Khai thác tài liệu xám trong các thư viện đại học Việt Nam góp phần xây dựng trung tâm tri thức số

KHAI THÁC TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC... VIỆT NAM GÓP PHẦN XÂY DỰNG TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ Vũ Minh Huệ*1- Nông Thị Bích Ngọc**2 Tóm tắt: Tài liệu xám (grey literature) là các tài liệu ít hoặc không được xuất bản hay phổ biến rộng rãi trong cộng đồng cũng như không có mặt trên các kênh xuất bản hay phát hành truyền thống. Tuy nhiên loại tài liệu này đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng Trung tâm Tri thức số cho các cơ sở giáo dục. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi tìm hiểu định nghĩa về tài liệu xám, các khó khăn, thách thức trong việc tổ chức và truy cập tài liệu xám, đồng thời đưa ra một số đề xuất, kiến nghị mang tính khả thi đối với các thư viện đại học Việt Nam trong việc khai thác nguồn tài liệu giá trị này nhằm làm phong phú thêm các nguồn lực của Trung tâm Tri thức số trong bối cảnh của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đồng thời phục vụ hiệu quả các chương trình đào tạo đại học nói riêng và nền giáo dục nước nhà nói chung. Từ khóa: Tài liệu xám; Khai thác; Sử dụng; Thư viện đại học; Việt Nam Trong thời đại Cách mạng công nghiệp 4.0, chúng ta hay nhắc tới việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin – thư viện, hay nhắc tới trí tuệ nhân tạo, Internet vạn vật, thực tế ảo, rô bốt thông minh trong thư viện Đặc biệt, với riêng công tác bổ sung tài liệu, chúng ta đang hô hào xây dựng thư viện điện tử, số hóa tài liệu quá nhiều mà dường như ít chú tâm tới một nhóm các loại hình tài liệu đã âm thầm tồn tại, hiện hữu từ rất lâu, nhưng chưa thật sự được chúng ∗ Thạc sĩ, Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin, Đại học Thái Nguyên. ∗∗ Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin, Đại học Thái Nguyên. 588 PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM ta lưu tâm, đưa vào chính sách bổ sung, chính sách quảng bá tới người dùng tin. Đó chính là tài liệu xám. Nếu chúng ta biết tận dụng loại hình tài liệu này, thư viện sẽ giảm bớt gánh nặng, áp lực về bổ sung nguồn tài nguyên thông tin, người dùng tin sẽ có thêm nhiều tài liệu phong phú, phục vụ cho nhu cầu của mình, từ đó góp phần xây dựng các trung tâm tri thức nói chung và Trung tâm Tri thức số nói riêng. 1. TÀI LIỆU XÁM LÀ GÌ? Tài liệu xám, trong tiếng Anh gọi là “grey literature” để phân biệt với “white literature” (tài liệu được công bố). Từ “grey” bắt nguồn từ thực tế là các tài liệu này không được xuất bản hoặc phổ biến rộng rãi ngoài cộng đồng cũng như không có mặt trên các kênh phát hành hay bán hàng truyền thống. Với thuật ngữ “grey literature” đa số chuyên gia thông tin và thư viện ở Việt Nam dịch là “tài liệu xám”. Cũng có một số gọi nó là “tài liệu không công bố”, để đối lập với “tài liệu được công bố” (white literature). Có rất nhiều tranh cãi nảy sinh xung quanh định nghĩa thế nào là tài liệu xám. Sau đây là một số định nghĩa về tài liệu xám của một số tổ chức, nhà nghiên cứu trên thế giới. "Tài liệu xám" là tài liệu “được tạo ra bởi tất cả các cấp chính quyền, cơ quan, đơn vị nghiên cứu, trường học, doanh nghiệp, ở dạng in ấn và điện tử và không bị chi phối bởi các nhà xuất bản hoạt động vì mục đích thương mại.” (Hội nghị quốc tế lần thứ 4 về Tài liệu xám tổ chức tại Mỹ năm 1999). "Tài liệu xám có thể là các xuất bản phẩm phi truyền thống, ẩn mình và đôi khi chỉ tồn tại trong một thời gian ngắn.” (The New York Academy of Medicine, 2020). "Tài liệu xám là