Giáo trình Bảng tính Excel nâng cao

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BR – VT TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: BẢNG TÍNH EXCEL NÂNG CAO NGHỀ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG NGHỀ Ban hành kèm theo Quyết định số:01 /QĐ-CĐN ngày 04 tháng 01 năm 2016 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề tỉnh BR - VT Bà Rịa – Vũng Tàu, năm 2016 1 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 2 LỜI GIỚI THIỆU Công nghệ thông tin ngày càng phát triển và thậm nhập vào nhiều lĩnh vực trong cuộc sống. Hiện nay, phần mềm Excel đã trở nên thân thuộc đối với những người thường xuyên làm việc với bảng tính và biểu đồ. Công việc văn phòng, đặc biệt với các bộ phận như kế toán, kho, quản lý công cụ, dụng cụ những kỹ năng excel cơ bản chưa đủ để giúp quản lý và xử lý các số liệu một cách triệt để. Giáo trình Excel nâng cao thích hợp cho sinh viên cần tích lũy kiến thức các công cụ nâng cao của Excel hoặc cho nhân viên văn phòng cần nâng cao kĩ năng sử dụng bảng tính Excel Mặc dù bản thân đã tham khảo các tài liệu và các ý kiến tham gia của các đồng nghiệp, song cuốn giáo trình vẫn không tránh khỏi những thiếu sót. Mong các bạn đóng góp ý kiến. Tôi xin cảm ơn các thầy cô khoa CNTT–Trường Cao đẳng nghề đã cho tôi các ý kiến đóng góp quý báu để tôi hoàn thiện giáo trình này. Bà Rịa – Vũng Tàu, ngày 02 tháng 01 năm 2016 Biên soạn Trần Lệ Thủy . 3 MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU .................................................................................................. 2 BÀI 1: SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM TOÁN HỌC ................................................. 9 1. Hàm Roundup ................................................................................................. 42 2. Hàm Rounddown......................................................................................... 42 3. Hàm Sumifs ................................................................................................. 43 4. Hàm Sumproduct......................................................................................... 43 5. Hàm SumQ .................................................................................................. 44 6. Hàm Trunc ................................................................................................... 44 BÀI 2: SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM THỐNG KÊ ............................................... 45 1. Hàm Countblank ......................................................................................... 45 2. Hàm Countifs .............................................................................................. 45 3. Hàm AverageA ............................................................................................ 46 4. Hàm AverageIF ........................................................................................... 46 5. Hàm AverageIFS ......................................................................................... 47 6. Hàm MaxA .................................................................................................. 47 7. Hàm MinA ................................................................................................... 48 8. Hàm Small ................................................................................................... 48 9. Hàm Large ................................................................................................... 48 BÀI 3: SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM TÌM KIẾM ................................................. 49 1. Hàm Choose ................................................................................................ 49 2. Hàm Index ................................................................................................... 50 Dạng mảng ...................................................................................................... 50 Biểu mẫu tham chiếu ....................................................................................... 51 3. Hàm Match .................................................................................................. 52 BÀI 4: SỬ DỤNG HÀM TÍNH KHẤU HAO TÀI SẢN ................................... 54 1. Hàm DB ....................................................................................................... 55 4 2. Hàm DDB .................................................................................................... 55 3. Hàm SLN ..................................................................................................... 56 BÀI 5: SỬ DỤNG HÀM TÍNH LÃI SUẤT ....................................................... 57 1. Hàm PMT(): ................................................................................................ 