Kế toán kiểm toán - Chương 2: hHệ thống kiểm soát nội bộ

Chương 2: HỆ THỐNG KiỂM SOÁT NỘI BỘMục tiêu Với chương này, người đọc có thể hiểu được cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) gồm các bộ phận cấu thành, lợi ích và hạn chế của nó; nắm được các nội dung, phương pháp tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB của một kiểm toán viên. *MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộHỆ THỐNG KiỂM SOÁT NỘI BỘ*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộKHÁI NIỆM HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ2.1CÁC BỘ PHẬN CỦA HỆ THỐNG KSNB2.2TRÌNH TỰ NGHIÊN CỨU- ĐÁNH GIÁ KSNBNHỮNG HẠN CHẾ TIỂM TÀNG CỦA KSNBCÁC DẠNG SAI PHẠMCHƯƠNG 32.32.42.5*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộMục tiêu:BCTC đáng tin cậyCác luật lệ, quy định được tuân thủHoạt động hữu hiệu và hiệu quảLàm ăn thua lỗVi phạm pháp luật, không tuân thủ quy địnhCần ban hành các chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn để đối phó rủi ro?CHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ2.1. Khái quát về hệ thống KSNB(1) Định nghĩa:Theo COSO (Committee of Sponsoring Organinzation) “Là một quá trình do nhà quản lý, HĐQT và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu:Báo cáo tài chính đáng tin cậyCác luật lệ, quy định được tuân thủHoạt động hữu hiệu và hiệu quả” *MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộĐịnh nghĩa kiểm soát nội bộ(Theo báo cáo của COSO – 1992, 2013)KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: - Hội đồng quản trị - Ban giám đốc- Các trưởng bộ phận- Nhân viênKSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: - Sai lầm của con người- Chỉ ngăn chặn sai phạm nhưng không đảm bảo không xẩy ra sai phạm- Mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộĐịnh nghĩa kiểm soát nội bộ(Theo báo cáo của COSO – 1992, 2013)Mục tiêu của KSNB:Báo cáo tài chính: Đáng tin cậy Chấp hành luật pháp và các quy định Các hoạt động : hữu hiệu & hiệu quả 2.2. Các bộ phận hợp thành Hệ thống KSNB*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ2. Đánh giá rủi ro1. Môi trường Kiểm soát3. Hoạt động kiểmsoat14. Thông tin và truyền thông5.Giám sát*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ2.1. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁTCác nhân tố tạo lập bầu không khí chung về kiểm soát trong toàn đơn vị, phản ảnh các quan điểm nhận thức của nhà quản lý.Phản ánh sắc thái chungChi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên Nền tảng cho các bộ phận khác *MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ2.1. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁTTriết lý quản lý và phong cách hoạt độngCơ cấu tổ chứcPhương pháp ủy quyềnKhả năng đội ngũ nhân viênChính sách nguồn nhân lựcSự trung thực và các giá trị đạo đứcHội đồng quản trị và Ban kiểm soát*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ2.2. ĐÁNH GIÁ RỦI RONhận dạng rủi roXác định mục tiêuThiết lập cơ chế nhận dạng rủi roĐánh giá rủi roThiệt hại Xác suất xảy raCác biện pháp đối phó với rủi roTránh né rủi roChuyển giao rủi roGiảm rủi roChấp nhận rủi ro*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộRỦI RO TRÊN BÁO CÁO TÀI CHÍNHBáo cáo tài chính:Tài sản không có thực trên thực tếTài sản không thuộc quyền sở hữu của đơn vị Đánh giá không đúng giá trị tài sản và công nợDoanh thu và chi phí không khai báo đầy đủThông tin trình bày không phù hợp với chuẩn mực kế toán.*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộRỦI RO TRÊN BÁO CÁO TÀI CHÍNHNguyên nhân rủi ro trên báo cáo tài chính:Thay đổi trong quy chế tổ chức hoặc môi trường hoạt độngThay đổi nhân sự Nghiên cứu mớiSửa đổi hệ thống thông tinSự tăng trưởng nhanh chóng của đơn vị.