Mẫu Nội quy lao động

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG QUẢNG PHÁT QUANG PHAT INVESTMENT CONSTRUCTION CORPORATION (ISO 9001: 2008) ADD: R4-18, Hưng Gia 4, Tân Phong, Quận 7, Tp. Hồ Chí Minh Tel: 08-54133335/6 , Fax : 08-541426869 , Email: qpic@qpic.vn; Website:www.qpic.com.vnHYPERLINK , www.qpic.vn NỘI QUY LAO ĐỘNG Năm2013 MỤC LỤC 1.MỤCĐÍCH 3 2. PHẠM VI ÁP DỤNG 3 3. TỪ VIẾT TẮT VÀ CÁC ĐỊNH NGHĨA 3 3.1. Từ viết tắt 3 3.2. Định nghĩa 3 4. TÀI LIỆU THAM KHẢO 3 5. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG 3 Điều 1 3 Điều 2 3 Điều 3 3 Điều 4 4 Điều 5 4 CHƯƠNG II: THỜI GIỜ LÀM VIỆC - THỜI GIỜ NGHỈ NGƠI - TUYỂN DỤNG - HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG - NGHỈ VIỆC 4 Điều 6: Thời giờ làm việc 4 Điều 7: Làm thêm giờ 4 Điều 8: Thời giờ nghỉ ngơi 5 Điều 9: Nghỉ phép hằng năm 5 Điều 10: Nghỉ lễ, Tết 6 Điều 11: Nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương 6 Điều 12: Thủ tục xin phép nghỉ 6 Điều 13: Tiêu chuẩn nhân viên - Hợp đồng lao động 6 Điều 14: Nghỉ việc/Chấm dứt HĐLĐ 7 CHƯƠNG III:TRẬT TỰ TRONG CÔNG TY 7 Điều 15: Quy định ra vào Công ty và tiếp khách đến làm việc 7 Điều 16: Tác phong làm việc 7 CHƯƠNG IV: SỬ DỤNG CÁC PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC 8 Điều 17: Sử dụng điện thoại 8 Điều 18: Sử dụng trang thiết bị văn phòng 9 Điều 19: Sử dụng e-mail, internet 9 Điều 20: Sử dụng văn phòng phẩm và các dụng cụ làm việc khác 9 Điều 21: Sử dụng ô tô 10 CHƯƠNG V: AN TOÀN LAO ĐỘNG, VỆ SINH LAO ĐỘNG VÀ PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY . 10 Điều 22: An toàn lao động 10 Điều 23: Vệ sinh lao động 10 CHƯƠNG VI: BẢO VỆ TÀI SẢN, BÍ MẬT KINH DOANH CỦA CÔNG TY 11 Điều 24: Tài sản công ty 11 Điều 25: Nghĩa vụ bảo vệ tài sản công ty của người lao động 11 CHƯƠNG VII: VI PHẠM KỶ LUẬT LAO ĐỘNG, XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG VÀ TRÁCH NHIỆM VẬT CHẤT 12 Điều 26: Các hành vi vi phạm kỷ luật 12 Điều 27: Các hình thức xử lý kỷ luật 12 Điều 28: Nguyên tắc xử lý kỷ luật 12 Điều 29: Thẩm quyền xử lý kỷ luật 12 Điều 30: Thời hiệu xử lý kỷ luật 13 Điều 31: Những hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật cấp độ 1 13 Điều 32: Những hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật cấp độ 2 13 Điều 33: Những hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật cấp độ 3 14 6. TRÁCH NHIỆM 14 6.1 Cấp quản lý 14 6.2. Phòng HC-NS 15 6.3. CBNV 15 1. MỤC ĐÍCH - Xác định rõ nghĩa vụ, trách nhiệm của NLĐ trong Công ty. - Quy định các quy tắc ứng xử chung. - Là căn cứ để xử lý kỷ luật và thực hiện trách nhiệm vật chất đối với NLĐ vi phạm. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho toàn thể NLĐ Công ty, bao gồm cả người đang trong thời gian thử việc, học nghề, hợp đồng thời vụ. 3. TỪ VIẾT TẮT VÀ CÁC ĐỊNH NGHĨA 3.1. Từ viết tắt - Công ty : Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng Quảng Phát - NLĐ : Người lao động - HC-NS : Hành chính – Nhân sự - HĐLĐ : Hợp đồng lao động - TNLĐ : Tai nạn lao động - Luật BHXH : Luật Bảo hiểm xã hội 3.2. Định nghĩa - Người sử dụng lao động: Tổng Giám đốc Công ty. - Người lao động: Tất cả mọi người làm việc tại Công ty theo hợp đồng lao động, được trả lương và chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp hoặc gián tiếp của Tổng giám đốc Công ty. 4. TÀI LIỆU THAM KHẢO - Bộ luật lao động, các văn bản pháp luật hướng dẫn thi hành luật lao động, như Nghị Định, Thông tư, Công văn; - Luật doanh nghiệp, Điều