58 2. Hàm NPER(): .............................................................................................. 59 3. Hàm FV(): ................................................................................................... 59 4.Hàm PV(): .................................................................................................... 60 5. Hàm RATE(): .............................................................................................. 60 BÀI 6: SỬ DỤNG SUBTOTAL TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU ............................ 62 1. Đặt vấn đề .................................................................................................... 62 2. Tạo SubTotal ............................................................................................... 62 3. Xóa SubTotal ............................................................................................... 63 4. Ví dụ ............................................................................................................ 63 BÀI 7: SỬ DỤNG PIVOT TABLE TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU ....................... 67 1. Đặt vấn đề .................................................................................................... 67 2. Tạo Pivot Table ........................................................................................... 67 3. Tạo biểu đồ từ Pivot Table .......................................................................... 71 4. Ví dụ ............................................................................................................ 74 BÀI 8: SỬ DỤNG CONSOLIDATE TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU ..................... 75 1. Đặt vấn đề .................................................................................................... 75 2. Tạo Consolidate........................................................................................... 76 3. Chỉnh sửa Consolidate ................................................................................ 76 4. Ví dụ ............................................................................................................ 76 BÀI 09: ỨNG DỤNG TÍNH NĂNG GOAL SEEK ĐỂ GIẢI BÀI TOÁN KINH TẾ ........................................................................................................................ 76 1. Khái niệm Goal seek ................................................................................... 77 2. Cách dùng Goal seek ................................................................................... 77 3. Thiết lập bài toán Tìm giá trị thanh toán của khoản tiền trong tương lai ... 77 4. Các bước tạo Goal seek để giải bài toán ..................................................... 78 5. Các dạng thay đổi bài toán trên ................................................................... 80 5 6. Thiết lập mô hình bài toán định giá ............................................................ 82 7. Các bước tạo Goal seek để giải bài toán định giá. ...................................... 82 BÀI 10: ỨNG DỤNG TÍNH NĂNG SOLVER ĐỂ GIẢI BÀI TOÁN TRONG KINH TẾ ............................................................................................................. 86 1. Thiết lập mô hình bài toán hai giá ............................................................... 86 2. Các bước tạo Solver để giải bài toán........................................................... 87 3. Các dạng thay đổi bài toán trên ................................................................... 91 4. Thiết lập mô hình bài toán với các ràng buộc ............................................. 91 6. Các bước tạo Solver để giải bài toán........................................................... 95 7. Các dạng thay đổi bài toán trên ................................................................... 95 BÀI 11: CHIA SẺ BẢNG TÍNH VỚI WORD ................................................... 96 1. Tạo một bảng tính mới Excel từ Word ....................................................... 97 2. Chèn một bảng tính Excel có sẵn vào Word ............................................... 97 3. Liên kết một phần của bảng tính Excel có sẵn vào trong Word ................. 97 4. Hòa trộn một tài liệu Word vào Excel ........................................................ 98 BÀI 12: CHIA SẺ BẢNG TÍNH VỚI ACCESS ................................................ 98 1. Chèn một bảng tính Excel có sẵn vào Access ............................................. 98 2. Liên kết được một phần của bảng tính Excel có sẵn vào trong Access ...... 99 BÀI 13: TẠO VÀ THỰC THI MACRO THEO KỊCH BẢN .......................... 101 1. Định nghĩa Macro...................................................................................... 101 2. Tạo Macro theo kịch bản ........................................................................... 101 3. Quản lý Macro ........................................................................................... 