Mẫu Quy định đào tạo

QUY ĐỊNH ĐÀO TẠO Công ty ABC (ban hành kèm ……………….. ngày …………………….. của …………………………………..) Phạm vi áp dụng Quy định này áp dụng cho các hoạt động đào tạo dành cho cán bộ nhân viên (CBNV) của Công ty ABC do Công ty ABC tổ chức, tham gia tổ chức hoặc tài trợ kinh phí. Các trường hợp khác với Quy định này phải được Trưởng Ban TCCB ABC xem xét, và được Tổng giám đốc quyết định. Định nghĩa Đào tạo nội bộ: Là các khoá đào tạo do Công ty ABC tổ chức (bao gồm các công ty dạng TNHH, các trung tâm trực thuộc và các ban đảm bảo kinh doanh) . Đào tạo bên ngoài: Là những khoá đào tạo do các cơ sở đào tạo bên ngoài Công ty tổ chức, ví dụ như đào tạo trong nước hoặc nước ngoài hoặc các kỳ thi lấy chứng chỉ chuyên môn có giá trị quốc gia hoặc quốc tế. Thi định kỳ/thi chuyên môn: Là kỳ thi định kỳ hàng năm áp dụng đối với các CBNV trong Công ty ABC với các nội dung thi có thể bao gồm: Thi hiểu biết về Công ty và các loại hình thi chuyên môn nghiệp vụ khác. Tuỳ nhu cầu đào tạo từng năm, nội dung thi/đối tượng thi có thể thay đổi theo đề xuất của Trưởng Ban TCCB ABC và được Tổng Giám đốc Công ty ABC phê duyệt. Chính sách đào tạo Công ty khuyến khích và tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ nhân viên nâng cao năng lực thông qua học, tự học và trao đổi tri thức, nhằm tăng năng suất và chất lượng công việc của cá nhân và tập thể. Hàng năm, CBNV được tham gia các chương trình đào tạo và tự đào tạo của Công ty với thời gian tối đa là 14 ngày, và kế hoạch tuỳ thuộc vào sự sắp xếp công việc của mỗi cá nhân với trưởng bộ phận của mình. Ngân sách đào tạo hàng năm của đơn vị được phê duyệt dựa trên kế hoạch đào tạo và chi phí đào tạo trung bình trên đầu người. Hoạt động đào tạo được phân thành 3 cấp quản lý: Cấp Công ty ABC, cấp đơn vị thành viên và cấp bộ phận thuộc đơn vị thành viên. Mỗi cấp quản lý chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo thuộc đơn vị mình phụ trách. Tuy nhiên, các hoạt động đào tạo đều phải tuân thủ các bước trong Quy trình Đào tạo của Tập đoàn. Nhu cầu, kế hoạch và thực hiện đào tạo Với cơ chế phân cấp, các cấp quản lý tự xác định nhu cầu, ngân sách và xây dựng kế hoạch đào tạo cho đơn vị mình vào quý I hàng năm trên cơ sở định hướng chiến lược đào tạo của lãnh đạo cấp trên, trọng tâm đào tạo của đơn vị và nhu cầu đào tạo của nhân viên trong kỳ. Với những khoá đào tạo theo yêu cầu của Công ty ABC nhằm bổ sung nguồn lãnh đạo và các kỹ năng quản lý: Ban TCCB ABC sẽ phối hợp với lãnh đạo các đơn vị thành viên để xây dựng và thực hiện. Với những khoá đào tạo thuộc các ban đảm bảo kinh doanh nhằm bổ sung các kỹ năng, kiến thức của các cán bộ thuộc ngành dọc: các ban sẽ kết hợp với các bộ phận ngành dọc tại các đơn vị thành viên để xây dựng và thực hiện. Trường hợp cần thiết có thể yêu cầu Ban TCCB ABC hỗ trợ. Với những khoá đào tạo thuộc Công ty thành viên: Lãnh đạo Công ty thành viên chỉ đạo phòng/ban TCCB của đơn vị mình tổ chức việc xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện. Trường hợp cần thiết có thể yêu cầu Ban TCCB ABC hỗ trợ. Với những khoá đào tạo cấp Ban/Trung tâm thuộc HO: các cá nhân hoặc bộ phận/tập thể có nhu cầu đào tạo phải liên hệ với cán bộ phụ trách đào tạo của Ban/Trung