lệ Công ty. - Luật BHXH. 5. NỘI DUNG - Chương I: Quy định chung; - Chương II: Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, tiêu chuẩn nhân viên, HĐLĐ, nghỉ việc; - Chương III: Trật tự trong công ty; - Chương IV: Sử dụng các phương tiện làm việc; - Chương V: An toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ; - Chương VI: Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh của công ty; - Chương VII: Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, các hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất. CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Nội quy lao động: là tài sản của Công ty và chỉ được lưu hành trong nội bộ Công ty. Nghiêm cấm mọi hành vi phát tán ra ngoài nếu chưa được sự cho phép của Tổng Giám đốc Công ty. Điều 2: Nội quy lao động: là văn bản quy định về trách nhiệm, nghĩa vụ của NLĐ khi làm việc tại Công ty, những quy tắc ứng xử chung và là căn cứ để xử lý kỷ luật và thực hiện trách nhiệm vật chất đối với NLĐ vi phạm. Điều 3: 1. Mọi nội dung không có trong Nội quy lao động này được thực hiện đúng theo quy định hiện hành của Luật lao động, Luật BHXH và các quy định khác của Nhà nước. 2. Trong trường hợp Luật lao động, Luật BHXH và các quy định khác của Nhà nước có thay đổi mà bản Nội quy lao động chưa chỉnh sửa thì thực hiện theo đúng những quy định đã thay đổi. Điều 4: Bản Nội quy lao động này được đăng ký với Sở Lao động Thương binh và xã hội thành phố Hồ Chí Minh và chỉ được thay đổi sau ít nhất 6 tháng áp dụng. Điều 5: Bản Nội quy lao động gồm có 7 chương, 33 điều và có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày Sở Lao động Thương binh và xã hội thành phố Hồ Chí Minh nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động. CHƯƠNG II: THỜI GIỜ LÀM VIỆC - THỜI GIỜ NGHỈ NGƠI – TUYỂN DỤNG - HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG - NGHỈ VIỆC Điều 6: Thời giờ làm việc 1. Thời giờ làm việc; a. Thời giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ trong 1 ngày và 48 giờ trong 1 tuần. + Sáng từ 08h00 – 12h00 + Chiều từ 13h00 – 17h00 b. Tùy đặc thù và yêu cầu công việc, Tổng giám đốc, Giám đốc dự án qui định giờ làm việc phù hợp cho mỗi dự án. c. Công ty có quyền quy định làm việc theo giờ hoặc ngày hoặc tuần; trường hợp theo tuần thì thời giờ làm việc bình thường không quá 10 giờ trong 01 ngày, nhưng không quá 48 giờ trong 01 tuần. 2. Các trường hợp đặc biệt; a. Đối với lái xe: do đặc thù công việc nên thời gian làm việc và thời gian nghỉ được công ty bố trí sắp xếp phù hợp với nhu cầu công việc theo đúng quy định của pháp luật lao động. b. Trường hợp vì lý do cá nhân, hoặc công việc, NLĐ có nhu cầu thay đổi thời gian làm việc trong một hoặc một số ngày, phải làm đơn đề nghị có xác nhận của cán bộ phụ trách và được phê duyệt của Ban Giám đốc. c. NLĐ trước khi đi công tác hoặc đi làm việc với các đơn vị, đối tác phải có trách nhiệm lên kế hoạch và báo cáo với cán bộ quản lý trực tiếp. 3. Vi phạm thời gian làm việc; NLĐ làm việc theo thời gian quy định vì bất cứ lý do gì mà đến nơi làm việc muộn, về trước giờ kết thúc làm việc, phải xin phép cấp quản lý trực tiếp. Điều 7: Làm thêm giờ 1. Tổ chức làm thêm giờ; a. Phụ trách đơn vị, bộ phận, NLĐ thỏa thuận làm thêm giờ để giải quyết công việc cần thiết hoặc đáp ứng kế hoạch sản xuất. b. Phụ trách đơn vị, bộ phận sắp xếp, bố trí lao động hợp lý, hạn chế tối đa việc làm thêm giờ, trả lương thêm giờ và phải chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc khi làm thêm giờ. c. Số giờ làm thêm của NLĐ không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 1 ngày; không quá 30 giờ trong 1 tháng và tổng số không quá 200 giờ trong 1 năm. d. Sau mỗi đợt làm thêm giờ nhiều ngày liên tục trong tháng, Phụ trách đơn vị, bộ phận bố trí để người lao động được nghỉ bù cho số thời gian đã không được nghỉ. 2. Tiền lương làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm; a. NLĐ làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc đang làm như sau: - Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%; - Vào ngày nghỉ hằng tuần, ít nhất bằng 200%; - Vào ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300% chưa kể tiền lương ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày. b. NLĐ làm việc vào ban đêm, thì được trả thêm ít nhất bằng 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc của ngày làm việc bình thường. c. NLĐ làm thêm giờ vào ban đêm thì ngoài việc trả lương theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này, người lao động còn được trả thêm 20% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc làm vào ban ngày. Điều 8 : Thời giờ nghỉ ngơi 1. Nghỉ trong giờ làm việc; a. NLĐ làm việc liên tục 08 giờ được nghỉ giữa giờ ít nhất 30 phút, tính vào thời giờ làm việc. b.Trường hợp làm việc ban đêm, thì NLĐ được nghỉ giữa giờ ít nhất 45 phút, tính vào thời giờ làm việc. 2. Nghỉ chuyển ca; NLĐ làm việc theo ca được nghỉ ít nhất 12 giờ trước khi chuyển sang ca làm việc khác. 3. Nghỉ hằng tuần; a. Mỗi tuần, NLĐ được nghỉ ít nhất 24 giờ liên tục. b. Văn phòng Công ty, nghỉ hàng tuần vào ngày chủ nhật. c. Các dự án, công trường nếu không sắp xếp nghỉ hằng tuần vào ngày chủ nhật được, phụ trách đơn vị có trách nhiệm bảo đảm cho người lao động được nghỉ tính bình quân 01 tháng ít nhất 04 ngày. Điều 9 : Nghỉ phép hàng năm - NLĐ có đủ 12 tháng làm việc thì được nghỉ phép hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động như sau: 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường; 14 ngày làm việc đối với công việc nặng nhọc, độc hại nguy hiểm hoặc những nơi có điều kiện sinh sống khắc nghiệt theo danh mục của Bộ Lao động – Thương binh và xã hội phối hợp với Bộ Ytế ban hành. - Công ty có quyền quy định lịch nghỉ phép hằng năm sau khi tham khảo ý kiến của NLĐ và phải thông báo trước cho NLĐ. - NLĐ có thể thoả thuận với Công ty để nghỉ phép hằng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần. - Khi nghỉ phép hằng năm, nếu NLĐ đi bằng các phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày đi đường cả đi và về trên 02 ngày thì từ ngày thứ 03 trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày nghỉ phép hằng năm và chỉ được tính cho 01 lần nghỉ trong năm. - Cứ 05 năm làm việc cho Công ty thì số ngày nghỉ phép hằng năm của NLĐ được tăng thêm tương ứng 01 ngày. - Khi nghỉ phép hằng năm, NLĐ được tạm ứng trước một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ. - Đối với NLĐ ở vùng cao, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo thì được Công ty thanh toán tiền tàu xe và tiền lương những ngày đi đường. - NLĐ do thôi việc, bị mất việc làm hoặc vì các lý do khác mà chưa nghỉ phép hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ phép hằng năm thì được thanh toán bằng tiền những ngày chưa nghỉ. - NLĐ có dưới 12 tháng làm việc thì thời gian nghỉ phép hằng năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với số thời gian