*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộNhững chính sách và thủ tục để đảm bảo là các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Chính sách tín dụng khách hàngThủ tục bán chịu Thực thi những hành động Kiểm soát các rủi ro2.3. CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ2.3. CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁTPhân chia trách nhiệmKiểm soát quá trình xử lý thông tinKiểm soát vật chấtKiểm tra độc lập việc thực hiệnPhân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện.*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ2.3.1. PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆMKhông để một cá nhân nắm tất cả các khâu của một nghiệp vụ:Nguyên tắc: Phân công phân nhiệm Xét duyệt, Thực hiện, Bảo quản tài sản, Giữ sổ sách kế toán.*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ2.3.1. PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆMKhông cho phép kiêm nhiệm giữa một số chức năng: Phê chuẩn nghiệp vụ & bảo quản tài sảnNguyên tắc: Bất kiêm nhiệm. Bảo quản tài sản & kế toán Thực hiện nghiệp vụ & kế toán*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộTHÍ DỤ VỀ KIÊM NHIỆM “NGUY HIỂM”Công việc kiêm nhiệmThu tiền và theo dõi sổ sách kế toán về nợ phải thu Rủi roCó thể lấy tiền sau đó che dấu bằng cách ghi xóa sổ khoản nợ phải thu, hoặc bù đắp bằng khoản thu của khách hàng khácMua nguyên vật liệu và sử dụng cho sản xuấtKhông mua hàng nhưng vẫn thanh toán tiền hàng Quản lý hàng hóa trong kho (thủ kho) và theo dõi sổ kế toán về tồn kho (kế toán tồn kho)Chiếm dụng hàng hóa và thay thế bằng hàng hóa không đảm bảo chất lượng hay điều chỉnh sổ sách *MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ3.1.2. KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ CÁC NGHIỆP VỤỦy quyền và xét duyệtKiểm soát chứng từ và sổ sáchKiểm tra độc lập*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ2.1.2.1. Ủy quyền & xét duyệtCần đảm bảo tất cả các nghiệp vụ, hoạt động phải được phê chuẩn bởi: Ủy quyền bằng chính sách: Đưa ra chính sách chung bao gồm các điều kiện cho phép thực hiện nghiệp vụXét duyệt cụ thể: Xét duyệt từng trường hợp cụ thể, khôngcó chính sách chung*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộỦy quyền theo chính sáchThí dụ về bán chịu:Xét duyệt cụ thểPhòng kinh doanh được quyền xét duyệt bán chịu theo chính sách với: Các hóa đơn dưới 100 triệu vàCác đại lý có mức dư nợ dưới 100 triệu đồngPhó tổng giám đốc xét duyệt từng trường hợp cụ thể: Các hóa đơn trên 100 triệu;Các đại lý có mức dư nợ vượt 100 triệu đồng*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ2.1.2.2 Kiểm soát chứng từ & sổ sáchKiểm soát sổ sách: 1. Thiết kế 2. Ghi chép kịp thời, chính xác,3. Bảo quản lưu trữKiểm soát chứng từ:1. Đánh số trước, liên tục2. Biểu mẫu chứng từ đầy đủ3. Kiểm soát chứng từ chưa sử dụng4. Lưu chuyển chứng từ5.Tham chiếu và dấu vết kiểm toán6. Bảo quản và lưu trữ*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ2.1.3 Kiểm tra độc lậpNgười kiểm tra không phải là người thực hiện nghiệp vụ để nâng cao tính khách quanTiền kiểmKiểm tra trước khi nghiệp vụ diễn raHậu kiểmKiểm tra sau khi nghiệp vụ xảy ra*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ2.4 THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNGBP bán hàngBP mua hàngBP nhân sựBP kế toán*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộThông tin là những tin tức cần thiết cho người sử dụng.Truyền thông đúng đối tượng và kịp thờiHệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng trong hệ thống thông tin của đơn vị2.4 THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNGCHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ2.3. Hạn chế của hệ thống KSNBÁp lực trong cân đối lợi ích – chi phíMất hiệu lực Sai phạm từ nhân tố con ngườiRủi ro từ việc sử dụng công nghệ mớiĐiều kiện