Mẫu Thủ tục kiểm soát hồ sơ của nhà trường

THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ 1. Mục đích: Thủ tục này nhằm quy định tiến trình lập và duy trì các hồ sơ để cung cấp các bằng chứng về sự không phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. 2. Thủ tục chi tiết TT Tiến trình thực hiện Trách nhiệm 1 - Xác nhận các loại hồ sơ có tại phòng, khoa, lập danh mục hồ sơ, phương pháp lưu theo thứ tự ngày, tháng, năm, hoặc theo thứ tự A,B,C... tên bìa đựng các hồ sơ, nơi lưu trữ. - Thời gian lưu trữ nêu trong danh mục hồ sơ phải phù hợp với quy định của nhà nước, trong trường hợp không có quy định của nhà nước về lưu trữ, trưởng các phòng, khoa xác nhận thời gian lưu trữ và ghi vào danh mục hồ sơ. Trưởng bộ phận 2 - Hồ sơ được viết, điền rõ ràng dễ đọc, dễ nhận biết và dễ truy cập. - Hồ sơ phải được bảo quản và bảo vệ một cách thích hợp nhằm tránh giảm suy giảm chất lượng (các hồ sơ được đựng trong các bìa cứng, các tập tin, để tại nơi khô ráo tránh mối mọt...). Nhân viên được phân cấp lưu giữ 3 - Khi hết thời hạn lưu trữ lập biên bản thanh lý hồ sơ, trình hiệu trưởng xem xét và phê duyệt. Trưởng các phòng, khoa 4 Khi nhận được sự chấp thuận của hiệu trưởng tíên hành huỷ hồ sơ, phương pháp huỷ bỏ: đốt, xé, sử dụng máy huỷ... Nhân viên được phân công 3. phụ lục 1. Danh mục hồ sơ Người duyệt Người soạn thảo Số hiệu: TT-PHCQT-TC-KSTL/00 Ngày 01/7/2003 Trang ½