lợi : -Vốn đọng lại trong hàng hoá mà khách hàng đã mua. -Có thể phát sinh chi phí tiền lãi mà công ty vay để mở rộng tín dụng -Một số khách hàng thanh toán trễ, và dẫn đến mất mát không đòi được nợ. -Phát sinh thêm chi phí mở rộng tín dụng và thu hồi nợ. 1.4.1.3. Mô hình tiêu chuẩn đánh giá tín dụng Tiêu chuẩn đánh giá tín dụng được hiểu là mức độ chấp nhận đối với các yêu cầu tín dụng. Về mặt thực tế, một công ty khi mở rộng tín dụng sẽ phải cân nhắc khả năng sinh lợi mà chính sách tín dụng mang lại Lợi nhuận ròng tăng thêm = Thu nhập tăng thêm –chi phí tăng thêm 1.4.1.4. Hệ thống đánh giá chất lượng tín dụng Tiêu chuẩn tín dụng chỉ ra sức mạnh và độ tin cậy mà một khách hàng phải đáp ứng với chính sách chất lượng tín dụng. Nếu một khách hàng chưa đáp ứng với tiêu chuẩn tín dụng thì việc cấp tín dụng có thể bị từ chối hoặc đáp ứng tín dụng hạn chế. Tiêu chuẩn tín dụng của công ty là cơ sở để xác định những khách hàng nào đủ điều kiện tín dụng đưa ra và giá trị tín dụng mà mỗi khách hàng sẽ nhận được là bao nhiêu. Cơ sở để lập tiêu chuẩn tín dụng dựa trên kết quả đo lường chất lượng tín dụng của khách hàng. Các phương pháp được áp dụng để đo lường chất lượng tín dụng được sử dụng trong thực tế: + Hệ thống điểm tín dụng ( Credit Scoring Systems ) Mặc dầu các quyết định đưa ra hầu hết mang tính chủ quan, nhưng nhiều công ty cũng cố gắng xây dựng hệ thống điểm tín dụng dựa trên phân tích hồi quy tương quan bội. Chẳng hạn, điểm số tín dụng là các biến số gồm: số lần trả lãi (TIE), tỷ lệ thanh toán nhanh (Rq), thông số nợ (D/A ), và số năm hoạt động (Yb ) Như vậy, mỗi công ty sẽ có hệ thống cho điểm tín dụng khác nhau tuỳ thuộc vào yếu tố đánh giá và trọng số của mỗi yếu tố. Hệ thống này được xây dựng dựa trên mối tương quan của các chỉ tiêu nghành và được điều chỉnh thường xuyên phù hợp với mỗi thời kỳ cụ thể. + Hệ thống 4Cs (4 Cs Sytem) Theo phương pháp này, chất lượng tín dụng khách hàng được đánh giá qua 4 yếu tố của khách hàng sau: -Đặc điểm ( Character): khả năng trả nợ và trách nhiệm với các khoản nợ . - Vốn (Capital) :các điều kiện và hiệu suất tài chính . -Thế chấp (Collateral) :khả năng thế chấp tài sản để đảm bảo tín dụng . - Điều kiện (Conditions): các xu hướng kinh tế, khu vự kinh tế và thành phần kinh tế . Thông qua 4 yếu tố này có thể thu nhập từ hồ sơ lưu trữ của khách hàng hoặc đánh giá của các chuyên gia có kinh nghiệm…thông qua việc đánh giá 4 chính sách người quản trị tín dụng sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về chất lượng tín dụng của khách hàng hay nhóm khách hàng . 1.4.2. Phân tích chính sách tín dụng 1.4.2.1. Nguồn thu nhập thông tin tín dụng Thu nhập thông tin là bước đầu tiên trong tiến trình phân tích tín dụng. Là cơ sở để xử lý và ra quyết định cấp tín dụng cho khách hàng. Vì vậy, yêu cầu của nguồn thông tin là phải chính xác và cung cấp kịp thời. Các công cụ để thu nhập thông tin bao gồm: + Các báo cáo tài chính của khách hàng + Các đánh giá của cơ quan tín dụng và cơ quan tư vấn tài chính +Thông tin lưu trữ của công ty về khách hàng . 