Mở rộng và phát triển doanh nghiệp

Phần 12a: Mở rộng và phát triển doanh nghiệp • Các nguyên tắc cần tuân thủ trước khi mở rộng • Bắt đầu bằng việc thử nghiệm với một đơn vị kinh doanh trước • Các vấn đề khi mở rộng doanh nghiệp chưa được nhắc đến trong phần khởi sự kinh doanh o Việc ủy thác trách nhiệm và quyền hạn o Các cơ chế thưởng bằng tiền • Các cách tạo động lực làm việc cho nhân viên chủ chốt o Cơ chế chia sẻ lợi nhuận theo kiểu đòn bẩy o Cơ chế chia sẻ lợi nhuận không đòn bẩy o Cơ chế hoa hồng • Những điều nên và không nên làm với các trung tâm chi phí (đơn vị kinh doanh ) o Nên o Không nên o Lập kế hoạch tài chính dài hạn • Các vấn đề thường gặp trong kinh doanh o Dòng tiền không được kiểm soát o Doanh số bán hàng giảm hoặc không đủ o Chi phí tăng cao o Đối thủ cạnh tranh mới o Kinh doanh sụt giảm o Nhân viên hoặc nhà quản lý thiếu năng lực o Gian dối, trộm cắp o Những nguyên tắc cơ bản khi xử lý những vấn đề nghiêm trọng trong kinh doanh • Những việc nên làm • PHẦN 12 Bản kế hoạch kinh doanh • PHẦN 12 Câu hỏi nhanh Các nguyên tắc cần tuân thủ trước khi mở rộng Một khi doanh nghiệp của bạn đã bắt đầu hoạt động rồi, thách thức của bạn bây giờ là phải phát triển nó. Trong phần này, bạn sẽ biết một số nguyên tắc cơ bản cần tuân thủ trước khi bạn quyết định phát triển doanh nghiệp. Trước khi tính đến việc phát triển doanh nghiệp của mình, việc đầu tiên là bạn phải có một cơ sở nền tảng vững chắc để từ đó phát triển. Bạn phải tìm ra những điểm yếu trong hoạt động của doanh nghiệp mà bạn vừa thành lập kể cả những những cái làm cho nó có lời . Việc sẵn sàng mở rộng hoạt động kinh doanh của bạn sẽ được cải thiện nếu bạn có thể học được từ tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mới khởi đầu của bạn. Cho dù bạn thành lập một doanh nghiệp kinh doanh trên mạng Internet hay mở một nhà hàng, hãy tự mình tham gia vào tất cả các mảng của doanh nghiệp này. Từ đó bạn có thể tìm ra những điểm yếu để khắc phục kịp thời, nơi có thể tiến hành thay đổi nhanh chóng và với thiệt hại ít nhất. Một lý do nữa cho việc tự mình tham gia vào mọi lĩnh vực của doanh nghiệp là sau này, khi các kế hoạch mở rộng đã được thực hiện bạn sẽ phải dựa vào những nhà quản lý mà bạn đã ủy thác trách nhiệm cho họ. Khi đó sẽ không có ai có thể lừa dối được bạn về cách quản lý nhà kho như thế nào. Bạn sẽ có được kinh nghiệm cho bản thân mình khi làm những việc này. Cần nhớ rằng sau khi doanh nghiệp đã được mở rộng thì bạn sẽ không còn phải đứng ở máy tính tiền để giám sát nữa. Bạn phải có những hệ thống để ngăn ngừa việc nhân viên ăn cắp và thất thoát (trộm cắp). Các hệ thống chống thất thoát có thể đã được các đối thủ của bạn thực hiện. Do vậy, hãy kiểm tra việc này và áp dụng những hệ thống đã và đang được sử dụng trong ngành nghề của bạn. (Nếu bạn dự định mở một cửa hàng tự chọn, hãy đến làm việc tại hệ thống 7-Elevent trước để tìm hiểu về những hệ thống đang được sử dụng tại đây!) Không nên đưa ra những đảm bảo cá nhân đối với các trách nhiệm trả nợ hoặc thuê mướn. Hãy tách biệt việc kinh doanh của bạn với những tài sản cá nhân càng xa càng tốt. Trong khi các ngân hàng thường yêu cầu cá nhân bạn đứng ra bảo lãnh đối với các khoản vay kinh doanh thì việc bảo lãnh bằng các tài sản cá nhân của bạn có thể được giảm nhẹ nếu việc xóa bỏ cách làm việc này mỗi khi có thể. Ví dụ, chủ nhà nơi bạn định thuê làm cửa hàng thứ hai có thể yêu cầu bạn đứng ra bảo lãnh cá nhân cho hợp đồng thuê