Hướng dẫn sử dụng ứng dụng để ký và xem tài liệu với chữ ký điện tử

TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ỨNG DỤNG ĐỂ KÝ VÀ XEM TÀI LIỆU VỚI CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ TP.HCM, ngày 15/03/2013 TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 2 MỤC LỤC I. Giới thiệu chung ............................................................................................................................ 4 II. Đối tượng sử dụng và mục đích tài liệu ......................................................................................... 5 III. Cài đặt phần mềm .......................................................................................................................... 6 III.1. Phần mềm Adobe Acrobat Professional (từ bản 6.0 đến bản XI Pro): ................................. 6 III.2. Phần mềm Arobat Reader 8.0 ............................................................................................... 8 III.3. Phần mềm Document Signer JSignPdf .............................................................................. 10 III.4. Cài đặt MIC NATIONAL ROOT CA ................................................................................. 12 IV. Hướng dẫn ký tài liệu .................................................................................................................. 17 IV.1. Gắn USB chứa chứng chỉ số vào máy cần ký tài liệu. ........................................................ 17 IV.2. Trường hợp sử dụng Document Signer:.............................................................................. 17 IV.3. Trường hợp sử dụng Acrobat Professional (từ bản 6.0 trở lên) .......................................... 20 V. Hướng dẫn kiểm tra (verify) tài liệu có chữ ký điện tử ............................................................... 25 TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 3 MỤC LỤC HÌNH VẼ Hình 1: Cài đặt Adobe Acrobat Professional (bước 1) ........................................................................ 6 Hình 2: Cài đặt Adobe Acrobat Professional (bước 2) ........................................................................ 6 Hình 3: Cài đặt Adobe Acrobat Professional (bước 3) ........................................................................ 7 Hình 4: Cài đặt Adobe Acrobat Professional (bước 4) ........................................................................ 7 Hình 5: Cài đặt Adobe Acrobat Professional (kết thúc) ...................................................................... 8 Hình 6: Cài đặt Adobe Acrobat Reader (bước 1) ................................................................................ 8 Hình 7: Cài đặt Adobe Acrobat Reader (bước 2) ................................................................................ 9 Hình 8: Cài đặt Adobe Acrobat Reader (kết thúc) .............................................................................. 9 Hình 9: Cài đặt JSignPdf (bước 1) ..................................................................................................... 10 Hình 10: Cài đặt JSignPdf (bước 2) ................................................................................................... 10 Hình 11: Cài đặt JSignPdf (bước 3) ................................................................................................... 11 Hình 12: Cài đặt JSignPdf (bước 4) ................................................................................................... 11 Hình 13: Cài đặt JSignPdf (kết thúc) ................................................................................................. 12 Hình 14: Cài đặt MIC NATIONAL ROOT CA ................................................................................ 13 Hình 15: Cài đặt MIC NATIONAL ROOT CA (tiếp theo) ............................................................... 13 Hình 16: Chọn option ........................................................................................................................ 14 Hình 17: Hoàn tất cài đặt MIC NATIONAL ROOT CA .................................................................. 14 Hình 18: Cấu hình Acrobat Reader ................................................................................................... 15 Hình 19: Chọn Preferences ................................................................................................................ 15 Hình 20: Đánh dấu checkbox ............................................................................................................ 16 Hình 21: Màn hình ký tài liệu ............................................................................................................ 