các thông tin được sản xuất không theo các phương thức xuất bản và các kênh phân phối truyền thống và có thể bao gồm báo cáo, các tài liệu về chính sách, bản tin, tài liệu do chính phủ ban hành, bài phát biểu, sách trắng, kế hoạch xây dựng đô thị." (McKenzie, 2020). "Tài liệu xám là các thông tin được xuất bản một phần hoặc không được xuất bản bởi các nhà xuất bản thương mại. Ví dụ như báo cáo 589 KHAI THÁC TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC... nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội thảo, luận văn, tài liệu bản thảo, sách trắng, tài liệu do chính phủ ban hành, báo cáo thương mại và công nghiệp. Tài liệu xám có thể là tài liệu truy cập mở, không nhất thiết phải qua kiểm định, và khó tìm kiếm một số tài liệu xám do các vấn đề về giao diện và công cụ tìm kiếm". (Bell, 2018). "Tài liệu xám là các nghiên cứu không được xuất bản hoặc được xuất bản ở dạng phi thương mại. Các ví dụ về tài liệu xám bao gồm báo cáo, thông cáo của chính phủ, kỷ yếu hội thảo, bản thảo của các bài báo, luận án, luận văn, báo cáo nghiên cứu khoa học, khảo sát địa chất và địa vật lý, bản đồ, bản tin nội bộ và các bảng dữ liệu (fact sheet)". (University of New England, 2020). "Tài liệu xám chỉ một loạt các thông tin khác nhau được sản sinh không theo các kênh xuất bản và phân phối truyền thống và thường không hiện diện trong các cơ sở dữ liệu thư mục (indexing database)". (University of Exeter, 2020). Tóm lại, tài liệu xám là các tài liệu không được công bố một cách rộng rãi, thường ít xuất hiện trong các kênh phát hành và phân phối truyền thống hoặc mang tính thương mại, không hoặc ít chịu sự kiểm duyệt gắt gao, và được tạo ra bởi mọi đối tượng cá nhân hoặc tập thể hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào. Một số loại tài liệu xám phổ biến nhất, nhưng không giới hạn trong các loại sau: báo cáo kỹ thuật, các bài trình bày tại hội thảo, kỷ yếu, các bộ tiêu chuẩn, bằng phát minh, sáng chế, bản tin nội bộ, văn bản và tài liệu chính phủ, tiểu luận, luận án luận văn, bài giảng, bài thuyết trình, bảng thống kê, bản thảo của bài báo, sách, tờ rời, thư mục và danh mục. 2. Khó khăn, thách thức trong việc tổ chức và truy cập tài liệu xám Mặc dù tài liệu xám cũng có nhiều lợi thế riêng của nó như mang tính mở/miễn phí, tính cập nhật cao và có mặt ở khắp nơi (Bell, 2018); nhiều tài liệu xám có giá trị, là nguồn tin tốt nhất cung cấp các nghiên cứu cập nhật trong một số lĩnh vực hẹp hoặc lĩnh vực mới nổi hoặc các lĩnh vực mà các nhà xuất bản, đơn vị phát hành không chú trọng (University 590 PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM of New England, 2020; University of Exeter, 2020), nhưng tài liệu xám cũng gây nhiều khó khăn, thách thức đối với các cơ quan thông tin – thư viện hoặc bất cứ cá nhân, tổ chức nào muốn thu thập, tổ chức và tạo điều kiện cho người dùng truy cập chúng do chính từ bản chất "xám" (grey) mang tính mờ, mang tính ẩn thân của chúng. Một số khó khăn, trở ngại cơ bản trong việc tổ chức và truy cập tài liệu xám bao gồm: - Tài liệu xám phân bố rải rác trong rất nhiều cơ quan, đơn vị, công ty, trong các cơ sở dữ liệu, các trang Web, cổng thông tin và ở các kho lưu trữ khác nhau nên việc tập hợp chúng phục vụ cho người dùng tin gặp rất nhiều trở ngại về thời gian, chi phí và công sức. Ngay cả với một số tài liệu xám được một số đơn vị đưa vào hệ thống mục lục thì việc tiếp cận, truy cập cũng không dễ dàng do các vấn đề về bản quyền, sự tương thích về mặt kỹ thuật, tính thân thiện của giao diện tìm kiếm và đôi khi là sự ẩn thân quá kỹ của các tài liệu này. - Việc tạo điều kiện cho mọi người có thể tiếp cận tài liệu xám cũng gặp nhiều khó khăn (The New York Academy of Medicine, 2020). Nguyên nhân là do tài liệu xám có định dạng, hình thức, thông số kỹ thuật khác nhau như dạng văn bản, pdf, ảnh tĩnh, ảnh động, dữ liệu lưu trên Web, dạng ghi âm, dạng ghi hình, - Nhiều tài liệu xám không được biên tập; đôi khi chỉ là các tài liệu dở dang, đang trong giai đoạn hoàn tất; hoặc là các dữ liệu thô; hoặc sắp xếp không theo trật tự (Bell, 2018) nên việc thu thập, đưa ra quyết định xử lý, lưu trữ hay thanh lọc chúng cũng không hề đơn giản, vì các tài liệu dang dở này, có thể vẫn có giá trị nhưng đôi khi không có giá trị nào đối với người sử dụng. - Tài liệu xám thường không trải qua quá trình thẩm định, bình duyệt (peer review) hoặc việc thẩm định không thật sự khắt khe, không thật sự đúng với quy trình, do đó chất lượng của các tài liệu xám sẽ rất khác nhau và đòi hỏi cán bộ thư viện phụ trách công tác bổ sung cũng như người sử dụng cần đánh giá nguồn tin này một cách khoa học, tức là cần có kinh nghiệm và kỹ năng đánh giá nguồn tin (McKenzie, 2020; University of Exeter, 2020 và Bell, 2018). 591 KHAI THÁC TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC... - Thời gian tồn tại, tuổi thọ của các tài liệu này là không giống nhau, do chính sách về lưu trữ, thanh lọc khác biệt của các cơ quan, công ty, đơn vị chủ quản; đồng thời do việc một số tài liệu xám khi được công bố trên các trang Web, blog, wiki, cổng thông tin điện tử cũng có thể bị gỡ bỏ hoặc do chính các Server lưu trữ chúng biến mất vì nhiều lý do khác nhau. Do đó, các thư viện hoặc người sử dụng phải chủ động lưu trữ chúng theo cách riêng của mình, điều này cũng gây tốn kém về chi phí, thời gian và yêu cầu nhiều về mặt kỹ thuật, tùy theo dung lượng, loại hình của tài liệu (University of Exeter, 2020).- Đối tượng sử dụng các tài liệu xám này thường chỉ là một nhóm nhỏ, có cùng chung định hướng nghiên cứu hoặc chung đam mê, sở thích. Do đó, việc cân nhắc tỷ lệ của tài liệu xám với các tài liệu truyền thống khác cũng là vấn đề đáng quan tâm trong chính sách xây dựng nguồn tài nguyên thông tin. - Mặc dù có một số tài liệu xám là tài liệu truy cập mở hoặc tài liệu miễn phí, vẫn có rất nhiều tài liệu xám khác đòi hỏi phải có nguồn kinh phí để bổ sung và duy trì, sao lưu định kỳ, nên các cá nhân và tổ chức muốn sở hữu chúng cũng cần có nguồn lực tài chính đủ mạnh. 3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM KHAI THÁC HIỆU QUẢ TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC VIỆT NAM Dù có nhiều khó khăn, trở ngại như đã trình bày, tài liệu xám cũng có vai trò, giá trị lớn đối với các thư viện Đại học Việt Nam, đặc biệt là trong bối cảnh người dùng tin ngày càng đòi hỏi các nguồn tài liệu phong phú, chuyên sâu và cập nhật – một trong những thế mạnh của tài liệu xám và các thư viện Đại học Việt Nam gặp nhiều khó khăn về kinh phí, kỹ thuật khi bổ sung nguồn tài liệu này. Do đó, chúng tôi đề xuất một số giải pháp khả thi, mang tính ứng dụng và hiệu quả cao đối với các thư viện Đại học ở Việt Nam vốn còn gặp nhiều khó khăn nhằm khai thác có hiệu quả nguồn tài liệu này. - Đưa tài liệu xám vào trong nội dung của chính sách bổ sung tài liệu của thư viện. Chỉ có như vậy, tài liệu xám mới “đường đường chính chính” có tên trong các danh mục tài liệu cần bổ sung định kỳ 592 PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM của các thư viện và các cán bộ thư viện không còn gặp khó khăn trong việc giải thích, trình bày lý do thu thập loại tài liệu vốn