1.4.2.2. Xác định thời hạn và điều kiện tín dụng -Thời hạn tín dụng : Là khoảng thời gian kể từ lúc một khoản tín dụng được cấp cho đến lúc nó được hoàn trả xong. -Điều kiện tín dụng : Là phát biểu trong phạm vi thời hạn tín dụng, bao gồm : thời hạn chiết khấu và suất chiết khấu -2/10,Net 60 : Nghĩa là thời gian tín dụng là 60 ngày kể từ ngày ghi trên hoá đơn,nếu khách hàng thanh toán trong phạm vi 10 ngày đầu thì sẽ được hưởng chiết khấu 2% trên giá bán. -2/10 EOM, Net 60 : nghĩa là thời hạn tín dụng 60 ngày kể từ ngày ghi trên hoá đơn, nếu khách hàng thanh toán trong phạn vi 10 ngày đầu trước cuối tháng ( End Of Month) thì được giảm giá 2%. -2/COD, Net 60 : thời hạn tín dụng là 60 ngày nếu thanh toán ngay(Cash on date) thì được chiết khấu 2%. -Net 60 : ngĩa là thời hạn tín dụng cho phép là 60 ngày. 1.4.2.3. Quyết định mở tín dụng Sau khi tiến hành các phân tích cần thiết, nhà quản trị cần đưa các quyết định tín dụng : + Quyết định có gửi hàng và mở tín dụng cho khách hàng mới không. + Đối với khách hàng đã mở tín dụng, cần xem xét và thiết lập một thủ tục để đánh giá lại mỗi khi nhận được đơn hàng . 1.4.3. Chính sách thu nợ Chính sách thu nợ : Chỉ ra các thủ tục mà theo đó để công ty thực hiện việc thu tiền đối với các hoá đơn hay khoản nợ đến hạn. Biến số cơ bản của chính sách thu nơn là giá trị kỳ vọng của thủ tục thu nợ . Đó là sự cân nhắc giữa chi phí thực hiện thu nợ với với việc giảm tỷ lệ mất mát và rút ngắn thời hạn thu tiền. Thủ tục thu nợ : Thường bao gồm một trình tự hợp lý cho các giải pháp mà nó áp dụng cho các hoá đơn quá hạn. Các biện pháp có thể thực hiện như : gọi điện nhắc nhở, gửi thư yêu cầu, viếng thăm hoặc nhờ pháp luật can thiệp. Như vậy tiến trình thu nợ không những phát sinh thêm chi phí mà có thể làm giảm mối quan hệ và mất lòng khách hàng tốt có lý do chính đáng cho sự chậm trễ của họ. Các khách hàng thường muốn kéo dài thời hạn thanh toán, nhưng lại không muốn đối phó với ngân hàng nhờ thu hay pháp luật. Trong khi các công ty lại mong muốn thu hồi các khoản nợ quá hạn sớm để hạn chế mất mát. Tóm lại, bất kỳ sự thay đổi nào trong chính sách thu nợ đều có ảnh hưởng đến doanh số và kỳ thu tiền, tỷ lệ mất mát. Chính vì vậy, người quản trị phải xem xét tác động của các sự thay đổi trong chính sách thu nợ cùng với các thay đổi trong các biến số tín dụng khác để xây dựng một chính sách tín dụng hợp lý nhưng vẫn đảm bảo chỉ tiêu khoản phải thu. 1.4.4. Theo dõi khoản phải thu 1.4.4.1. Mục đích -Nhà quản trị tài chính theo dõi khoản phải thu nhằm : Xác định đúng thực trạng khoản phải thu , đánh giá tính hữu hiệu của chính sách thu tiền . 1.4.4.2. Một số công cụ theo dõi khoản phải thu +Kỳ thu tiền bình quân : Các khoản phải thu Kỳ thu tiền bình quân = Doanh thu bán chịu bình quân +Vòng quay khoản phải thu: Doanh thu thuần Vòng quay khoản phải thu = Khoản phải thu 1.5. QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO Hầu hết các doanh nghiệp đều có hàng tồn kho bởi vì tất cả các công đoạn mua,sản xuất và bán không diễn ra trong cùng một lúc. Mặt khác, cần có hàng tồn kho để duy trì khả năng hoạt động thông suốt của dây chuyền sản xuất và các hoạt động phân phối, ngăn chặn những bất trắc trong sản xuất, vì vậy quản trị hàng tồn kho trong sản xuất là một việc rất quan trọng. 1.5.1. Khái niệm hàng tồn kho Hàng tồn kho là những tài sản được giữ bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường ;đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ . 1.5.2. Phân loại Hàng tồn kho bao gồm : thành phẩm tồn kho, sản phẩm dở dang; sản phẩm chưa hoàn thành, sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho . 1.5.3. Chức năng quản trị tồn kho +Liên kết: Chức năng chủ yếu nhất của quản trị tồn kho là liên kết giữa quá trình sản xuất và cung ứng. Khi cung cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích luỹ đủ cho thời kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết. Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, trách sự thiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất . +Ngăn ngừa tác động lạm phát: Một doanh nghiệp nếu biết trước tình trạng tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hoá họ có thể dữ trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí . Như vậy, tồn kho là một hoạt động đầu tư tốt, lẽ dĩ nhiên khi thực hiện hoạt động tồn kho chúng ta phải xem xét đến chi phí và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tiến hành tồn kho . +Khấu trừ theo số lượng Một chức năng khá quan trọng của quản trị tồn kho là khấu trừ theo số lượng. Rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chấp nhận khấu trừ cho những đơn hàng có số lượng lớn. Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm phí tổn sản xuất. Tuy nhiên, mua hàng với số lượng lớn sẽ chịu chi phí tồn trữ lớn, do đó trong quá trình quản trị tồn kho người ta cần phải xác định một lượng hàng hoá tối ưu để được hưởng giá khấu trừ, mà chi phí tồn trữ tăng không đáng kể . 1.5.4. Quản trị chi phí tồn kho Để dữ trữ hàng tồn kho, doanh nghiệp phải tốn kém chi phí.Các chi phí liên quan đến việc dữ trữ tồn kho : Chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng , chi phí mua hàng. 1.5.4.1. Chi phí tồn trữ : Chi phí tồn trữ là những loại chi phí có liên quan đến việc tồn trữ hay hoạt động tồn kho.. 1.5.4.2. Chi phí đặt hàng Bao gồm những phí tổn trong việc tìm các nguồn, các nhà cung ứng; hình thức đặt hàng, thực hiện quy định đặt hàng hỗ trợ cho các hoạt động văn phòng…Khi đơn hàng được thực hiện, phí tổn đặt hàng vẫn còn tồn tại, những lúc đó chúng được hiểu như phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng . Phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng là những chi phí cho việc chuẩn bị máy móc hay công nghệ để thực hiện đơn hàng. Do đó, cần xác định thời điểm và số lượng cho mỗi lần đặt hàng thật chi tiết để cố gắng tìm những biện pháp giảm bớt chi phí chuẩn bị cũng như phí tổn đặt hàng . Trong nhiều trường hợp, chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng . Nếu giảm được thời gian này là một giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng suất . 1.5.4.3. Chi phí mua hàng Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của dơn hàng và giá mua một đơn vị. Chú ý: (1) Chi phí tồn kho = Chi phí tồn trữ + Chi phí đặt hàng +Chi phí mua hàng (2) Chi phí tồn kho = Chi phí tồn trữ + Chi đặt hàng 1.5.5. Một số công cụ đánh giá hiệu quả quản trị hàng tồn kho + Vòng quay hàng tồn kho : Doanh thu thuần Vòng quay hàng tồn kho = Hàng tồn kho +Số ngày luân chuyển hàng tồn kho : Hàng tồn kho *360 Số ngày luân chuyển hàng tồn kho = Doanh thu thuần CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN NHÀ ĐÀ NẴNG 2.1. GIỚI THIỆU