Kỹ thuật bảo quản tài liệu

KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU 1  KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU Lời giới thiệu Bảo quản tài liệu nói chung và các tài liệu quý hiếm nói riêng ở các cơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ và bảo tàng Việt Nam đang là một vấn đề cấp thiết, nhất là ở Việt Nam, một đất nước nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, lại chịu sự tàn phá khốc liệt của chiến tranh, và thêm nữa là trình độ về kỹ thuật bảo quản còn nhiều hạn chế, dẫn tới tình trạng vốn tài liệu của chúng ta nhanh chóng xuống cấp và lão hoá. Nhiều năm qua, một số cơ quan, thư viện và lưu trữ đã rất cố gắng trong việc xử lý vấn đề này, song do thiếu những hiểu biết và kiến thức cơ bản về bảo quản, nên còn lúng túng và chưa tìm ra được những giải pháp thích hợp để bảo quản nguồn tài liệu của mình, dẫn đến việc các tài liệu bị xuống cấp nhanh hơn, kéo theo sự lãng phí cả về thời gian, công sức và tiền của của nhà nước. Để khắc phục tình trạng nói trên, những năm gần đây, Đảng và Nhà nước ta cũng đã quan tâm và đầu tư nhiều cho công tác bảo quản, nhiều kho tàng và nhà xưởng đã được xây mới hoặc nâng cấp, nhiều cán bộ thư viện đã được gửi đi đào tạo ở nước ngoài. Một số cơ quan thông tin, thư viện và lưu trữ như: Trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia, Thư Viện Quốc gia Việt Nam, Viện Nghiên cứu Hán Nôm và Cục Lưu trữ Nhà nước đã có nhiều cố gắng trong việc tổ chức các khoá đào tạo ngắn ngày với sự hỗ trợ về mặt kỹ thuật và tham gia giảng dạy của các chuyên gia nước ngoài. Tuy nhiên những cố gắng đó vẫn còn quá khiêm tốn, chưa đủ đáp ứng cho những đòi hỏi bức thiết của thực tế công tác bảo quản mà chúng ta đang phải đối mặt. Trong thực tế ở Việt Nam chưa hề có một tài liệu hay giáo trình nào dành cho công tác bảo quản, do vậy sau các khoá đào tạo ngắn ngày trở về cơ sở, các cán bộ thư viện làm công tác bảo quản chưa thực sự tự tin để thực thi công việc của mình vì thiếu tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ cần thiết, nhất là những tài liệu bằng tiếng Việt. Nhận thức được sự cấp thiết của vấn đề này, Thạc sĩ Kiều Văn Hốt - Phó giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, thành viên ban chỉ đạo SEACAP (Uỷ ban Bảo quản tài liệu các nước Đông Nam Á) và Thạc sĩ Chu Tuyết Lan - Trưởng phòng Thông tin-Tư liệu-Thư viện, Viện Nghiên cứu Hán Nôm, thành viên Ban tư vấn SEACAP đã xây dựng dự án "Bảo quản tài liệu trong các thư viện và cơ quan lưu trữ ở Việt Nam", và Dự án này đã nhận được sự tài trợ của Quỹ Ford. Mục đích của Dự án là cung cấp những hiểu biết và kiến thức cơ bản cả về lý thuyết lẫn thực hành cho những cán bộ đang làm công tác bảo quản tại các cơ quan, thư viện và bảo tàng lớn trong cả nước, nhằm tạo điều kiện cho họ có đủ kiến thức và vững vàng hơn khi tiến hành công việc bảo quản nhằm kéo dài tuổi thọ của nguồn tài liệu cho muôn đời con cháu mai sau. Dự án này đã được Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam cho phép thực hiện tại công văn số 991/CP-QHQT ngày 29 tháng 7 năm 2003 do Phó thủ tướng Chính phủ Phạm Gia Khiêm ký. Nội dung của Dự án bao gồm hai phần chính: (1) Dịch các cẩm nang về kỹ thuật bảo quản tài liệu [Tạo các đĩa CD với tính năng liên kết mục lục với các tiểu mục của bản dịch, có kèm theo các video trình