hoạt động thay đổi*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ2.5 . GIÁM SÁTThöôøng xuyeân vaø ñònh kyø giaùm saùt vaø kieåm tra caùc hoaït ñoäng ñeå ñaùnh giaù chaát löôïng cuûa heä thoáng KSNB ñeå coù caùc ñieàu chænh, caûi tieán thích hôïp: Giám sát thường xuyên Giám sát định kỳ: Kiểm toán nội bộ Kiểm toán độc lậpGiám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soátHỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ2.4 Các dạng sai phạm – hạn chế tiềm tàng của HTKSNB- Yêu cầu của nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải ít hơn tổn thất do những sai phạm gây ra.- Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, vì thế thường bỏ qua các sai phạm đột xuất hay bất thường*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộCHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ- Sai phạm của nhân viên xảy ra do thiếu thận trọng, sai lầm trong xét đoán, hoặc hiểu sai hướng dẫn của cấp trên- Việc kiểm tra có thể bị vô hiệu hoá do thông đồng với bên ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp- Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp do điều kiện thực tế đã thay đổi ...*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộMuïc ñíchHieåu bieát veà kieåm soaùt noäi boä ñeå laäp keá hoaïch va chương trình kieåm toaùn Xaùc ñònh ruûi ro kieåm soaùt, töø ñoù xaùc ñònh phaïm vi thöïc hieän caùc thuû tuïc kieåm toaùnCHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộTRÌNH TỰ XEM XÉT KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA KIỂM TOÁN VIÊN441. Tìm hiểu KSNB2. Đánh giá sơ bộ RRKS3. Thiết kế thử nghiệm kiểm soátThực hiện thử nghiệm kiểm soát4. Đánh giá lại RRKSĐiều chỉnh các thử nghiệm cơ bảnThực hiện các thử nghiệm cơ bảnGiai đoạn lập kế hoạch kiểm toánGiai đoạn thực hiện kiểm toánRRKS tối đaCHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ2.5. Trình tự nghiên cứu KSNB VSA KTV phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và KSNB của khách hàng để: Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và Chương trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả”*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộCHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ2.5. Trình tự nghiên cứu KSNBBước 1: Tìm hiểu hệ thống KSNBBước 2: Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soátBước 3: Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát trong chương trình kiểm toánBước 4: Đánh giá lại RRKS và điều chỉnh những thử nghiệm cơ bản đã dự kiến*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộCHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘBước 1: Tìm hiểu hệ thống KSNB (a) Nội dung tìm hiểu - Các bộ phận của kiểm soát nội bộ - Kiểm soát chung và các chu trình (b) Phương pháp tìm hiểu - Dựa vào kinh nghiệm kiểm toán trước đây - Phỏng vấn - Kiểm tra các tài liệu sổ sách - Quan sát thực tế hoạt động (phép thử walk- through)*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộCHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘBước 1: Tìm hiểu hệ thống KSNB (c) Lập hồ sơ kiểm toán - Bảng tường thuật (tr 119-122) >>> Các nội dung cơ bản ? - Bảng câu hỏi (tr 123-125) >>> Ưu, nhược của bảng này ? - Lưu đồ (tr 126-127)*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộCHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘBước 2: Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soátVSA: “KTV và DNKT phải đánh giá ban đầu về Rủi ro kiểm soát (xem trg.86,146) đối với cơ sở dẫn liệu cho từng tài khoản hoặc các loại nghiệp vụ”VSA500 – Bằng chứng kiểm toánHiện hữuQuyền và nghĩa vụPhát sinhĐầy đủĐánh giá (định giá)Chính xácTrình bày và công bố*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộCơ sở dẫn liệu (Management assertions)Khẳng định của người quản lý (có thể dưới dạng ngầm hiểu) về các khoản mục trên báo cáo tài chínhHiện hữuPhát sinhQuyền và nghĩa vụĐầy đủĐánh giáChính xácTrình bày và công bố*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộHiện hữu: Các tài sản hay khoản phải trả tồn tại vào thời điểm được xem xét.Quyền và nghĩa vụ: Các tài sản hay khoản phải trả thuộc về đơn vị vào thời điểm được xem xét.Phát sinh: Các nghiệp vụ hay sự kiện đã xảy ra và thuộc về đơn vị trong thời kỳ được xem xét.