Khảo sát và đánh giá hiện trạng

Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level 9/24/2013 SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT ‹#› Khảo sát và đánh giá hiện trạng ThS. Hoàng Mạnh Hà hoangha84@gmail.com https://sites.google.com/site/hoangha84 Nội dung Các vấn đề cơ bản Các nguồn khảo sát Các phương pháp khảo sát Các quy trình khảo sát Phân loại, xử lý thông tin SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 2 Các vấn đề cơ bản SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 3 Mục đích Thông thường hệ thống mới được xây dựng nhằm thay thế cho hệ thống cũ. Do đó việc xây dựng hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát, đánh giá hệ thống cũ. Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống Tìm ra các chỗ hợp lý cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý cần được nghiên cứu khắc phục. SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 4 Nội dung khảo sát, đánh giá Môi trường xã hội, kinh tế, kỹ thuật của hệ thống; cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản Chức năng, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành, sự phân cấp các quyền hạn. Thu thập, nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, tập tin cùng với phương thức xử lý thông tin Thu thập, mô tả các quy tắc quản lý dùng làm căn cứ cho các quá trình xử lý thông tin. SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 5 Nội dung khảo sát, đánh giá Thu thập các chứng từ giao dịch, mô tả các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin. Thống kê các phương tiện và tài nguyên Thu thập các yêu cầu về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng; các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch cho tương lai. Đánh giá, phê phán hiện trạng; đề xuất hướng giải quyết. Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng. SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 6 Các yêu cầu khi khảo sát Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình thực tại Không bỏ sót thông tin Thông tin thu thập phải được đo đếm (số lượng, tần suất, độ chính xác…) Không trùng lặp Không gây cảm giác xấu, phản ứng tiêu cực, không can thiệp vào công việc nội bộ. SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 7 Chiến lược khảo sát Một cuộc khảo sát phải được thực hiện theo một chiến lược được cân nhắc kỹ. Một chiến lược bao gồm các yếu tố sau: Các nguồn thông tin khảo sát Các phương pháp áp dụng cho mỗi nguồn thông tin Các quy trình khảo sát SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 8 Các nguồn khảo sát SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 9 Các nguồn khảo sát Có nhiều nguồn thông tin có thể phục vụ cho quá trình khảo sát. Mỗi nguồn cung cấp các loại thông tin khác nhau, đòi hỏi các phương pháp khai thác khác nhau. Các nguồn khảo sát thường gặp: Các người dùng hệ thống Các sổ sách, tài liệu Các chương trình máy tính Các tài liệu mô tả quy trình, chức trách Các thông báo SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 10 Người dùng hệ thống Nhân viên, cán bộ trong tổ chức; khách hàng, đối tác ngoài tổ chức. Là nguồn thông tin cần được khảo sát đầu tiên Có thể tìm hiểu được sự hoạt động của hệ thống hiện tại Các mục tiêu và yêu cầu với hệ thống tương lai. Phương pháp thường dùng: phỏng vấn, đôi khi là phiếu điều tra SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 11 Sổ sách, tài liệu Thường dùng để khảo sát về các loại dữ liệu, luồng dữ liệu, giao dịch. Phương pháp khai thác: Lập danh sách các tài liệu qua việc tìm hiểu từ người dùng Nghiên cứu từng tài liệu để phát hiện các dữ liệu cơ bản và dữ liệu cấu trúc Phát hiện dữ liệu trùng lặp, thiếu nhất quán SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 12 Chương trình máy tính Dùng để xác định các chi tiết về cấu trúc dữ liệu và các quá trình xử lý. Phương pháp tìm hiểu: Đọc kĩ chương trình hoặc tài