Kế toán và dòng tiền mặt

Phần 7A: Kế toán và Dòng tiền mặt • Bước 1: Trang bị kiến thức • Bước 2: Chọn một người làm kế toán o Các phương pháp kế toán ƒ Phương pháp kế toán dựa trên thu/chi tiền mặt thực tế ƒ Phương pháp kế toán cộng dồn o Vấn đề nộp thuế ƒ Thuế thu nhập ƒ Thuế trên bảng lương o Trợ cấp o Kiểm soát nội bộ o Báo cáo nộp thuế hàng quý o Cân đối sổ kế toán o Chính sách phúc lợi cho nhân viên • Bước 3: Tự làm sổ sách kế toán! o Ba bản báo cáo tài chính chủ yếu ƒ Bảng cân đối kế toán ƒ Báo cáo thu nhập ƒ Kiểm soát dòng tiền mặt o Danh sách các công việc kế toán và kiểm soát dòng tiền mặt • PHẦN 7 Bản kế hoạch kinh doanh • PHẦN 7 Kiểm tra nhanh Bước 1: Trang bị kiến thức Nếu bạn chuẩn bị lập doanh nghiệp chắc hẳn bạn phải biết cách ghi số liệu như thế nào. Để có được kiến thức về việc này bạn cần phải tới lớp học để học cả về kế toán và phần mềm máy vi tính được dùng trong lĩnh vực kinh doanh của bạn. Với những kiến thức này, bạn có thể nói một cách đầy tự tin về các yêu cầu về kế toán của bạn với các nhân viên của mình, với ngân hàng và với cả nhân viên kế toán của bạn. Bạn cũng cần biết một chút về kế toán để đánh giá các đối thủ cạnh tranh của mình hoặc về cách doanh nghiệp mà bạn muốn mua hoặc bị mua. Trong khi thông tin về các công ty có thể có được từ những người môi giới chứng khoán hoặc phỏng vấn những doanh nhân nổi tiếng thì cách tốt nhất để biết về những đối thủ cạnh tranh đang thành công nhất được niêm yết trên thị trường chứng khoán là đọc bản báo cáo hàng năm của họ. Bạn cần biết về kế toán để rút ra được những điều hay từ đây. Các khóa học về kế toán tại các trường tại địa phương có thể đáp ứng hầu hết nhu cầu của bạn về vấn đề này. Bước 2: Chọn một người làm kế toán Bạn phải tham khảo tư vấn của một người làm kế tóan trước khi bạn khởi nghiệp. Đó có thể là một người có chứng chỉ CPA hành nghề độc lập hoặc một công ty kế toán kiểm tóan lớn cung cấp dịch vụ chuyên môn trên nhiều lĩnh vực (và chi phí ở đây có thể cao hơn). Một mô hình nữa khi sử dụng kế toán là một người là kế toán thuế (EA). Người này phải qua kỳ kiểm tra do cơ quan thuế thực hiện. Hiện tại không có các tiêu chuẩn chứng chỉ quốc gia nào dành cho nhân viên kế toán sổ sách giống như đối với chứng chỉ CPA hoặc EA. Do vậy có lẽ tốt nhất là khi tìm một nhân viên kế toán sổ sách thì nên trông chờ vào sự giới thiệu. Nhiều người có chứng chỉ CPA hoặc EA sẽ giới thiệu cho bạn những người mà họ tin tưởng để giúp bạn các công việc về kế toán. Nhân viên kế toán sổ sách có thể làm các công việc từ thanh toán hóa đơn, xử lý các giấy tờ biên nhận cho tới mức hoàn chỉnh là có thể tóm tắt các hoạt động thu chi trên sổ sách để những người có chứng chỉ CPA hoăc EA chuẩn bị báo cáo hoàn thuế. Nói cách khác, nếu bạn cần ai đó cố vấn cho bạn về việc tổ chức doanh nghiệp và chuẩn bị báo cáo doanh thu và thuế thu nhập cá nhân thì có lẽ bạn cần có một người làm kế tóan với chứng chỉ CPA hoặc một