Đầy đủ: Toàn bộ tài sản, nợ phải trả và nghiệp vụ đã xảy ra liên quan đến báo cáo tài chính phải được ghi chép.Đánh giá: Các tài sản hay khoản phải trả được ghi chép theo giá trị thích hợp.Chính xác: Các nghiệp vụ hay sự kiện được ghi chép đúng số tiền, doanh thu và chi phí được được phân bổ đúng kỳ, đúng khoản mục và đúng về toán học.Trình bày và công bố: Các khoản mục được công bố, phân loại và diễn giải phù hợp với chuẩn mực kế toán hiện hành.CHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘBước 2: Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát (a) Nghiên cứu thông tin (b) Xác định sai phạm tiềm tàng và những thủ tục kiểm soát chủ yếu (xem trg 108) (c) Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát - Định lượng (x%) - Định tính (thấp, cao, trung bình)*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộCHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘBước 3: Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát trong chương trình kiểm toán Theo VSA 330: Thử nghiệm KS (Thử nghiệm tuân thủ): “Thu thập bằng chứng kiểm toán về sự hữu hiệu trong thiết kế và vận hành của hệ thống KSNB” - Phỏng vấn - Kiểm tra tài liệu, sổ sách - Quan sát việc áp dụng các thủ tục kiểm soát - Thực hiện lại các thủ tục kiểm soát (trg 108)*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộThí dụ: Thiết kế thử nghiệm kiểm soát54Đầy đủSai phạm tiềm tàngHàng đã nhận nhưng không được ghi chépCơ sở dẫn liệuĐiều tra phiếu nhập không có hóa đơn: cuối tháng, B. Xuân đối chiếu PN nhận từ kho với HĐ nhận từ nhà cung cấp, lập tờ kê các PN không có HĐ và HĐ không có PN, tìm hiểu, giải thích chênh lệchThủ tụcKiểm soátThử nghiệmKiểm soátKiểm tra tờ kêThực hiện lại tờ kê*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộThí dụ: Thực hiện thử nghiệm kiểm soátSai phạm tiềm tàngCác thủ tục kiểm soát chủ yếuCác thử nghiệm kiểm soát1. Nghiệp vụ bán chịu không được phê chuẩn hoặc phê chuẩn không đúng thẩm quyềnPhải có chính sách bán hàng cụ thểChỉ có người có thẩm quyền mới được quyền phê chuẩn tín dụngPhải tách biệt giữa người bán hàng và người phê chuẩn tín dụngKiểm tra chính sách bán hàngKiểm tra chữ ký trên lệnh bán hàngQuan sát và/ hoặc phỏng vấn việc phân chia công việc2. Lệnh bán hàng sai về số lượng, chủng loại- Lập lệnh bán hàng phải dựa vào đơn đặt hàng- Quan sát người lập lệnh bán hàng có căn cứ vào đơn đặt hàng hay không?55CHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘBước 4: Đánh giá lại RRKS và điều chỉnh những thử nghiệm cơ bản đã dự kiến >>> Thủ tục kiểm soát hữu hiệu hay không ?*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộMỨC ĐỘ TIN CẬY DỰ KiẾN DỰA VÀO THỦ TỤC KSMỨC ĐỘ SAI LỆCH CÓ THỂ BỎ QUACAO2-7%TRUNG BÌNH6-12%THẤP11-20%KHÔNG TIN CẬYKHÔNG THỂ KIỂM TRACHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘBước 4: Đánh giá lại RRKS và điều chỉnh những thử nghiệm cơ bản đã dự kiến >>> Thủ tục kiểm soát hữu hiệu hay không ? - Nếu RRKS cao hơn dự kiến >>> tăng các thử nghiệm cơ bản >>> mở rộng phạm vi thực hiện Lưu ý: Phải thông báo sớm nhất cho DN về hạn chế của hệ thống KSNB bằng VB hay lời nói + lưu bằng giấy trong HSKT*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộYêu cầuSinh viên vẽ sơ đồ tư duy về hệ thống kiểm soát nội bộTóm lượt COSO 2013 ( 2 – 3 trang)*MaMH 202001 Hệ thống kiểm soát nội bộ