Mẫu Mô tả công việc Nhân viên nhân sự đơn vị

Chức danh : Nhân viên Hành chính đơn vị Mã nhân viên : ………………………. Họ và tên : Đơn vị : E mail : …………………………………………. Mobile : ………………………. Người thay thế khi vắng mặt: Trưởng phòng hoặc phó phòng phụ trách CÁC MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC Mối quan hệ bên trong công ty. Chịu sự quản lý, giám sát trực tiếp của cấp trên. Kết hợp cùng các nhân viên trong phòng hoàn thành nhiệm vụ chung. Phối hợp chặt chẽ với CBNV trong công ty. Mối quan hệ bên ngoài công ty. Khách đến liên hệ công tác. Các nhà cung ứng CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, HỌP Báo cáo công việc theo quy định cho Trưởng phòng hoặc Phó phòng phụ trách. Báo cáo trực tiếp cho cấp trên khi công việc không thể tự giải quyết hoặc khi cấp trên yêu cầu. Họp, trao đổi công việc trong bộ phận khi được yêu cầu. NHIỆM VỤ CỤ THỂ N/vụ Tài liệu ISO HC-NV-1. Phụ trách công việc Lễ tân, tiếp khách. Chính Trực tổng đài điện thoại, Fax: Quy định tiếp khách. (HC-07) Tiếp nhận các cuộc gọi đến. Tìm hiểu nhu cầu công việc và tên khách để chuyển máy đến đúng người, đúng bộ phận Ghi chép và chuyển tin nhắn trong trường hợp người nhận cuộc gọi vắng mặt. Hướng dẫn khách liên hệ đúng người, đúng bộ phận cần gặp: HC-NV-2. Quản lý hồ sơ, tài liệu, biểu mẫu. Chính Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu (HC-14 ; HC-15) Lưu trữ hồ sơ tài liệu của đơn vị. Quản lý, cung cấp biểu mẫu văn bản. Quy định quản lý sử dụng biểu mẫu (HC-18) HC-NV-3. Quản lý văn bản đến, đi. Chính Tiếp nhận và phân phối văn bản đi và đến. Quy định quản lý văn bản đi, đến. (HC-09) Thực hiện chuyển phát nhanh tài liệu, thư từ, bưu kiện. HC-NV-4. Soạn thảo văn bản hành chính (Thông báo, Giấy mời, Biên bản, Công văn…) theo yêu cầu của phụ trách đơn vị. Chính Quy định soạn thảo văn bản (HC-13) HC-NV-5. Lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp, các chuyến công tác. Chính Tổ chức, chuẩn bị thực hiện các cuộc họp tại VP đơn vị. Quy trình quản lý và tổ chức cuộc họp. (HC-05) Thông báo mời họp Chuẩn bị đồ dùng phục vụ các cuộc họp: nước uống, chè, café, bánh, kẹo, bút viết bảng… Kiểm tra trước cuộc họp. Chuẩn bị thủ tục đi công tác trong nước cho CBNV tại đơn vị. Quy định về chế độ công tác, công tác phí (HC-12) Đặt phòng khách sạn, vé máy bay, tàu, xe. HC-NV-6. Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm. Chính Quy trình quản lý và cấp phát văn phòng phẩm. (HC-10) Đề xuất văn phòng phẩm của đơn vị. Quản lý và cấp phát theo định mức, hợp lý. HC-NV-7. Quản lý toàn bộ tài sản của đơn vị Chính Quy trình quản lý tài sản (HC-02) Chuyển lý lịch máy móc, thiết bị lên P.HC. Bàn giao tài sản cho người sử dụng. Hàng tháng kiểm đếm và cập nhật số liệu tài sản của đơn vị gởi lên P.HC. Phối hợp P.HC kiểm kê đối chiếu tài sản định kỳ của đơn vị. Quản lý việc duy tu, bảo trì hạ tầng cơ sở tại đơn vị như: Hệ thống điện; nước; điều hòa; kiến trúc; xây dựng… Báo cáo định kỳ tổng hợp tài sản tháng, quý năm và đột xuất lên P.HC. HC-NV-8. Quản lý về việc mua, cấp phát, bảo trì, bảo hành, sửa chữa thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng. Chính Tổ chức mua và cấp phát trang thiết bị máy văn phòng. Quy trình mua và cấp phát trang thiết bị máy văn phòng (HC - 04) Đề xuất nhu cầu sử dụng của đơn vị. Thực hiện theo phê duyệt của P.HC và GĐ. Bàn giao, thực hiện thủ tục thanh toán. Thực hiện việc bảo hành, sửa chữa trang thiết bị, máy văn phòng. Quy trình bảo hành, sửa chữa trang thiết bị máy văn phòng (HC - 03) Tiếp nhận nhu cầu sửa chữa Phương án sửa chữa trình P.HC. Bàn giao và làm thủ tục thanh toán. HC-NV-9. Quản lý và sử dụng xe ô tô Chính Quy định quản lý và sử dụng xe (HC-12) Trực tiếp điều động xe và lái xe tại đơn vị Hướng dẫn lái xe tại đơn vị xây dựng kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, lập dự toán kinh phí sử dụng cho xe. Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện của các lái xe về công tác bảo dưỡng, sửa chữa, đăng kiểm. Tổ chức định mức nhiên liệu của các loại ô tô, xe, thiết bị công trình tại đơn vị. Thay mặt công ty làm việc với các cơ quan chức năng khi xe có xảy ra sự cố. HC-NV-10. Thực hiện công tác an ninh, trật tự, giao tế. Quản lý, kiểm soát hàng hóa, tài sản, khách, nhân viên ra vào cổng. Chính Quản lý đội bảo vệ của đơn vị Quy định kiểm soát hàng hóa, tài sản, khách, nhân viên ra vào cổng. (HC-20 và HC-21) Lập phương án triển khai thực hiện công việc cho đội bảo vệ. Phân công công việc cho đội bảo vệ. Kiểm tra, giám sát công tác bảo vệ. Xây dựng phương án an ninh, phòng chống mất mát tài sản tại đơn vị. Thay mặt phụ trách đơn vị xử lý các vấn đề liên quan đến an ninh nội bộ như: sử dụng ma tuý, đánh nhau, mất cắp tài sản, cờ bạc …tại đơn vị. Nội quy lao động (6.1) Thực hiện các công tác đối ngoại thông qua việc: xây dựng, gìn giữ và phát triển mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh đơn vị HC-NV-11. Thực hiện công tác vệ sinh an toàn lao động; phòng chống cháy nổ trong đơn vị. Chính Chịu trách nhiệm việc triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về an toàn lao động và vệ sinh lao động. Quy định an toàn và vệ sinh lao động. (6.01) Quản lý tủ thuốc tại đơn vị. Hướng dẫn sơ cứu (6.02) Lập phương án PCCC, tập huấn, quản lý dụng cụ PCCC tại đơn vị. Quy định phòng cháy chữa cháy. (6.03) P.1. Theo dõi việc thực hiện chấm công, đăng ký ăn trưa, ăn ca tại đơn vị. Việc phụ P.2. Thực hiện việc đăng ký, chuyển đổi, thanh toán tiền điện thoại, internet, Fax, điện, nước sinh hoạt, nước uống, vệ sinh, tiền thuê nhà, thuế… Việc phụ P.3. Quản lý việc sử dụng điện thoại Việc phụ Quy định quản lý và sử dụng điện thoại. (HC-11) Giải trình việc sử dụng điện thoại vượt định mức (nếu có). P.2. Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về công tác Hành chính lên Công ty. Việc phụ TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ Tiêu chuẩn về học vấn Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên. Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ đào tạo Hành chính văn phòng. Tiêu chuẩn về con người Nữ > 24 tuổi. Tiêu chuẩn về kinh nghiệm Ít nhất 2 năm kinh nghiệm tại vị trí Chuyên viên hành chính. Tiêu chuẩn về kỹ năng Kỹ năng soạn thảo văn bản. Kỹ năng lưu trữ và quản lý hồ sơ. CAM KẾT THỰC HIỆN Người ký tên dưới đây đã hướng dẫn kỹ cách thức thực hiện công việc chi tiết theo Bản mô tả công việc này. Người ký tên dưới đây đã hiểu kỹ và cam kết thực hiện đúng theo Bản mô tả công việc này. ___________________________________ ____________________________________ Ký, ghi rõ họ tên của người hướng dẫn. Ký, ghi rõ họ tên của người nhận việc. Quản lý việc sử dụng điện thoại Quy định quản lý và sử dụng điện thoại. (HC-11) Đề xuất điều chỉnh định mức sử dụng. So sánh thực tế và định mức, lập bảng tổng hợp vượt định mức trình trưởng phòng duyệt.