Kiểm toán môi trường

Kiểm toán môi trường Chương 3: kiểm toán gồm những công việc gì. Bất chấp việc có rất nhiều mục tiêu của chương trình Kiểm toán được đề cập đến trong chương 2, hầu hết các chương trình kiểm toán đều có những yếu tố chung. Mỗi chương trình kiểm toán là một nhóm các cá nhân thực hiện công việc đánh giá một vấn đề, thu thập, phân tích thông tin và đưa ra kết luận về mức độ tuân thủ những quy định về môi trường, đồng thời báo cáo kết quả kiểm toán. Chương 3 đưa ra một cái nhìn tổng thể về những bước cơ bản trong công tác kiểm toán môi trường. Mỗi bước sẽ được phản ánh chi tiết từ chương 7 đến chương 14. Do không phải tất cả các chương trình thanh tra đều dược xây dựng giống như trình tự dưới đây nên mỗi chương trình sẽ có một số điều khoản nhằm đưa những bước này vào trong quá trình kiểm toán . Quy trình chính sẽ gồm các giai đoạn trước Kiểm toán , kiểm toán  chính và sau kiểm toán . Những hoạt động trước kiểm toán . Trên thực tế, tiến  trình kiểm toán môi trường được bắt đầu với một số hoạt động trước khi thực sự bước vào giai đoạn kiểm toán  chính. Những hoạt động này bao gồm: lựa chọn đối tượng kiểm toán , lên kế hoạch đối với đối tượng đó, tuyển chọn đoàn thanh tra, xây dựng kế hoạch thanh tra bao gồm: xác định phạm vi kiểm toán , lựa chọn những chủ đề ưu tiên, chỉnh  lý tài liệu thanh tra và phân bổ nguồn lực của đoàn kiểm toán . Trong giai đoạn này, người ta có thể thực hiện những chuyến thăm trước đến cơ sở cần thanh tra nhằm thu thập những thông tin cơ bản hoặc đưa ra những bản câu hỏi. Chi tiết về những hoạt động trong giai đoạn trước thanh tra sẽ được đề cập trong chương 9.  Giai đoạn kiểm toán chính. Giai đoạn kiểm toán chính bao gồm 5 bước (xem sơ đồ 3 -1) 1.Tìm hiểu quy chế và hệ thông quản lý nội bộ. Bước đầu tiên mà đoàn kiểm toán  tiến hành đó là tìm hiểu hệ thống quản lý nội bộ về môi trường, sức khoẻ và an toàn, những hoạt động chính thức hoặc không chính thức nhằm đưa ra những quy định, hướng dẫn về những khâu có thể gây tác động lên môi trường của cơ sở cần kiểm toán . Theo nghĩa rộng, kiểm soát nội bộ bao gồm thủ tục quản lý và trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm soát có ảnh hưởng đến môi trường, sức khoẻ và sự an toàn. Những tìm hiểu của người kiểm toán  thường được tập hợp từ nhiều nguồn thu thập khác nhau như là trao đổi với nhân viên của cơ sở, thông tin từ những bảng câu hỏi, thực địa và trong một số trường hợp, từ những kiểm tra nhỏ, qua đó góp phần giúp cho họ có được những hiểu biết bước đầu về cơ sở. kiểm toán  viên thường ghi lại những hiểu biết bước đầu của mình dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm toán . kiểm toán  môi trường không nên kiểm tra quá kỹ bất cứ đối tượng gì thuộc hay không thuộc hệ thống kiểm soát quản lý nội bộ. Mục tiêu của bước này là  để hiểu được những cách mà cơ sở cần thanh tra dùng để quản lý những vấn đề liên quan đến môi trường của mình. Trong hầu hết các tổ chức, nhiều lĩnh vực thuộc hệ thống quản lý môi trường nội bộ (như là một sự mô tả toàn diện về chương trình dành cho việc lấy mẫu, phân tích, theo dõi và báo cáo của Hệ Thống Quốc Gia Về Ngăn Chặn Việc Thải Những Chất Gây Ô Nhiễm) sẽ không được lập hồ sơ hoặc mô tả dưới dạng văn bản. Tuy nhiên, những hệ thống được lựa chọn ( như là Kế Hoạch Ngăn Chặn Kiểm Soát Và Ðối Phó Với Dầu Tràn) sẽ có thể được lập hồ sơ với đầy đủ chi tiết