không phải lúc nào cũng được coi trọng này. Chính sách bổ sung tài liệu xám, giống như chính sách bổ sung các nguồn tài liệu khác, cần có quy định cụ thể về thu thập, thanh lọc, bảo quản, về phạm vi, tỷ lệ Đồng thời đưa tài liệu xám vào trong các văn bản quy định nộp lưu chiểu, nhằm khai thác tối đa các nguồn lực này. Hiện nhiều cơ quan, trường đại học có quy định về nộp lưu chiểu, nhưng thường chỉ áp dụng đối với đồ án, khóa luận, luận văn, luận án mà bỏ qua các loại tài liệu xám khác. - Tạo lập các quy định và thói quen sử dụng tài liệu xám, coi tài liệu xám là nguồn tài liệu có giá trị, không những được phép bổ sung vào bộ sưu tập của cơ quan thông tin – thư viện mà còn được khuyến khích sử dụng cho các hoạt động học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Ví dụ, Học viện Y dược New York đã tạo ra một cú hích cho các nhà nghiên cứu về sức khỏe cộng đồng và chính sách y tế của trường này khi cho phép thư viện bổ sung tài liệu xám, đưa tài liệu xám vào mục lục truy cập của thư viện nhà trường (The New York Academy of Medicine, 2020). - Nâng cao nhận thức của cán bộ thư viện và người dùng tin cũng như các đối tượng khác có liên quan về vai trò của tài liệu xám thông qua các hình thức tuyên truyền giới thiệu truyền thống và phi truyền thống như tờ rơi, thư điện tử, tin bài trên trang Web và các mạng xã hội, lồng ghép trong các nội dung hướng dẫn tra cứu tài liệu - Nghiêm túc áp dụng đầy đủ và theo đúng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ khi xử lý kỹ thuật tài liệu xám như sử dụng các chuẩn về bổ sung, biên mục, định chủ đề, xác định từ khóa, sử dụng các trường phù hợp trong biểu ghi thư mục- Lưu trữ, sắp xếp tài liệu xám theo các bảng phân loại, trong các máy chủ, các Server, trong các kho lưu trữ dạng mở sao cho người dùng tin có thể dễ dàng tra cứu, tiếp cận tài liệu xám theo nhiều cách thức khác nhau như trực tiếp tìm trên giá, tra cứu qua mục lục truy cập, qua các liên kết 593 KHAI THÁC TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC... - Tạo ra sự liên thông, kết nối giữa tài liệu xám với các tài liệu khác trong cùng một thư viện, giữa tài liệu xám của các thư viện với nhau như sắp xếp chúng theo chủ đề, theo các bảng phân loại, theo nhóm ngành, thông qua các công cụ như z39.50, cổng thông tin nhằm tạo điều kiện cho người dùng tin có thể tiếp cận nhiều nhất các nguồn tài liệu xám, đồng thời thúc đẩy tài liệu xám tiếp cận rộng rãi tới người sử dụng. - Dành một nguồn kinh phí nhất định cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo quản và quảng bá tài liệu xám. Nguồn kinh phí này có thể từ ngân sách, theo hình thức xã hội hóa hoặc các dự án, các chương trình tài trợ - Cần chú trọng tới vấn đề bản quyền khi đưa tài liệu xám vào nguồn tài nguyên thông tin của đơn vị, cũng như khi giới thiệu chúng với cán bộ thư viện và người dùng tin. Các quy định về trích dẫn, sao chụp, phát tán, cách sử dụng hợp lý (fair use), các giấy phép dạng mở (Creative Commons, GNU Free Document License,) cần được hướng dẫn cụ thể, chi tiết cho tất cả các đối tượng liên quan bởi, so với các tài liệu được công bố theo các kênh truyền thống, tài liệu xám ít được quan tâm bảo vệ sở hữu trí tuệ hơn nên khả năng vi phạm cũng có nguy cơ lớn hơn rất nhiều. - Có chính sách quảng bá, giới thiệu và hướng dẫn sử dụng tài liệu xám cho người sử dụng hiện tại và người sử dụng tiềm năng. Do tài liệu xám bao gồm nhiều loại hình tài liệu khác nhau, nên các thư viện cần ưu tiên giới thiệu các loại tài liệu xám phù hợp với nhu cầu của người dùng tin. Ví dụ, với sinh