17 Hình 22: Nhập số PIN........................................................................................................................ 18 Hình 23: Kết quả ................................................................................................................................ 18 Hình 24: Quá trình ký ........................................................................................................................ 19 Hình 25: Tùy chỉnh tham số cho chữ ký điện tử ............................................................................... 19 Hình 26: Nút Preview/ Select ............................................................................................................ 20 Hình 27: Mở file cần ký ..................................................................................................................... 21 Hình 28: Click vào Sign để bắt đầu quá trình ký ............................................................................... 21 Hình 29: Kéo vị trí cần đặt chữ ký .................................................................................................... 21 Hình 30: Chọn tên người ký .............................................................................................................. 22 Hình 31: Nhập PIN code của USB Token ......................................................................................... 22 Hình 32: Chọn nơi lưu trữ file đã ký ................................................................................................. 23 Hình 33: File sau khi ký..................................................................................................................... 23 Hình 34: Xem lại file sau khi ký ........................................................................................................ 23 Hình 35: Chữ ký hợp lệ ..................................................................................................................... 24 Hình 36: Nút Signature Panel ............................................................................................................ 25 Hình 37: Tab Panel ............................................................................................................................ 26 Hình 38: Certificate Viewer ............................................................................................................... 27 Hình 39: Details ................................................................................................................................. 28 TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 4 I. Giới thiệu chung Chữ ký điện tử được sử dụng để bảo đảm tính bảo mật, tính toàn vẹn, tính chống chối bỏ của các thông tin giao dịch trên mạng Internet. Chữ ký số tương đương với chữ ký tay và con dấu của doanh nghiệp nên có giá trị sử dụng trong các ứng dụng giao dịch điện tử hoặc tài liệu quan trọng cần trao đổi. Hơn nữa, ngoài việc là một phương tiện điện tử được pháp luật thừa nhận về tính pháp lý, chữ ký điện tử còn là một công nghệ mã hóa và xác thực rất mạnh. Nó có thể giúp bảo đảm an toàn, bảo mật cao cho các giao dịch trực tuyến, nhất là các giao dịch chứa các thông tin liên quan đến tài chính. TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 5 II. Đối tượng sử dụng và mục đích tài liệu Tài liệu được biên soạn nhằm hướng dẫn khách hàng sử dụng 2 ứng dụng Document Signer hoặc Acrobat Professional ( từ phiên bản 6.0 trở lên đến Acrobat XI Pro) của Adobe ký các văn bản gởi đến ACB và cách kiểm tra chữ ký điện tử trên văn bản gửi đến. Ngoài ra, tài liệu hướng dẫn trong trường hợp khách hàng muốn kiểm tra lại văn bản đã ký hoặc kiểm tra văn bản đã nhận từ ngân hàng với chữ ký điện tử hợp lệ hay không. TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 6 III. Cài đặt phần mềm Trường hợp khách hàng cần ký tài liệu, yêu cầu các máy tính khi sử dụng chương trình ký bằng chữ ký điện tử phải được cài ứng dụng Adobe Acrobat Professional hoặc Document Signer JsignPdf. Trường hợp khách hàng cần xem tài liệu đã ký thì yêu cầu cài đặt Adobe Reader hoặc Acrobat Professional ở trên. Đồng thời khách hàng phải cài đặt thêm file ROOT CA của Bộ Thông tin và Truyền Thông (www.rootca.gov.vn). III.1. Phần mềm Adobe Acrobat Professional (từ bản 6.0 đến bản XI Pro):  Bước 1: Tìm và mua phần mềm Adobe Acrobat Professional từ bản 6.0 trở lên của www.adobe.com  Bước 2: Cài đặt phần mềm: Nhấp vào file .exe, màn hình xuất hiện hộp hội thoại: Hình 1: Cài đặt Adobe Acrobat Professional (bước 1) Chọn ngôn ngữ Hình 2: Cài đặt Adobe Acrobat Professional (bước 2) Chọn Next để cài đặt: TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 7 Hình 3: Cài đặt Adobe Acrobat Professional (bước 3) Chọn Install: Hình 4: Cài đặt Adobe Acrobat Professional (bước 4) Chọn Finish để kết thúc cài đặt. TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 8 Hình 5: Cài đặt Adobe Acrobat Professional (kết thúc) III.2. Phần mềm Arobat Reader 8.0 Yêu cầu máy tính khi kiểm tra tài liệu có chữ ký điện tử phải cài đặt phần mềm Adobe Reader từ bản 8.0 trở lên của Adobe www.adobe.com. Trong trường hợp khách hàng đã cài đặt Acrobat Professional thì không cần cài đặt Adobe Reader. Lý do, Acrobat Professional có đầy đủ tính năng của Adobe Reader.  