làm việc. Trường hợp không nghỉ thì được thanh toán bằng tiền. Điều 10 : Nghỉ Lễ, Tết - Người lao động được nghỉ làm việc, hưởng nguyên lương trong những ngày lễ, tết sau đây: + Tết Dương lịch 01 ngày (ngày 01 tháng 01 dương lịch); + Tết Âm lịch 05 ngày ( 01 ngày cuối năm và 4 ngày đầu năm âm lịch ) + Ngày Chiến thắng 01 ngày (ngày 30 tháng 4 dương lịch); + Ngày Quốc tế lao động 01 ngày (ngày 01 tháng 5 dương lịch); + Ngày Quốc khánh 01 ngày (ngày 02 tháng 9 dương lịch); + Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương 01 ngày (ngày 10 tháng 3 âm lịch). - Nếu những ngày nghỉ này trùng vào ngày nghỉ hằng tuần, thì NLĐ được nghỉ bù vào ngày kế tiếp hoặc theo sự sắp xếp của công ty. Điều 11: Nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương - NLĐ được nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương trong những trường hợp sau đây: + Kết hôn: nghỉ 03 ngày; + Con kết hôn: nghỉ 01 ngày; + Bố đẻ, mẹ đẻ, bố vợ, mẹ vợ hoặc bố chồng, mẹ chồng chết; vợ chết hoặc chồng chết; con chết: nghỉ 03 ngày. - NLĐ được nghỉ không hưởng lương 01 ngày và phải thông báo với Công ty khi ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh, chị, em ruột chết; bố hoặc mẹ kết hôn; anh, chị, em ruột kết hôn. - Ngoài ra NLĐ có thể thoả thuận với Công ty để nghỉ không hưởng lương. Điều 12: Thủ tục xin phép nghỉ - Các ngày Lễ, Tết, NLĐ nghỉ theo thông báo của Phòng/Bộ phận HC-NS. Các ngày nghỉ khác phải xin phép và được sự chấp thuận của cấp quản lý mới được phép nghỉ. - Trường hợp ốm đau, việc đột xuất, trong vòng 01 giờ làm việc đầu tiên theo quy định, phải xin phép cấp quản lý trực tiếp và bổ sung “Giấy xin phép nghỉ” ngay sau khi trở lại làm việc. - Cấp quản lý trực tiếp khi đồng ý cho nhân viên nghỉ có nghĩa vụ sắp xếp công việc không làm ảnh hưởng hay gián đoạn công việc chung. Điều 13: Tiêu chuẩn nhân viên - Hợp đồng lao động 1.Tiêu chuẩn nhân viên: Theo bản mô tả công việc và Chức năng, nhiệm vụ do Tổng giám đốc hoặc Giám đốc ban hành. 2. Hợp đồng lao động; Khi được tuyển dụng vào Công ty, NLĐ đều được ký Hợp đồng lao động. Bao gồm: a. Hợp đồng lao động không xác định thời hạn; b. Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Từ 12 tháng đến 36 tháng; c. Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc có thời hạn dưới 12 tháng. d. Khi hợp đồng lao động quy định tại điểm b và điểm c khoản 2 Điều này hết hạn mà NLĐ vẫn tiếp tục làm việc thì trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hợp đồng lao động hết hạn, Công ty sẽ ký kết hợp đồng lao động mới; nếu không ký kết hợp đồng lao động mới thì hợp đồng đã giao kết theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều này trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn và hợp đồng đã giao kết theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều này trở thành hợp đồng lao động có thời hạn là 24 tháng. e. Trường hợp ký kết hợp đồng lao động mới là hợp đồng xác định thời hạn thì chỉ ký thêm 01 lần, sau đó nếu NLĐ vẫn tiếp tục làm việc thì sẽ ký kết hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Điều 14: Nghỉ việc hoặc Chấm dứt HĐLĐ - NLĐ có nhu cầu xin nghỉ việc hoặc chấm dứt HĐLĐ phải tuân thủ thời hạn báo trước của luật lao động, thông báo bằng văn bản cho Công ty. - Trước khi nghỉ việc trong thời hạn báo trước phải bàn giao toàn bộ công việc, giấy tờ, sổ sách liên quan, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sim/số điện thoại di động do Công ty cung cấp cho