Khóa luận Tìm hiểu về bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu thực trạng và các giải pháp hoàn thiện tại Việt Nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ NGOẠI THƯƠNG ======== KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: TÌM HIỂU VỀ BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TRẠNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TẠI VIỆT NAM Sinh viên thực hiện : Nguyễn Hồng Hà Lớp : A1 - K37 Giáo viên hướng dẫn : ThS. Đặng Thị Nhàn HÀ NỘI - 2002 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 LỜI MỞ ĐẦU Hội nhập kinh tế quốc tế là xu hướng tất yếu và là một yêu cầu khách quan đối với bất kỳ quốc gia nào trên thế giới trong quá trình phát triển. Xu hướng này ngày càng hình thành rõ rệt mà nét nổi bật là nền kinh tế thị trường đang trở thành một sân chơi chung cho tất cả các nước. Trong nhiều năm qua, Việt Nam cùng với chính sách mở cửa nền kinh tế đã từng bước hoà nhập vào nền kinh tế toàn cầu. Các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng thiết lập được nhiều mối quan hệ với các doanh nghiệp khác trên thế giới, góp phần thúc đẩy hoạt động thương mại phát triển mạnh mẽ và đa dạng. Với tư cách là yếu tố quan trọng không thể thiếu được cho sự phát triển thương mại quốc tế, thanh toán quốc tế đã không ngừng được đổi mới và hoàn thiện với các phương thức thanh toán ngày càng an toàn và hiệu quả, đặc biệt là các phương thức thanh toán có sử dụng bộ chứng từ. Tuy nhiên, trong thực tế, các rủi ro trong thanh toán là điều không thể tránh khỏi đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và cũng không ít trường hợp nguyên nhân xuất phát từ bộ chứng từ thanh toán không hoàn thiện, không trung thực, giả mạo...Xác định được tầm quan trọng của bộ chứng từ thanh toán xuất nhập khẩu, việc hoàn thiện công tác thiết lập và xuất trình bộ chứng từ để phòng ngừa, hạn chế những rủi ro trong thanh toán đã trở nên nhu cầu bức thiết trong bối cảnh hiện nay không chỉ đối với các doanh nghiệp mà còn cả đối với các tổ chức ngân hàng- người trung gian giữa người mua và người bán. Xuất phát từ sự quan tâm đó, người viết xin mạnh dạn chọn đề tài “Tìm hiểu về bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu. Thực trạng và các giải pháp hoàn thiện tại Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu. Với lòng say mê nghiên cứu, với vốn kiến thức tích luỹ được sau 4 năm học tập tại trường Đại học Ngoại Thương và đặc biệt là được sự giúp đỡ chỉ bảo chu đáo, tận tình của cô giáo, Thạc sĩ Đặng Thị Nhàn, người viết mong muốn được trình bày một cái nhìn tổng thể về công tác lập và xuất trình bộ chứng từ trong thanh toán, cũng như KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 những vấn đề còn tồn tại và giải pháp khắc phục trong hoàn cảnh nước ta bây giờ. Khoá luận được trình bày theo kết cấu như sau: Chương I: “Khái quát về bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu” Chương II: “Tìm hiểu thực trạng bộ chứng từ thanh toán trong thanh toán xuất nhập khẩu ở Việt Nam hiện nay” Chương III: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu” Tựu chung lại, mục đích nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu thực trạng của việc sử dụng bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu ở Việt Nam hiện nay, từ đó đưa ra một số gợi ý về giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán này. Mong rằng bài viết sẽ góp một phần nhỏ vào việc nghiên cứu nhằm thúc đẩy quá trình thanh toán quốc tế diễn ra được trôi chảy hơn. Do còn những hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế, khoá luận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Người viết rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô giáo và các bạn sinh viên để khoá luận được hoàn chỉnh hơn. KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 MỤC LỤC Lời mở đầu Chương I: KHÁI QUÁT VỀ BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU ....................................................................................................................... 1 I. Khái niệm và vai trò của bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu...1 1. Một số khái niệm...........................................................................................1 1.1. Phương thức thanh toán quốc tế........................................................1 1.2. Chứng từ và phân loại chứng từ........................................................3 2. Vai trò của bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu..............................3 2.1. Bộ chứng từ là cơ sở thanh toán giữa các bên trong hoạt động xuất nhập khẩu..........................................................................................................3 2.2. Chứng từ có thể mua đi bán lại, cầm cố, thế chấp hoặc chiết khấu tại ngân hàng. .........................................................................................................3 2.3. Tạo điều kiện áp dụng được những thành tựu của khoa học công nghệ hiện đại vào việc sử dụng chứng từ. ..................................................................6 II. Yêu cầu về việc tạo lập chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu ..........7 1. Hối phiếu thương mại....................................................................................8 2. Hoá đơn thương mại . ....................................................................................17 3. Vận đơn đường biển......................................................................................21 4. Chứng từ bảo hiểm........................................................................................27 5. Phiếu đóng gói ..............................................................................................28 6. Giấy chứng nhận xuất xứ...............................................................................31 7. Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng ..........................................................35 8. Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh ..............................37 Chương II: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU Ở VIỆT NAM HIỆN NAY ................................................................ 38 I. Thực trạng sử dụng bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu ở Việt Nam. ................................................................................................................38 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 1. Tình hình sử dụng bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu...................39 1.1. Tình hình sử dụng các phương thức thanh toán dùng chứng từ tại Việt Nam hiện nay ....................................................................................................39 1.2. Tình hình chiết khấu hối phiếu và bộ chứng từ tại các ngân hàng tại Việt Nam trong thời gian qua ............................................................................41 1.3. Tình hình công tác tạo lập bộ chứng từ của doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam...........................................................................................................44 2. Điểm lại những tồn tại thường gặp trong việc sử dụng bộ chứng từ thanh toán xuất nhập khẩu ở Việt Nam...............................................................................45 2.1. Những sai sót thường gặp trong khi lập bộ chứng từ ........................46 2.2. Một số trở ngại khác thường gặp trong thanh toán sử dụng bộ chứng từ .......................................................................................................57 II. Tìm hiểu nguyên nhân của những tồn tại trong công tác lập và sử dụng bộ chứng từ thanh toán.........................................................................................59 1. Nguyên nhân chủ quan .................................................................................59 2. Nguyên nhân khách quan ..............................................................................61 