EA để giúp. Việc bạn biết và tự ghi sổ sách kế toán thường xuyên sẽ làm cho công việc trở nên tốt hơn bởi vì như vậy bạn có đủ điều kiện để có được chuyên môn cao hơn. Bạn cũng cần quyết định xem phần mềm kế toán nào là phù hợp với loại hình doanh nghiệp của bạn nhất và nhân viên kế toán có thể giúp bạn trong việc này. Một số phương pháp để xác định việc này là: • Hãy hỏi những người cùng kinh doanh trong lĩnh vực của bạn mà bạn có thể tin tưởng vào những nhận xét của họ về vấn đề phần mềm. • Người phụ trách về kế toán của bạn cũng có thể trợ giúp đắc lực cho bạn trong việc cài đặt và đào tạo bạn về các ứng dụng của phần mềm hoặc là anh ta cũng có thể có người quen biết rõ về việc này. • Tìm các quảng cáo trên các tạp chí về phần mềm và tham dự các cuộc triển lãm để có ý tưởng về việc này. Việc làm kế toán bảng lương và báo cáo ngày càng phức tạp. Nếu như bạn sẽ tuyển nhân viên, hãy tìm kiếm những nhà cung cấp dịch vụ kế toán tiền lương ở địa phương của bạn. Người phụ trách kế toán của bạn cũng có thể đưa ra đề nghị về việc này. Công việc phức tạp này cũng có thể được thuê bên ngoài thực hiện với một chi phí phí hợp lý. Các cách mà người phụ trách kế toán của bạn có thể giúp khi làm việc với ngân hàng: Sớm hay muộn thì bạn cũng sẽ cần đến nguồn cung cấp tài chính bên cạnh những nguồn khi bạn khởi sự doanh nghiệp. Điều quan trọng là bạn phải xây dựng mố quan hệ với ngân hàng TRƯỚC KHI các nhu cầu xuất hiện. Người phụ trách kế tóan của bạn có thể: • Giúp bạn chuẩn bị các báo cáo về việc kiểm soát dòng tiền mặt trong đó ước đoán lượng tiền mặt cần cho doanh nghiệp trong những tháng tới. • Giúp bạn chuẩn bị báo cáo tài chính cá nhân bao gồm bản cân đối tài sản cá nhân và các khoản phải trả cũng như báo cáo về thu nhập và chi phí cho thấy lượng tiền mặt bạn tạo ra được mỗi tháng. Các ngân hàng thường yêu cầu phải có sự đảm bảo cá nhân. • Giúp với tư cách là một người giới thiệu với ngân hàng. Điều này là rất hữu ích vì ngân hàng có thể đã có các giao dịch trước đây với người đó rồi. • Giúp bạn đánh bóng bản kế hoạch kinh doanh gửi ra ngân hàng. • Giúp bạn tổng hợp càng nhiều thông tin càng tốt bao gồm các báo cáo tài chính một cách gọn gàng và có trật tự. Phương pháp kế toán Trước khi bạn bắt đầu, bạn cần phải quyết định doanh nghiệp của bạn sẽ sử dụng phương pháp kế toán nào. Có 2 phương pháp chính: • Phương pháp kế toán cơ bản dựa trên thu/chi tiền mặt thực tế: Tên của nó đã nói lên tất cả, bạn ghi nhận thu nhập khi bạn nhận được tiền mặt và bạn ghi nhận là chi phí khi bạn nhận được hóa đơn. Hầu hết các doanh nghiệp dịch vụ thực hiện phương pháp này nó rất dễ hiểu và dễ tính toán hơn nhiều. • Phương pháp kế toán cộng dồn: Ở đây bạn cân đối doanh thu với chi phí bất kể việc tiền mặt có thể hoặc không thể thu được. Nếu bạn bán một sản phẩm cho một khách hàng và người này không trả tiền cho bạn trong 30 ngày, việc bán hàng được ghi nhận vào trong sổ sách vào ngày bạn thực hiện việc bán hàng. Khi tiền được chuyển tới tài khoản “các khoản phải thu” thì nó được chuyển thành tiền mặt. Điều này cũng tương tự với các chi phí: nếu chi phí phát sinh trong một tháng nhưng bạn lại thanh toán vào tháng tiếp theo thì chi phí được ghi nhận vào tháng mà chi phí phát sinh. Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc lĩnh vực sản xuất hoặc liên quan tới tồn kho thì cơ quan thuế thường yêu cầu bạn thực hiện theo phương pháp kế toán này. Tách riêng những ghi chép của doanh nghiệp Trước khi bắt đầu, dù chỉ là một doanh nghiệp nhỏ, bạn nên mở một tài khoản của doanh nghiệp cho dù bạn là người chủ duy nhất của doanh nghiệp. Việc tách riêng giữa những giấy tờ ghi chép của doanh nghiệp và cá nhân bạn là rất quan trọng. Điều này làm cho bạn và người phụ trách về kế toán dễ dáng hơn trong việc chuẩn bị báo cáo thuế thu nhập cá nhân khi đến hạn. Người phụ trách kế toán có thể giúp bạn trong việc lập các tài khoản cho công ty bao gồm cả việc lập tài khỏan tiền gửi ngắn hạn và tài khoản tiền gửi dài hạn cho hoạt động của doanh nghiệp. Vấn đề trách nhiệm nộp thuế: Một số vấn đề liên quan tới trách nhiệm nộp thuế mà bạn và người phụ trách về kế toán cần phải giải quyết: • Thuế thu nhập cá nhân. Nếu bạn là người chủ sở hữu duy nhất của doanh nghiệp, bạn sẽ phải báo cáo các hoạt động của doanh nghiệp theo chu kỳ đi kèm với việc khai báo với cơ quan thuế theo mẫu 1040, còn gọi là Bảng kê C. Người chủ duy nhất của doanh nghiệp không chỉ phải đóng thuế thu nhập cá nhân trên phần thu nhập của doanh nghiệp mà còn phải đóng thuế bảo hiểm xã hội trên số thu nhập này. Việc này được tách thành một mục riêng về khoản thuế thu nhập phải nộp. Khoản thuế bảo hiểm xã hội có thể làm nhiều chủ mới lập doanh nghiệp nhỏ giật mình bởi vì họ không ngờ phải trả khoảng 15% thu nhập thuần cho thuế bảo hiểm xã hội trên tổng số thuế thu nhập. Mô hình công ty hợp doanh hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn cũng không giải thoát các đối tác khỏi việc nộp thuế làm việc cho bản thân. Người phụ trách về kế tóan của bạn có thể giúp đỡ bạn trong việc ước lượng khoản thuế phải nộp giúp giảm gánh nặng nộp thuế cộng dồn cũng như tránh bị phạt do không nộp thuế. • Thuế trên bảng lương. Nếu bạn có nhân viên thì người phụ trách kế toán có thể giúp bạn xin mã số nộp loại thế này của bang và của liên bang để bạn kê khai khoản thuế trên bảng lương phải nộp. Mã số liên bang được gọi lài FEIN (mã số nhận dạng doanh nghiệp của liên bang) và được thực hiện theo mẫ SS-4. Tại mỗi bang thì có các loại thuế địa phương và thuế của bang khác nhau. Ví dụ, tại California, bạn cần xin mã số nhận dạng của bang để mở tài khoản nộp thuế khấu trừ từ lương của nhân viên và khoản tiền khấu trừ bảo hiểm tàn tật. Bạn cũng còn phải trả thuế bảo hiểm thất nghiệp của bang nữa. Cũng có thể có các loại thuế khác đặc trưng riêng cho khu vực của bạn. Trợ cấp Ở nhiều thời điểm, có nhiều nguồn tài chính