Khóa luận Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm cho xí nghiệp 7 trực thuộc Agifish

ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN THỊ YẾN OANH HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM CHO XÍ NGHIỆP 7 TRỰC THUỘC AGIFISH Chuyên ngành: Tài Chính Doanh Nghiệp KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Long Xuyên, tháng 6/2008 ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM CHO XÍ NGHIỆP 7 TRỰC THUỘC AGIFISH Chuyên ngành: Tài Chính Doanh Nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh Lớp: DH5TC MSSV: DTC041752 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương Long Xuyên, tháng 6/2008 CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI KHOA KINH TẾ-QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐẠI HỌC AN GIANG Người hướng dẫn: Th.s Võ Nguyên Phương Người chấm, nhận xét 1:...................................... Người chấm, nhận xét 2:..................................... Khóa luận được bảo vệ tại Hội đồng chấm bảo vệ luận văn Khoa Kinh tế-Quản trị kinh doanh ngày ….. tháng ….. năm ….. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN  ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ LỜI CÁM ƠN    Được sự quan tâm giúp đỡ của khoa Kinh Tế - QTKD và được sự chấp thuận của ban lãnh đạo Agifish trong hơn ba tháng thực tập, tôi đã vận dụng được những kiến thức tích lũy trong bốn năm học tại trường cùng những hoạt động thực tế tại tổ nghiệp vụ và phân xưởng F7 đã giúp tôi hoàn thành khóa thực tập của mình. Tôi xin chân thành cảm ơn BGH nhà trường, khoa KT - QTKD, cám ơn Th.s Võ Nguyên Phương đã tận tình hướng dẫn và bổ sung thêm cho tôi nhiều kiến thức cần thiết. Đặc biệt tôi xin kính gửi những lời cám ơn chân thành nhất đến ban lãnh đạo F7 và các cô chú tổ nghiệp vụ đã giúp đỡ tôi trong suốt ba tháng qua, đặc biệt là cô Hoàng Yến (Giám Đốc F7), dì Mai Trang (TTNV) và chị Nhung (KCS) đã trực tiếp hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi để tôi tiếp cận với thực tế công việc, giúp tôi có thêm nhiều kiến thức bổ ích để hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp. Tôi rất chân thành cám ơn. Tuy nhiên, vì kiến thức chuyên môn còn hạn chế và bản thân còn thiếu kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, tôi kính mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo thêm của quý thầy cô cùng các cô chú tại F7 để đề tài được hoàn thiện hơn. Một lần nữa, tôi kính gửi đến quý thầy cô và các cô chú trong F7 những lời cám ơn chân thành cùng những lời chúc tốt đẹp nhất, chúc F7 hoàn thành nhiệm vụ - đạt hiệu quả cao trong sản xuất. Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Yến Oanh TÓM TẮT NỘI DUNG ------o0o------ Đề tài này có tên: “Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm cho Xí nghiệp 7 trực thuộc Công ty Agifish”. Mỗi tổ chức muốn hoạt động được điều tất yếu cần có một bộ máy quản lý và để việc quản lý được diễn ra suông sẻ, đạt kết quả cần thiết phải có một hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm thật khoa học. Đề tài nghiên cứu của tác giả nhằm mục đích xây dựng được một hệ thống báo cáo hoàn chỉnh hơn góp phần mang lại hiệu quả sản xuất cao cho Xí nghiệp 7 (F7). Bài luận văn này bao gồm ba phần chính đó là: Thứ nhất: tác giả sẽ giới thiệu về cơ cấu tổ chức sản xuất của F7 và mối quan hệ giữa các bộ phận trong F7. Thứ hai: là tìm hiểu cách thức phân quyền quản lý tại F7. Phần cuối: là tìm hiểu hệ thống báo cáo sản xuất hiện tại cùng các yêu cầu về thông tin cần thiết để phục vụ cho việc hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm cho Xí nghiệp 7 trực thuộc Công ty Agifish. Để hiểu rõ hơn về các nội dung được trình bày trong bài viết, tác giả có vài ý được tóm tắt như sau: Xí nghiệp 7 là một xí nghiệp trực thuộc Công ty Agifish và được xem là tiền thân của Agifish. F7 có ba bộ phận trực thuộc đó là Ban Giám Đốc, Ban Điều Hành – KCS và tổ Nghiệp Vụ. Hệ thống báo cáo kế toán của Xí nghiệp 7 được vận hành như một mắc xích từ các bộ phận có trách nhiệm thấp nhất đến bộ phận có trách nhiệm cao nhất, tương ứng đó là từ các đội sản xuất và BGĐ. Sau quá trình mô tả và phân tích về cách phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận cùng hệ thống báo cáo đang được áp dụng tại các bộ phận trực thuộc F7. Nhìn chung, F7 đang sở hữu một hệ thống báo cáo khá hoàn chỉnh và sản xuất đạt hiệu quả tốt. Tác giả chỉ bổ sung thêm một vài chi tiết để hoàn thiện hơn hệ thống kế toán cho F7. Đó là: (1) Các bảng báo cáo cần được lập từ chính người quản lý của từng đội và cuối bảng cần có nhận xét sơ bộ về các kết quả đạt được và chưa đạt được trong