Hoạch định dự án (Project Planning)

1HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (Project Planning) Kết thúc phần này bạn sẽ có thể :  Định nghiã phạm vi dự án  Hiểu được vai trò hữu ích cuả việc hoạch định dự án và khung hoạch định cơ bản  Hiểu tiến trình và công cụ kỹ thuật hoạch định dự án  Mô tả những lỗi thông thường trong hoạch định dự án 2LỢI ÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN  Bảo đảm đạt được mục tiêu  Cải tiến hiệu quả sử dụng nguồn lực  Giúp cho việc kiểm soát và giám sát tiến trình dự án  Gia tăng sự truyền thông/sự phối hợp  Tạo động cơ thúc đẩy mọi người  Đạt được sự tài trợ đối với dự án 3KHUNG HOẠCH ĐỊNH CƠ BẢN Xác định mục tiêu Cấu trúc phân việc (WBS) Mô tả công việc Tổ chức Hoạch định nguồn lực Lập tiến độ Hoạch định việc kiểm soát Định nghĩa phạm vi dự án 4XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU DỰ ÁN  Cái gì cần được hoàn thành  Quyết định các cấp độ mục tiêu  Mục tiêu SMART 5CÁC CẤP ĐỘ MỤC TIÊU CUẢ DỰ ÁN  Mục Tiêu tổng thể (Goal / Overall Objective / Long-term objective) Một mục tiêu thuộc cấp độ cao.Trình bày định hướng tổng quát để từ đó chỉ ra những mục đích, những hoạt động và những nhiệm vụ  Mục đích dự án (Project objective / Purpose) Đây là điều chúng ta muốn đạt được sau khi dự án thực hiện có kết quả.Trình bày những chỉ tiêu cần đạt hoặc những tiêu chuẩn để đánh giá sự hoàn thành, sự thành công và thành quả của dự án.  Kết qủa dự án (Project outputs / Results) Sản phẩm trực tiếp và hữu hình của các hoạt động dự án 6MỤC TIÊU THÔNG MINH S.M.A.R.T  Specific Rõ ràng, cụ thể  Measurable Có thể đo lường được  Assignable Có thể phân bổ được  Realistic Có thể thực hiện được  Time-Bound Có giới hạn về thời gian 7XÁC ĐỊNH PHẠM VI DỰ ÁN 1. Mục tiêu dự án 2. Các kết qủa kỳ vọng 3. Những điểm mốc 4. Các yêu cầu kỹ thuật 5. Những giới hạn và loại trừ 6. Đạt được sự chấp thuận với khách hàng 8BÁO CÁO PHẠM VI (1) 1. Mục tiêu dự án Xây dựng một toà nhà chất lượng cao cho khách hàng trong vòng 5 tháng với mức chi phí không vượt quá 1 tỷ 2. Các kết quả kỳ vọng  600m2 sàn, 1 phòng khách, 3 nhà tắm, 3 phòng ngủ thiết kế có máy lạnh, hoàn thành căn nhà  Một gara được cách nhiệt và được lót đá  Một nhà bếp được thiết kế để đặt bếp gas, lò viba, kệ treo tường 9BÁO CÁO PHẠM VI (2) 3. Các điểm mốc  Xong giấy phép vào …  Đổ xong móng vào …  Khung nhà, hệ thống cấp thoát nước, điện …  Sơn tường, lót gạch, trang trí nột thất …  Lắp đặt thiết bị …  Bàn giao căn nhà … 10 BÁO CÁO PHẠM VI (3) 4. Các yêu cầu kỹ thuật  Căn nhà phải phù hợp với tiêu chuẩn xây dựng địa phương  Các cửa sổ tránh nắng hướng tây  Vách ngoài tường phủ lớp sơn chống thấm  Trần nhà ở tầng trên cùng xử lý chống thấm và lót gạch cách nhiệt,… 11 BÁO CÁO PHẠM VI (4) 5. Các giới hạn và loại trừ  Ngôi nhà được xây dựng theo bản thiết kế của khách