các phòng, bộ phận chức năng trong Công ty và thực hiện đầy đủ các thủ tục tài chính liên quan (nếu có). CHƯƠNG III: TRẬT TỰ TRONG CÔNG TY Điều 15: Quy định ra vào Công ty và tiếp khách đến làm việc 1. Đối với NLĐ; a. Trong giờ làm việc, NLĐ phải có mặt tại địa điểm làm việc theo quy định, không được làm bất cứ công việc riêng nào ngoài công việc được giao. b. Không được vắng mặt tại Công ty nếu không có lý do chính đáng và phải thông báo cho cấp trên biết mỗi khi ra ngoài công tác. c. Không được ra vào Công ty ngoài giờ làm việc và các ngày nghỉ nếu không có sự chấp thuận của cấp trên. d. Không gây mất trật tự trong giờ làm việc. e. Không tiếp khách riêng trong giờ làm việc, trừ trường hợp đặc biệt có sự đồng ý của cán bộ phụ trách. g. Không khuyến khích mang tài sản cá nhân vào Công ty và không chịu trách nhiệm về sự mất mát tài sản cá nhân trong phạm vi Công ty. 2. Đối với khách đến làm việc; a. Khách đến làm việc sẽ được nhân viên lễ tân hoặc bảo vệ hướng dẫn vào khu vực tiếp khách. Sau đó thông báo cho các cá nhân, bộ phận có liên quan đến làm việc. b. NLĐ đã nghỉ việc khi đến Công ty liên hệ công tác được xem là khách đến làm việc và thực hiện như quy định ở khoản 2 điều này. Điều 16: Tác phong làm việc 1. Trang phục; a. Trang phục của NLĐ làm việc tại văn phòng phải gọn gàng, lịch sự, sạch sẽ. b. Nhân viên, công nhân khi trực tiếp sản xuất – Thi công tại công trường phải mặc, mang đồ bảo hộ lao động do Công ty trang bị. c. Khi đi dự các cuộc hội thảo, hội nghị, hoặc tham gia tiếp xúc với khách hàng, đối tác tuỳ theo hoàn cảnh mà sử dụng trang phục cho phù hợp, gọn gàng, lịch sự. 2. Nề nếp làm việc; a. NLĐ phải luôn bảo vệ uy tín, hình ảnh, danh dự và lợi ích của công ty. b. NLĐ phải luôn tuân thủ nội quy, quy định của Công ty. c. NLĐ có trách nhiệm cập nhật kiến thức, nâng cao trách nhiệm, trình độ chuyên môn trong giải quyết công việc, nỗ lực nhằm mang lại hiệu quả công việc tốt nhất. d. Nghiêm túc chấp hành chỉ đạo điều hành của người quản lý trực tiếp, chấp hành kỷ luật lao động, giữ gìn, xây dựng môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, minh bạch, năng suất, chất lượng và hiệu quả. e. NLĐ không được thực hiện bất cứ hoạt động nào (kể cả công việc không thường xuyên với một bên thứ 3) mà lợi ích có thể mâu thuẫn trực tiếp hoặc gián tiếp tới lợi ích của Công ty. g. Trong giờ làm việc NLĐ không được làm việc riêng, tán gẫu, chơi bài, chơi điện tử; đi lại, trao đổi công việc gây ồn ào ảnh hưởng tới các đồng nghiệp khác. h. Người lao động không được uống bia, rượu trong giờ làm việc và đến nơi làm việc với hơi men. Trừ trường hợp đặc biệt NLĐ phải tiếp khách của công ty khi có sự cho phép của cấp trên hoặc Ban Giám đốc. i. NLĐ phải giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc, sắp xếp tài liệu gọn gàng đúng nơi quy định. Xả, Bỏ rác thải vào đúng chỗ quy định. k. Không hút thuốc lá ở khu vực làm việc chung, tại các khu vực có bảng cấm. 3. Thái độ, hành vi ứng xử; 3.1.Với cấp quản lý cao hơn; a. Không được có thái độ, hành vi, phát ngôn thiếu tôn trọng gây mất trật tự trong Công ty và ảnh hưởng đến uy tín của cấp quản lý cao hơn. b. Khi thực hiện công việc phải tuân theo chỉ đạo của cán bộ quản lý trực tiếp. Nếu có ý kiến khác được quyền đề đạt ý kiến cá nhân - nếu cán bộ quản lý không chấp nhận vẫn phải thực hiện theo chỉ đạo - nhưng được bảo lưu ý kiến. 3.2.Với đồng nghiệp a. Phải hỗ trợ nhau thực hiện công việc. Giao tiếp nhã nhặn, có tinh thần hợp tác, tác phong, thái độ đúng mực, không xúc phạm đến nhân phẩm, danh dự của người khác. b. Không được có thái độ, hành vi chia rẽ làm mất đoàn kết nội bộ, mất uy tín của đồng nghiệp. 