ngày; (2) Cần xây dựng thêm bảng báo cáo chi tiết về các loại chi phí phát sinh để có kế hoạch sử dụng và kiểm soát hợp lý; (3) Việc xác định hiệu quả sản xuất cần xét thêm các loại chi phí đã phát sinh như chi phí đóng thùng, bao bì và các chi phí liên quan khác bên cạnh chi phí gia công. CHỮ VIẾT TẮT ----o0o---- AGIFISH CO Công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản Agifish An Giang BĐH – KCS Ban Điều Hành – KCS BGĐ Ban Giám Đốc BQ Bình quân EU Châu Âu F Xí nghiệp KTQT Kế toán quản trị MS Mã số NG. CON Nguyên con NL Nguyên liệu NV Nhân Viên PGĐ Phó Giám Đốc TK Thủ kho TP Thành Phẩm TTNV Truởng tổ Nghiệp Vụ VASEP Hiệp hội chế biến và xuất khẩu thủy sản Việt Nam VCCI Phòng công nghiệp thương mại Việt Nam MỤC LỤC  PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................ 1 2. Mục tiêu nghiên cứu ....................................................................... 2 3. Phương pháp nghiên cứu ................................................................ 2 4. Nội dung nghiên cứu ...................................................................... 2 5. Phạm vi nghiên cứu ........................................................................ 2 PHẦN NỘI DUNG Chương 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Phân quyền trách nhiệm ................................................................................3 1.1.1. Khái niệm................................................................................................3 1.1.2. Sự cần thiết phải phân quyền quản lý.......................................................3 1.1.3. Phân loại phân quyền...............................................................................3 1.2. Kế toán trách mhiệm .....................................................................................4 1.2.1. Khái niệm................................................................................................4 1.2.2. Các trung tâm trách nhiệm .......................................................................4 1.2.3. Chức năng của hệ thống kế toán trách nhiệm ...........................................5 1.3. Báo cáo bộ phận ............................................................................................5 1.3.1. Khái niệm................................................................................................5 1.3.2. Đặc điểm thông tin của báo cáo bộ phận ..................................................5 1.3.2.1. Bộ phận và nhà quản lý bộ phận .....................................................5 1.3.2.2. Những đặc trưng của báo cáo bộ phận.............................................5 Chương 2. GIỚI THIỆU XÍ NGHIỆP 7 TRỰC THUỘC AGIFISH 2.1. Giới thiệu Agifish .........................................................................................7 2.2. Giới thiệu sơ lược F7.....................................................................................7 2.2.1. Cơ cấu tổ chức F7....................................................................................8 2.2.2. Qui trình sản xuất ....................................................................................9 Chương 3. KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM VÀ BÁO CÁO BỘ PHẬN TẠI XÍ NGHIỆP 7 3.1. Phân quyền quản lý tại F7 .............................................................................11 3.1.1. Ban Giám Đốc.........................................................................................11 3.1.2. Ban điều hành & KCS .............................................................................11 3.1.2.1. Cơ cấu tổ chức ................................................................................12 3.1.2.2. Trách nhiệm và nhiệm vụ của BĐH – KCS.....................................12 3.1.3. Tổ Nghiệp Vụ..........................................................................................14 3.2. Hệ thống báo cáo của các bộ phận trực thuộc ................................................15 3.2.1. Các thông tin nhà quản lý cần..................................................................15 3.2.2. Các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tại F7...................................17 3.2.2.1. Các thông tin cần thiết cho việc tính lương .....................................17 3.2.2.2. Các thông tin dùng cho việc báo cáo sản xuất .................................17 3.3. Đánh giá trung tâm trách nhiệm.....................................................................27 3.3.1. Cơ sở đánh giá trách nhiệm của các đội thuộc F7.....................................27 3.3.2. Đánh giá các trung tâm trách nhiệm của F7 .............................................27 3.3.2.1. F7 – trung tâm chi phí.....................................................................27 3.3.2.2. Đánh giá trung tâm trách nhiệm F7 .................................................28 Chương 4. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM CHO F7 THUỘC AGIFISH 4.1. Yêu cầu thông tin của nhà quản lý F7 ............................................................30 4.2. Hoàn thiện hệ thống báo cáo cho các bộ phận trực thuộc F7 ..........................30 PHẦN KẾT LUẬN 1. Kiến nghị .........................................................................................................36 2. Kết luận ..........................................................................................................37 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KTTN CỦA F7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TRỰC THUỘC AGIFISH SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 1 DANH MỤC BIỂU BẢNG -----o0o----- Bảng 3.1. PHIẾU GIAO NHẬN NGUYÊN LIỆU..................................................18 Bảng 3.2. PHIẾU GIAO NHẬN THÀNH PHẨM ..................................................19 Bảng 3.3. PHIẾU GIAO NHẬN PHỤ PHẨM ........................................................20 Bảng 3.4. BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ CHẾ BIẾN .............................................21 Bảng 3.5. BẢNG BÁO CÁO TỔNG HỢP KẾT QUẢ CHẾ BIẾN .........................23 Bảng 3.6. BẢNG BÁO CÁO HIỆU QUẢ SẢN XUẤT .........................................24 Bảng 3.7. BẢNG BÁO CÁO THÀNH PHẨM .......................................................26 Bảng 4.1. PHIẾU GIAO NHẬN NGUYÊN LIỆU..................................................33 Bảng 4.2. PHIẾU GIAO NHẬN THÀNH PHẨM CẤP ĐÔNG .............................34 DANH MỤC SƠ ĐỒ -----o0o----- Sơ đồ 1.1. HAI LOẠI PHÂN QUYỀN QUẢN LÝ.................................................4 Sơ đồ 2.1. SƠ ĐỒ TỔ CHÚC CỦA F7 – AGIFISH ...............................................8 Sơ đồ 3.1. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA BĐH & KCS –F7...........................................12 Sơ đồ 3.2. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA TỔ NGHIỆP VỤ - F7 ....................................14 Sơ đồ 3.3. SƠ ĐỒ VẬN ĐỘNG BÁO CÁO TRONG F7 .......................................15 Sơ đồ 3.4. SƠ ĐỒ VẬN ĐỘNG THÔNG TIN GIỮA CÁC ĐỘI ...........................18 Sơ đồ 4.1. HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM F7......................32 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KTTN CỦA F7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TRỰC THUỘC AGIFISH SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 2 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Mỗi một tổ chức, đơn vị nào cũng thường do rất nhiều bộ phận hợp thành, để các bộ phận này hoạt động hiệu quả cần xây dựng cho nó một hệ thống quản lý hữu hiệu. Việc làm này càng trở nên cần thiết trong giai đoạn hiện nay, khi các doanh nghiệp đang gặp phải nhiều khó khăn như biến động về giá cả, dịch vụ và hàng hóa… việc củng cố và xây dựng hệ thống quản lý hữu hiệu để có cách giải quyết tốt hơn đang là điều quan trọng và cần thiết. Để thực hiện được điều đó, xây dựng được một hệ thống quản lý chặt chẽ và khoa học, cần sử dụng một trong những công cụ đắc lực nhất là kế toán quản trị (KTQT). KTQT cung cấp thông tin thích hợp, bên cạnh đó còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị có thể lựa chọn và ra quyết định thích hợp nhất. Mặt khác, các yêu cầu về thông tin phải gắn với các chức năng của nhà quản trị. Đối với chức năng lập kế hoạch, KTQT phải cung cấp các chỉ tiêu về số lượng và giá trị phù hợp. Đối với chức năng kiểm tra, KTQT cung cấp các thông tin theo mục tiêu quản lý đặt ra. Đối với chức năng điều hành, KTQT cung cấp thông tin về các chỉ tiêu hoạt động. Bên cạnh đó, kế toán trách nhiệm cũng là một trong những nội dung cơ bản của kế toán quản trị. Kế toán trách nhiệm mang lại rất nhiều lợi ích, nó giúp nhà quản lý cấp cao có nhiều thời gian hơn để lập các kế hoạch lâu dài, có điều kiện tốt hơn cho việc đánh giá trách nhiệm của từng cấp quản lý và có thể làm rõ được nguyên nhân yếu kém là do bộ phận nào, công đoạn nào. Càng ngày, kế toán trách nhiệm càng có vai trò và vị trí quan trọng trong quản lý ở các doanh nghiệp, chủ yếu là các tổng công ty với quy mô lớn, phạm vi hoạt động rộng, cơ cấu tổ chức gắn với trách nhiệm của nhiều đơn vị, cá nhân. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản An Giang (Agifish) hoạt động với qui mô khá lớn với cơ cấu tổ chức phân quyền theo bộ phận. Agifish có 4 xí nghiệp trực thuộc (F7, F8, F9, 360) và một công ty con (công ty cổ phần Denta) và trong từng xí nghiệp đó cũng tồn tại khá nhiều bộ phận trực thuộc. Hiện nay, Agifish vẫn là một trong những doanh nghiệp hàng đầu ngành thủy sản Việt Nam nhưng trong năm qua mức tăng trọng không cao, một trong những nguyên nhân khách quan là do công tác quản lý điều hành ở một số đơn vị trực thuộc có những biểu hiện trì trệ, chậm đổi mới trong tư duy. Trong đó, F7 là xí nghiệp được hình thành sớm nhất và được xem là tiền thân của Agifish. F7 được hình thành vào năm 1986 nên hệ thống máy móc đã có phần cũ kỹ cần tu sửa, bên cạnh đó, hệ thống quản lý trách nhiệm cũng cần được đánh giá và hoàn thiện sau cho hiệu quả và khoa học hơn. Xây dựng từ cái nhỏ vững chắc để có cái lớn bền vững hơn đó là lý do tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm cho Xí nghiệp 7 trực thuộc Công ty Agifish”. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KTTN CỦA F7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TRỰC THUỘC AGIFISH SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 3 2. Mục tiêu nghiên cứu - Đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận trực thuộc F7. - Xây dựng hệ thống báo cáo hiệu quả sản xuất nhằm có thể đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận trực thuộc F7. - Thông qua hệ thống báo cáo sản xuất có thể cung cấp những thông tin hữu hiệu cho nhà quản lý F7 trong việc thực hiện các chức năng quản trị như: hoạch định, điều hành và kiểm soát. 3. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này, tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu mô tả để có cái nhìn tổng thể về: (1) Phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận thuộc F7; (2) Hệ thống báo cáo đang được áp dụng tại các bộ phận thuộc F7.  Phương pháp thu thập dữ liệu: - Dữ liệu thứ cấp: báo cáo bộ phận, sổ sách trực tiếp tại xí nghiệp, thông tin cần thiết từ sách báo, tạp chí và những văn bản liên quan. - Dữ liệu sơ cấp: phỏng vấn thu thập ý kiến của nhà quản lý F7 và các bộ phận thuộc F7.  Phương pháp xử lý dữ liệu: đối với các dữ liệu thu được, các phương pháp xử lý sau: tổng hợp, phân tích, đối chiếu so sánh. 4. Nội dung nghiên cứu Để hoàn thiện được hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm cho F7 trực thuộc Agifish nội dung chính cần quan tâm là: - Tìm hiểu cơ cấu tổ chức sản xuất của F7 và mối quan hệ giữa các bộ phận trong F7. - Tìm hiểu cách thức phân quyền quản lý tại F7. - Tìm hiểu hệ thống báo cáo sản xuất hiện tại và các yêu cầu về thông tin có thể sử dụng cho việc xây dựng báo cáo bộ phận tại F7 trực thuộc công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản An Giang. 5. Phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu trách nhiệm quản lý và xây dựng báo cáo sản xuất cho F7, nên phạm vi nghiên cứu về không gian là F7 và các bộ phận trực thuộc F7. Số liệu minh họa được lấy vào ngày 27 tháng 3 năm 2008. Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 3 PHẦN NỘI DUNG Chương 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Phân quyền trách nhiệm 1.1.1. Khái niệm Hầu hết các tổ chức thường được chia thành các đơn vị nhỏ hơn, những đơn vị nhỏ đó được gọi bằng những tên khác nhau như: khu vực, đơn vị kinh doanh, bộ phận…. Mỗi đơn vị có trách nhiệm riêng biệt và cần người quản lý có trách nhiệm, chuyên môn phù hợp. Các nhà quản lý của tổ chức nên đảm bảo các nhân viên của mình cố gắng làm việc và có trách nhiệm với công việc, nhằm đạt được những mục tiêu chung của tổ chức đề ra. Đây được xem là cách quản lý hiện đại khác hẳn với cách quản lý cũ là lãnh đạo thường độc đoán và ôm đồm tất cả công việc. Thay vào đó là sự phân chia trách nhiệm trong cách quản lý theo nền công nghệ thông tin mới - chuyên môn phù hợp trong từng lĩnh vực khác nhau và trong quan niệm về lãnh đạo cũng có sự thay đổi chủ yếu dựa trên khoa học và tri thức. 1.1.2. Sự cần thiết phải phân quyền quản lý Việc phân chia một tổ chức thành các đơn vị nhỏ hơn đem lại rất nhiều lợi ích, các lợi ích đó là: - Thứ nhất, sự phân chia trách nhiệm giúp tổ chức sử dụng chuyên môn của các nhà quản lý đúng hơn và khoa học hơn. - Thứ hai, việc trao quyết định cho từng cấp quản lý sẽ giúp ban quản lý cấp cao có nhiều thời gian hơn để lập các kế hoạch lâu dài và có điều kiện tốt hơn cho việc đánh giá trách nhiệm của từng cấp quản lý. - Thứ ba, giao trách nhiệm và quyền được ra quyết định cho từng cấp riêng biệt sẽ khuyến khích người quản lý quan tâm đến công việc của mình hơn từ đó sẽ có quyết định phù hợp nhất.