hàng  Chủ sở hữu chịu trách nhiệm về phong cảnh  Dụng cụ nhà bếp không bao hàm tủ lạnh  Không bao hàm máy lạnh, nhưng phải đi đường dây máy lạnh  Nhà thầu chịu trách nhiệm về công việc của nhà thầu phụ  Công trường làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, từ 7 giờ đến 17 giờ mỗi ngày 6. Đạt được sự chấp thuận với khách hàng Khách hàng ký tên vào báo cáo phạm vi dự án 12 MÔ TẢ CÔNG VIỆC  Xác định các công việc khác nhau cần phải thực hiện để hoàn thành các mục tiêu dự án  Cầân phân biệt các hoạt động phải thực hiện và các kết qủa phải đạt được tiếp theo các hoạt động đó.  Cần làm rõ những công việc nào có liên quan với nhau để có thể tiến hành kiểm soát chúng trong suốt qúa trình thực hiện dự án.  Công cụ : WBS - Cấu trúc phân đoạn công việc (Work Breakdown Structure) 13 CẤU TRÚC PHÂN VIỆC - WBS  Là một cấu trúc có thứ bậc phân nhỏ dần công việc dự án đến các cấp thấp nhất  Là một bản đồ giúp nhà quản lý dự án nhận dạng tất cả những sản phẩm và các thành phần công việc của dự án  Là một tài liệu cơ bản để : – Định nghiã và quản lý phạm vi dự án – Lập tiến độ hoạt động – Phân công trách nhiệm – Ước lượng nguồn lực và ngân sách – Theo dõi việc thực hiện dự án WBS là nền tảng cơ bản để ước lượng chi phí, tổ chức, lập tiến độ và kiểm soát việc thực hiện phù hợp với từng cấp độ dự án. 14 CẤU TRÚC PHÂN VIỆC - WBS Nhiệm vụ 1.1.1.0 Mục tiêu dự án (Project Objective) 1.0.0.0 Hoạt động 1.1.0.0 Hoạt động 1.3.0.0 Hoạt động 1.4.0.0 Hoạt động 1.5.0.0 Hoạt động 1.2.0.0 Nhiệm vụ 1.3.1.0 Nhiệm vụ 1.3.2.0 Nhiệm vụ 1.3.3.0 Nhiệm vụ 1.1.2.0 Cấp 1 (Hoàn thành dự án) Cấp 2 Cấp 3 Cấp 4 (Gói công việc) 1.3.2.1 WP 1.3.2.2 WP 1.3.2.3 WP 15 WBS dự án xây dựng ngôi nhà Ngôi nhà 1.0.0 Xây dựng 1.1.0 HT Điện 1.3.0 HT nước 1.2.0 Móng 1.1.1 Tường/Trần 1.1.2 Cấp nước 1.2.1 Thoát nước 1.2.2 Thiết bị 1.3.2 Dây dẫn 1.3.1 16 WBS – SỰ PHÂN CHIA THEO ĐỀ MỤC  1.0.0 Dự án xây nhà  1.1.0 Công trình xây dựng  1.1.1 Đổ móng  1.1.2 Tường và trần  1.2.0 Hệ thống nước  1.2.1 Cấp nước  1.2.2 Thoát nước  1.3.0 Hệ thống điện  1.3.1 Dây dẫn  1.3.2 Thiết bị 17 PHÁT TRIỂN WBS Cái gì sẽ được làm?  Dự án và các hoạt động cuả nó có thể được phân tích theo kết quả hoặc theo các chức năng được yêu cầu.  Không nhất thiết phân chia tất cả các thành phần của WBS ở cùng một cấp độ  Các thành phần theo cấp bậc trong WBS có mối liên hệ “Mẹ/con”  Chúng ta có thể ngừng tiến trình chia nhỏ WBS khi chúng ta tìm thấy mức độ chi tiết cần thiết (Việc ngừng tiến trình có thể tuỳ thuộc vào mục đích của WBS và tuỳ thuộc vào từng pha cuả dự án). 