Hướng dẫn dành cho các công ty nước thải ở Việt Nam

z  HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC CÔNG TY NƯỚC THẢI Ở VIỆT NAM Bộ Xây Dựng – 37 Lê Đại Hành – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội – Việt Nam ĐT: 84 - 4 - 974 0938 Fax: 84 - 4 - 974 0939 Email: gtz-www@fpt.vn Dự án GTZ TA No: 2000.2208.7 Project GTZ TA No: 2000.2208.7 Tài liệu dự án: TM001 Project Document No.: TM001 Phát hành lần 01 Edition 01 HƯỚNG DẪN VỀ • KỸ THUẬT THẢO LUẬN NHÓM BẰNG HÌNH • ĐỘNG NÃO • LƯỢC ĐỒ Ý TƯỞNG • PHÂN TÍCH - SWOT DÀNH CHO CÁC CÔNG TY NƯỚC THẢI Ở VIỆT NAM GUIDELINES ON • VISUALIZED GROUP DISCUSSION TECHNIQUES • BRAINSTORMING • MIND MAP • SWOT – ANALYSIS FOR PUBLIC WASTEWATER ENTERPRISES IN VIETNAM Hanoi, March 2006 Bộ Xây dựng – Hà Nội Ministry of Construction – Hanoi hợp tác với in cooperation with Tổ chức Hợp tác Kỹ thuật Đức Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH Hỗ trợ Kỹ thuật của GTZ do GFA thực hiện Technical Assistance on behalf of GTZ by GFA Consulting Group & Associates Final Guidelines - Visualised Group Discussion Techniques [EN & VN] - Edition 01 - May 06.doc Người liên hệ của GFA Consulting Group GmbH Your contact person with GFA Consulting Group GmbH Gudrun Krause ĐT /Tel.: +49 (40) 6 03 06168 Fax: + 49 (40) 6 03 06169 Email: gudrun.krause@gfa-group.de Địa chỉ Address GFA Consulting Group GmbH Eulenkrugstraße 82 D-22359 Hamburg Germany Báo cáo này được chuẩn bị do This report was prepared by Nhóm Tư vấn WWM WWM Advisory Team © Ảnh bìa do Horst Wagner © Cover photography by Horst Wagner Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ..............................................................................................................................................1 1. GIỚI THIỆU VỀ KHÁI NIỆM THẢO LUẬN NHÓM BẰNG HÌNH ...........................................................3 1.1 Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình là gì? ..................................................................................4 1.2 Điều khiển thảo luận ...................................................................................................................4 1.3 Những nhân tố của Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình ............................................................5 1.4 Các giai đoạn của thảo luận viết .................................................................................................7 1.5 Câu hỏi ý kiến hay câu hỏi trưng cầu..........................................................................................8 1.6 Chọn chủ đề thảo luận ..............................................................................................................10 1.7 Trình bày ý kiến.........................................................................................................................11 1.8 Sắp xếp ý kiến...........................................................................................................................11 1.9 Khảo sát dùng dấu chấm dính (Single Dot Survey)..................................................................11 1.11 Hình tượng hoá kết quả ............................................................................................................12 1.12 Tổng kết ....................................................................................................................................14 2. ĐỘNG NÃO...........................................................................................................................................16 2.1 Quá trình động não của cá nhân...............................................................................................16 2.2 Động não của nhóm..................................................................................................................16 3. LƯỢC ĐỒ Ý TƯỞNG ...........................................................................................................................18 3.1 Vẽ Lược đồ ý tưởng đơn giản ..................................................................................................18 3.2 Kỹ thuật để soạn Lược đồ ý tưởng ...........................................................................................19 4. PHÂN TÍCH SWOT ...............................................................................................................................21 4.1 Sử dụng công cụ thế nào..........................................................................................................21 BẢNG BIỂU & SƠ ĐỒ Hình 1: Chuỗi bền vững ...............................................................................................................................1 Hình 2: Quá trình “Thảo luận linh hoạt”........................................................................................................6 Hình 3: Ví dụ về cách sắp xếp chỗ ngồi.......................................................................................................7 Hình 4: Quá trình sắp xếp ý kiến đóng góp của thành viên theo tập hợp thông tin...................................10 Hình 5: Ví dụ về Khảo sát dùng dấu chấm dính (Single Dot Survey) ........................................................11 Hình 6: Những điểm cần cải thiện để chữ viết dễ đọc ...............................................................................13 Hình 8: Ví dụ về Lược đồ ý tưởng .............................................................................................................19 Hình 9: Bảng SWOT...................................................................................................................................21 Hình 10: Ma trận TOWS.............................................................................................................................23 Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques TABLE OF CONTENTS FOREWORD ...............................................................................................................................................1 1. INTRODUCTION TO THE CONCEPT OF VISUALIZED DISCUSSION ................................................3 1.1 What are Visualized Group Discussion Techniques? .................................................................4 1.2 Moderation ..................................................................................................................................4 1.3 Elements of the Visualized Group Discussion Techniques Method ...........................................5 1.4 Phases of Written Discussion .....................................................................................................7 1.5 Card Inquiry or Inquiry by Acclamation .......................................................................................8 1.6 Choosing Discussion Topics .....................................................................................................10 1.7 Presenting Ideas .......................................................................................................................11 1.8 Sorting Ideas .............................................................................................................................11 1.9 Single Dot Survey......................................................................................................................11 1.10 Small Group Work and Presentation.........................................................................................12 1.11 Visualization of Results .............................................................................................................12 1.12 Recap ........................................................................................................................................14 2. BRAINSTORMING................................................................................................................................16 2.1 Individual Brainstorming............................................................................................................16 2.2 Group Brainstorming .................................................................................................................16 3. MIND MAPS ..........................................................................................................................................18 3.1 Drawing Basic Mind Maps.........................................................................................................18 3.2 Techniques to Prepare a Mind Map..........................................................................................19 4. SWOT ANALYSIS.................................................................................................................................21 4.1 How to Use the Tool..................................................................................................................21 FIGURES IN ENGLISH.............................................................................................................................25 Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques 1 LỜI NÓI ĐẦU Foreword Phát triển thể chế và tổ chức dựa trên quan niệm theo đó những nhà ra quyết định và đội ngũ nhân viên ủng hộ mạnh mẽ những sáng kiến mà họ hiểu và cùng đồng ý Institutional and organizational development is based upon the concept that decision makers and staff alike are actively supporting initiatives, which they understand and agree with. Do sự tham gia có nghĩa là sự đóng góp chủ động của tất cả các bên liên quan trong toàn bộ quá trình phát triển thể chế và tổ chức (vd: Phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá). Người ta giả định là sự tham gia của cá nhân sẽ dẫn đến sự hình thành những cam kết của cá nhân theo đó sẽ dẫn tới việc làm chủ và cuối cùng là tính bền vững của một quá trình hay mục tiêu cụ thể. Hence, participation means active contributions from all involved stakeholders during the whole institu- tional and organizational development process (i.e.: analyses, planning, implementation, and evaluation). It is the hypothesis that individual participation is leading to the development of individual commit- ments, which leads to ownership and, eventually to sustainability of a particular process and or objec- tive. Hình 1: Chuỗi bền vững LÀM CHỦ BỀN VỮNG CAM KẾT THAM GIA SƠ ĐỒ TUẦN HOÀN TIẾP CẬN PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG Trong quá trình xây dựng thể chế, chúng ta cần phải kết hợp những mong muốn và ý tưởng có giá trị của cá nhân vào kế hoạch phát triển và thực hiện tổng thể. In the institutional development process we are re- quired to integrate valuable individual wishes and ideas into overall development and implementation plans. Thêm vào đó, “Động não – Brainstorming” và “Lược đồ ý tưởng – Mind Map” cũng được sử dụng như là các biện pháp kỹ thuật để thu thập và tổ chức các ý tưởng. Further, “Brainstorming” and “Mind Map” are pre- sented as techniques for gathering and structuring innovative ideas. Cuối cùng, kỹ thuật “Phân tích SWOT” được dùng để nêu tổng quát về vấn đề. Phân tích SWOT là một trong nhiều khái niệm được quốc tế sử dụng rộng rãi, kỹ thuật này dùng để phân tích và lập cấu trúc các điều kiện về thể chế và tổ chức. Finally, the technique of the “SWOT Analysis” is presented in an overview. SWOT is one of the many concepts, internationally in use, to analyse and structure institutional and organizational condi- tions. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques 2 Hướng dẫn này trình bày về khái niệm của quy trình “Thảo luận linh hoạt” là một Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình ảnh nhằm lôi cuốn mọi người thảo luận, hiển thị các ý kiến của các thành viên một cách rõ ràng và hiệu quả hơn. Phương pháp này có thể là nhân tố chính trong quá trình xây dựng cách sắp xếp những ý tưởng, bình luận, ý kiến và kiến thức của cá nhân, theo đó có thể sẽ đưa chúng vào áp dụng thực tế. Điều này cũng cho phép mang lại những kết quả có ý nghĩa, hợp lý và được các thành viên ủng hộ nhằm phục vụ lợi ích của phát triển thể chế và tăng cường năng lực. This paper presents the concept of the “Metaplan” process, a visualized group discussion technique, to make group discussions participative, transparent and more efficient. This method can be a key ele- ment in the development process of organizing indi- vidual ideas, comments, opinions and knowledge, so that real use can be made of information presented. This will allow producing results that are meaningful, appropriate, and supported by the participants, for the benefits of institutional development and capac- ity building. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques 3 1. GIỚI THIỆU VỀ KHÁI NIỆM THẢO LUẬN NHÓM BẰNG HÌNH 1. Introduction to the Concept of Visualized Discussion Phần lớn mọi người cho rằng họ hiểu và có thể đóng góp hiệu quả hơn vào cuộc thảo luận nhiều hơn là họ có thể đóng góp vào quá trình lập báo cáo. Đồng thời, trong hoàn cảnh công khai như vậy, nhiều người cảm thấy không thoải mái khi họ bị đưa vào tình huống “phải đứng mũi chịu sào” trong một nhóm và họ thấy ngần ngại đưa ý kiến. Most people find that they understand and can con- tribute to a discussion more effectively, than they can to a structured reporting situation. At the same time many people do not feel comfortable when they are placed in an “up front” situation in a group and are shy about voicing their opinions in this kind of public situation. Sử dụng phương pháp “báo cáo”, đặc biệt nếu trình bày bằng văn bản có thể làm cho những nhân viên bình thường thấy ngại và có thể có nhiều hạn chế nghiêm trọng khi các ý kiến của mọi người bị chỉ trích. Cũng nên chú ý là nhiều người cần biết và cân nhắc những điểm chính của buổi thảo luận để cho phép họ đóng góp ý kiến và quan điểm của họ một cách xây dựng. The idea of “reporting”, in particularly if it is to be in written form, can be somewhat daunting to the aver- age person and can have serious drawbacks when everyone’s opinions are being solicited. It is also important to note that many people need to see and consider the main points of a discussion to enable them to add constructively, their own ideas and opin- ions. Có nhiều hạn chế khác đối với việc sử dụng nhóm, đặc biệt trong trường hợp mục đích thảo luận là để gợi ra những phản hồi từ các thành viên của nhóm. Những người cảm thấy mình không quan trọng thường sẽ không đóng góp ý kiến và việc thiếu những ý kiến của họ thường không được nêu ra. Phương pháp sau đây sẽ cố gắng chỉ ra vấn đề tiềm tàng theo đó một số thành viên của nhóm tiếm đoạt vai trò của các thành viên khác. There are many other drawbacks to the use of groups, particularly in