Hệ thống thông tin kế toán 2

Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 1 - BÀI GIẢNG MÔN : HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2 GV : PHẠM THỊ HOÀNG Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 2 - CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mục tiêu chung:  Các khái niệm về hệ thống, hệ thống thông tin kế toán.  Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp.  Phân loại hệ thống, hệ thống thông tin kế toán.  Quá trình phát triển hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. 1. Khái niệm hệ thống: a) Khái niệm - Hệ thống: là một tập hợp các thành phần kết hợp với nhau và cùng nhau hoạt động để đạt được các mục đích chung. Ví dụ: hệ thống giao thông, hệ thống đường bộ, hệ thống máy tính. - Hệ thống cha và hệ thống con Một hệ thống có thể bao gồm nhiều cấp độ khác nhau. Hệ thống này có thể là hệ thống con của hệ thống khác. Ví dụ: Hệ thống giao thông gồm hệ thống đường bộ, hệ thống đường sắt, hệ thống đường thủy, hệ thống đường hàng không. b) Phân loại hệ thống Hệ thống có rất nhiều dạng khác nhau nhưng có thể được phân thành 4 loại cơ bản sau: - Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trường. Nó không có mối quan hệ với bên ngoài. Khái niệm hệ thống đóng chỉ mang tính chất lý thuyết vì thực tế các hệ thống đều tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách khác nhau. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 3 - - Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống có sự tương tác với môi trường nhưng lại kiểm soát được ảnh huởng của môi trường lên tiến trình. Quan hệ ở đây thể hiện qua các nhập liệu và kết xuất. - Hệ thống mở: là hệ thống không kiểm soát được sự tác động qua lại của nó với môi trường. - Hệ thống kiểm soát phản hồi: là các hệ thống thường có thông tin đầu ra là xuất của quá trình thực hiện mục tiêu đó và đề ra các quyết định điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp sao cho đạt hiệu quả cao nhất. 2. Hệ thống thông tin a) Khái niệm Hệ thống thông tin là hệ thống thu nhận các dữ liệu đầu vào, xử lý các dữ liệu theo một trình tự từ đó đưa ra các thông tin cần thiết, phục vụ cho nhu cầu của người sử dụng. Quá trình xử lý thông tin: Xử lý thông tin là quá trình: thu thập, phân loại, tổng hợp, lưu trữ và truyền thông tin. Quá trình xử lý thông tin tạo ra dòng thông tin. Lưu trữ Thu thập dữ liệu Xử lý Cung cấp thông tin Kiểm soát - Phản hồi Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 4 - Ví dụ: Phiếu xuất kho chuyển về phòng kế toán, ghi sổ chi tiết vật tư, tổng hợp báo cáo xuất vật tư, chuyển báo cáo cho giám đốc. b) Cấu trúc kiểm soát quản lý Trong một tổ chức, các nhà quản trị được chia thành 3 cấp: cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở. Mỗi cấp có một vai trò và nhiệm vụ cụ thể tương ứng là: kiểm soát chiến lược, kiểm soát quản trị và kiểm soát hoạt động. Chính vì thế, nhà quản trị ở mỗi cấp khác nhau yêu cầu những thông tin khác nhau. - Kiểm soát chiến lược: các nhà quản lý cấp cao như tổng giám đốc, giám đốc, hội đồng quản trị chịu trách nhiệm về mục tiêu của doanh nghiệp, các chính sách hoạt động, các chiến lược kinh doanh. Ví dụ: lựa chọn thị trường mới, sản xuất dòng sản phẩm mới. - Kiểm soát quản trị: các nhà quản lý cấp trung như các trưởng phòng (nhân sự, kế toán tài chính, nghiên cứu và phát triển...) thực hiện các nhiệm vụ quản trị, trong một phạm vi được định trước bởi cấp trên. - Kiểm soát hoạt động: Các nhà quản lý các hoạt động như quản lý phân xưởng, trưởng bộ phận bán hàng kiểm soát hoạt động của nhân viên, công nhân. c) Luồng thông tin - Luồng thông tin từ trên xuống: Từ cấp cao xuống các cấp bên dưới. Ví dụ: các quyết định, lệnh, chỉ thị, nghị định... - Luồng thông tin từ dưới lên: Các nhà quản trị cấp dưới báo cáo lên cho các nhà quản trị cấp trên. Ví dụ: báo cáo tài chính, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch. 3. Hệ thống thông tin kế toán Thủ kho Kế toán Giám đốc Xuất hàng BC xuất hàng Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 5 - a) Bản chất của hệ thống thông tin kế toán - Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin tài chính cho ngưởi sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. - Đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp - Quy trình xử lý bao gồm các buớc:  Thu thập dữ liệu: lập và lưu các chứng từ kế toán  Phân tích ảnh huởng tài chính: ghi sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết công nợ, sổ tổng hợp  Kiểm tra, đối chiếu  Tổng hợp, báo cáo - Cách thức xử lý: thủ công (hoàn toàn do con người thực hiện), bán thủ công (con người với sự hỗ trợ của máy tính). b) Vai trò của hệ thống thông tin kế toán - Hằng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống thông tin kế toán phân tích, ghi chép và lưu trữ.. - Khi cần, hệ thống thông tin kế toán sẽ từ những dữ liệu đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp thông tin cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp. Người sử dụng thông tin kế toán gồm:  Người quản lý doanh nghiệp: sử dụng thông tin để lập các mục tiêu, đưa ra các quyết định cho các hoạt động của doanh nghiệp để doanh nghiệp hoạt động một cách có hiệu quả nhất.  Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp như chủ sở hữu, các chủ nợ, nhà cung cấp để ra các quyết định đầu tư, cung cấp hàng hoá... Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 6 -  Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: cơ quan thuế, các cơ quan chức năng để tính thực hiện các nghĩa vụ và cung cấp thông tin cho ngành và trên cơ sở đó hoạch định các chính sách kinh tế. - Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hằng ngày tại doanh nghiệp. - Hỗ trợ ra các quyết định quản trị. - Hoạch định và kiểm soát - Thiết lập hệ thống kiểm soát nôi bộ. c) Các phương pháp của kế toán: - Chứng từ kế toán: lập chứng từ là công việc đầu tiên của kế toán. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành. Ví dụ: hoá đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho... - Kiểm kê tài sản: cân, đo, đong, đếm số lượng, đánh giá chất lượng, giá trị tài sản để xác định số thực có của tài sản tại một thời điểm kiểm kê. Phương pháp này nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa thực tế và sổ sách để có biện pháp xử lý thích hợp. - Tính giá các đối tượng kế toán: Các đối tượng của kế toán được biểu hiện dưới các thước đo tiền tệ. Việc tính giá thành sản phẩm giúp doanh nghiệp thấy được hiệu quả sản xuất của mình. - Tài khoản kế toán: mỗi đối tượng kế toán được theo dõi trên một tài khoản riêng biệt. Đây là một phương pháp lưu trữ thông tin, mỗi một tài khoản là một đơn vị lưu trữ thông tin về một chỉ tiêu báo cáo. - Ghi sổ kép: ghi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khoản, theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ khách quan của các tài khoản. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 7 - - Báo cáo tài chính: các báo cáo được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế - tài chính của doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ: bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo hoạt động kinh doanh. d) Phân loại hệ thống thông tin kế toán - Theo đối tượng cung cấp thông tin:  Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp thông tin chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài như nhà cung cấp, cơ quan thuế.. Các thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành.  Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong nôi bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và ra các quyết định phù hợp. Các thông tin này không cần phải tuân theo các quy định hiện hành. - Theo phương tiện xử lý:  HTTT kế toán xử lý thủ công: do con người trực tiếp xử lý. Phương thức này phổ biến từ năm 1980 trở về trước.  HTTT kế toán trên nền máy tính: máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dưới sự điều khiển, kiểm soát của con người. Con người nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính tổng hợp dữ liệu và cho ra các thông tin cần thiết.  HTTT kế toán máy tính: toàn bộ các công việc đều do máy tính thực hiện. Dữ liệu trong các hệ thống này được lưu dữ dưới dạng tập tin. Ví dụ: hệ thống giao dịch tự động ATM, hệ thống ghi và tính cước điện thoại...  Môn học này nghiên cứu chủ yếu về HTTT kế toán trên nền máy tính. 4. Phát triển hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 8 - a) Mục tiêu phát triển hệ thống thông tin kế toán Phát triển hệ thống thông tin kế toán nhằm mục đích đạt được một hệ thống thông tin kế toán hoàn hảo: cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, đáng tin cậy, thời gian phát triển hợp lý, thỏa mãn nhu cầu thông tin của doanh nghiệp và những người sử dụng. Phát triển hệ thống là quá trình thiết lập tất cả các thành phần của một hệ thống thông tin kế toán theo một trình tự nhất định. Việc tổ chức HTTT kế toán phải được thực hiện trên cơ sở các mục tiêu đề ra. Việc tổ chức một hệ thống thông tin kế toán không phải là công việc chỉ riêng bộ phận kế toán mà nó liên quan và ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp. b) Phương pháp phát triển hệ thống - Phát triển theo mẫu thử nghiệm: Sau khi xác định yêu cầu thông tin đầu ra, lãnh đạo sẽ chọn lựa một hệ thống có sẵn đáp ứng đầy đủ nhất với yêu cầu thông tin đầu ra của doanh nghiệp sau đó áp dụng vào doanh nghiệp mình. Trong