diễn kỹ thuật và hình ảnh minh hoạ]. (2) Tiến hành các khoá đào tạo tại chỗ cho các cán bộ thư viện hiện đang làm công tác bảo quản ở các cơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ và bảo tàng lớn trong cả nước. (Từ trước đến nay các lớp tập huấn ngắn ngày được tổ chức chủ yếu dành cho các cán bộ thư viện ở Hà Nội, chứ chưa có điều kiện đào tạo cho các cán bộ ở tỉnh ngoài). Để Dự án có được kết quả như ngày hôm nay, trước hết xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, các bạn đồng nghiệp ở Thư viện Quốc gia, ngài Chủ tịch Quỹ Ford, đặc biệt là Tiến sĩ Michael Digregorio, bà Phùng Minh Uyên và bà Ngô Thị Lê Mai đã giúp đỡ về mặt ý tưởng và kinh phí để thực hiện Dự án. Đồng thời cũng xin được bày tỏ lòng biết ơn tới Trung tâm Bảo quản tài liệu vùng Đông Bắc Hoa Kỳ, ông John F. Dean - nguyên Giám đốc Trung tâm bảo quản Đại học Cornell và bà Ann Kenny - Phó giám 2  đốc Thư viện Đại học Cornell đã cho phép sử dụng tài liệu để thực hiện chương trình này và đã tham gia tập huấn, cho phép quay Video làm tài liệu hướng dẫn về nghiệp vụ bảo quản. Sau nữa xin được bày tỏ lòng biết ơn tới các bạn đồng nghiệp, các cộng tác viên đã tham gia vào công việc dịch thuật, góp phần quan trọng làm nên sự thành công của Dự án. Tập tài liệu dịch về Kỹ thuật bảo quản tài liệu này được tổ chức dựa trên các phần mềm quen thuộc với các cán bộ thư viện như: Winisis, Winword và Internet Explorer. Từ menu chính, người sử dụng có thể lựa chọn các thao tác bằng nháy chuột: - Việc xem văn bản tài liệu được tổ chức bằng HTML dưới dạng Website. Ở đây văn bản được tập trung thành các chủ đề: ngoài lời giới thiệu có các chủ đề về công tác bảo quản như: Lập kế hoạch; Môi trường; Kho tàng; Tác nhân phá hoại; Chuyển dạng tài liệu và qui trình bảo quản. Cần xem chủ đề nào thì kích chuột vào chủ đề đó. Trong mỗi chủ đề lại chia thành các bài, cần xem bài nào thì kích chuột vào tên bài đó ở mục lục phía bên trái. Trong một số bài có ảnh minh hoạ. ảnh minh hoạ được chia làm hai loại, một loại nằm trong nội dung của bài luôn để to để có thể xem ngay cùng với văn bản, loại khác chỉ là ảnh minh hoạ, không liên quan trực tiếp đến nội dung văn bản thì để nhỏ, có thể kích chuột vào ảnh để phóng to, khi cần quay về thì dùng biểu tượng hay chức năng BACK. Khi xem văn bản các nút ở cuối màn hình cho phép tiến hành các thao tác: ML : quay về mục lục HD : xem hướng dẫn IN : Thông báo hướng dẫn in - Xem video minh hoạ. Dùng khi muốn xem video minh hoạ của tài liệu. Muốn xem ở chế độ toàn màn hình thì sử dụng chức năng Full Screen ở View hay gõ tổ hợp Alt+enter. Dùng Esc hoặc chuột phải -> Full screen để về chế độ thu nhỏ. Dùng biểu tượng ra (X) hay File -> Exit để ra khỏi thao tác. Video ở đây là bài giảng của các chuyên gia bảo quản của trường Đại học Cornell (Mỹ) tại lớp học tổ chức tại Thư Viện Quốc gia ngày 9-1-2004. Do video lớp học có dung lượng lớn, không thể đưa chung vào một đĩa CD với văn bản nên phải để ở một CD riêng. Thư viện nào có nhu cầu đề nghị liên hệ với Thư viện Quốc gia. Tệp ghi bài giảng và lớp học có tên là lophc.dat, muốn chạy được theo menu thì tệp này phải được copy vào thư mục c:\lhbq - Tra cứu thông tin: Toàn bộ các bài viết được quản lý bằng cơ sở dữ liệu Winisis, cho phép tìm tin theo tên bài và theo chủ đề. Từ kết quả tìm tin có thể xem toàn văn theo