18 Gói công việc là cấp thấp nhất của WBS. Một gói công việc được xác định một cách rõ ràng sẽ có những đặc điểm sau :  Định nghiã được công việc (Cái gì – What)  Chỉ ra thời gian để hoàn thành gói công việc (Bao lâu – How long)  Chỉ ra ngân sách theo từng thời đoạn để hoàn thành gói công việc (Chi phí – Cost)  Chỉ ra những nguồn lực cần có để hoàn thành gói công việc (Bao nhiêu – How much)  Chỉ ra trách nhiệm cuả từng người đối với từng công việc (Ai –Who)  Chỉ ra những điểm cần giám sát đối với việc đo lường tiến trình GÓI CÔNG VIỆC TRONG WBS (Work package in WBS) 19 WBS THÀNH CÔNG  Thực trạng và sự hoàn thành cuả dự án có thể được đo lường một cách dễ dàng  Nó quen thuộc với đội dự án. Thời gian, chi phí và những nguồn lực khác có thể được ước lượng môt cách dễ dàng  Nó bao hàm sự phân công công việc mà có thể quản lý, có thể đo lường và độc lập với sự phân công công việc trong những hoạt động khác  Thông thường, nó sẽ tạo thành một dòng công việc liên tục từ khi bắt đầu đến khi kết thúc 20 THỦ TỤC 5-BƯỚC: VÍ DỤ VỀ TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ  1. Chia dự án theo những mục tiêu chính của nó – 1.1 Phát triển một chương trình – 1.2 Xác lập nơi và ngày tổ chức hội nghị – 1.3 Thiết kế và thực hiện kế hoạch tiếp thị 21 THỦ TỤC 5-BƯỚC: VÍ DỤ VỀ TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ  2. Phân chia các mục tiêu theo công tác – 1.1 Phát triển một chương trình  1.1.1 Thiết lập chủ đề và đề tài  1.1.2 Tìm kiếm người thuyết minh  1.1.3 Chuẩn bị các tài liệu của hội nghị – 1.2 Xác lập nơi và ngày tổ chức hội nghị  1.2.1 Xác lập ngày diễn ra hội nghị  1.2.2 Lựa chọn và giao phó các công việc cho nơi tổ chức hội nghị  1.2.3 Xác nhận về các công việc đã sắp xếp – 1.3 Thiết kế và thực hiện kế hoạch tiếp thị  1.3.1 Soạn thảo và in ấn Brochure của hội nghị  1.3.2 Quảng cáo  1.3.3 Hộp thư của hội nghị  1.3.4 Tiếp nhận và hồi báo về việc đăng ký tham dự hội nghị 22  3. Kiểm tra mỗi hành động theo sự phù hợp với đặc trưng của công tác và tiến hành phân chia chi tiết những cái không tuân theo  1.1.3 Chuẩn bị tài liệu cho hội nghị – 1.1.3.1 Nhận được tài liệu từ người thuyết trình – 1.1.3.2 Chuẩn bị và in ấn sổ tay của hội nghị THỦ TỤC 5-BƯỚC: VÍ DỤ VỀ TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ 23 WBS Worksheet - Hội nghị WBS WORKSHEET Teân döï aùn Hoäi nghò haøng naêm cuûa ABC GÑDA: Nguyeãn Baûo Khanh Maõ hieäu coâng taùc (WBS) Mieâu taû coâng taùc Caùc ñaëc tröng 1 2 3 4 1.1. Soaïn thaûo chöông trình Y N N N 1.2 Xaùc ñònh ngaøy dieãn ra hoäi nghò Y Y Y N 1.3 Thieát keá vaø thöïc hieän keá hoaïch tieáp thò Y N N N 1.1.1 Thieát laäp chuû ñeà vaø ñeà taøi Y Y Y Y 1.1.2 Tìm kieám ngöôøi thuyeát trình Y Y Y Y 1.1.3 Chuaån bò caùc taøi l ieäu cuûa hoäi nghò Y Y Y N 1.1.3.1 Nhaän ñöôïc taøi l ieäu töø nhöõng ngöôøi thuyeát trình Y Y Y Y 1.1.3.2 Chuaån bò vaø in aán soå tay cuûa hoäi nghò Y Y Y Y 1.2.1 Xaùc laäp ngaøy toå chöùc hoäi nghò Y Y Y Y 1.2.2 Löïa choïn vaø giao phoù nhieäm vuï cho nôi toå chöùc hoäi nghò Y Y Y Y 1.2.3 Xaùc nhaän caùc coâng vieäc ñaõ saép xeáp Y Y Y Y 1.3.1 Soaïn thaûo vaø in aán Brochure