102 4. Thực thi Macro .......................................................................................... 102 5. Xóa Macro ................................................................................................. 103 BÀI 14: TẠO VÀ THỰC THI MACRO SỬ DỤNG VBA .............................. 103 1. Tạo Macro sử dụng VBA .......................................................................... 104 2. Chỉnh sửa Macro ....................................................................................... 104 3. Thực thi Macro bằng phím tắt ................................................................... 104 4. Thực thi Macro thông qua trình quản lý Macro. ....................................... 105 5. Thực thi Macro trực tiếp từ VIBAIDE...................................................... 105 6 BÀI 15: TẠO HÀM MỚI TRONG EXCEL BẰNG VBA ............................... 106 1. Khái niệm Hàm trong Excel ...................................................................... 106 2. Các bước để tạo hàm mới trong Excel ...................................................... 106 3. Ví dụ .......................................................................................................... 107 7 CHƢƠNG TRÌNH MÔ ĐUN EXCEL NÂNG CAO Mã số của mô đun: MĐ 12; Thời gian của mô đun: 120 giờ; (Lý thuyết: 45 giờ, Thực hành: 75 giờ) I. VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MÔ ĐUN: Là mô đun bổ trợ các kiến thức chuyên sâu về phần mềm excel của chương trình đào tạo Cao đẳng nghề Công nghệ thông tin (ứng dụng phần mềm), mô đun được học sau Tin học văn phòng. II. MỤC TIÊU CỦA MÔ ĐUN: Sau khi học xong mô đun này, học sinh – sinh viên có năng lực: - Trình bày được công dụng, cú pháp và vận dụng được các hàm Toán học: Roundup, Roundown, Sumifs, Sumproduct, Sumq, Trunc , hàm thống kê: Countblank, Countifs, AverageA, AverageIF, AverageIFS, MaxA, MinA, Small, Large , hàm tìm kiếm: Choose, Index, Match. - Trình bày công dụng, phương pháp của Conditional Formatting, Data Validation - Trình bày được công dụng, phương pháp sử dụng công thức mảng. - Trình bày được phương pháp Tính tổng theo nhóm subtotals; Lập bảng PivotTable; Kỹ thuật liên kết các bảng tính Consolidate; - Trình bày được cách chia sẻ Excel với Word và Access; - Trình bày được các khái niệm, cách tạo và sử dụng Macro - Trình bày được phương pháp Kỹ thuật lập trình VBA trên Excel để tạo ra các hàm người dùng . - Giải các bài toán vận dụng các hàm Toán học, thống kê, Tìm kiếm trên. - Tạo được các bảng thống kê sử dụng Subtotal, Pivot Table. - Liên kết các bảng tính đã có thành 1 bảng kết quả theo yêu cầu; - Chia sẻ được Excel với Word và Access; - Tạo được và sử dụng thành thạo macro. 8 - Rèn luyện cho học sinh thái độ nghiêm túc, tỉ mỉ, chính xác trong học tập và trong thực hiện công việc thực tế. III. NỘI DUNG MÔ ĐUN: 1. Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian: Số TT Tên các bài trong mô đun Thời gian Hình thức dạy 1. Sử dụng một số hàm Toán học. 5 Tích hợp 2. Sử dụng một số hàm thống kê. 5 Tích hợp 3. Sử dụng một số hàm tìm kiếm. 10 Tích hợp Kiểm tra bài 1,2,3 3 4. Sử dụng công thức mảng 10 Tích hợp 5. Sử dụng hàm cơ sở dữ liệu 10 Kiểm tra bài 4,5 3 6. Sử dụng chức năng Conditional Formatting 5 Tích hợp 7. Sử dụng chức năng Validation 5 8. Sử dụng Subtotal trong CSDL 5 Tích hợp 9. Sử dụng Pivot Table trong CSDL 5 Tích hợp 10. Sử dụng Consolidate trong CSDL 5 Tích hợp Kiểm tra bài 6,7,8,9,10 3 11. Sử dụng tính năng Goal seek 5 Tích hợp 12. Sử dụng tính năng Solver 5 Tích hợp 13. Sử dụng tinh năng Data Table 10 Kiểm tra bài 9,10 3 14. Chia sẻ bảng tính Excel với Word, Access 5 Tích hợp 15. Tạo và thực thi Macro theo kịch bản 5 Tích hợp 16. Tạo và thực thi Macro bằng VBA 10 Tích hợp Kiểm tra bài 11,12,13,14 3 Tích hợp Tổng cộng 120 9 BÀI 1: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU THEO ĐIỀU KIỆN Mã bài: 01 Giới thiệu Khi xây dựng bảng tính trong Excel, một số trường hợp yêu cầu nhập liệu là giá trị cụ thể hoặc trong danh sách sẵn có. Làm thế nào bạn có thể kiểm soát được dữ liệu đầu vào đó theo đúng yêu cầu? Làm thế nào Excel tự thông báo lỗi nhập không đúng? Chức năng Data validation (xác nhận tính hợp lệ của dữ liệu) sẽ giúp bạn thực hiện công việc đó một cách khá trọn vẹn những đòi hỏi trên. Ngoài ra định dạng theo điều kiện ( Conditional Formating) là công cụ cho phép bạn áp dụng định dạng cho một ô (cell) hay nhiều ô (rangeof cells) trong bảng tính và sẽ thay đổi định dạng tùy theo giá trị của ô hay giá trị của công thức. Mục tiêu: - Trình bày được chức năng của Conditional Formating và Data validation. - Vận dụng được các tiện ích trên vào bài tập cụ thể. - Nghiêm túc, tự giác trong học tập Nội dung 1. Conditional Formating 1.1. Giới thiệu Việc định dạng theo điều kiện có thể được thực hiện nhanh chóng thông qua các tập định dạng thông dụng được thiết lập