Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ

DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ Phiên bản 1.0 Hà nội 7-2006 Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 2 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: Contact: contact@vss.com.vn MỤC LỤC 1 Giới thiệu chung......................................................................................................................3 2 Giới thiệu về quản lý thông tin ...............................................................................................4 2.1 Tại sao cần phải quản trị thông tin..................................................................................4 2.2 Những người liên quan đến quản trị thông tin ................................................................4 2.3 Các nhân tố chính để thành công ....................................................................................4 2.4 Các quy tắc trong quản trị thông tin................................................................................5 2.5 Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả........................................................................5 2.6 Các loại thông tin ............................................................................................................5 2.7 Phạm vi quản trị thông tin...............................................................................................6 2.8 Quản trị tri thức...............................................................................................................6 2.9 Các quá trình thực hiện ...................................................................................................7 3 Đặc trưng chính của S-Office .................................................................................................8 4 Mục tiêu của S-Office.............................................................................................................9 5 Mô hình hoạt động ................................................................................................................10 6 Đánh giá hiệu quả tin học hoá của S-Office .........................................................................11 7 Chức năng chính của S-Office ..............................................................................................12 7.1 Quản lý công việc .........................................................................................................12 7.2 Quản lý thông tin khách hàng .......................................................................................12 7.3 Hệ quản lý văn bản, tài liệu: .........................................................................................13 7.4 Hệ quản lý lịch làm việc: ..............................................................................................13 7.5 Hệ quản lý nhân sự: ......................................................................................................14 7.6 Hệ thống tin tức nội bộ: ................................................................................................14 7.7 Hệ quản lý hình ảnh ......................................................................................................14 7.8 Hệ thống thảo luận nội bộ:............................................................................................14 7.9 Hệ thống gửi tin nhắn nội bộ. .......................................................................................15 7.10 Hệ thống khảo sát, điều tra (Survey): ...........................................................................15 7.11 Hệ thống Webmail ........................................................................................................15 8 Địa chỉ liên hệ .......................................................................................................................16 Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 3 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: Contact: contact@vss.com.vn 1 Giới thiệu chung Hiện nay, việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin, nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động trong các doanh nghiệp... đã trở thành nhu cầu tất yếu và đang diễn ra một cách rộng rãi, phổ biến. Việc ứng dụng đó không chỉ đơn giản là sử dụng các phương tiện khoa học - công nghệ hiện đại. Quan trọng hơn, nó là đại diện cho một phương thức hoạt động ưu việt, đem lại hiệu quả và chất lượng hoạt động tối đa, giảm chi phí, thời gian và sức người. Tin học hoá hoạt động doanh nghiệp nhằm tăng cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động quản lý. Xây dựng