cho các doang nghiệp mới thành lập do các tổ chức khác nhau tài trợ nhằm hỗ trợ sự phát triển của các doanh nghiệp nhỏ. Người phụ trách về kế tóan của bạn có thể biết hoặc không biết những khoản trợ cấp này nhưng đó có thể là câu hỏi mà bạn cần đặt ra với những ứng viên cho vị trí kế toán trước khi bạn tuyển dụng họ. Trợ cấp có thể có từ các nguồn: • Hội Doanh nghiệp Nhỏ (SBA). • Các khoản vay do Hội Doanh nghiệp nhỏ bảo lãnh được thông qua các ngân hàng. • Các ngân hàng địa phương do chính phủ liên bang tài trợ • Trợ cấp của liên bang cho việc sử dụng những nhân viên là người dân tộc thiểu số • Các tổ chức thương mại • Liên đoàn các nhà quản trị doanh nghiệp đã nghỉ hưu (SCORE), một tổ chức phi lợi nhuận với mục đích giúp các doanh nghiệp nhỏ thành công. SCORE cung cấp nhiều khóa học và hội thảo về nhiều chủ đề trong kinh doanh và giúp cho bạn cơ hội để nói chuyện với những người đã từ như bạn hôm nay. Kiểm soát nội bộ Nói đến "Kiểm soát nội bộ" là nói đến những gì cần làm để xử lý các nguồn vốn, nơi mà tiền ở các dạng tiền mặt, séc hay thẻ tín dụng, để đổi lấy hàng hóa và dịch vụ. Mục đích là để đảm bảo rằng doanh nghiệp nhận được tất cả mà không bị lãng phí và thất thoát do việc giả mạo, thiếu trung thực của nhân viên hay chỉ đơn thuần là do bất cẩn. Thậm chí một doanh nghiệp trong sạch trên tất cả các lĩnh vực cũng có thể bị tổn thương nhiều do những sai sót ở bên trong qua việc yếu kém trong kiểm soát nội bộ. Người phụ trách về kế toán có thể giúp bạn xây dựng những biện pháp kiểm soát phù hợp đối với loại hình kinh doanh của bạn. Nếu bạn ở trong lĩnh vực sản xuất hay kinh doanh bán lẻ, bạn sẽ cần phải xây dựng một chính sách tồn kho và kiểm soát bởi vì tồn kho, tương tự như tiền mặt, có thể biến mất nhanh chóng do những bất cẩn hoặc thiếu trung thực của nhân viên. Bạn cần dựng những tấm lá chắn bảo vệ ngay từ ban đầu của quy trình bằng việc xây dựng các biện pháp kiểm soát như ai là người được phép ký về hàng hóa và dịch vụ, ai là người kiểm soát việc xuất hàng hóa và dịch vụ ra bên ngoài sau khi quá tình chế biến đã hoàn tất. Có lẽ bắt đầu từ bây giờ bạn nên suy nghĩ về ý tưởng trong quá trình lựa chọn kế toán, tốt nhất là chọn người có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của bạn. Báo cáo nộp thuế hàng quý Báo cáo nộp thuế hàng quý chủ yếu là về thuế bảng lương và thuế doanh thu. Các doanh nghiệp mới thành lập cần nộp báo cáo nộp thuế hàng quý và chuyển khoản tiền thu hộ từ tiền lương của nhân viên cũng như phần đóng góp của doanh nghiệp trong thuế bảo hiểm xã hội cho chính phủ liên bang. Tương tự như vậy, thuế thu nhập của bang mà doanh nghiệp thu hộ và thuế thất nghiệp của bang mà doanh nghiệp đóng góp cho bang cần được giải thích. Những vấn đề này bạn cần làm đúng ngay từ đầu để các khoản thuế này được thanh toán theo một lịch trình phù hợp và bạn không bị phạt do nộp muộn hoặc không nộp các nghĩa vụ thuế. Thông thường các doanh nghiệp mới