cuûa hoäi nghò Y Y Y Y 1.3.2 Quaûng caùo Y Y Y Y 1.3.3 Hoäp thö cuûa hoäi nghò Y Y Y Y 1.3.4 Nhaän vaø hoài baùo veà söï ñang kyù tham döï Y Y Y Y Ngöôøi laäp Nguyeãn Baûo Khanh Ngaøy: 5/9/2005 Pheâ duyeät Nguyeãn Anh Tuaán Ngaøy: 6/9/2005 Tôø soá 1/1 Chuù giaûi veà caùc ñaëc tröng cuûa coâng taùc 1 Tình traïng /söï hoaøn thaønh coù theå ño löôøng 2 Ñònh nghóa roõ raøng caùc söï kieän baét ñaàu vaø keát thuùc 3 Ñaõ öôùc löôïng thôøi gian vaø chi phí moät caùch deå daøng 4 Söï phaân coâng laø coù theå quaûn lyù, coù theå ño löôøng, coù theå tích hôïp vaø ñoäc laäp 24 CHỦ ĐỀ KẾ HOẠCH HỘI NGHỊ VỊ TRÍ TIẾP THỊCHƯƠNG TRÌNH NGÀY NơiTÀI LIỆU NGƯỜI THUYẾT TRÌNH DANH SÁCH BROCHURE ĐANG KÝ NHẬN ĐƯỢC CÁC TÀI LIỆU CÁC THIẾT BỊ CẦN THIẾT THIẾT KẾ BROCHURE DANH MỤC THƯ TÍN LIÊN LẠC 25 TỔ CHỨC  Xác định nhu cầu nhân sự  Tuyển dụng giám đốc dự án và đội dự án  Tổ chức đội dự án  Phân công công việc/Trách nhiệm/Quyền hạn cho các thành viên trong đội dự án  Hoạch định sự phối hợp và sự truyền thông với các thành viên có liên quan đến dự án  Công cụ : sơ đồ trách nhiệm, sơ đồ tổ chức, sơ đồ dòng thông tin Ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ? 26 SƠ ĐỒ TRÁCH NHIỆM (RC - Responsibility chart) ° RC là một công cụ hoạch định và quản lý mà nó phân công cho các thành viên đội dự án các trách nhiệm khác nhau với sự chú ý đến các hoạt động dự án ° Cấu trúc phổ biến của RC là một bản mà ở đó các cột tương ứng với từng thành viên riêng biệt và các dòng tương ứng với các nhiệm vụ dự án ° Các trách nhiệm quy ước : quan trọng nhất , quan trọng thứ hai (Trợ giúp), chấp thuận, thông báo, giám sát, kiểm tra,... 27 SƠ ĐỒ TRÁCH NHIỆM WBS Caùc thaønh vieân trong ñoäi döï aùn Caùc thaønh vieân chuû choát beân ngoaøi Giaùm ñoác döï aùn Thaønh vieân 1 Thaønh vieân 2 Thaønh vieân 3 Nhaø taøi trô Chuyeân gia chaát löôïng 1.1.0 R S A 1.2.1 R S 1.2.2 R C 1.3.0 A R C 1.4.0 C S NR = Responsible (Trách nhiệm) S = Support (Hổ trợ) C= Consult (Tư vấn) N = Notification (thông báo) A = Approval (Chấp thuận) 28 HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC  Ước lượng yêu cầu về nguồn lực cho tất cả hoạt động  Ước lượng chi phí và phối hợp trong ngân sách dự án  Thiết lập hệ thống kiểm soát tài chính (nguyên tắc, trách nhiệm,…)  Hoạch định tài trợ (ở đâu, khi nào, bao nhiêu , cho cái gì)  Chuẩn bị dự báo dòng tiền dự án ngoài dự kiến  Công cụ: Phân tích dòng tiền, phân tích rủi ro 29 KẾ HỌACH SỬ DỤNG NGUỒN LỰC WBS Nhân lực Nguồn lực Chi phí Người phụ trách Người tham gia Nhu cầu đào tạo Cơ sở vật chất Trang thiết bị Tài liệu … 1.1.0 1.2.0 1.3.1 1.3.2 1.4.0 30 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ  Ước lượng chi phí là tiến trình phát triển việc đánh giá các nguồn lực yêu cầu (Thường tính bằng tiền) để hoàn thành dự án  Ước lượng chi phí dự án thường theo tiến trình từ dưới lên, bắt đầu với WBS và yêu cầu nguồn lực cho các gói công việc và chi phí nguồn lực. Kết quả là ngân sách dự án với những chi tiết ủng hộ, những lời giải thích và một kế hoạch quản lý chi phí  Khả năng leo thang chi phí nên được xem xét và sự cho phép phù hợp nên được bổ sung để ước lượng chi phí ban đầu 31 MỤC TIÊU CỦA VIỆC ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ° Để đảm bảo khả năng tồn tại – Nghiên cứu khả thi – Hoạch định các nguồn lực – Phân tích lợi ích/chi phí ° Cung cấp thông tin cho việc định giá (bao gồm giá đấu thầu và, những thoả thuận,…) ° Phục vụ như là một công cụ quản lý – Quản lý và kiểm soát chi phí – Quản lý rủi ro – Hoạch định ngân sách ° Những mục tiêu khác? 32 CÁC LOẠI CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN 1. Chi phí trực tiếp : Thường tính theo từng gói công việc – Chi phí lao động – Chi phí nguyên vật liệu – Chi phí thiết bị – Chi phí trực tiếp khác 2. Chi phí quản lý dự án (Project overhead costs) Phục vụ cho hoạt động dự án tổng thể (tư vấn, lương giám đốc dự án, huấn luyện, tham quan) 3. Chi phí quản lý chung (G&A overhead costs) Phân bổ một phần cho dự án theo tỷ lệ thích hợp 33 LẬP TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN  Ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động  Xác định mối liên hệ của các hoạt động theo một trật tự cần thiết  Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc cho mỗi hoạt động. Kiểm tra xem nguồn lực có phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ theo tiến độ. Xác định những điểm mốc đối với dự án  Nhận dạng hoạt động tới hạn và rủi ro về tiến độ  Xác định sự đánh đổi giữa thời gian và chi phí  Công cụ : Sơ đồ Gantt, CPM, PERT 34 HOẠCH ĐỊNH VIỆC KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Xác định những điểm mốc và sự đo lường tiến trình theo từng giai đoạn  Xác định cơ chế giám sát : – Ai, khi nào, làm thế nào để giám sát tiến trình và kết quả thực hiện – Những tiêu chuẩn đối với việc đo lường tiến trình, chất lượng và kết quả thực hiện – Cách lựa chọn dữ liệu cho việc đo lường và đánh giá – Báo cáo những giới hạn của các kết quả giám sát và cơ chế cho các hoạt động điều chỉnh  Hoạch định nguồn lực đối với các hoạt động giám sát  Thực hành quản trị rủi ro : Phân tích và nhận dạng những rủi ro có liên quan, và phác thảo những chiến lược đối phó với rủi ro 35 CÁC THÀNH PHẦN CHỦ YẾU CỦA KẾ HOẠCH DỰ ÁN  Phần tổng quan : Tóm lược dự án với các giai đoạn trọng yếu trong việc thực hiện  Các mục tiêu của dự án kèm với chú thích về các khía cạnh chiến lược, tài chính, kỹ thuật.  