này. Việc bạn tham gia bảo lãnh cho một hợp đồng thuê 5 năm với mỗi tháng 3000 đôla đã dẫn đến số tiền bảo lãnh lên tới con số 180.000 đô la. Con số này có thể vượt xa số vốn ban đầu của doanh nghiệp. Nhưng do bạn mong muốn và nhiệt tình trong việc mở thêm cửa hàng, điều này có thể dẫn tới khả năng bạn phải chịu mức trách nhiệm quá lớn. Thay vào đó, bằng việc thực hiện nguyên tắc hạn chế mức trách nhiệm của mình, bạn có thể yêu cầu đàm phán về một hợp đồng thuê 1 năm với khả năng gia hạn thêm thời gian. Trách nhiệm thanh toán của bạn khi đó sẽ giảm xuống còn 36.000 đô la. Lý do các nhà doanh nghiệp mới khởi sự đánh giá không đúng tầm quan trọng của việc bắt đầu bằng một hoạt động thử nghiệm trước tiên Có nhiều lý do dễ hiểu về việc tại sao nhiều nhà doanh nghiệp lại không đánh giá đúng tầm quan trọng của việc thử nghiệm một hoạt động thành công trước khi mở rộng. Theo định nghĩa thì các doanh nhân là những người rất tự tin. Vấn đề là ở chỗ thông thường chúng ta quá tự hào cả về bản thân chúng ta hoặc về sản phẩm hay dịch vụ của chúng ta. Việc quá tự tin này có thể dẫn chúng ta vào các chương trình/dự án mở rộng mà không xem xét kỹ lưỡng, tìm ra những khiếm khuyết bao gồm cả việc đi thẳng vào vấn đề là chứng minh một mô hình kinh doanh thành công để từ đó mở rộng ra. Một lý do cho việc quá tự tin là nhiều doanh nhân giàu có đã có được thành công từ một lĩnh vực khác không liên quan. Ví dụ, một người giàu có với thành công trong nghề nghiệp có thể thành lập một doanh nghiệp trong lĩnh vực mà người đó không biết và có thể gặp phải thất bại bởi vì người đó cho rằng kiến thức và kinh nghiệm của mình cũng ở lĩnh vực mới cũng tốt như vậy. Một kẻ thù khác đó là sự vội vàng. Những doanh nhân với những doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên sẽ gặp phải một số yếu kém ở những đơn vị khởi đầu. Ban đầu, nhiều người sẽ bị thua lỗ tiền. Đây là thời gian để tìm ra những yếu điểm và đưa ra một bản báo cáo tài chính đẹp. Nếu bạn không làm được điều này, đây có thể là thời gian để từ bỏ ý tưởng. Nhưng, nếu bạn dự định mở một hệ thống nhà hàng và đang gấp rút để mở 6 trong số những nhà hàng đó với những vấn đề của nó, mất mát của bạn có thể trở nên rất lớn. Những điều bạn sẽ phải giải quyết khi mở rộng doanh nghiệp nhưng chưa được trình bày trong phần về khởi sự doanh nghiệp Khi bạn mở rộng doanh nghiệp việc cần thiết là phải có những kiểm soát nhất định nhưng chưa được trình bày ở trong phần khởi sự doanh nghiệp. Cần phải có những chuẩn bị để phá bỏ kiểu tự làm. Ví dụ, doanh nghiệp của bạn cần được kiểm soát về kế toán và dòng tiền để đo lường tính hiệu quả của từng đơn vị kinh doanh trong toàn thể hoạt động của doanh nghiệp. Những bản báo cáo này cần được thực hiện trên cơ sở thường xuyên. Tại nhiều doanh nghiệp, việc báo cáo kết quả kinh doanh theo tuần được thực hiện nhằm tránh việc các vấn đề nhỏ trở nên nghiêm trọng đến mức không thể kiểm soát nổi. Người phụ trách công việc kế toán có thể giúp bạn xây dựng cơ chế báo cáo tài chính theo từng đơn vị. Doanh nghiệp đang mở rộng có thể đòi hỏi có sự ủy thác về trách nhiệm và quyền hạn. Các kỹ năng mới về tuyển dụng, đánh giá và đào tạo có thể cần đến. Bước phát triển lớn nhất trong việc mở rộng doanh nghiệp đối với hầu hết các doanh nghiệp là việc phát triển từ đơn vị kinh doanh đầu tiên sang đơn vị kinh doanh thứ hai. Một khi bạn đã đạt được một bước tiến lớn trong việc biến một thành hai, bạn đã có một hệ thống rồi! Từ đó nó có thể mở ra hàng hoạt đơn vị kinh doanh tương tự. Việc ủy thác quyền hạn có thể được thực hiện qua việc: • Tạo động lực về mặt tài chính đối với những nhân viên chủ chốt • Tạo ra những trung tâm lợi nhuận (đơn vị kinh doanh) Đôi khi thật khó cho một doanh nhân mới khởi nghiệp ủy thác quyền hạn của mình. Có nhiều cách để làm điều này mà không xóa bỏ những chức năng nhất định mà bạn muốn giữ lại cho riêng mình. Ví dụ, bạn nên là người duy nhất có thể ký séc và quyết định việc phân bổ nguồn vốn nhưng bạn có thể ủy thác việc đào tạo nhân viên cho các nhà quản lý. Nhưng với việc không từ bỏ những chức năng này, bạn vẫn có thể tạo động lực làm việc cho nhân viên bằng 2 cách sau đây: ghi nhận và khen thưởng. Ghi nhận có ý nghĩa quan trọng hơn nhiều chứ không chỉ là việc ban cho họ một chức danh với cái tên ấn tượng. Hình thức ghi nhận quan trọng nhất là làm rõ việc những nhân viên quan trọng của bạn đang nắm các vị trí có nhiều quyền lực cũng như trách nhiệm. Khi ủy thác quyền hạn có nghĩa là các nhà quản lý của bạn có thể mắc một số lỗi lầm, các lỗi lầm này sẽ được giới hạn trong phạm vi trách nhiệm của họ. Việc báo cáo tài chính thường xuyên cũng giúp giảm thiểu những tác động tiêu cực từ những sai làm của họ. Những nhà quản lý giỏi thường được động viên bởi những chế độ thưởng bằng tiền gắn liền với những thành công cá nhân của họ. Việc đãi ngộ đối với đội ngũ quản lý vì vậy cần được tách riêng cho từng nhà quản lý để việc khen thưởng của mỗi nhà quản lý sẽ chỉ dựa trên những gì người đó đạt được và không bị “loãng” bởi những gì mà các bộ phận khác trong doanh nghiệp đã đạt được. Ví dụ, nếu bạn xây dựng một hệ thống cửa hàng, việc đãi ngộ đối với mỗi người quản lý cửa hàng chỉ nên dựa trên lợi nhuận của cửa hàng mà người đó phụ trách. Nếu bạn không chắc chắn về cách thiết lập một phương án chia sẻ lợi nhuận như vậy, bạn có thể lấy ý tưởng từ những đối thủ thành công nhất của bạn, những người đã trải qua giai đoạn thử-và-sai trong việc sàng lọc các phương án như vậy. Các cách tạo động lực làm việc cho nhân viên: Khen thưởng và ghi nhận Đầu tiên chúng ta hãy đưa ra định nghĩa về sự ghi nhận: Đó là việc tạo một cơ chế trong doanh nghiệp theo đó những nhân viên trụ cột được giao quyền hạn và trách nhiệm và lợi ích gắn liền với trách nhiệm. Nó trở thành một “trung tâm lợi nhuận” hoặc đơn vị kinh doanh nơi mà nhân viên chủ chốt đó quản lý. Mỗi trung tâm lợi nhuận có một trách nhiệm riêng biệt về lãi/lỗ và thường xuyên được xem xét lại. (Nhiều nhà hàng, cửa hàng bán thức ăn hoạt động theo phương thức hạch toán lãi/lỗ hàng tuần!) Ý tưởng ở đây là tạo ra một môi trường trong đó những nhân viên chủ chốt cảm thấy rằng họ có quyền hạn trong việc đưa ra những quyết định kinh doanh và mức thưởng của họ là dựa trên lợi nhuận của đơn vị mà họ đang quản lý. Tuy nhiên, họ sẽ không được giao quyền ở hai vai trò mà bạn giữ trách nhiệm duy nhất đó là: 1. Chi phí về vốn 2. Ký séc Điều này gợi ý rằng những nhân viên đóng vai trò chủ chốt có đủ quyền hạn trong việc quản lý trung tâm lợi nhuận (đơn vị kinh doanh) của họ nơi mà họ có thể mắc phải những sai lầm. Với hai hạn chế đã nói ở trên cộng với việc báo cáo tài chính thường xuyên, bạn có thể vừa tuyển được những nhà quản lý có tinh thần làm việc tốt đồng thời lại giảm được khả năng bạn phải chịu những khoản lỗ lớn. Đương nhiên là chính sách thưởng/đãi ngộ phải phù hợp với điều kiện của mỗi doanh nghiệp và dựa trên báo