tâm để đăng ký nhu cầu đào tạo. Nhu cầu đào tạo có thể thông báo bằng các cách sau: Với các bộ phận/tập thể: gửi đơn (có thể bằng email) cho Cán bộ phụ trách đào tạo Với các cá nhân: điền vào Checkpoint (cho các nhu cầu dự tính trước) hoặc Đơn xin đi học (cho các nhu cầu đột xuất). Cán bộ phụ trách đào tạo có trách nhiệm tập hợp nhu cầu và xin phê duyệt của lãnh đạo Ban/Trung tâm mình trước khi thực hiện đào tạo. Trường hợp các Ban/Trung tâm yêu cầu Ban TCCB ABC hỗ trợ thì phải gửi nhu cầu đào tạo trước tháng 1 hàng năm để Ban TCCB ABC xem xét đưa vào kế hoạch đào tạo chung, trình Tổng Giám đốc eABC phê duyệt; Với trường hợp đào tạo đột xuất thì phải gửi trước khi hoạt động đào tạo xảy ra 15 ngày và Ban TCCB có trách nhiệm trả lời về khả năng thực hiện trong vòng 02 ngày làm việc. Các Ban/Trung tâm thuộc HO chịu trách nhiệm báo cáo các hoạt động đào tạo của mình và gửi về Ban TCCB ABC như sau: Hàng tháng cập nhật danh sách những người đã đăng ký, thi và đạt chứng chỉ Báo cáo sơ kết 6 tháng đầu năm và báo cáo tổng kết cuối năm các hoạt động đào tạo của Ban/Trung tâm. Ban TCCB ABC chịu trách nhiệm theo dõi và đánh giá hiệu quả và báo cáo các hoạt động đào tạo trong HO cũng như các đối tượng liên quan như học viên, nhà cung cấp, giảng viên, chi phí, cơ sở vật chất,v.v. Đăng ký học Khoá đào tạo nội bộ: Các khoá trong kế hoạch do Ban TCCB tổ chức: lịch học sẽ được thông báo chi tiết trước ít nhất 1 tuần cho các bên liên quan (bao gồm các đối tượng học viên, cán bộ quản lý, cán bộ nhân sự/thư ký các đơn vị) để đăng ký và sắp xếp thời gian tham gia. Với các khoá học đột xuất, Ban TCCB thông báo sớm nhất có thể. Các cá nhân đăng ký đi học chủ động xin phép cán bộ quản lý và sắp xếp thời gian. Việc đăng ký học cần được cán bộ quản lý xác nhận trên Danh sách học viên đăng ký tham dự. Trước 02 ngày tổ chức khoá học mà không có xác nhận, Ban TCCB sẽ có toàn quyền quyết định cử hay không cử cá nhân đi học. Với các khoá đào tạo do các đơn vị tổ chức, CBNV chủ động đăng ký tham gia với cán bộ phụ trách đào tạo sau khi được sự đồng ý của Cán bộ quản lý trực tiếp. Với những khoá đào tạo bên ngoài hoặc kỳ thi lấy chứng chỉ mà không phải ký cam kết đào tạo: CBNV làm Đơn xin đi học, có xác nhận của Cán bộ quản lý trực tiếp, và Trưởng Ban/ Giám đốc Trung tâm phê duyệt và chuyển 01 bản copy về Cán bộ Phụ trách đào tạo Ban TCCB để lưu trữ và cập nhật. Với những khoá đào tạo hoặc kỳ thi lấy chứng chỉ phải ký cam kết đào tạo: Sau yêu cầu của đương sự được trưởng bộ phận chấp thuận, CBNV sẽ ký kết với Công ty bản Thoả thuận cử nhân viên đi đào tạo (gọi tắt là Thoả thuận Đào tạo), do Ban TCCB soạn thảo. Bản Thoả thuận đào tạo phải được CBNV và Tổng Giám đốc (hoặc Trưởng Ban TCCB được uỷ quyền) ký trước khi CBNV nhận được Quyết định cử đi đào tạo. CBNV cần phải hoàn thành các thủ tục xin được hỗ trợ đào tạo (nếu cần) trước khi khoá học bắt đầu. Quyền đi học được ưu tiên cho những CBNV đang thực hiện công việc phù hợp với nội dung đào tạo và thực hiện các thủ tục đăng ký trước. Với các khoá học bắt buộc, CBNV đã có đầy đủ các kiến thức kỹ năng mà khoá học sẽ cung cấp có thể xin miễn tham gia bằng cách gửi đơn đề nghị (có thể bằng email), được cán bộ quản lý và Ban TCCB