văn bản Winword và xem video minh hoạ bằng cách nháy chuột vào dòng thông báo tương ứng. Khi xem văn bản Winword có thể in ra. Nếu muốn in toàn bộ các bài thành sách thì in theo thứ tự biểu ghi. - Hướng dẫn: để xem bản hướng dẫn này. - Thoát: ra khỏi chương trình. Chương trình tự khởi động khi đưa vào ổ CD. Trường hợp CD đã ở trong ổ có thể gọi chương trình bằng cách: Start -> Run -> bqtl (ở ổ CD) Xin cám ơn FORD FOUNDATION đã tài trợ cho chương trình này. Chu Tuyết Lan Viện Nghiên cứu Hán Nôm Kiều Văn Hốt Thư Viện Quốc gia VN 3  LẬP KẾ HOẠCH BẢO QUẢN Lên kế hoạch bảo quản là gì? Sherelyn Ogden Thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng và các hội bảo tồn lịch sử không chỉ có nhiệm vụ thu thập, diễn giải và trưng bày các tư liệu có giá trị minh chứng lịch sử mà còn có trách nhiệm bảo quản lâu dài, đảm bảo an ninh và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận các tư liệu đó. Hiệp hội bảo tàng Mỹ đã nhận thức được trách nhiệm này. Hiệp hội này đã chỉ ra trong “Các quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp của ngành bảo tàng” trong đó chỉ rõ cơ quan bảo tàng phải đảm bảo “các tư liệu mà bảo tàng quản lý phải được bảo vệ, không làm mất mát, không bị gây trở ngại, được theo dõi sát sao và được bảo quản tốt”. Bảo quản là một phần không thể thiếu được trong nhiệm vụ của một cơ quan văn hoá, do đó việc lên kế hoạch bảo quản phải là một bộ phận trong tổng thể kế hoạch mang tính chiến lược của công tác này. + Lên kế hoạch bảo quản là một quá trình đòi hỏi phải xác định các yêu cầu chung và cụ thể đối với việc bảo vệ các tư liệu đã thu thập được, việc này đòi hỏi phải xác định được các trường hợp cần ưu tiên, và cũng phải định rõ được các nguồn vốn để thực hiện công việc. + Mục đích chính của việc lên kế hoạch là xác định được một quy trình hoạt động cho phép cơ quan đó lập được một chương trình bảo quản cho cả hiện tại và tương lai. + Hơn nữa, quá trình này còn giúp cho các cơ quan xác định rõ những việc phải làm và những việc không bao giờ nên làm, nhờ đó vốn tài liệu có thể được sử dụng một cách hợp lý. Lập kế hoạch bảo quản dài hạn Kết quả của quá trình lập kế hoạch là việc thiết lập được một kế hoạch bảo quản dài hạn thể hiện bằng văn bản. Đó là một tư liệu quan trọng mà bất cứ một cơ quan nào cũng cần phải có. + Một kế hoạch bảo quản dài hạn phải phác thảo được những yêu cầu bảo quản của cơ quan và phải vạch ra được một quy trình hoạt động để đáp ứng được những yêu cầu của việc thu thập tư liệu. + Kế hoạch đó đưa ra một khuôn mẫu để thực hiện những mục tiêu đề ra và những trường hợp cần ưu tiên theo một cách thức hợp lý và hiệu quả; nó là công cụ để đạt được những việc cần nhất trí làm trước trong một giai đoạn đã định. Kế hoạch đó giúp duy trì sự liên tục và tính nhất quán theo thời gian của một chương trình bảo quản. + Kế hoạch này phải thể hiện được vai trò và tầm quan trọng của công tác bảo quản, giúp thấy được bảo quản là một công việc có vị trí ngang với các công việc như thu thập tư liệu, diễn giải và nghiên cứu. + Kế hoạch là một sự trợ giúp quan trọng trong việc đảm bảo những nguồn vốn cần thiết để hỗ trợ thực hiện những việc cần làm. + Kế hoạch ghi lại những hoạt động bảo quản trong hiện tại và quá khứ, cũng như những nỗ lực trong tương lai của cơ quan. Kế hoạch bảo quản cần phải phù hợp với các biện pháp