thành lập hay bị thiếu tiền mặt và thường có xu hướng giữ lại một số nghĩa vụ nhất định để có thêm nguồn tiền mặt. Nhưng bạn không nên rơi vào cái bẫy này trong các nghĩa vụ đối với chính phủ bởi vì các cơ quan chính phủ thường có ít kiên nhẫn đối với những ai lơ là việc nộp thuế. Tương tự như vậy, tiền thuế doanh thu mà bạn thu được, trong khoản thuế doanh thu của bang, cần được chuyển tới ngân sách bang hàng tháng hoặc hàng quý tùy thuộc vào lượng doanh thu của bạn. Bản báo cáo hàng quý cần nêu rõ bạn đã thu được bao nhiêu và rằng bạn đã nộp khoản tiền này vào ngân sách của bang đúng hạn. Cân đối sổ kế toán Trước đây chúng tôi đã đề nghị rằng bạn nên mở các tài khoản riêng cho các hoạt động của doanh nghiệp để dễ dàng hơn trong việc truy xét các chi phí và khoản thu của doanh nghiệp. Tài khoản này cần được cân đối ít nhất một lần mỗi tháng khi bạn nhận được báo cáo về tài khỏan của ngân hàng. Bạn có thể tiết kiệm được tiền bằng cách tự học để làm điều này và người phụ trách kế tóan có thể giúp nếu như bạn không biết. Việc cân đối sổ kế toán có nghĩa là lấy số cân đối của sổ séc của bạn và cân đối hoặc so sánh nó về mặt toán học với mức cân bằng tại ngân hàng. Bạn cũng phải tính đến mọi khác biệt trong hai bản cân đối này rằng có thể là do những tấm séc bạn đã viết nhưng chưa được thanh toán tại ngân hàng. Nếu gặp trường hợp này, bản cân đối của sổ séc sẽ thấp hơn báo cáo của ngân hàng bởi vì ngân hàng chưa nhận được một số tấm séc mà bạn đã phát hành. Vì vậy điều quan trọng là những tấm còn chưa được thanh toán này phải được trừ đi trong bản cân đối của ngân hàng và con số cuối cùng sẽ được so sánh với con số trong sổ séc của bạn. Khi hai bản cân đối này khớp với nhau thì chúng ta nói rằng tài khoản này đã được cân đối. Chính sách phúc lợi cho nhân viên Khi bạn tuyển nhân viên vào doanh nghiệp mình, bạn cần quyết định những vấn đề sau: • Mọi người sẽ làm việc bao nhiêu giờ. • Những ngày nào mọi người sẽ được nghỉ lễ. • Chính sách nghỉ phép là gì. • Nếu bạn quyết định trả chi phí y tế cho nhân viên hoặc mua bảo hiểm y tế thì bạn cần suy nghĩ về những chính sách nào sẽ được áp dụng. Nó có thể là chính sách chọn nơi khám chữa bệnh hoặc chính sách chọn riêng bác sỹ cho mình. • Chính sách cho việc nghỉ ốm là gì. Bạn có trả lương khi nhân viên nghỉ ốm hay thời gian nghỉ ốm sẽ được coi là nghỉ không lương? Có một số cách để bạn có thể tìm được sự tư vấn khi quyết định những vấn đề này. Đó là: • Bắt đầu với người phụ trách về kế tóan và luật sư. • Kinh nghiệm của bản thân bạn trong một lĩnh vực nào đó cũng có thể giúp bạn khi lập chính sách. Những gì đã được áp dụng tốt trong các công ty tương tự trước đây cũng rất có thể là một cách tốt phù hợp với doanh nghiệp của bạn và làm cho doanh nghiệp của bạn trở nên cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong cùng ngành nghề. • Các tổ chức như SCORE cũng có thể hữu ích cho bạn khi xây dựng chính sách và quy định.