trước. Danh mục định dạng theo điều kiện thiết lập sẵn: 10 Hình 1.1. Các loại định dạng theo điều kiện Hoặc người dùng có thể tạo qui luật định dạng mới tại New rules và quản lý các qui luật định dạng bằng công cụ Manage Rules Hình 1.2. Hộp hội thoại New Formatting Rule 11 Để áp dụng một qui luật Conditional Formating (CF) cho cell (ô) hoặc range (vùng), trước tiên hãy chọn các ô sau đó vào Home |Styles | Conditional Formatting | chọn lệnh CF. Có một số lựa chọn như:  Highlight Cell Rules: Chứa các qui luật định dạng làm nổi các ô chứa giá trị lớn hơn một giá trị xác định, nằm giữa hai giá trị, chứa một chuỗi xác định hoặc các giá trị trùng nhau,  Top Bottom Rules: Chứa các qui luật định dạng làm nổi các ô chứa nhóm giá trị lớn nhất, nhóm 10% các giá trị lớn nhất và nhóm các giá trị trên trung bình của tập số liệu,  Data Bars: Áp dụng các đồ thị hình thanh trực tiếp trong các ô tương ứng với giá trị đang chứa trong ô.  Color Scales: Áp dụng màu nều tương ứng với giá trị chứa trong ô  Icon Sets: Hiển thị các icon trực tiếp trong các ô. Các icon hiển thị phụ thuộc vào giá trị chứa trong ô.  New Rule: Cho phép bạn chọn lựa các qui luật CF khác, bao gồm cả qui luật CF dựa vào kết quả luận lý của công thức.  Clear Rules: Xoá tất cả các CF đang áp dụng cho các ô được chọn  Manage Rules: Hiển thị hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, tại đó có thể tạo mới, chỉnh sửa hoặc xoá các qui luật CF. * Các quy luật được áp dụng khi tạo một CF mới trong khung Select a Rule Type: Format all cells based on their values: Định dạng theo điều kiện căn cứ vào giá trị dạng số chứa trong các ô bảng tính. Hiển thị các kiểu định dạng như là data bars, color scales, hoặc icon sets.  Format only cells that contain: Định dạng theo điều kiện căn cứ vào nội dung chứa trong các ô. Chúng ta có thể áp dụng các phép so sánh (lớn hơn, nhỏ hơn, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn hoặc bằng, bằng, không bằng, khoảng, ngoài khỏang). Các qui luật có thể áp dụng cho kiểu dữ liệu chuỗi, ngày tháng, ô 12 trống, ô không trống và các lỗi trong ô. Qui luật này giống với định dạng theo điều kiện căn cứ vào nội dung trong ô của các phiên bản Excel trước kia.  Format only top or bottom ranked values: Qui luật này chỉ áp dụng định dạng nhóm các ô chứa giá trị số lớn nhất và nhỏ nhất (tính theo phần trăm).  Format only values that are above or below average: Qui luật này áp dụng cho các ô chứa giá trị số so sánh với giá trị trung bình, độ lệch chuẩn của tập giá trị đang áp dụng định dạng.  Format only unique or duplicate values: Qui luật này áp dụng cho các ô chứa giá trị số là duy nhất hoặc trùng lặp.  Use a formula to determine which cells to format: Qui luật này áp dụng định dạng dựa trên kết quả luận lý của các công thức. 1.2. Định dạng theo điều kiện sử dụng hình ảnh 1.2.1. Sử dụng Data Bars Định dạng theo điều kiện này hiển thị đồ thị hình thanh trực tiếp trong ô bảng tính. Chiều dài của thanh đồ thị dựa trên giá trị số đang chứa trong ô với sự so sánh tương đối với các giá trị khác trong vùng định dạng. Ví dụ: Sử dụng Data Bars để vẽ đồ thị hình thanh trực tiếp trong các ô để so sánh GPD dự tính của các nước Châu Á năm 2009. Cách làm: 1. Chọn vùng B5:B59 2. Vào Home | Styles | Conditional Formatting | Data Bars | chọn Orange Data Bars 13 Hình 1.3. Bảng dữ liệu Data Bars chỉ cung cấp 6 màu cơ bản, để có nhiều lựa chọn hơn ta nhấn vào More Rules Hộp thoại New Formatting Rule cung cấp cho bạn thêm một số tùy chọn như:  Show bar only: ẩn các giá trị trong ô  Sử dụng các hộp Type và Value để điều chỉnh cách hiển thị của các thanh đồ thị theo giá trị trong các  Bar Color: Danh mục các màu cho thanh đồ thị Hình 1.4. Các tùy chọn bổ sung cho Data Bars 1.2.2. Sử dụng Color Scales Áp dụng color scale trong định dạng theo điều kiện để tô màu nền các ô dựa trên 14 giá trị chứa trong ô có sự tương quan với các ô khác trong vùng định dạng. Ví dụ: Chúng ta sẽ dùng các màu để tô nền một bảng số liệu về thị phần trình duyệt web năm 2009 thống kê qua các tháng. Màu càng xanh là thị phần càng nhiều và màu càng đỏ thì thị phần càng ít. Hình 1.5 Bảng dữ liệu thống kê Để minh hoạ các số liệu thống kê được trực quan hơn thì chúng ta có thể vẽ đồ thị hoặc dùng CF của Excel 2010. Ví dụ như chúng ta sẽ dùng CF bằng Color Scales. Các bước thực hiện: 1. Chọn vùng B4:L10 2. Vào Home | Styles | Conditional Formatting | Color Scales | chọn Green – Yellow – Red Color Scale. Hình 1.6 Hộp hội thoại Color Scales 15 Hình 1.7 Bảng dữ liệu sau khi chọn màu Hình 1.8. Bảng thông số mặc định cho kiểu Conditional Formatting vừa chọn 3. Có thể tùy chỉnh thêm cho CF trên bằng cách vào Home | Styles | Conditional Formatting | Manage Rules ... Hình 1.9. Hộp hội thoại Conditional Formatting Rules Manager 4. Chọn Rule cần hiệu chỉnh và nhấn nút Edit Rule.... Ví dụ điều chỉnh lại như sau: - Format Style: chọn kiểu 3 màu là 3-Color Scale - Minimun: Lowest Value – giá trị thấ