để giúp cho việc tìm hiểu những thủ tục cơ bản đồng thời có thể được dùng như là một cái mốc để đội thanh tra sau khi có được những nhận định chính xác về phương pháp và tiến trình quản lý của cơ sở tiến hành so sánh và đi đến kết luận xem cơ sở có tuân thủ những quy định về môi trường hay không. Nhiều công ty đã xây dựng những chương trình khá lớn về quản lý những chất thải độc hại trong đó đề ra những trách nhiệm, quyền hạn, thủ tục, kiểm toán , chương trình đào tạo và những khía cạnh khác của hệ thống kiểm soát chất thải độc hại của nội bộ tổ chức mình. Những kế hoạch như vậy có thể trở lên đặc biệt có ích đối với các thanh tra viên, giúp họ hiểu được phương pháp quản lý của cơ sở. 2 Ðánh giá điểm yếu và điểm mạnh. Bước thứ 2 trong giai đoạn thanh tra chính là tiến hành đánh giá điểm yếu và điểm mạnh của những thủ tục và hệ thống quản lý nội bộ đã được xác định trong bước 1. Lúc này thanh tra viên sẽ xem xét những chỉ số như là: Những trách nhiệm đã được quy định rõ, hệ thống phân công tương ứng, những hiểu biết và năng lực của các thành viên, chứng từ sổ sách và kiểm tra nội bộ. Bước này sẽ tạo cơ sở cho những bước thanh tra tiếp theo. Trong trường hợp mô hình của hệ thống quản lý môi trường nội bộ là hoàn chỉnh ( có nghĩa là những kết quả mà nếu hệ thống đó hoạt động đem lại là chấp nhận được) thì những bước kiểm toán tiếp theo sẽ tập trung vào tính hiệu quả mà mô hình đó đem lại khi thực sự được sử dụng và khả năng hệ thống đó sẽ hoạt động như mong muốn. Nếu mô hình của hệ thống quản lý môi trường nội bộ không đủ hoàn chỉnh để có thể đưa ra được kết quả tốt thì những hoạt động kiểm toán tiếp theo sẽ phải tập trung vào tính hiệu quả về mặt môi trường hơn là vào hệ thống quản lý nội bộ. Nói cách khác, các kiểm toán viên không được phép tập trung kiểm tra về chức năng của hệ thống nôị bộ mà họ đã đánh giá là không hoàn chỉnh trong khâu thiết kế. 3 Thu thập chứng cứ kiểm toán : Bước thứ 3 trong kiểm toán , thu thập chứng cứ kiểm toán , được xem là  cơ sở cho các kiểm toán viên đánh giá mức độ tuân thủ vế môi trường của đối tượng được kiểm toán  và đi đến kết luận cuối cùng. Ðây cũng là bước để khẳng định những nghi ngờ về sự yếu kém trong quản lý; những hệ thống tỏ ra hoàn hảo được kiểm tra để đảm bảo rằng chúng có thể hoạt động thường xuyên và như kế hoạch đề ra. Chứng cứ thanh tra có thể được thu thập thông qua thẩm vấn ( qua những bảng Sơ đồ 3 -1: Những bước cơ bản trong quá trình kiểm toán Kế hoạch kiểm toán Bước 3: Thu thập chững cứ kiểm toán Bước 1: Tìm hiểu thủ tục và hệ thống quản lý nội bộ Bước 2: Ðánh giá điểm yếu và điểm mạnh Bước 4: Ðánh giá những kết quả thu thập được Bước 5: Báo cáo những kết quả thu thập được. Thanh tra bổ sung Báo cáo thanh tra Tài liệu làm việc lưu trữ Gửi ban quản lý Xác định phạm vi trong tài liệu làm việc Ghi chép những tìm hiểu về về tài liệu làm việc Ghi chép những đánh giá về độ hoàn thiện của hệ thống thiết kế Kiểm tra tài liệu, kế hoạch và kết kết quả Xử lý và định đoạt những kết quả thu thập được Thảo luận với ban quản lý cơ sở về những kết quả thu được Lậpbáo cáo những kết quả quan trọng câu hỏi chính thức và những cuộc thảo luận không chính thức), quan sát ( xem xét thông thường) và kiểm tra ( nghiên cứu dữ liệu, kiểm tra chứng từ..). Nhiều công ty theo những hướng dẫn kiểm toán  chính thức còn một số lại thực hiện lấy mẫu và đánh giá. Ðội kiểm toán