quản lý trọng yếu khác của cơ quan, chẳng hạn như các chủ trương về quản lý thu thập tư liệu. Kế hoạch bảo quản không nên được soạn thảo một cách tách biệt mà nên được soạn trên cùng một khung tham chiếu áp dụng cho tất cả các kế hoạch và chủ trương về thu thập tư liệu. Khung tham chiếu này là phương hướng hoạt động của cơ quan. Mọi chủ trương và các vấn đề quản lý phải được thực hiện phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của cơ quan và phải được hiểu cũng như thực thi trong khuôn khổ của nó. Kế hoạch bảo quản cần phải dễ hiểu và phải bao quát được toàn bộ các nguồn tư liệu của cơ quan. Sự kết hợp toàn bộ các nguồn tư liệu thu thập được vào bản kế hoạch là vô cùng thiết yếu đối với việc thúc đẩy sự hiểu biết đầy đủ trong việc ưu tiên xây dựng kế hoạch bảo quản dài hạn. Ngoài ra , sự kết hợp như vậy sẽ tạo ra sự liên kết giữa các hoạt động bảo quản với các chương trình kế hoạch mang tính chiến lược khác. Một kế hoạch bảo quản có hiệu quả là một kế hoạch thiết thực và khả thi. Một kế hoạch nằm ngoài khả năng thực hiện và chi trả của cơ quan là một kế hoạch vô dụng. Trong khi kế hoạch cần phải đưa ra tất cả những yêu cầu bảo quản thì nó 4  cũng cần phải chú ý đến các bước có thể đạt được nhờ nguồn vốn sẵn có hoặc huy động được (ví dụ như nhờ các khoản viện trợ hoặc gây quỹ) Kế hoạch của từng cơ quan là khác nhau. Có những kế hoạch dài hạn, phức tạp và chi tiết, lại có những kế hoạch ngắn gọn và đơn giản. Tuy nhiên, tất cả mọi kế hoạch đều phải dựa trên kết quả khảo sát đánh giá nhu cầu của từng cơ quan. Khảo sát đánh giá nhu cầu Khảo sát đánh giá nhu cầu có tính then chốt đối với việc lập kế hoạch bảo quản và phải được tiến hành trước khi soạn thảo kế hoạch. Kế hoạch bảo quản dựa trên các nhu cầu của cơ quan và các hoạt động đặt ra để đáp ứng các yêu cầu đó. Những thông tin này phải được đưa vào các báo cáo khảo sát. Nhiều cơ quan chỉ có báo cáo khảo sát xem xét các nhu cầu đối với các tư liệu thu thập được nói chung. Đối với một số cơ quan có nhiều hệ thống tư liệu và các nhu cầu lên kế hoạch phức tạp thì cần thiết phải có thêm những khảo sát đề cập đến những khó khăn cụ thể hoặc những yêu cầu về các tư liệu cụ thể hoặc các loại tư liệu khác nhau. Vì khảo sát là bộ phận quan trọng để cơ quan căn cứ vào đó mà lên kế hoạch bảo quản, cho nên tiến hành các khảo sát đáp ứng được yêu cầu lập kế hoạch của cơ quan là điều vô cùng quan trọng. + Khảo sát phải đánh giá được các chủ trương, việc thực hiện và các điều kiện của cơ quan có ảnh hưởng đến công tác bảo quản các tư liệu lưu trữ. + Khảo sát phải nêu được tình trạng chung của toàn bộ các tư liệu lưu trữ, phải chỉ ra được những gì cần làm để cải thiện tình trạng đó, cũng như bằng cách nào để bảo quản các tư liệu đó lâu dài. + Khảo sát cũng phải xác định được các yêu cầu bảo quản cụ thể, phải đề xuất được các hoạt động đáp ứng được yêu cầu đó và ưu tiên thực hiện các hoạt động đã được đề xuất đó. Toàn bộ toà nhà lưu trữ vốn tư liệu cũng cần phải được khảo sát. Cần phải xác định cho được những rủi ro đối với vốn tư liệu thu thập, phải tính đến các yếu tố như môi trường, bảo quản, an ninh, vấn đề sử dụng, trông coi, xử lý bảo quản, các chủ trương và việc thực hiện. Cũng cần lưu ý rằng bản thân tòa nhà dùng để lưu trữ các tư liệu cũng được coi là một phần của công tác lưu trữ. Đó là các toà nhà