viên, đồ án, khóa luận, luận án, luận văn, bài giảng sẽ rất hữu ích với họ; với giảng viên, các nhà nghiên cứu, không chỉ luận án, luận văn mà các báo cáo của chính phủ, các dữ liệu, thống kê cũng rất quan trọng, có giá trị đối với việc giảng dạy và nghiên cứu khoa học của họ. Đồng thời cần có các kênh tiếp cận để tiếp thu ý kiến, phản hồi của bạn đọc về tài liệu xám, nhằm kịp thời đưa ra các điều chỉnh, giúp tạo điều kiện thuận lợi nhất cho bạn đọc tìm kiếm và sử dụng tài liệu xám. 594 PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM - Cần chú ý tới vấn đề hạ tầng cơ sở vật chất và kỹ thuật như hệ thống các kho lưu trữ, giá sách, hệ thống máy tính nối mạng, đường truyền, máy chủ, máy trạm, sao lưu dữ liệu, an ninh mạng, tính tương thích giữa các trang thiết bị, phần mềm quản trị tài liệu khi đưa tài liệu xám vào phục vụ bởi sự khác biệt rất lớn về định dạng, cấu trúc dữ liệu của các loại tài liệu xám. Chúng ta cũng cần lưu ý rằng, chúng ta coi trọng tài liệu xám vì những giá trị nhất định và rõ ràng mà chúng mang lại, nhưng không có nghĩa chúng ta chỉ chú trọng tới nguồn tài nguyên thông tin này mà không đặt chúng trong mối tương quan với các tài liệu được xuất bản chính thống trong các chính sách hoạt động của thư viện. Đặc biệt, tùy theo điều kiện thực tế của từng thư viện, các giải pháp mà chúng tôi nêu trên có thể thực hiện riêng rẽ, hoặc lồng ghép, kết hợp trong các hoạt động khác. Ngoài ra, các thư viện và cán bộ thư viện cần ý thức sâu sắc về vai trò quan trọng của mình trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ và giới thiệu tài liệu xám bởi các “cán bộ thư viện, chuyên gia thông tin giữ vai trò hàng đầu trong việc đưa tài liệu xám tới với người dùng tin” (Aina, 1998). Dù được ủng hộ hay vẫn còn chịu nhiều nghi ngại, tài liệu xám vẫn sẽ là một trong các nguồn tài liệu tham khảo hữu ích, ngày càng xuất hiện nhiều hơn trong danh mục tài liệu tham khảo của các công trình nghiên cứu khoa học, ngày càng có nhiều người tìm đến tài liệu xám như là một trong những tài liệu quan trọng và chính thống. Và ngay cả một số người dù vẫn chưa khẳng định rõ ràng vị thế của tài liệu xám trong tương lai cũng tin chắc rằng tương lai đó sẽ tươi sáng hơn và tài liệu xám sẽ đóng một vai trò xứng đáng trong việc tạo ra nguồn lực tri thức phong phú, đa dạng cho các trung tâm tri thức của hiện tại và tương lai. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Aina, L. O. (1998). The management of grey literature as a component of a library and information science curriculum. Retrieved from opengrey.eu/data/69/79/52/GL3_Aina_1998_Conference_Preprint.pdf on September 11th 2020. 595 KHAI THÁC TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC... 2. Bell, D. (2018). Unlocking grey literature. Retrieved from https://www. slideshare.net/heatherdawson/unlocking-grey-literature-110981160 on September 18th 2020. 3. McKenzie, J. (2020), Grey literature: what it is & how to find it. Retrieved from https://www.lib.sfu.ca/help/research-assistance/format-type/grey- literature on September 20th 2020. 4. The New York Academy of Medicine. (2020). What is grey literature. Retrieved from https://www.greylit.org/about on September 18th 2020. 5. University of Exeter. (2020). Grey literature: what is grey literature. Retrieved from https://libguides.exeter.ac.uk/c.php?g=670055&p=4756572 on September 18th 2020. 6. University of New England. (2020). Grey literature. Retrieved from https:// www.une.edu.au/library/support/eskills-plus/research-skills/grey-litera- ture on September 12th 2020.