Các phương pháp kỹ thuật và quản lý được sử dụng  Các khía cạnh hợp đồng  Thời gian biểu : lịch trình và các mốc quan trọng  Ngân sách chi tiết cho từng công việc và chi phí theo dõi và kiểm soát  Nhân sự : kinh nghiệm, kỹ năng, số lượng, chính sách  Các phương pháp đánh giá: tiêu chuẩn, quy trình  Các vấn đề tiềm tàng và các giải pháp 36 TẠI SAO HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN BỊ THẤT BẠI  HĐDA dựa trên thông tin không đầy đủ  Mục tiêu và các đặc điểm của dự án không được hiểu ở các cấp  HĐDA do một người làm còn việc thực hiện lại do một người khác  HĐDA thiếu phần giám sát, kiểm soát và điều chỉnh  HĐDA thiếu các chỉ số đánh giá tiến trình cụï thể hoặc có nhưng không đúng 37 TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH vs KẾ HOẠCH DỰ ÁN TIEÁN TRÌNH HOAÏCH ÑÒNH KEÁ HOAÏCH DÖÏ AÙN Ai laøm? Ngöôøi laõnh ñaïo döï aùn tham gia vôùi caùc thaønh vieân cuûa ñoäi, nhö moät nhoùm Ngöôøi laõnh ñaïo döï aùn hoaëc ngöôøi ñöôïc uyû nhieäm Ñoù laø gì? Tieán trình suy nghó, ñònh nghóa vaø thoaû thuaän: Muïc tieâu, muïc ñích, phaïm vi Hoaït ñoäng vaø nhieäm vuï Caùc traùch nhieäm vaø thôøi gian Keát quûa: Ñònh nghóa döï aùn Sô ñoà tieán trình Bieåu ñoà traùch nhieäm coâng vieäc Ngaân saùch Lôïi ích? Keá hoaïch döï aùn toát hôn; Ít nhieäm vuï sai soùt; Keá hoaïch vaø lòch trình thöïc teá hôn; Coù cuøng söï hieåu bieát;Tính saùnh taïo vaø hoå trôï taêng leân; Caûi tieán truyeàn thoâng vaø laøm vieäc theo ñoäi; Söï cam keát; Ít loän xoän Giao tieáp vôùi caùc thaønh vieân coù lieân quan Taøi lieäu hoaù keá hoaïch döï aùn Neàn taûng cho baùo caùo tieán trình Möùc Chi tieát Toùm löôïc vaø chi tieát 38 CÁC BƯỚC TRONG TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn phân tích Giai đoạn hoạch định Nhận dạng nhu cầu & quyền ưu tiên Phân tích các bên có liên quan Phân tích vấn đề Phân tích mục tiêu Phân nhóm mục tiêu Xác định quy mô/phạm vi dự án Xác định phạm vi công việc 39 GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ (Preparatory phase) 1. Nhận dạng nhu cầu Phân tích  những vấn đề mà tổ chức đang gặp phải và cần giải quyết  Những mục tiêu ưu tiên cuả tổ chức 2. Phân tích các thành viên có liên quan để :  Xác định nhu cầu hoặc sự mong muốn thực sự  Biết ai là người bảo trợ dự án  Biết ai là người đánh giá hoặc sử dụng kết quả dự án 40 PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ  Nêu vấn đề theo quan điểm cuả những thành viên đã được xác định  Kiểm tra xem đã nêu đủ vấn đề cần thiết chưa  Kiểm tra xem mọi bên có hiểu đúng vấn đề không  Chọn một vấn đề “có khả năng” làm điểm khởi đầu  Xác định lý do trực tiếp và hiệu quả cuả vấn đề khởi đầu  Tiếp tục xác định mối quan hệ nhân quả  Kiểm tra xem các mối liên hệ đó đã hoàn thiện chưa  Nêu thêm vấn đề nếu thấy cần  Hình thành cây vấn đề (problem tree) 41 MÔ TẢ VẤN ĐỀ  Một vấn đề/card  Không thổi phồng vấn đề  Rõ ràng  Đơn giản , dễ hiểu  Tôn trọng quan điểm cuả người khác  Không nêu giải pháp ẩn (no hidden solutions) 42 Giới hạn chủ đề thảo luận NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CÂY VẤN ĐỀ di chuyển Thêm