phê duyệt.. Học phí và tài trợ Công ty hỗ trợ kinh phí cho các khoá đào tạo từ ngân sách được duyệt hàng năm trên cơ sở: Các khoá đào tạo nhằm phục vụ trực tiếp cho công việc mà nhân viên đang đảm nhận Các khoá đào tạo phải có hiệu quả, phù hợp với định hướng phát triển và đầu tư của Công ty Ưu tiên cho những nhân viên đã cống hiến lâu năm Khi CBNV có nhu cầu tham gia các khoá đào tạo có phát sinh chi phí, sẽ được Tập đoàn/Công ty hỗ trợ mức kinh phí như sau: Stt Đối tượng được hỗ trợ Mức hỗ trợ tối đa/ chi phí khoá học 1 CBNV có thâm niên từ 2 năm trở lên (thâm niên tính từ ngày ký Hợp đồng Lao động đầu tiên). 90% 2 CBNV đã ký Hợp đồng Dài hạn 70% 3 CBNV đã ký Hợp đồng Lao động và Đào tạo (LDDT) 50% Thi chứng chỉ chuyên môn: Khi CBNV có nhu cầu tham gia các kỳ thi chuyên môn để đạt các chứng chỉ thì sẽ được hỗ trợ kinh phí như sau: STT Đối tượng được tài trợ Kết quả thi Mức tài trợ tối đa 1 CBNV có thâm niên 2 năm trở lên Đỗ 100% Trượt 50% 2 Hợp đồng LDDT trở lên Đỗ 100% Trượt 0% Đối với một số khoá học được khuyến khích đặc biệt, Công ty có thể điều chỉnh mức tài trợ ưu đãi hơn, hoặc cho cả các đối tượng khác. Đối với các khoá học không do Ban TCCB tổ chức, học viên tự nộp học phí trước, kể cả phần học phí được tài trợ (nếu có). Số tiền tài trợ sẽ được hoàn trả cho học viên sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết. Trường hợp đặc biệt, Công ty có thể tạm ứng trước cho nhân viên một phần tối đa bằng 50% phần học phí được tài trợ. Với các khoá học dài ngày, nếu vì lý do bất khả kháng mà học viên phải thôi học cần có xác nhận của CBQL trực tiếp, Ban TCCB sẽ xem xét hoàn trả một phần học phí đã nộp, căn cứ vào số buổi học còn lại. Kết thúc khoá học, CBNV phải có đầy đủ các chứng từ sau đây để được thanh toán chi phí đào tạo: Bản sao chứng chỉ hoặc giấy thông báo kết quả thi Bản gốc hoá đơn hoặc phiếu thu hợp lệ Bản sao Giấy tạm ứng tiền mặt (nếu có) Bản sao Đơn xin đi học và Cam kết đào tạo (nếu có) Cam kết đào tạo Đối với tất các khoá đào tạo có phát sinh chi phí đào tạo bao gồm học phí, chi phí đi lại, ăn ở, và các chi phí khác, Công ty yêu cầu CBNV được cử đi học ký Thoả thuận Đào tạo, cam kết làm việc cho công ty sau khi hoàn thành khoá học theo các mức sau: Stt Tổng chi phí đào tạo (VND) Thời gian thực hiện cam kết Hình thức cam kết 1 Từ 100 triệu trở lên 3 năm Bằng văn bản 2 Từ 50 triệu đến dưới 100 triệu 2 năm Bằng văn bản 3 Từ 15 triệu đến dưới 50 triệu 1 năm Bằng văn bản 4 Dưới 15 triệu 6 tháng Theo Quy định này CBNV vi phạm cam kết đào tạo sẽ phải bồi thường cho Công ty chi phí đào tạo. Mức bồi thường được tính theo công thức như sau: X Chi phí đào tạo T/g cam kết –T/g đã làm việc cho Công ty sau đào tạo Tiền bồi thường = Thời gian cam kết CBNV đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hoặc khi hợp đồng lao động giữa CBNV với Công ty hết hạn nhưng CBNV không muốn ký tiếp hợp đồng lao động với Công ty, CBNV vẫn phải tuân thủ các điều khoản đã cam kết tại Cam kết đào tạo nếu cam kết này còn hiệu lực. CBNV được cử đi đào tạo theo Thoả thuận Đào tạo có trách nhiệm tiếp tục làm việc cho đơn vị cử mình đi. Trường hợp chưa hết thời hạn cam kết mà CBNV muốn chuyển sang đơn vị khác trong Công ty thì phải được sự đồng