cáo lãi/lỗ mà mỗi cá nhân chịu trách nhiệm. Với việc khen thưởng cho các nhà quản lý dựa trên phần lợi nhuận đóng góp của họ, bạn đã tạo ra một động lực cho các nhà quản lý này hướng tới thành công. Và, họ càng thành công (và được thưởng nhiều) thì lợi nhuận chung cho doanh nghiệp của bạn càng lớn. Dưới đây là ba (trong số nhiều) cơ chế đã được sử dụng để hình thành chính sách khen thưởng/đãi ngộ cho một nhà quản lý. • CƠ CHẾ ĐÒN BẨY. Nhà quản lý sẽ nhận toàn bộ hoặc phần lớn lợi nhuận của đơn vị họ phụ trách nếu nó vượt qua một mức định sẵn. Điều này đã được thực hiện thành công ở các hệ thống cửa hàng thức ăn nhanh do các công ty sở hữu và điều hành (không phải các đơn vị kinh doanh theo dạng nhượng quyền). Dưới đây là một ví dụ về bản báo cáo kết quả kinh doanh hàng tuần được đơn giản hóa của một cửa hàng bánh do một công ty điều hành. Cơ chế này được gọi là đòn bẩy bởi vì cứ mỗi penny (xu) tiết kiệm được, trong tờ séc thưởng của nhà quản lý đó sẽ có thêm một xu. Doanh thu ₫5,000 Lương ₫1,500 Mua hàng ₫1,500 Tất cả các chi phí khác (bao gồm cả lợi ₫1,500 nhuận nộp công ty) Tổng chi phí ₫4,500 ₫4,500 Lợi nhuận hàng tuần và tiền thưởng của người quản lý: ₫500 • CƠ CHẾ CHIA SẺ LỢI NHUẬN KHÔNG ĐÒN BẨY. Trong trường hợp này, người quản lý của bạn sẽ nhận được một số phần trăm từ lợi nhuận của trung tâm/đơn vị mà anh ta/cô ta phụ trách. Ví dụ: Doanh thu ₫5,000 Lương ₫1,500 Mua hàng ₫1,500 Tất cả các chi phí khác (thực tế) ₫500 Tổng chi phí ₫3,500 ₫3,500 Lợi nhuận thuần ₫1,500 Thưởng của người quản lý @ 10%: ₫150 • CƠ CHẾ CHI HOA HỒNG. Với cơ chế này, người quản lý sẽ nhận được một số phần trăm trên doanh số của kỳ báo cáo. Giả sử giống như ở trên rằng doanh số cho kỳ này là 5000 đô la và tỷ lệ phần trăm là 5% vậy thì mức hoa hồng sẽ là 250 đô la. Trong nhiều trường hợp, cơ chế hoa hồng này là không thích hợp bởi vì nó không tính đến các khoản dự phòng chi phí. Người quản lý có thể trở nên giàu có trong khi bạn có thể phá sản. Nhưng cơ chế hoa hồng này có thể tốt khi người quản lý không kiểm soát việc định giá. Những người bán hàng trong các cửa hàng thời trang là một ví dụ về cơ chế hoa hồng này. Những điều nên và không nên làm đối với các trung tâm lợi nhuận (đơn vị kinh doanh): Chúng ta hãy cùng xem xét một số nguyên tắc cơ bản áp dụng trong việc tạo ra các đơn vị kinh doanh: • Hãy tạo một trung tâm lợi nhuận riêng cho mỗi đơn vị mở rộng thêm. Điều này có nghĩa là tách riêng các bản báo cáo tài chính đã được phân chia cho mỗi nhà quản lý. • Thiết lập kỳ báo cáo thật ngắn. Khi có sự biến động lớn về lượng hàng tồn kho hoặc các chi phí khác thì thậm chí việc báo cáo tài chính theo tuần cũng có thể thực hiện tốt. Nhưng nếu có thể, không nên đợi 6 hay 12 tháng sau mới thưởng cho người quản lý. Phần thưởng sẽ có tác dụng tốt nhất nếu như nó được trao sớm! • Hãy làm cho cơ chế thưởng chia sẻ lợi nhuận trở nên đơn giản và rõ ràng. Nó sẽ tránh việc bị hiểu sai, hiểu nhầm. Hãy sử dụng những từ đơn giản và những con số kế toán đơn giản. • Lập tất cả các thỏa thuận về việc chia sẻ lợi nhuận dưới dạng văn bản. Nó sẽ tránh được việc vô ý hiểu sai. Một quả bóng được sơn nửa đen, nửa trắng thì nó sẽ được nhìn nhận khác nhau tùy thuộc vào góc nhìn của bạn! Hãy xem cách đối thủ cạnh tranh của bạn tạo động lực cho các nhà quản lý của họ như thế nào. Có thể các đối thủ của bạn đã xây dựng được một hệ thống hoàn toàn phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của bạn.