sẽ nhận biết sau đó kiểm tra những hoạt động đó trong tiến trình quản lý môi trường - một nhân tố sẽ giúp đưa ra một cái nhìn sâu sắc về tổng thể chức năng của hệ thống. Chứng cứ kiểm toán ( như nêu trong chương 11) có thể là vật thể,  tài liệu hoặc tình huống thực tế. 4 Ðánh giá những thu thập từ công tác kiểm toán . Sau khi đã thu thập những chứng cứ kiểm toán  thì tiến hành đánh giá những kết quả thu được. Mục đích của bước này là kết hợp tất cả những tài liệu những quan sát của mỗi nhóm thành viên sau đó đi đến quyết định hoặc là gửi kèm vào báo cáo chính thức hay thông báo cho ban quản lý của cơ sở được kiểm toán .Việc này thường được thực hiện trong buổi họp giữa các thành viên trong đoàn kiểm toán môi trường trước khi kết thúc thanh tra. Lúc này, những thông tin đã thu thập có thể được sắp xếp lại để xem  xem khi chúng là một nhóm thì sẽ có trở nên quan trọng hơn khi còn ở dạng riêng lẻ hay không. Trong quá trình đánh giá những thu thập từ công tác thanh tra, các thành viên của nhóm, đặc biệt là trưởng đoàn kiểm toán môi trường sẽ quyết định xem  những chứng cứ kiểm toán môi trường  có đầy đủ để  hỗ trợ cho kết quả thanh tra hay không và liệu có nên đưa một số hoặc tất cả những chứng cứ vào trong bản báo cáo hay không. 5 Báo cáo những thu thập về công tác kiểm toán môi trường. Trong trường hợp có những bất đồng xẩy ra, quá trình báo cáo kiểm toán môi trường thường được bắt đầu bằng một cuộc thảo luận không chính thức giữa các thanh tra viên và đại diện phụ trách khâu môi trường của cơ sở được kiểm toán môi trường. Những thu thập sẽ được làm rõ thêm và sau đó thông báo cho phía cơ sở trong buổi họp cuối cùng. Trong buổi họp này, đoàn kiểm tra sẽ thông báo tất cả những gì thu thập được trong quá trình thanh tra và cả những gì sẽ được đưa vào bản báo cáo thanh tra chính thức. Mục đích và tác dụng của báo cáo kiểm toán môi trường là cung cấp thông tin quản lý, đề xuất phương án sửa chữa và  đưa ra những tài liệu thanh tra. Hầu hết các công ty sẽ được giữ một báo cáo chính thức bằng văn bản do trưởng đoàn kiểm toán môi trường  viết dựa trên những kết quả thu được của các thành viên. Báo cáo này sẽ chỉ rõ những mối quan hệ của những thông tin thu thập được, nhờ đó, hệ thống quản lý hiện tại có thể biết cần phải làm những gì. Các công ty có thể sử dụng phương pháp báo cáo theo ngành ngang hoặc ngành dọc. Nhưng  cho dù phương pháp nào được sử dụng thì một quá trình báo cáo có hiệu quả sẽ đưa ra được những kết quả thanh tra rõ ràng và  thông báo kịp thời  những vấn đề cần thiết cho những người có chức năng trong công ty. Nhưng hoạt động sau kiểm toán môi trường Tiến trình kiểm toán môi trường  không dừng lại ở những kết luận trong giai đoạn kiểm toán môi trường . Trong vòng 2 tuần  kể từ khi kết thúc giai đoạn thanh tra chính, trưởng đoàn thanh tra sẽ lập một báo cáo sơ bộ về những kết quả thu được. Trước khi lập báo cáo chính thức, báo cáo sơ bộ này có thể được gửi cho Sở Môi Trường, Văn Phòng Pháp Luật, Ban quản lý của cơ sở được kiểm toán môi trường  .v..v.  để xem xét. Trong khi báo cáo chính thức được lập, người ta thường bắt đầu giai đoạn xây dựng kế hoạch hành động. Giai đoạn này đề ra phương hướng giải quyết, giao trách nhiệm cải thiện tình hình và lập biểu thời gian. Bước cuối cùng sẽ được kết thúc bằng một cuộc kiểm toán môi trường bổ sung nhằm đảm bảo những khiếm khuýết đã được sửa chữa.