3.3.Với khách hàng/đối tác a. Phải có thái độ cởi mở, nhiệt tình, lịch sự với khách hàng/đối tác; lắng nghe ý kiến và cố gắng đáp ứng các yêu cầu chính đáng của họ nếu đủ thẩm quyền. b. Không được đòi hỏi hoặc nhận tiền hoa hồng của mọi đối tượng có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. CHƯƠNG IV: SỬ DỤNG CÁC PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC Điều 17: Sử dụng điện thoại - NLĐ được Công ty thanh toán chi phí điện thoại di động phải luôn mang điện thoại theo người, không tắt máy để kịp thời nhận và xử lý mọi thông tin có liên quan đến công việc khi cần thiết. - Mỗi đơn vị, bộ phận thực hiện hướng dẫn sử dụng điện thoại cố định nơi làm việc. - Hạn chế thời lượng cuộc gọi, chuẩn bị kỹ nội dung trước khi gọi. Khi sử dụng điện thoại phải nói ngắn gọn đủ thông tin, không làm ảnh hưởng đến đồng nghiệp. - Sử dụng điện thoại vì mục đích công việc, hạn chế sử dụng vì mục đích cá nhân. - Sử dụng email, skype để trao đổi công việc với khách hàng/đối tác, đồng nghiệp nếu xét thấy tính chất công việc không nhất thiết phải sử dụng điện thoại. Điều 18: Sử dụng trang thiết bị văn phòng 1. Quy định chung; a. Sử dụng trang thiết bị văn phòng theo đúng hướng dẫn sử dụng của nhà cung cấp và nhân viên kỹ thuật được Công ty giao quản lý. b. Không sử dụng cho mục đích cá nhân. 2. Máy fax; a. Phòng/ Bộ phận HC-NS phân công nhân viên có nhiệm vụ gửi và nhận fax, bảo đảm tính chính xác, kịp thời và bảo mật. b. Nội dung tài liệu công văn fax phải là của Công ty và liên quan đến Công ty; c. Người không có trách nhiệm không được sử dụng máy fax và xem các nội dung của bản fax. 3. Máy in; a. Các văn bản trước khi in cần xem xét kỹ nội dung, soát lỗi chính tả, văn phạm tránh việc in lại nhiều lần. b. Nếu số lượng văn bản có nội dung, hình thức giống như nhau, chỉ được in 01 lần, sau đó photo lại với số bản cần thiết. 4. Máy tính; a. Máy tính được cấp cho NLĐ để dùng cho yêu cầu công việc. Mọi dữ liệu liên quan đến công việc phải được lưu trữ một cách khoa học và có hệ thống. Việc sử dụng hệ thống mạng nội bộ của Công ty phải tuân thủ các qui định của Bộ phận IT hoặc bộ phận Quản trị Thônng tin về bảo mật, an ninh, phân quyền sử dụng. b. Nghiêm cấm sử dụng máy tính của Công ty để chơi games, chat hoặc các hoạt động khác ngoài mục đích công việc trong giờ làm việc. c. Người được giao sử dụng máy tính phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc quản lý mã khóa (password) dùng để đóng mở máy cũng như các chương trình ứng dụng, nhằm đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin và khẳng định chủ quyền trong việc cung cấp, giao dịch hay trao đổi thông tin của Công ty. d. Hạn chế sử dụng USB để bảo vệ mạng máy tính của Công ty khỏi sự tấn công của virus. Khi nhân viên cần làm một công việc gì đó cần đến USB mang từ bên ngoài vào thì phải kiểm tra, diệt virut trước khi sử dụng. Điều 19: Sử dụng e-mail, internet 1. E-mail; a. Các tài liệu là bản mềm trên máy tính, nếu không thật sự cần chuyển thành văn bản thì phải chuyển dữ liệu qua email khi trao đổi với đồng nghiệp/đối tác b. Kiểm tra e-mail cá nhân do Công ty cung cấp ít nhất 2 lần/ngày, trước khi vào ca làm việc bắt buộc phải kiểm tra Email và xử lý những thông tin cần thiết. Thông tin trao đổi về công