có kết cấu mang tính lịch sử hoặc có giá trị kiến trúc cao. Trong trường hợp này các hoạt động bảo quản toà nhà cũng phải được coi trọng như các hoạt động bảo quản vốn tư liệu. Tất cả những thông tin trên phải được ghi lại trong các báo cáo khảo sát chính thức một cách rõ ràng, dễ hiểu và được trình bày theo khuôn mẫu thống nhất, bằng cách này mọi thông tin sẽ được sắp xếp và trích dẫn một cách dễ dàng. Báo cáo là công cụ để soạn thảo các kế hoạch bảo quản; nó phải chứa đựng các thông tin dễ hiểu và dễ sử dụng. Sẵn sàng hỗ trợ Các chương trình dịch vụ trong lĩnh vực này của địa phương luôn sẵn sàng hỗ trợ các cơ quan văn hoá về tất cả các khía cạnh liên quan đến việc lập kế hoạch bảo quản. Các chương trình này tài trợ các hội thảo, tiến hành đánh giá các yêu cầu chung và tiến hành khảo sát riêng từng mục, đồng thời hướng dẫn nhân viên trong cơ quan tiến hành các khảo sát tại chỗ. Để có thêm thông tin, hãy liên hệ với trung tâm bảo quản về các thông tin liên quan đến các chương trình dịch vụ trong lĩnh vực này của địa phương. 5  Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản Tiến sĩ Margaret Child Không nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quy trình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực hoá học liên quan đến quy trình xử lý giấy hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản mang tính thực hành. Thực ra quá trình này tương tự như việc ra các quyết định quản lý khác: một quá trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn có cho các hoạt động và các chức năng quan trọng đối với việc tiến hành các nhiệm vụ của cơ quan. Để việc ra các quyết định về công tác bảo quản được thực sự rõ ràng, chúng ta cần phải coi bảo quản như là một khâu quan trọng của việc quản lý các tư liệu thu thập được. Giống như các chương trình khác, mục tiêu và các ưu tiên trong chương trình bảo quản cần phải được xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ và định hướng hoạt động của cơ quan. Những mục tiêu này cần phải được xác lập dựa trên các chủ trương rõ ràng về vấn đề thu thập tư liệu. Nếu như định hướng hoạt động hoặc chủ trương thu thập tư liệu của cơ quan lập kế hoạch lại mang tính chung chung, mơ hồ thì cần phải viết lại các tài liệu đó sao cho chúng phản ánh được mục tiêu thực sự của cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện và phải thể hiện rõ việc thu thập tư liệu đã giúp gì cho các mục tiêu đó. Việc bảo quản tài sản của một cơ quan lưu trữ, bảo tàng và thư viện được chia theo hai tiêu chí. Tiêu chí thứ nhất là bảo quản dự phòng, loại bảo quản này chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ các tư liệu nói chung. Tiêu chí thứ hai là các biện pháp bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hoá tính. Bảo quản phục chế đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo và thường cần đến các chuyên gia có chuyên môn cao, do đó bảo quản phục chế rất tốn kém và thường chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập. Bất cứ một quy trình lên kế hoạch nào cũng phải đưa ra được một chương trình có sự kết hợp của hai tiêu chí trên. Phương pháp lập kế họach. Việc lập kế hoạch bảo quản cần phải áp dụng phương pháp lên kế hoạch chiến lược đạt quy chuẩn. Hơn nữa, cần phải phát triển một hệ thống các công cụ chuyên biệt để giúp các nhân viên bảo tàng, nhân viên