Chương III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU...................................................................... 63 I. Kinh nghiệm về việc lập bộ chứng từ thanh toán đối với một số thị trường và mặt hàng chủ yếu .............................................................................................63 1. Một số thị trường...........................................................................................63 1.1. Thị trường Mỹ. .................................................................................63 1.2. Thị trường EU ..................................................................................65 1.3. Thị trường Nhật Bản.........................................................................65 1.4. Thị trường Asean..............................................................................66 1.5. Thị trường Hồng Kông .....................................................................66 2. Một số mặt hàng chủ yếu...............................................................................66 2.1. Mặt hàng xuất khẩu. .........................................................................66 2.2. Mặt hàng nhập khẩu .........................................................................70 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 II. Các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu. ................................................................................................................71 1. Giải pháp tầm vĩ mô. .....................................................................................72 1.1. Lựa chọn và vận dụng các văn bản pháp lý và tập quán quốc tế có liên quan, kết hợp với việc thiết lập môi trường pháp lý trong nước thuận lợi. .........72 1.2. Tiến tới đơn giản hoá và tiêu chuẩn hoá bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu. .................................................................................................73 1.3. Tiêu chuẩn hoá sơ đồ lưu chuyển chứng từ.......................................79 1.4. Vận dụng chứng từ điện tử trong thanh toán xuất nhập khẩu............79 2. Giải pháp tầm vi mô ......................................................................................83 2.1. Đối với hệ thống các ngân hàng........................................................83 2.2. Đối với đơn vị làm công tác lập chứng từ. ........................................88 Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 1 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA BỘ CHỨNG TỪ CỦA BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU. 1. Một số khái niệm 1.1. Phương thức thanh toán quốc tế: Trong một môi trường khi mà xu thế hội nhập và toàn cầu hoá đang diễn ra ở khắp các vùng lãnh thổ, các quốc gia trên thế giới, hoạt động xuất nhập khẩu cũng không ngừng phát triển. Để có thể đáp ứng được nhu cầu thanh toán quốc tế ngày càng gia tăng, chúng ta cần có một khái niệm cụ thể, rõ ràng về phương thức thanh toán như sau: Mọi khoản chi trả phát sinh giữa các chủ thể của các nước được diễn ra thông qua một quy trình xử lý kỹ thuật các giấy tờ thanh toán, được gọi là phương thức thanh toán. Như vậy, phương thức thanh toán quốc tế là toàn bộ quá trình, cách thức đòi và hoàn trả tiền hàng trong giao dịch mua bán ngoại thương giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu. Trong ngoại thương, có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau như chuyển tiền, ghi sổ, nhờ thu, tín dụng chứng từ... Mỗi phương thức thanh toán đều có ưu điểm, nhược điểm, thể hiện quyền lợi giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu. Vì vậy, việc chọn phương thức thanh toán thích hợp phải được hai bên thống nhất, ghi vào hợp đồng mua bán ngoại thương. Mỗi phương thức thanh toán là một phương pháp bảo đảm thanh toán; việc chuyển giao “tiền thực sự” hay “chi trả” giữa người mua và người bán được thực hiện bởi các phương thức đó. Trong thanh toán quốc tế có nhiều phương thức