Bước 1: Copy phần mềm cài đặt Adobe Reader về máy của mình với quyền Administrator rồi click double để install Hình 6: Cài đặt Adobe Acrobat Reader (bước 1)  Bước 2: Chọn Run, hệ thống sẽ tự động cài đặt phần mềm: TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 9 Hình 7: Cài đặt Adobe Acrobat Reader (bước 2)  Bước 3: Chọn Finish để kết thúc cài đặt. Hình 8: Cài đặt Adobe Acrobat Reader (kết thúc) TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 10 III.3. Phần mềm Document Signer JSignPdf  Bước 1: Tải phần mềm Document Signer tại địa chỉ Click vào chữ Document Signer để tải về máy của mình và giải nén bằng Winrar  Bước 2:Cài đặt phần mềm: Nhấp vào file JSignPdf_setup_1.4.3_wjre.exe, màn hình xuất hiện: Hình 9: Cài đặt JSignPdf (bước 1)  Bước 3: Chọn Next: Hình 10: Cài đặt JSignPdf (bước 2) TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 11 Chọn I accept the agreement. Nhấp Next. Hình 11: Cài đặt JSignPdf (bước 3) Chọn vị trí đường dẫn để cài đặt phần mềm và chọn Next. Hình 12: Cài đặt JSignPdf (bước 4)  Bước 4: Nhập Start menu Group Name và chọn Next. TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 12 Hình 13: Cài đặt JSignPdf (kết thúc) Cài đặt phần mềm. Chọn Finish để kết thúc cài đặt. Chú ý: sau khi cài đặt một trong hai chương trình trên, khách hàng cần cài đặt tiếp USB token chứa chứng chỉ số của mình theo hướng dẫn của nhà cung cấp chứng chỉ số. III.4. Cài đặt file mic national root ca và khai báo adobe reaer  Bước 1: Download MIC NATIONAL ROOT CA tại địa chỉ sau về máy tính  Bước 2: Cài đặt MIC NATIONAL ROOT CA Chọn file RootMIC.cer. Chọn Install Certificate… TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 13 Hình 14: Cài đặt MIC NATIONAL ROOT CA Chọn Next Hình 15: Cài đặt MIC NATIONAL ROOT CA (tiếp theo) Chọn option như hình bên dưới. TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 14 Hình 16: Chọn option Chọn Finish để hoàn tất cài đặt. Hình 17: Hoàn tất cài đặt MIC NATIONAL ROOT CA  Bước 2: Khai báo validation của Adobe Reader hoặc Acrobat Professional Mở chương trình Acrobat Reader TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 15 Hình 18: Cấu hình Acrobat Reader Chọn Edit -> Preferences.. Hình 19: Chọn Preferences TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 16 Chọn mục Signatures -> sau đó chọn More… Hình 20: Đánh dấu checkbox Đánh dấu vào checkbox Validating Signatures và Validating Certified Documents Chọn OK Đóng chương trình Acrobat Reader. TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 17 IV. Hướng dẫn ký tài liệu IV.1. Gắn USB chứa chứng chỉ số vào máy cần ký tài liệu. Sau đó sử dụng bước IV.2 hoặc IV.3 để ký tài liệu. IV.2. Trường hợp sử dụng Document Signer:  Bước 1: Mở phần mềm Document Signer. Vào Start → Programs → JSignPdf → JSignPdf 1.4.4 để mở phần mềm JSignPdf 1.4.4.  Bước 2: Khai báo tài liệu Hình 21: Màn hình ký tài liệu Chọn Keystore type: WINDOWS-MY Chọn Input PDF file: click vào Browse để chọn file tài liệu cần ký Output PDF FILE: tên file sau khi ký. Nếu ô Output PDF file để trống, tên file kết quả sẽ được tự động gắn thêm chữ “_signed “ vào cuối tên file ban đầu. Đề nghị không khai báo Reason: điền lý do ký nếu cần. Có thể để trống Location: điền thông tin vị trí nơi người ký nếu cần. Có thể để trống Contact: điền thông tin liên hệ của người ký nếu cần. Có thể để trống  Bước 3: nhấn nút SIGN IT để ký tài liệu Chọn Sign It. Màn hình nhập số PIN xuất hiện, khách hàng nhập số PIN của USB vào TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 18 Hình 22: Nhập số PIN Màn hình kết quả xuất hiện sau khi nhập số PIN thông báo thành công. Hình 23: Kết quả  Bước 4: tìm và gởi tài liệu đã nhúng chữ ký điện tử của mình tại thư mục chứa tài liệu cần ký. Tài liệu được ký sẽ có tên: Tailieuky_signed.pdf Nếu ký lần 2 thì tài liệu sẽ có tên Tailieuky_signed_signed.pdf Chú ý: ngoài các thao tác cơ bản như trên, khách hàng có thể khai báo thêm các tuỳ chọn sau để: o Thấy chữ ký xuất hiện trên tài liệu sau khi ký chọn thêm Visible Signature TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 19 Hình 24: Quá trình ký Ngoài ra, nút Settings sẽ cho phép khai báo thêm hình ảnh/vị trí của chữ ký sẽ thấy trên tài liệu  Nhấp vào nút Settings, người dùng có thể cấu hình các tham số (vị trí/ văn bản/ hình ảnh) của chữ ký điện tử. Hình 25: Tùy chỉnh tham số cho chữ ký điện tử  Cách 1: chọn nút Preview/ Select: để đặt vị trí chữ ký điện tử trên file PDF theo cách trực quan. Người dùng có thể chọn vị trí mới bằng cách nhấn phím trái chuột trái kéo từ vị trí bắt đầu đến vị trí kết thúc rồi nhả chuột. TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 20 Hình 26: Nút Preview/ Select  Cách 2: không chọn nút Preview/ Select mà khai báo trực tiếp vị trí của của chữ ký sẽ xuất hiện trên văn bản cần ký như sau  Page: trang cần đặt chữ ký (bắt đầu từ 1)  Vị trí chữ ký: xác định trên tọa độ Lower Left (X,Y) và Upper Left (X,Y)  Display: thông tin hiển thị.  