lưu trữ và các nhân viên thư viện đánh giá được các yêu cầu về bảo quản và định ra các chuẩn ưu tiên để phục vụ yêu cầu đó. Tài liệu thực hành “ Lên kế hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoạch dài hạn” của Trung tâm bảo quản tư liệu Đông Bắc có ý định hỗ trợ các cơ quan đã hoàn tất việc đánh giá yêu cầu cho việc soạn thảo các kế hoạch dài hạn. Hiệp hội các thư viện nghiên cứu đã đưa ra “Chương trình lên kế hoạch bảo quản”. Các chương trình này mặc dù nhằm vào các thư viện nghiên cứu và có ý định được thực hiện dưới sự hỗ trợ tư vấn của các nhà quản lý công tác bảo quản có kinh nghiệm, nhưng các chương trình này cũng có thể cung cấp những thông tin hữu ích cho việc đánh giá các vấn đề mà các nơi này quan tâm. CALIPR là chương trình phần mềm trọn gói có thể hỗ trợ mọi cơ quan bảo tàng thư viện ở California thực hiện việc đánh giá các yêu cầu bảo quản đơn giản. Các công cụ này cũng như các công cụ khác trong lĩnh vực này giúp các nhà quản lý đánh giá được các yêú tố cơ bản trong việc lập kế hoạch bảo quản: mức độ các tư liệu lưu trữ có thể gặp rủi ro, do nhiều yếu tố khác nhau; các bộ sưu tập có giá trị lâu bền nhất trong các nguồn tư liệu; khả năng về mặt thời gian, nhân lực, khả năng về kỹ thuật chuyên môn, và khả năng tài chính; khả năng thực thi mang tính chính trị đối với một số hoạt động cụ thể. Kết quả của việc tính toán này phải được kết hợp để tạo ra một danh mục các quy chuẩn ưu tiên. Tính toán rủi ro Cần phải có các dữ liệu đáng tin cậy về mọi khía cạnh khó khăn của công tác bảo quản trong từng cơ quan bảo tàng, thư viện để bước đầu phục vụ cho việc thiết lập các chính sách ưu tiên trong công tác bảo quản của cơ quan đó. Cần phải thu thập các thông tin về mức độ và các dạng xuống cấp, về các điều kiện môi trường trong đó các tư liệu được lưu giữ và sử dụng, và về hệ thống các chủ trương biện pháp như xác định cháy nổ và các biện pháp an ninh bảo vệ các hiện vật tư liệu lưu trữ trước các nguy cơ bị huỷ hoại hoặc mất mát. 6  Khảo sát các điều kiện bảo quản Nhiều thư viện nghiên cứu lớn đã tiến hành các khảo sát tình hình một cách kỹ lưỡng về các cơ quan lưu trữ của họ trong suốt 15 năm qua. Các khảo sát này đã đưa ra các dữ liệu đáng tin cậy về tỷ lệ giấy axít, về độ giòn của giấy, về mức độ mất các cột chữ, về sự xuống cấp của các văn bản và hình vẽ và về tỷ lệ các trang bìa bị hỏng do thiếu các trang bìa phụ để bảo vệ. Có khá nhiều tài liệu liên quan đến điều này. Hầu hết các khảo sát đều đưa ra cùng một dạng xuống cấp, vì vậy các cơ quan khác không cần phải điều tra kỹ nữa trừ khi cơ quan đó lưu trữ các chủng loại tư liệu khác hoặc lưu trữ trong các điều kiện đặc biệt kém. Tuy nhiên, sẽ là hữu ích nếu mỗi cơ quan có ít nhất một mẫu tư liệu nhỏ trong kho tư liệu riêng của mình, vừa để khẳng định rằng các mẫu đó tuân theo các dạng mẫu chuẩn quốc gia vừa để làm vật minh hoạ để đăng ký xin ngân sách và chuẩn bị để xin các dự án tài trợ. Khảo sát môi trường Để có được các dữ liệu phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch về môi trường lưu trữ các tư liệu, mỗi cơ quan phải đo và ghi lại nhiệt độ, độ ẩm tương đối để thấy được sự dao động về nhiệt độ và độ ẩm trong ngày và trong năm. Có thể nhận được hỗ trợ xác lập chương trình giám sát này qua chương trình dịch vụ trong lĩnh vực bảo quản của địa phương, qua các th