vào Không nên Nên Ý kiến trình bày vấn đề quá tổng quát phụ thuộc quá nhiều vào thông tin từ tài liệu mô tả vấn đề theo sự hiểu biết cuả chúng ta 43 PHÂN TÍCH MỤC TIÊU  Nêu lại những vần đề trong mối quan hệ nhân quả đã được xem xét  So sánh các vấn đề và mục tiêu cần đạt Mục tiêu phải thể hiện tình trạng tích cực cần đạt được Mục tiêu phải có tính thực tiễn : xem xét mối liên hệ phương tiện – kết quả và thực hiện điều chỉnh nếu thấy cần Không định lượng mục tiêu  Xây dựng cây mục tiêu (Objective tree) Lưu ý : Khi xây dựng cây mục tiêu nên mời các bên có liên quan tham gia 44 PHÂN NHÓM MỤC TIÊU (Clustering)  Nhận dạng các nhóm mục tiêu khác nhau trên cây mục tiêu hướng đến mục tiêu tổng thể  Phân nhóm các mục tiêu dựa trên sự liên quan cuả các hoạt động tương lai, chẳng hạn như theo : Yêu cầu chuyên môn Đối tác chịu trách nhiệm,...  Đặt tên cho từng nhóm mục tiêu  Xác định phạm vi dự án và phạm vi công việc 45 XÁC ĐỊNH PHẠM VI DỰ ÁN (Scoping)  Xác định nhóm mục tiêu nào không thuộc phạm vi dự án  Xác định sự đóng góp trong khả năng có thể có cuả các đối tác đối với các nhóm mục tiêu  Chuẩn bị ma trận ưu tiên đối với những nhóm mục tiêu nằm trong dự án  Quyết định thứ tự ưu tiên trong việc xử lý/thực hiện những nhóm mục tiêu khác nhau  Ma trận xác định phạm vi dự án (Scoping Matrix) 46 MA TRẬN XÁC ĐỊNH PHẠM VI DỰ ÁN Tieâu chí xaùc ñònh phaïm vi Nhoùm muïc tieâu 1 Nhoùm muïc tieâu 2 Nhoùm muïc tieâu 3 Khaû naêng thaønh coâng x xxx xx Tính khaån caáp xxx xx xx Nguoàn löïc saün coù ...... xxx x xx 47 XÁC ĐỊNH PHẠM VI CÔNG VIỆC  Động não để suy nghĩ về các hoạt động khác nhau cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu  Những nguyên tắc cơ bản cho giai đoạn động não : Nói điều mà bạn nghĩ  Thật sự lắng nghe người khác nói Quyết định những hoạt động đã được nhận dạng Đi thẳng vào các vấn đề, không nói dài dòng  Sử dụng WBS để mô tả các hoạt động 48 NHẬN DẠNG CÁC GIẢ THIẾT  Giả định là các yếu tố ngoại lai không nằm trong phạm vi dự án nhưng lại rất quan trọng đối với việc thực hiện thành công các cấp độ mục tiêu dự án.  Các giả thiết trả lời câu hỏi “Những yếu tố ngoại lai nào không bị dự án tác động vào nhưng lại ảnh hưởng đáng kể đến việc thực hiện dự án ?” 49 THỂ HIỆN CÁC GIẢ THIẾT TRONG phạm vi dự án Mục tiêu tổng thể Mục đích Kết quả trước mắt Các hoạt động Tiền đề Giả thiết Giả thiết Giả thiết+ + + 50 Bỏ qua QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CÁC YẾU TỐ NGOẠI LAI ĐỂ XÁC ĐỊNH GIẢ THIẾT Yếu tố ngoại lai có quan trọng không? Có Không Có Ai giải quyết/thực hiện được ? Có thiết kế lại được không ? Không Có Giả định Có Có xảy ra được không ? Không Bỏ qua Không Ngừng Thiết kế lại 51 TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ VIỆC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN THÀNH CÔNG  Nội dung (content)  HĐDA nên đầ