Mẫu Quy định quản lý và sử dụng điện thoại

CÔNG TY ABCD QUI ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI Mã tài liệu: HC-11 Hà Nội, 15/02/2008 Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi chú Người biên soạn Phó ban ISO Giám đốc Họ và tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH: Đảm bảo việc sử dụng đúng quy định, mục đích. II/ PHẠM VI: Áp dụng cho toàn bộ công ty. III/ ĐỊNH NGHĨA: Không có. IV/ NỘI DUNG: Các nguyên tắc chung: Email dùng line điện thoại chỉ được sử dụng cho kết nối internet, không dùng để gọi điện trừ các trường hợp khác thì phải có ý kiến của TP HC. Chỉ có máy của tổng đài mới được gọi đi quốc tế, mọi trường hợp gọi đi hay fax quốc tế phải liên hệ qua tổng đài. Các phương tiện thông tin liên lạc như điện thoại, Fax, dùng để phục vụ cho nhu cầu công việc chung của công ty, nhân viên không được dùng vào việc riêng. Quản lý các bộ phận có trách nhiệm quản lý chặt chẽ sử dụng phương tiện thông tin liên lạc ở bộ phận của mình, đảm bảo tiết kiệm, có hiệu quả trong phạm vi ngân sách được giao hàng năm. Mọi cán bộ, nhân viên không được sử dụng điện thoại trong cơ quan vào việc riêng - Nếu sử dụng vào việc riêng phải dùng tiền cá nhân trả cho bưu điện. Quản lý và sử dụng điện thoại cố định: Các đối tượng được cấp điện thoại cố định. Mỗi phòng ban được cấp một điện thoại con riêng theo số lines của công ty hiện có. Đối với các quản lý, nhân viên do đặc thù công việc riêng thì sẽ được cấp lines riêng. Phòng HCQT chịu trách nhiệm lập biên bản bàn giao cho quản lý hoặc cá nhân sử dụng theo quy định quản lý tài sản. Việc cấp các loại line điện thoại được thực hiện theo biên bản bàn giao tài sản theo quy định quản lý và sử dụng tài sản của công ty. Đối với các trường hợp cá nhân được cung cấp riêng điện thoại thì được cấp một password để tự do gọi theo hạn mức quy định theo mẫu: HC – 11 – BM01 Mức khoán phí điện thoại cố định: Mức khoán điện thoại cố định được quy định cụ thể như sau: Stt Chức danh Số tiền 1 Chủ tịch HDQT 2.000.000 2 Phó CT 700.000 3 Tổng Giám đốc 2.000.000 4 Giám đốc điều hành 1.000.000 5 Giám đốc chuyên môn 400.000 6 TP và tương đương 300.000 7 Chuyên viên kinh doanh 200.000 8 Chuyên viên khác 100.000 Điện thoại di động: Các chức danh cần sử dụng điện thoại để phục vụ cho công việc được công ty cung cấp phí điện thoại di động để liên hệ cho công việc. Trong trường hợp phát sinh công việc mới hoặc thay đổi công việc cần nhu cầu điện thoại di động thì nhân viên đó hoặc quản lý hoặc phòng HCQT đề xuất cho nhân viên được hưởng phụ cấp điện thoại. Mức phụ cấp điện thoại di động được quy định như sau: Stt Chức danh Số tiền 1 Chủ tịch HDQT 2.000.000 2 Phó CT 700.000 3 Tổng Giám đốc 2.000.000 4 Giám đốc điều hành 1.000.000 5 Giám đốc chuyên môn 300.000 6 TP và tương đương 200.000 7 Chuyên viên kinh doanh 200.000 Quản lý định mức sử dụng: Trường hợp người được cung cấp điện thoại vượt mức khoán thì phải thanh toán lại cho công ty số tiền vượt mức theo hoá đơn của bưu điện vào tháng lương tương ứng. Nhân viên tổng đài chịu trách nhiệm theo dõi định mức điện thoại trên đây. Nếu gần vượt mức thì phải báo cho đối tượng sử dụng biết. Trong mọi trường hợp công ty khống chế số lượng vượt mức không quá 100 %. Cuối mỗi tháng, nhân viên tổng đài in bill và so sánh với định mức theo mẫu: HC – 11 – BM02. Đối với các trường hợp vượt mức chi phí, thì nhân viên văn thư liên hệ với cá nhân đó để thông báo. Trường hợp người sử dụng vượt chi phí có lý do chính đáng thì phải làm giấy giải trình cho Giám đốc xem xét, sau đó chuyển cho nhân viên văn thư. NV văn thư đính kèm các bản giải trình (nếu có) kèm theo bảng tổng hợp so sánh bill điện thoại trình Trưởng phòng HCQT duyệt. Sau đó, nhân viên văn thư chuyển bản chính cho bộ phận tính lương để trừ vào lương tháng của cá nhân liên quan. Gọi điện qua tổng đài: Đối với các chức danh được cung cấp các số lines riêng thì không được gọi điện qua tổng đài. Đối với các chức danh không được cung cấp thì có thể gọi điện thoại bàn nhưng phải đăng ký qua tổng đài viên, thời gian gọi không quá 7 phút. Đối với trường hợp cần gọi điện thoại di động hay liên tỉnh thì phải liên hệ qua tổng đài viên và không được gọi quá 7 phút. Sau khi thực hiện cuộc gọi, nhân viên tổng đài phải ghi chép tên người gọi, số điện thoại cần gọi vào sổ theo dõi gọi điện thoại. Máy tổng đài chỉ do nhân viên tổng đài (hoặc người biết sử dụng máy tổng đài được nhân viên tổng đài uỷ quyền) sử dụng. Bất kỳ CBCNV nào không được tự ý sử dụng máy tổng đài, máy Fax để gọi điện thoại khi không có ý kiến của Tổng đài viên. Tổng đài viên phải có thái độ lịch sự trong khi thực hiện công việc, sẵn sàng giải thích thắc mắc cho khách hàng, CBCNV Công ty … về điện thoại trong khả năng của mình. Tổng đài viên phải có sổ điện thoại của một số CBCNV công ty, các đối tác của Công ty; có sổ theo dõi các số điện thoại gọi đi, ghi rõ ràng tên người gọi, Bộ phận công tác, số điện thoại gọi đi, thời gian gọi (đối với trường hợp gọi điện ra nước ngoài thì yêu cầu người gọi ký tên và sổ). Khi yêu cầu số điện thoại, người yêu cầu phải có thái độ lịch sự, trả lời cầu hỏi của Tổng đài viên về: Tên, Bộ phận, nơi gọi đến. Khi thực hiện cuộc gọi, trường hợp không thể kết nối được, tổng đài viên có trách nhiệm thông báo lại cho người yêu cầu được biết. Công ty khoán quỹ gọi điện thoại chung dành cho tổng đài viên là 1.000.000 VND/tháng. Tổng đài viên theo dõi các cuộc gọi điện thoại di động, liên tỉnh, quốc tế, fax quốc tế theo mẫu: HC – 11 – BM03. V/ BIỂU MẪU KÈM THEO: Biên bản cấp password điện thoại Bảng so sánh bill điện thoại cuối tháng. Sổ theo dõi điện thoại di động, liên tỉnh, quốc tế ----------------------- › & š --------------------------