quá trình sử dụng, nếu thấy những vấn đề chưa phù hợp, thì sẽ chỉnh sửa, thêm bớt cho đến khi đạt mục tiêu. Phương pháp này áp dụng được trong các doanh nghiệp nhỏ, hệ thống đơn giản. - Phát triển theo các giai đoạn chuẩn mực: Doanh nghiệp sẽ phân tích và thiết kế riêng cho mình một hệ thống thông tin kế toán phù hợp với tình hình cụ thể cho doanh nghiệp mình. Sau đó sẽ thực hiện và vận hành hệ thống đó. Phương pháp này tốn khá nhiều chi phí, nên chủ yếu áp dụng tại các doanh nghiệp với quy mô lớn. Một hệ thống thông tin kế toán là rất cần thiết và hữu dụng cho bất kỳ một doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, cần chú ý rằng không phải một hệ thống thông tin nào được trang bị hiện đại cũng mang lại kết quả tốt mà đôi khi còn cho kết quả ngược lại. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 9 - Chính vì thế các công ty cần phải áp dụng cho mình một hệ thống phù hợp nhất, chi phí hợp lý, lưu trữ thông tin có thể sử dụng cho nhiều mục đích, giao diện thân thiện, xử lý nhanh chóng và chính xác, đáp ứng nhu cầu thông tin để ra các quyết định. c) Chu kì phát triển của hệ thống thông tin kế toán - Phân tích hệ thống: Xem xét, đánh giá hệ thống hiện hành và đưa ra các yêu cầu, giải pháp phát triển. - Thiết kế hệ thống: Phác thảo bằng mô hình, hình vẽ, văn bản các thành phần của hệ thống thông tin kế toán theo yêu cầu của giai đoạn phân tích. - Thực hiện hệ thống: Triển khai thực hiện kết quả của quá trình thiết kế hệ thống vào trong doanh nghiệp và chuyển đổi sang hệ thống mới. - Vận hành hệ thống: Tiến hành sử dụng và đánh giá mức độ áp dụng yêu cầu của hệ thống mới. 5. Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra các quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 10 - động của tổ chức. Ví dụ: hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong một công ty, hệ thống quản lý sinh viên trong một trường đại học, hệ thống bán hàng của một công ty. Hệ thống thông tin quản lý có nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý điều hành của một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của một hệ thống và các thông tin về các hoạt động diễn ra trong hệ thống. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 11 - CHƯƠNG 2 CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mục tiêu chung:  Ý nghĩa của việc mô tả bằng hệ thống bằng các công cụ kỹ thuật  Mô tả, đọc và hiểu hệ thống bằng sơ đồ dòng dữ liệu  Mô tả, đọc và hiểu hệ thống bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống 1. Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram- DFD) Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả bằng hình ảnh các thành phần, các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin. Sơ đồ dòng dữ liệu không chú trọng đến trình tự lưu chuyển chứng từ hay hình thức và phương thức lưu trữ dữ liệu mà nhấn mạnh đến luồng lưu chuyển thông tin giữa các hệ thống xử lý. Các ký hiệu sử dụng: - Dòng dữ liệu: Là dòng chuyển dời thông tin đi vào hoặc ra khỏi một tiến trình, một chức năng, một kho dữ liệu hay một đối tượng nào đó. Các thành phần của dòng dữ liệu bao gồm đường biểu diễn dòng, mũi tên biểu thị hướng dịch chuyển thông tin và tên của dòng. - Hoạt động xử lý: là một quá trình biến đổi thông tin. từ thông tin đầu vào mà nó biến đổi, tổ chức lại, bổ sung thông tin và tạo ra các thông tin mới, tổ chức thành Hoạt động xử lý Đối tượng ngoài hệ thống (điểm đầu, điểm kết thúc) Lưu trữ dữ liệu Dòng dữ liệu Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 12 - thông tin đầu ra, phục vụ cho hoạt động của hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho hoạt động xử lý khác. Các hoạt động xử lý thường được ký hiệu bằng các hình tròn hoặc hình có dạng trỏn, tên của hoạt động xử lý thường được đặt trong hình này. - Kho dữ liệu: là nơi thể hiện các thông tin cần lưu trữ. Dưới dạng vật lý, kho dữ liệu này có thể là tập tài liệu, cặp hồ sơ hoặc tệp thông tin trên đĩa. Trong sơ đồ dòng dữ liệu, dưới tên kho dữ liệu chúng ta sẽ chỉ quan tâm tới các thông tin được chứa trong đó. Trong mỗi sơ đồ dỏng dữ liệu, chúng ta có thề đặt một kho dữ liệu ở nhiều chỗ, nhằm giúp việc thể hiện các dòng dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. - Đối tượng bên ngoài hệ thống: có thể là một người, một nhóm người, hoặc một tổ chức bên ngoài hệ thống, nhưng có mối liên hệ với hệ thống. Đối tượng bên ngoài có thể là khách hàng, ngân hàng, chủ nợ, nhà cung cấp Sơ đồ dòng dữ liệu có nhiều cấp: DFD khái quát (cấp 0), DFD cấp 1, DFD cấp 2... Khi phân cấp DFD các quá trình xử lý sẽ được chi tiết hoá thành nhiều cấp. Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số theo cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3...). Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn. a) DFD cấp 0 (khái quát) Là sơ đồ cấp cao nhất mô tả một cách khái quát nội dung của hệ thống bởi một hình tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào và đi ra giữa hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ thống. DFD cho biết hệ thống này là gì, dòng dữ liệu bắt đầu và kết thúc ở đâu. Để vẽ sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 cần tiến hành 4 bước: - Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả - Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến các đối tượng đó Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 13 - - Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2.  Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hoá, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp...  Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các đối tượng không phải là hoạt động xử lý dữ liệu.  Các hoạt động chức năng như nhập xuất, bán hàng, mua hàng... không phải là hoạt động xử lý dữ liệu. - Bước 4: Nhận diện các đối tượng bên ngoài hệ thống. Các đối tượng bên ngoài hệ thống là các đối tượng không thực hiện bất kỳ các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống. - Bước 5: Vẽ sơ đồ  Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các đối tượng bên ngoài.  Vẽ một vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành.  Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các đối tượng bên ngoài hệ thống.  Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu. Ví dụ: Quy trình thu tiền bán chịu Bước 1: Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả nợ của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 14 - kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển một phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự. Kế toán phải thu nhận giấy báo trả nợ do NVBH chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hoá đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hoá đơn. Định kỳ, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp. Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho ngân hàng. Bước 2: Đối tượng Hoạt động Ghi chú Khách hàng Chuyển thông báo trả tiền Chuyển tiền Nhân viên bán hàng Nhận tiền Nhận thông báo trả tiền Lập phiếu thu Xử lý Ghi nội dung thanh toán vào thông báo trả tiền Xử lý Chuyển tiền Chuyển phiếu thu Thủ quỹ Nhận tiền Nhận phiếu thu Xác nhận thu tiền Xử lý Ghi sổ quỹ Xử lý Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 15 - Lưu phiếu thu Xử lý Kế toán phải thu Nhận thông báo trả tiền Lưu thông báo trả tiền Xử lý Nhận phiếu thu Đối chiếu chứng từ Xử lý Nhập liệu chứng từ Xử lý Phần mềm kế toán Ghi nhận nghiệp vụ thanh toán Xử lý Lập và in bảng tổng hợp thanh toán Xử lý Chuyển thông tin thanh toán cho KT tổng hợp KT tổng hợp Nhận thông tin tổng hợp thanh toán Thủ quỹ Lập giấy nộp tiền Xử lý Chuyển tiền vào ngân hàng Ngân hàng Nhận tiền Nhận giấy nộp tiền từ thủ quỹ Ghi nhớ: Đối tượng tham gia ít nhất một hoạt động xử lý là đối tượng bên trong. Đối tượng không tham gia vào hoạt động xử lý là đối tượng bên ngoài hệ thống. Bước 3, 4, 5 Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 16 - b) DFD cấp 1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ các hoạt động xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó. Sơ đồ này cho chúng ta biết dữ liệu được xử lý qua các quá trình như thế nào mà không quan tâm đến việc đó do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu; nó chú trọng đến các chức năng mà hệ thống thực hiện. Để vẽ được sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1, chúng ta cũng thực hiện tương tự bước 1, 2, 3 của sơ đồ cấp 0, và tiến hành tiếp các bước: - Bước 4: Liệt kê các HĐ xử lý dữ liệu theo trình tự diễn ra các hoạt động đó. - Bước 5: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên theo các cách sau: +) Nhóm các hoạt động xảy ra cùng một nơi và cùng một thời điểm +) Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưng khác nơi xảy ra - Bước 6: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm theo một động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm. - Bước 7: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý - Bước 8: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy cần thiết Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - 17 - Nếu muốn phân cấp DFD thành các cấp nhỏ hơn, chúng ta phân thành nhóm nhỏ các hoạt động xử lý như ở bước 5. Mỗi nhóm nhỏ trong một nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình tròn lớn. Sau đó lại tiếp tục thực hiện các bước 6, 7, 8. Ví dụ: (tiếp theo) Bước 1, 2, 3, 4: tương tự Bước 5: Nhóm các hoạt động xử lý - Nhóm 1: Ghi nhận thô