Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và chi phí

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ CHI PHÍ I.Mục đích của kiểm soát nội bộ đối doanh thu và chi phí Nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạn chế thất thoát có thể xẩy ra. 1 Phân loại đúng chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành giúp nhà quản lý đưa ra chiến lược kinh doanh và giá bán sản phẩm hợp lý. II. Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối doanh thu 1. Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ (doanh thu)  Khi tìm hiểu cần chú ý đến những thủ tục kiểm soát, quy trình kiểm soát, các quy định về kế toán 2 Các câu hỏi về kiểm soát nội bộ về doanh thu  Trường hợp bán hàng thu tiền ngay Đối với DN nhỏ, KTV thường soạn bản tường thuật, đối với DN lớn thường sử dụng lưu đồ mô tả cơ cấu kiểm soát nội bộ hiện hữu. Để thiết lập kiểm toán viên thường dựa vào việc phỏng vấn, quan sát và sử dụng bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ. 3 1. DN có phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán không? 2. Các phiếu thu, chi có đánh số liên tục không ? 3. Thủ quỹ có kiểm tra tính hợp lệ của phiếu thu, phiếu chi trước khi thu, chi tiền không? 4. Thủ quỹ có đảm bảo rằng luôn ký hoặc đóng dấu xác nhận trên chứng từ không? 4 5. Cuối ngày có kiểm kê quỹ không? 6. Có định kỳ đối chiếu giữa nhật ký quỹ và sổ quỹ không? 7. Định kỳ có đối chiếu giữa sổ tiền gửi ngân hàng không? => Câu trả lời “có” cho thấy kiểm soát nội bộ hiện hữu. Câu trả lời “không” chứng tỏ kiểm soát nội bộ yếu kém. 5  Trường hợp bán hàng chưa thu tiền (bán chịu) Kiểm soát nội bộ trong chu kỳ này gồm các thủ tục kiểm soát liên quan đến việ tổ chức bán hàng và theo dõi công nợ của khách hàng. Tức từ việc nhận đơn hàng, xem xét phương thức thanh toán, vận chuyển, lập chứng từ (PXK, HĐ),ghi chép doanh thu, công nợ, cho đến khi khách hàng thanh toán, ghi tăng quỹ 6 Để thiết lập kiểm toán viên thường dựa vào việc phỏng vấn, quan sát và sử dụng bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ. 1.Các khoản bán chịu có được xét duyệt trước khi gửi hàng đi hay không? 2.Các chứng từ gửi hàng đi có được đánh số liên tục không ? 3.Các hóa đơn bán hàng có được đánh số trước khi sử dụng không? 7 4. Có quy định bắt buộc kiểm tra để bảo đảm rằng các hàng hóa gửi đi đều đã được lập hóa đơn? 5. Có bảng giá, hợp đồng, đơn hàng đã được duyệt làm cơ sở không? 6. Hóa đơn có được kiểm tra độc lập trước khi gửi hàng không? 7.Định kỳ có đối chiếu công nợ khách hàng không? Giữa sổ chi tiết và sổ cái, nhật ký bán hàng có đối chiếu không? Khi nào? 8 Thiết kế và thực hiện các kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng và doanh thu * Đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay DN áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung: Các thử nghiệm kiểm soát thông dụng có thể áp dụng: - Bảng cân đối số phát sinhNhật ký bán hàng, sổ quỹ sổ cái. 9 - So sánh chi tiết danh sách nhận tiền, với sổ phụ ngân hàng với các khoản nợ phải thu. - Chọn mẫu để so sánh giữa các khoản thu đã ghi trong nhật ký thu tiền với các khoản phải thu, và các chứng từ có liên quan. * Đối với nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền: - Kiểm tra hợp đồng trọng yếu. 10 - Kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng. - Chọn mẫu đối chiếu giữa chứng từ chuyển hàng với những hóa đơn có liên quan - Xem xét sự cho phép và ghi chép về hàng bán bị trả lại hay hư hỏng. 11  Các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên nguyên tắc sau: - Áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm : - Áp dụng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. - Xét duyệt quy trình bán chịu (nhóm 3) - Kế hoạch dự toán doanh thu. 12 2. Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ (chi phí) Xuất phát từ đặc điểm của khoản mục chi phí có liên quan đến các khoản mục khác (các nhóm đã trình bày): - Chi phí SXKD trong kỳ có được lập kế hoạch và dự toán không? Để thấy rằng DN kiểm soát được chi phí đầu vào, 13 3. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát : Để có cở sở cho đánh giá nhận định của mình KTV thực hiện kiểm soát nhằm thu thập bằng chứng để chứng minh sự hiện hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ  - Nếu KTV đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hiện hữu (có đầy đủ bằng chứng)=>RRKS sẽ thấp lúc này KTV sẽ thu hẹp phạm vi kiểm toán. 14 - Ngược lại:Nếu KTV đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém (có đầy đủ bằng chứng) => Rủi ro kiểm soát cao => KTV phải mở rộng phạm vi kiểm toán (100%) Để tiến hành thử nghiệm kiểm soát cần quan tâm một số vấn đề: + Sự tồn tại quy định, văn bản của hệ thống kiểm soát nội bộ (có đề ra quy chế? Có thực hiện?) 15