Text và Image: cấu hình về văn bản và hình ảnh của chữ ký điện tử. o Trường hợp người thứ hai ký chữ ký điện tử thứ hai cần chọn Advanced view sau đó chọn Append Signature. Nếu không chọn, chữ ký thứ hai sẽ thay thế chữ ký thứ nhất. IV.3. Trường hợp sử dụng Acrobat Professional (từ bản 6.0 trở lên)  Bước 1 Mở file PDF (file cần ký xác thực) bằng chương trình Adobe Acrobat Pro TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 21 Hình 27: Mở file cần ký  Bước 2: Khi file xuất hiện, chọn Place Signature> Hình 28: Click vào Sign để bắt đầu quá trình ký  Bước 3: Chọn nơi cần ký xác nhận trên chứng từ bằng cách click và giữ chuột trái rồi kéo, sau đó xuất hiện màn hình như bên Hình 29: Kéo vị trí cần đặt chữ ký TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 22 Chọn , xuất hiện màn hình và sau đó nhấn Next sẽ xuất hiện màn hình tại Bước 4  Bước 4 Chọn tên của user đang thực hiện ký xác thực và chương trình sẽ yêu cầu nhập số Pincode (số này được cấp riêng cho từng user theo thiết bị CA Token và kiến nghị đổi mã Pincode để đảm bảo an toàn) Hình 30: Chọn tên người ký Hình 31: Nhập PIN code của USB Token  Bước 5: Xuất hiện màn hình sau và chọn nơi lưu văn bản sẽ ký xác thực. Hoàn tất việc ký bằng chứng chỉ số TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 23 Hình 32: Chọn nơi lưu trữ file đã ký File đã được ký bằng chứng chỉ số qua chương trình này sẽ có hình ảnh chữ ký theo hình bên (chữ ký minh họa là TriPM…) và không thể chỉnh sửa bất kỳ nội dung nào. Hình 33: File sau khi ký  Bước 6: Để kiểm tra chính xác file có được xác thực (mặc dù có chữ ký bằng chứng chỉ số), bằng cách mở file và click vào chữ ký sẽ xuất hiện thông báo theo hình bên. Hình 34: Xem lại file sau khi ký TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 24 Hình 35: Chữ ký hợp lệ TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 25 V. Hướng dẫn kiểm tra (verify) tài liệu có chữ ký điện tử Khách hàng khi nhận được e-mail đến có file đính kèm gắn chữ ký gửi đến, để kiểm tra thì thực hiện tuần tự như sau:  Bước 1: Download file đính kèm gởi đến hoặc mở file vừa ký xong Khách hàng login vào ứng dụng mail bằng trình duyệt Internet Explorer để mở mail đến và download file đính kèm dạng PDF về máy tính của mình. Hoặc mở file vừa ký xong  Bước 2: Mở file bằng Adobe Reader Khách hàng click đúp vào file PDF đã tải về máy của mình để xem file bằng Adobe Reader  Bước 3: Kiểm tra chữ ký điện tử Nếu góc trái ngay phía trên tài liệu có xuất hiện dòng chữ “Signed and all signatures are valid” thì chữ ký trên văn bản hợp lệ. Click tiếp nút Signature Panel ở góc trái bên phải phía trên của văn bản để xem chi tiết từng chữ ký Chú ý: trường hợp không phải dòng chữ “Signed and all signatures are valid” thì không cần thao tác tiếp mà văn bản đã chưa ký hợp lệ. Cần liên hệ lại người gửi để thông báo lỗi. Hình 36: Nút Signature Panel  Bước 4: Kiểm tra chi tiết từng chữ ký điện tử trên tài liệu Màn hình Tab Panel cho biết các thông tin cơ bản TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 26 Hình 37: Tab Panel - Dòng chữ: Rev.1 Signed by … cho biết họ và tên người ký - Dòng “Document has not been modified since this …” cho biết tài liệu không có bất kỳ chỉnh sửa nào kể từ khi ký. - Dòng chữ “Signing time is from the clock …” cho biết giờ ký trên tài liệu lấy từ giờ của máy tính đã ký - Dòng chữ Signer’s identity is valid: cho biết chữ ký hợp lệ - Reason: cho thấy lý do ký - Location: nơi ký Sau đó, Click vào Cetificate Details để xem thông tin người ký (ví dụ: CMND, e- mail,…) TT CNTT – Tài liệu hướng dẫn ứng dụng để ký tài liệu với chữ ký điện tử Trang 27 Hình 38: Certificate Viewer Màn hình Cetificate/Tab Summary cho biết các thông tin cơ bản: - Họ và tên, email - CMND: chứng minh nhân dân - Issued by: đơn vị phát hành chữ ký số cho khách hàng (1 trong 6 đơn vị được nhà nước công nhận) - Valid from, valid to: thời gian hiệu lực bắt đầu và hết hạn của chữ ký - Intended usage: mục đích của việc phát hành chữ ký cho khách hàng (để ký tài liệu giao dịch, định danh khách