thanh toán khác nhau, chia làm hai nhóm chính: KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 2 - Nhóm những phương thức thanh toán không phụ thuộc vào chứng từ hàng hoá gồm phương thức chuyển tiền, phương thức ghi sổ, phương thức nhờ thu phiếu trơn. Trong các phương thức thanh toán kể trên, căn cứ đòi và trả tiền của các bên không phải là bộ chứng từ thanh toán mà dựa chủ yếu trên thực tế của việc giao hàng. Ngân hàng chỉ đóng vai trò thứ yếu, trung gian và không có tính quyết định tới việc thanh toán của người mua đối với người bán. Khi áp dụng những phương thức này, việc thanh toán tiền hàng chủ yếu phụ thuộc vào thiện chí của người mua, quyền lợi của người bán không được bảo đảm, gây tình trạng ứ đọng vốn, dễ bị chiếm dụng vốn. Bởi vậy, những phương thức thanh toán này chỉ nên áp dụng khi mà giữa hai bên phải thực sự tin cậy lẫn nhau hoặc giá trị hợp đồng mua bán nhỏ. Đôi khi ngưòi ta cũng áp dụng khi mà khoảng cách giữa người mua và người bán là gần, tạo điều kiện hai bên hiểu biết và có thể kiểm soát việc thực hiện đúng theo hợp đồng của nhau. - Nhóm những phương thức thanh toán phụ thuộc vào chứng từ hàng hoá như phương thức nhờ thu kèm chứng từ, phương thức tín dụng chứng từ. Không như các phương thức thanh toán thuộc nhóm kia, nhóm các phương thức thanh toán này lại sử dụng bộ chứng từ làm cơ sở để tiến hành việc đòi và trả tiền giữa hai bên. Ngân hàng đã đóng vai trò trung gian và quyết định tới việc thanh toán, bảo vệ quyền lợi của người bán hơn, dung hoà quyền lợi của cả hai phía. Vì vậy, phạm vi sử dụng các phương thức này cũng rộng hơn, có thể áp dụng cho cả những trường hợp người mua và người bán mới quen biết nhau và giá trị hợp đồng lớn. Tuy nhiên, việc áp dụng những phương thức này, đặc biệt là phương thức tín dụng chứng từ khá phức tạp, thể hiện trong việc lập chứng từ. Chứng từ là căn cứ duy nhất để ngân hàng trả tiền, ngân hàng chỉ chịu trách nhiệm duy nhất về chứng từ chứ không chịu trách nhiệm về hàng hoá, nên người mua khó loại trừ khả năng người bán giả mạo chứng từ hoặc thay đổi chứng từ để được thanh toán. Đối với người bán, rủi ro vẫn có thể xảy ra do người mua có thể dựa vào lỗi chứng từ để từ chối thanh toán mặc dù hàng hóa đã được giao đúng phẩm chất và đúng theo hợp đồng ký giữa hai bên. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 3 Mặc dù mỗi nhóm đều có những ưu điểm, nhược điểm riêng, song trên thực tế nhóm các phương thức thanh toán phụ thuộc vào bộ chứng từ , mà trong đó đặc biệt là phương thức tín dụng chứng từ được sử dụng phổ biến hơn cả. Qua đó thấy rằng bộ chứng từ thanh toán đóng vai trò vô cùng quan trọng, là linh hồn của phương thức thanh toán, là căn cứ không thể thiếu trong việc tiến hành việc đòi và trả tiền giữa hai bên trong hoạt động mua bán xuất nhập khẩu. 1.2. Chứng từ và phân loại chứng từ: Trong thương mại quốc tế hiện nay, căn cứ vào các nguồn luật khác nhau có nhiều cách phân loại chứng từ. Trong cuốn “Các nguyên tắc thống nhất về nhờ thu” (Bản sửa đổi 1995, có hiệu lực 1/1/1996, số 522 của phòng thương mại quốc tế, ICC soạn thảo), viết tắt là URC 522 có định nghĩa về chứng từ như sau: “Chứng từ bao gồm chứng từ tài chính và chứng từ thương mại...” (điều 2). -Chứng từ tài chính: Bao gồm các chứng từ : hối phiếu, kỳ phiếu, séc, hoặc các loại chứng từ tương tự khác dùng để thu tiền (như thư tín dụng, điện chuyển tiền, biên lai ký phát,...) - Chứng từ thương mại: Gồm có các hoá đơn, chứng từ vận chuyển, chứng từ về quyền sở hữu hoặc bất kỳ một loại chứng từ tương tự nào khác miễn là không phải chứng từ tài chính. Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bộ chứng từ thanh toán thông thường gồm có: hối phiếu, hoá đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận kiểm nghiệm hàng hoá, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kê khai đóng gói bao bì chi tiết. Việc nghiên cứu chi tiết, cụ thể từng loại chứng từ sẽ được đề cập tới ở phần sau (phần II, Chương I). 