ý của lãnh đạo đơn vị cũ. Tham gia khoá học CBNV tham gia đào tạo phải tuân thủ đầy đủ nội quy nơi mình học. Nếu nghỉ học, CBNV cần thông báo trước cho người quản lý lớp. Nếu vì lý do đột xuất không kịp xin phép, thì cần giải trình lý do ngay sau khi nghỉ. Nếu thôi học, CBNV phải viết Đơn xin thôi học, được trưởng bộ phận chấp thuận và nộp cho Ban TCCB. CBNV vi phạm nội quy học tập như: thường xuyên đi muộn, nghỉ học không phép, nghỉ quá 30% thời lượng khoá học, nhờ người học thay, đăng ký thi nhưng bỏ thi, hoặc vi phạm các kỷ luật khác, sẽ bị coi là vi phạm kỷ luật đào tạo. CBNV vi phạm kỷ luật đào tạo sẽ không được Công ty xem xét cho phép tham gia các khoá đào tạo nội bộ tiếp theo hoặc hỗ trợ chi phí đào tạo cho các khoá đào tạo bên ngoài hoặc chi phí thi lấy chứng chỉ chuyên môn trong vòng 1 năm kể từ khi vi phạm. Ngoài ra, nếu việc vi phạm kỷ luật đào tạo dẫn đến thiệt hại về vật chất cho công ty, CBNV đó sẽ phải bồi thường cho Công ty. Sau khoá học hoặc kỳ thi do Công ty tổ chức hoặc đài thọ chi phí, người học có trách nhiệm điền Phiếu đánh giá khoá học, nộp các tài liệu đào tạo (đối với các khoá học bên ngoài), chứng chỉ đào tạo, chứng chỉ chuyên môn về Ban TCCB. Kết quả học tập Kết quả của các khoá đào tạo do Công ty tổ chức sẽ được thông báo cho học viên trong vòng 1 tuần kể từ khi khoá học kết thúc. Học viên được phát chứng chỉ sau khoá học nếu có. Chứng chỉ được dùng làm căn cứ chứng minh CBNV đã tốt nghiệp khoá học. Căn cứ quá trình học tập, kết quả học tập hoặc kết quả thi chứng chỉ, Ban TCCB sẽ đề xuất khen thưởng cho những cá nhân và tập thể được ghi nhận là có thành tích học tập cao trong quá trình và sau mỗi khoá học. Kết quả học tập cũng là cơ sở để CBNV được xét chuyển hợp đồng hoặc được đề bạt lên vị trí cao hơn. Giảng viên và tài liệu đào tạo Các CBNV tham gia giảng dạy được được tham gia các khoá đào tạo kỹ năng sư phạm cũng như Quy trình đào tạo của Công ty. CBNV tham gia giảng dạy, xây dựng và cập nhật tài liệu đào tạo sẽ được tính vào điểm thi đua cho Trung tâm/ Ban của CBNV đó. Các cá nhân, tập thể có đóng góp cho các hoạt động đào tạo như xây dựng tài liệu đào tạo, tham gia giảng dạy được xét tuyên dương, khen thưởng theo kỳ sơ kết và báo cáo hàng năm. Để khuyến khích CBNV có kinh nghiệm tham gia giảng dạy và viết, cập nhật hoặc chỉnh sửa tài liệu đào tạo, sau mỗi giờ dạy hoặc sau khi tài liệu giảng dạy được các Ban chức năng phê duyệt về nội dung, CBNV đó sẽ được trả thù lao bằng tiền mặt hoặc hiện vật. Trưởng ban/ Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm phối hợp hoặc cử CBNV có kinh nghiệm của Trung tâm/ Ban của mình phối hợp với Ban TCCB tham gia xây dựng tài liệu đào tạo, tham gia giảng dạy, cố vấn cho các hoạt động đào tạo của Công ty. CBNV tham gia xây dựng tài liệu đào tạo và giảng dạy phải tuân thủ các quy trình, quy định làm việc của Công ty. Tài liệu đào tạo nội bộ bao gồm: tài liệu để giảng dạy (powerpoint để chiếu hoặc các hình thức tương đương); bài kiểm tra gồm các câu hỏi và đáp án; tài liệu tham khảo. Ban TCCB chịu trách nhiệm quản lý danh sách các giảng viên nội bộ, tài liệu đào tạo nội bộ và các tài liệu đào tạo của các khoá đào tạo bên ngoài được Công ty sử dụng. Trưởng Ban TCCB ABC