liệu kèm theo Chạy chương trình với các dữ liệu kiểm chứng SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 13 Một số nguồn khác Tài liệu mô tả quy trình, nhiệm vụ Dùng để hiểu thêm về chi tiết công việc của các người dùng. Thông báo Các loại thông báo (chứng từ, giấy báo…) là nguồn khảo sát để tìm hiểu các loại đầu ra cần thiết. Phương pháp khai thác: đọc tài liệu SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 14 Các phương pháp khảo sát SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 15 Các phương pháp khảo sát Nghiên cứu tài liệu viết Quan sát Phỏng vấn Phiếu điều tra SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 16 Nghiên cứu tài liệu viết Là sự quan sát gián tiếp Có thể thu thập được nhiều loại thông tin: Các hoạt động chung của tổ chức Các dữ liệu cơ bản Các dữ liệu cấu trúc Thường có thể kết hợp với phỏng vấn ở mức thấp (mức thao tác, thừa hành) để chi tiết hóa mô hình của hệ thống. SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 17 Quan sát Theo dõi tại hiện trường, nơi làm việc một cách thụ động. Cần nhiều thời gian, thường không hiệu quả do hệ thống mới thường thay đổi cách thức làm việc của hệ thống cũ. Người bị quan sát thường cảm thấy khó chịu, có thể thay đổi cách thức hoạt động. Cần kết hợp với phỏng vấn sẽ đạt hiệu quả cao. SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 18 Phỏng vấn Riêng lẻ hoặc theo nhóm. Đưa ra câu hỏi và lọc lấy các thông tin cần thiết thông qua các câu trả lời Là phương pháp cơ bản của hầu hết các cuộc điều tra, khảo sát. 2 loại câu hỏi: Mở: thường dùng khi chưa có ý định rõ ràng, muốn hỏi để thăm dò, đối tượng trả lời phải có hiểu biết rộng Đóng: có ích khi đã có chủ định điều tra và cần biết rõ chi tiết. SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 19 Phỏng vấn Sắp xếp các câu hỏi cần hợp lý, phù hợp là điều cần cân nhắc kỹ Các cách sắp xếp câu hỏi: Thu hẹp dần: từ khái quát sau đó tập trung vào chủ điểm, chi tiết nhất định. Mở rộng dần Thắt rồi mở Sự dẫn dắt, các câu hỏi không được thể hiện sự áp đặt, ý kiến chủ quan Thái độ trong khi phỏng vấn là rất quan trọng. SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 20 Phiếu điều tra Hình thức phỏng vấn không gặp mặt Việc sử dụng, sắp xếp các câu hỏi giống như ở phương pháp phỏng vấn. Trật tự câu hỏi chỉ có ý nghĩa ở việc sắp xếp vấn đề, ít có tác dụng dẫn dắt tư duy. Yếu điểm: thiếu sự giao tiếp Ưu điểm: có thể mở rộng, ít tốn kém SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 21 Các quy trình khảo sát SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 22 Các quy trình khảo sát Là một kế hoạch xác định việc khai thác các nguồn thông tin theo trật tự nào, phương pháp nào và nhằm thu thập những thông tin nào. Nguyên tắc của một quy trình khảo sát: Hỗ trợ tốt nhất cho phương pháp mô hình hóa Tiến hành từ trên xuống Tiến hành lặp đi lặp lại SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 23 Phân loại, xử lý thông tin SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 24 Xử lý thông tin Các thông tin thu thập cần được kiểm tra, phân loại và sắp xếp lại. Các tiêu chuẩn phân loại: Hiện tại/tương lai Nội bộ/môi trường Tĩnh/động/biến đổi SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 25 Phê phán hiện trạng Kết thúc quá trình khảo sát là phải đưa ra được các yếu kém của hiện trạng Đây là công việc khó khăn, tế nhị tuy nhiên là việc bắt buộc phải làm. Các loại yếu kém: Sự thiếu, vắng Sự kém hiệu lực: cơ cấu không hợp lý; phương pháp xử lý không chặt chẽ; lưu chuyển giấy tờ không hợp lý; giấy tờ, sổ sách trình bày kém, thiếu thông tin; tình trạng ùn tắc, quá tải… Sự tốn kém: chi phí cao, lãng phí SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 26 Tài liệu tham khảo Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, Nhà xuất bản đại học quốc gia Hà Nội, 2009. SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 27