the case where the purpose is to elicit responses from all members of the group. Members that feel marginalized often do not contrib- ute and their lack of input is often not noticed. It is this potential problem of having some members of the group dominate others that the method de- scribed below attempts to address. Cũng nên kết hợp một số nguyên tắc tổng hợp ý kiến vào quá trình thu thập những quan điểm này trong đó các thành viên có thể trao đổi với nhau và điều chỉnh những ý kiến hoặc đóng góp của chính họ cho đến khi đạt được sự đồng thuận chung và tất cả mọi người đều cơ bản thống nhất. The process of gathering these opinions should also allow for some process of synthesisation, whereby the members can react to each others ideas and adjust their own ideas and contributions until a gen- eral consensus is reached, where all are in basic agreement. Điều này đưa đến khái niệm về trình bày cuộc thảo luận miệng thông qua hình tượng dạng viết. Bằng cách này, người ta sẽ tạo được sự tham gia một cách ngang bằng của tất cả các thành viên tham gia thảo luận. Băng cách thể hiện thảo luận thông qua cả văn viết và trình bày miệng, các thành viên của nhóm sẽ tiếp thu được những bình luận và ý kiến của người khác cũng như đóng góp quan điểm riêng của chính họ. This leads to the concept of trying to present a vis- ual – written - representation of a verbal discus- sion. By doing this, an attempt is made to involve all participants equally. By representing the discussion in both written and spoken terms members can ab- sorb the comments and ideas of others and contrib- ute their own opinions. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques 4 Tên gọi của phương pháp này có nhiều song nó thường được gọi là phương pháp “Thảo luận linh hoạt” hay Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình. Phương pháp này có nhiều biến thể, từ hệ thống có cấu trúc rất chặt chẽ đến những hệ thống cực kỳ sơ sài. Trong thực tế, khái niệm này cần phải điều chỉnh hay biến đổi để đáp ứng cho mỗi tình huống nhất định. The method used has many names however it is most often called the “Metaplan” or Visualised Group Discussion Techniques Method. The method has many variations in form, from very struc- tured systems to very informal systems. In fact the concept needs to be adjusted or varied to meet the needs of each situation. 1.1 Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình là gì? 1.1 What are Visualized Group Discussion Techniques? Cách thức thảo luận nhóm bằng hình đã được phát triển đáng kể trong những năm gần đây, đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục cho người lớn. Tuy nhiên, kỹ thuật này cũng hoàn toàn có thể mở rộng sang gần như tất cả các nhóm khác ở đó việc thu thập, tổng hợp các ý kiến đa dạng có ưu tiên trọng tâm. Vì vậy, nó được sử dụng trong các buổi họp cộng đồng, các cuộc họp ban chỉ đạo, trong trường học và trong các tổ chức khác. Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này nằm ở khả năng kết hợp xen kẽ giữa trao dổi miệng và quá trình ghi chép bằng văn viết. The process of Visualised Group Discussion Tech- niques Method has developed considerably in recent years particularly in the field of adult education. This technique can, however, be extended perfectly well to almost any other group, where the gathering and synthesizing of diverse opinions is the key priority. Therefore it is used in community meetings, commit- tee deliberations, in schools and other institutions. The great advantage of the method lies in the alter- nation between oral discussion and the process of recording in writing. Nguyên tắc chính của thảo luận bằng văn viết hay dùng hình tượng đó là lôi kéo toàn bộ nhóm vào quá trình trao đổi mà không có ưu tiên hay thiên vị và nhằm bảo đảm là tất cả các ý kiến đều được đề cập đến khi kết thúc buổi thảo luận hay trong bản kết quả thảo luận. The main principle of written or visualized discussion is to involve the whole group in the communication process without favour or prejudice and to ensure that all opinions are taken into account in the con- clusion or outcomes. 1.2 Điều khiển thảo luận 1.2 Moderation Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình có đặc trưng là được dẫn dắt bởi một người dẫn chương trình có kinh nghiệm. Người dẫn chương trình cần phải quen với phương pháp và được thông báo về nội dung và mục tiêu của chủ đề. Người dẫn chương trình có nhiệm vụ hướng dẫn các thành viên trong suốt quá trình thảo luận bằng cách giới thiệu phương pháp, giải thích mục tiêu của chương trình, khuyến khích các thành viên tham gia một cách chủ động, giúp định hướng thảo luận và hỗ trợ chương trình thảo luận, định kỳ tổng kết các thành quả và tìm tòi trong suốt chương trình làm việc, tóm tắt các kết luận, kết quả cuối cùng của chương trình làm việc và hướng các thành viên đến việc thống nhất về các bước thực hiện tiếp theo. The process of the Visualiz