2. Vai trò của bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu. 2.1. Bộ chứng từ là cơ sở thanh toán giữa các bên trong hoạt động xuất nhập khẩu. Trong giao thương quốc tế, việc thực hiện hợp đồng và việc thanh toán được tiến hành độc lập nhau về: nhân sự, thủ tục, thời gian và nơi chốn. Do đó, KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 4 cơ sở tiến hành thanh toán là bộ chứng từ xác thực việc chuyển quyền sở hữu hàng hoá và việc hoàn tất các nghĩa vụ giao hàng của bên xuất khẩu. Chứng từ có thể xác nhận người bán đã giao đúng, đủ hàng hay chưa và giao có đúng thời hạn hay không. Còn người mua thì căn cứ vào bộ chứng từ để nhận hàng và tiến hàng thanh toán. Trong trường hợp có sự xuất hiện của ngân hàng-với tư cách là người trung gian giữa người xuất khẩu và ngưòi nhập khẩu- thì quan hệ giữa các bên và ngân hàng cũng căn cứ vào bộ chứng từ. Thông qua bộ chứng từ, ngân hàng có thể kiểm tra mức độ hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của người xuất khẩu để tiến hành việc trả tiền cho người cho họ, và trên cơ sở đó cũng xem xét người mua đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán tiền chưa. Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chú ý một số điểm sau đây: - Tuỳ từng phương thức thanh toán mà yêu cầu về bộ chứng từ cũng rất khác nhau. Trong một số trường hợp, chúng là chứng từ đại diện hợp pháp cho hàng hoá. Điều quan trọng là các chứng từ hợp lệ phải được lập đúng chỗ, đúng lúc; và để đẩy nhanh việc giao hàng và thanh toán, chúng phải được điền đầy đủ một cách hợp lệ. Chỉ một điểm nhỏ không rõ ràng trong chứng từ chắc chắn sẽ dẫn đến sự khó khăn trong thanh toán. Do đó, cần phải có một sự quy định rõ ràng về yêu cầu xuất trình chứng từ, số lượng, số loại, cách thức lập chứng từ cũng như việc quy định thanh toán tiền dựa vào hợp đồng hay chứng từ (như L/C; A/P...) - Tuỳ từng điều kiện giao hàng mà phương thức thanh toán cũng cần phải xác định cho phù hợp. Bộ chứng từ sẽ phát huy tác dụng tốt nhất đối với các điều kiện cơ sở giao hàng như FOB, CIF, CFR...Ví dụ, đối với điều kiện DAF (giao hàng tại biên giới) ta vẫn có thể sử dụng phương thức thanh toán kèm chứng từ (như phương thức tín dụng chứng từ). Nhưng trong trường hợp này, xét về bản chất, L/C cũng giống như L/G. 2.2. Chứng từ có thể mua đi bán lại, cầm cố, thế chấp hoặc chiết khấu tại ngân hàng. Thông thường thì người mua, hoặc người bán (hoặc người sản xuất) luôn cần tài chính để thực hiện một thương vụ. Thí dụ, một người nhập khẩu (người KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 5 mua) chỉ muốn thanh toán hàng nhập sau khi anh ta bán được một số hàng. Mặt khác, người xuất khẩu (người bán) lại có nhu cầu về tài chính để mua nguyên vật liệu thô phục vụ cho sản xuất hàng hoá mà anh ta bán. Xuất phát từ đặc điểm bộ chứng từ là căn cứ thanh toán giữa các bên nên có thể coi chứng từ là đại diện của hàng hoá. Thay vì hàng hoá, người ta có thể buôn bán trao tay bộ chứng từ, hoặc có thể dùng nó làm vật cầm cố, thế chấp hay chiết khấu tại ngân hàng. Bộ chứng từ có thể được mua đi bán lại nhằm chuyển giao quyền sở hữu đối với hàng hoá. Trong trường hợp hàng hoá vẫn còn trên đường vận chuyển, nhưng người mua lại tìm ngay được một đối tác để bán lại thì anh ta có thể chuyển giao ngay bộ chứng từ cho người thứ ba đó. Khi đó, người mua lại bộ chứng từ có thể dùng bộ chứng từ để nhận hàng và vấn đề thanh toán sẽ được tiến hành giữa người bán và người thứ ba này. Bộ chứng từ hay hối phiếu có thể được dùng để cầm cố: Người chủ bộ chứng từ hay hối phiếu có thể mang chứng từ hay hối phiếu của mình đến ngân hàng hay một tổ chức tín dụng để cầm cố cho một khoản vay nào đó tại ngân hàng đó. Ngân hàng cầm cố có thể sử dụng hối phiếu hoặc bộ chứng từ nếu như người chủ hối phiếu không thực hiện việc trả nợ đúng hạn cho ngân hàng. Khi áp dụng hình thức này, người cầm cố hối phiếu phải ghi vào mặt sau của tờ hối phiếu như sau: Bộ chứng từ cũng có thể được sử dụng làm vật thế chấp để vay tín dụng. Trong trường hợp nhà nhập khẩu phải thanh toán toàn bộ gửi hàng tr