các hệ thống tin học hoá quản lý nội bộ, phục vụ trực tiếp công tác quản lý trong môi trường hoạt động chuyên nghiệp. Hoàn thiện và thống nhất áp dụng các chương trình ứng dụng phục vụ quản lý, tra cứu thông tin. Thông tin được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Tất cả mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều liên quan đến việc lưu trữ, tra cứu và xử lý thông tin. Tất cả các doanh nghiệp đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức các doanh nghiệp đang điều hành công việc và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp đang được thực hiện. Hiện nay các phần mềm dùng cho doanh nghiệp thường mang tính đơn lẻ, mỗi nhà cung cấp đi theo một mảng khác nhau, điều này dẫn đến việc chi phí đầu tư cho các ứng dụng CNTT sẽ rất cao và không mang tính thống nhất. Việc tích hợp các ứng dụng phần mềm thành một hệ thống, mang tính khoa học, hiệu quả, đơn giản, tiện dụng và xuyên suốt trong quá trình hoạt động là một việc rất cần thiết và cấp bách trong việc ứng dụng CNTT hiện nay. Để đáp ứng cho nhu cầu ấy, Công ty Giải pháp Phần mềm Việt đã cho ra đời Hệ thống tích hợp các phần mềm quản lý S-Office, phiên bản 1.0 tháng 4/2005 và nay là phiên bản 2.0. S-Office là giải pháp giúp cho các doanh nghiệp quản lý hệ thống thông tin nội bộ của mình nhằm nâng cao hiệu quả công việc và xây dựng nên một nét văn hoá cho doanh nghiệp mình trong việc chuẩn hoá thông tin, chuẩn hoá quy trình làm việc chuyên nghiệp. Với các chức năng và các ứng dụng được tích hợp sẵn, S-Office có thể thiết kế ra 1 ứng dụng quản lý thông tin doanh nghiệp theo mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống có thể thay đổi các chức năng theo yêu cầu của DN tuỳ theo quy mô, đặc trưng ngành nghề của mỗi DN. Với ứng dụng S-Office, lần đầu tiên bạn có thể đi công tác xa hay ngồi tại nhà để quản trị DN mình qua các thông tin nội bộ được cập nhật qua hệ thống. Nó mang tới cho bạn một môi trường làm việc năng động, một văn phòng không giấy tờ. Với một máy tính, một số thao tác thật đơn giản, bạn có thể trao đổi thông tin, giao việc, theo dõi tiến độ công việc hay tiến trình thực hiện dự án, mà không bị giới hạn bởi thời gian và không gian địa lý. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 4 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: Contact: contact@vss.com.vn 2 Giới thiệu về quản lý thông tin Quản trị thông tin là việc một doanh nghiệp sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin liên quan đến các công việc, hoạt động của doanh nghiệp đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc. Và thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin. Thông qua việc quản trị thông tin, người quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp và giảm thiểu thời gian khi thực hiện các công việc. 2.1 Tại sao cần phải quản trị thông tin Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Tất cả mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều liên quan đến việc lưu trữ, tra cứu và xử lý thông tin. Tất cả các doanh nghiệp đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức các doanh nghiệp đang điều hành công việc và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp đang được thực hiện. 2.2 Những người liên quan đến quản trị thông tin Người sở hữu thông tin, chịu trách nhiệm về một mục tin cụ thể cũng như tính chính xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin. Người chăm sóc thông tin, chịu trách nhiệm bảo trì thiết bị truyền thông tin và các vấn đề liên quan tới công nghệ thông tin. Người sử dụng (trong và ngoài tổ chức) truy cập và sử dụng các thông tin do người sở hữu thông tin chỉ định và được người chăm sóc thông tin cho phép. 2.3 Các nhân tố chính để thành công Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin họ cần để thực hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong tổ chức. Tài sản thông tin được khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ thông tin trong nội bộ doanh nghiệp thông qua các thoả thuận, quy định của doanh nghiệp. Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy trì và các thông tin sử dụng trong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, toàn diện và nhất quán. Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin phải được thực thi. Thông tin cần phải được đưa tới các thành viên nội bộ doanh nghiệp một cách thuận tiện thông qua nhiều chức năng khác nhau. Các bản ghi và các phần thông tin cần thiết khác phải được lưu trữ tốt. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 5 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: Contact: contact@vss.com.vn Doanh nghiệp đạt được mức độ cao trong việc về tính hiệu quả trong các hoạt động xử lý thông tin 2.4 Các quy tắc trong quản trị thông tin Vai trò của quản lý thông tin trong việc tin học hoá các hoạt động của doanh nghiệp. Hầu hết chương trình tin học hoá và các sáng kiến sử dụng thông tin trong các hoạt động của doanh nghiệp đều dựa vào việc thực hiện các biện pháp tiếp cận mới mẻ về quản trị và khai thác tài sản thông tin của doanh nghiệp. Ví dụ:  Yêu cầu nhân viên, các phòng ban tham gia vào công việc của doanh nghiệp, cần phải có sự chia sẻ thông tin nhiều hơn nữa giữa các thành viên viên trong nội bộ doanh nghiệp– ví dụ thông qua mạng nội bộ của doanh nghiệp (Company Secure Intranet - CSI)  Việc chuyển đổi quá trình hoạch định chính sách dựa trên các căn cứ và tầm quan trọng của việc điều hành hoạt động của doanh nghiệpđã đặt ra yêu cầu mới đối với khả năng khai thác các nguồn thông tin có liên quan và đáng tin cậy cũng như đối với các công cụ tạo và xử lý dữ liệu dành cho các thành viên của doanh nghiệp.  Yêu cầu cần phải có cái nhìn nhanh hơn và xa hơn dẫn tới những người có liên quan đến lĩnh vực quản lý, lập kế hoạch, giao tiếp và hoạch định chính sách sử dụng các nguồn thông tin trên CSI và Internet ngày càng nhiều; những người sử dụng thông tin trong sẽ cần phải học cách khai thác các nguồn thông tin thông qua hệ thống quản lý thông tin nội bộ này. 2.5 Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh. Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một tổ chức, các nhà quản lý trong tổ chức có thể:  Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng  Nhân viên nhanh chóng xử lý giải quyết công việc được giao  Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp  Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ  Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài 2.6 Các loại thông tin Thông tin do tổ chức sở hữu và các thông tin từ bên ngoài mà tổ chức cập nhật vào có rất nhiều dạng khác nhau Dữ liệu đã được cấu trúc Các dữ liệu được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu thường được dùng để hỗ trợ cho các hoạt động điều hành và các giao dịch kinh doanh. Các cơ sở dữ liệu bao gồm những bản ghi đã được cấu trúc chứa các chi tiết về các chủ đề liên quan đến kinh doanh như các khách hàng, tình hình tài chính, tình hình nhân sự và các nguồn lực khác trong và ngoài tổ chức. Các dữ liệu chưa được cấu trúc Những dữ liệu loại này bao gồm hình, ảnh, bản đồ, các bản thu âm và video. Trong hoạt động của doanh nghiệp, rất nhiều loại tài liệu sẽ được chuyển thành một phần của các bản ghi. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 6 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: Contact: contact@vss.com.vn Thông tin tham khảo và thư viện Các thư viện hiện nay đang cung cấp rất nhiều nguồn thông tin khác nhau ngày càng nhiều bao gồm các cuốn catalogue, cơ sở dữ liệu thương mại, dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến và dịch vụ Internet nhằm hỗ trợ các thành viên trong nội bộ dễ dàng thực thi các nhiệm vụ của mình. 2.7 Phạm vi quản trị thông tin Quản trị thông tin bao gồm 4 lĩnh vực chính như sau: Quản trị nguồn thông tin. Tất cả các nguồn thông tin nói trên cần phải được quản lý. Việc quản lý thông tin trong nội bộ daonh nghiệp phải đảm bảo rằng tất cả các nguồn thông tin được biết tới và những trách nhiệm này phải được chỉ định cho họ. Quản trị công nghệ thông tin. nhằm củng cố hệ thống thông tin trong doanh nghiệp mà điển hình là chịu trách nhiệm về chức năng cung cấp thông tin do tổ chức tự quản lý hoặc được nhận từ một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Quản trị thông tin của tổ chức phải được hoạt động như là một “Khách hàng am hiểu” về các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến IT mà tổ chức đó cần. Quản trị xử lý thông tin. Tất cả quá trình kinh doanh sẽ làm gia tăng những hoạt động liên quan đến một hoặc một số nguồn thông tin của tổ chức. Quá trình tạo mới, thu thập, truy nhập, sử đổi, lưu trữ, xoá bỏ và nén thông tin cần phải được kiểm soát hợp lý nếu tổ chức muốn quản lý thành công nguồn thông tin của mình. Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách. Doanh nghiệp sẽ cần phải xác định các tiêu chuẩn và chính sách trong quản trị thông tin. Những tiêu chuẩn và chính sách này sẽ thường được phát triển như một nhân tố trong chiến lược thông tin của tổ chức. Chính sách quản trị sẽ quản lý các quy trình và trách nhiệm quản trị thông tin trong tổ chức: chính sách và tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ áp dụng cho cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho hệ thống thông tin của doanh nghiệp 2.8 Quản trị tri thức Quản trị tri thức là một khía cạnh then chốt trong quản trị thông tin. Về cơ bản, quản trị tri thức là việc làm cho các thông tin trở nên hữu dụng để một số hoạt động có thể được thực hiện dựa trên nền tảng của kiến thức đó. Quản trị kiến thức bao gồm:  Nguồn vốn tri thức (tài sản kiến thức do tổ chức nắm giữ bao gồm các kiến thức chuyên môn của các cá nhân)  Công việc có tính phối hợp với sự hỗ trợ của máy vi tính (những cách thức làm cho việc trao đổi kiến thức giữa các nhóm làm việc được dễ dàng hơn)  Trao quyền cho nhân viên (những cách thức cho phép các cá nhân tận dụng được lợi ích từ các kiến thức chung của tổ chức) Trong doanh nghiệp, mạng quản lý thông tin của doanh nghiệp sẽ được cung cấp nhanh chóng các thông tin cập nhật và đầy đủ giữa:  Người quản lý và các thanh viên trong nội bộ  Thông tin báo cáo từ các phòng ban đến người quản lý  Báo cáo công việc từ các thành viên đến người chịu trách nhiệm công việc (Quản lý dự án)  Các thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động, công việc của doanh nghiệp Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 7 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: Contact: contact@vss.com.vn  Cuối cùng, mạng thông tin này luôn có sẵn 24/24 để các thành viên có thể sử dụng và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng trong việc xử lý thông tin và công việc 2.9 Các quá trình thực hiện Yêu cầu đầu tiên của chương trình quản trị thông tin là tổ chức phải nhận thức đầy đủ về nhu cầu cũng như những tài sản thông tin mà tổ chức đó có bằng việc thực hiện việc kiểm tra thông tin. Doanh nghiệp sẽ cần phải xem xét các yêu cầu thông tin trên toàn bộ các bộ phận và chức năng kinh doanh của mình. Người ta khuyến cáo rằng nên áp dụng phương pháp tiếp cận theo “vòng đời” khi xem xét việc sử dụng thông tin trong kinh doanh. Tổ chức nên xem xét lại:  Loại thông tin nào hiện đang nắm giữ và các thông tin đó có thể được phân loại như thế nào?  Các loại thông tin nào cần thu thập và tạo mới trong quá trình kinh doanh?  Các thông tin sẽ được lưu trữ và duy trì như thế nào?  Các thông tin sẽ được truy cập như thế nào, do ai và theo cách nào?  Các thông tin sẽ được loại bỏ như thế nào và dưới sự cho phép của ai?  Chất lượng của thông tin sẽ được duy trì như thế nào (tính chính xác, nhất quán, thời hạn lưu hành v.v…)  Làm thế nào để các thông tin có thể dễ dàng truy cập hơn đối với mọi người trong nội bộ doanh nghiệp.  Ai chịu trách nhiệm xử lý hàng loạt các quá trình liên quan đến quản trị thông tin?  Làm thế nào để tất cả các nhân viên nhận thức được trách nhiệm của họ đối với quản trị thông tin? Các hoạt động chủ yếu của quản trị thông tin bao gồm:  Phân tích hoạt động  Xác định nhu cầu thông tin  Xây dựng kho thông tin  Xác định các thông tin thừa và thiếu  Duy trì danh mục nội dung thông tin  Xác định chi phí và giá trị các thông tin của tổ chức  Ghi chú và sắp xếp các kỹ năng chuyên môn  Khai thác tiềm năng của thông tin trong tổ chức Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 8 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: Contact: contact@vss.com.vn 3 Đặc trưng chính của S-Office S-OFFICE là một hệ thống tích hợp các phần mềm. Nhiều phần mềm được tích hợp chung như Quản lý tài liệu, Quản lý công việc, Lịch làm việc, Nhân sự tiền lương, Quản lý khách hàng, Tin tức nội bộ, Sự kiện ảnh, … với hệ thống phân quyền duy nhất. S-OFFICE là một hệ thống để chia sẻ thông tin nội bộ, một hệ thống xử lý trung tâm, hỗ trợ không giới hạn người dùng. Các thành viên có thể làm việc trên cùng một môi trường và chia sẻ thông tin, tài liệu. Với khả năng đó S-OFFICE không những đáp ứng những nhu cầu nghiệp vụ mà còn tạo một môi trường giao tiếp, liên kết như một văn phòng ảo. S-OFFICE là một sản phẩm thuần Việt, việc sử dụng các phần mềm Tiếng Việt cùng với giao diện thân thiện giúp người dùng cảm thấy hoàn toàn dễ dàng và khai thác sử dụng hệ thống tối đa, rào cản về ngôn ngữ đã hoàn toàn bị loại bỏ. S-OFFICE xây dựng một nét văn hoá chuyên nghiệp cho doanh nghiệp nhờ ứng dụng mà nó mang lại. Tất cả các văn bản tài liệu, hồ sơ, thông tin được sắp xếp gọn gàng trong hệ thống này. S-OFFICE được thiết kế bảo mật nhiều tầng, mã hoá mật khẩu, và phân quyền trên từng kênh thông tin. Và đặc biệt S-OFFICE có thể triển khai trên mạng LAN của công ty hay trên mạng toàn cầu Internet. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều chi nhánh, hay bạn thường xuyên đi công tác thì việc thiết lập một văn phòng trực tuyến S-OFFICE là một sự lựa chọn lý tưởng. Cuối cùng, S-OFFICE có thể tuỳ biến cho phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp cụ thể và chi phí cho hệ thống rất hợp lý. Một doanh n