Nghiên cứu mô hình quản trị tri thức tại một tổ chức và đề xuất giải pháp hoàn thiện

Nghiên cứu mô hình quản trị tri thức tại một tổ chức và đề xuất giải pháp hoàn thiện LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh hội nhập, thế giới ngày càng trở nên phẳng. Những gì trước đây không thể hoặc khó tiếp cận thì giờ đây đã trở nên dễ dàng đối với mọi người. Những nhân tố tạo ra lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp không còn là đất đai, vốn tư bản hay công nghệ nữa, mà là “khả năng nắm giữ bao nhiêu tri thức và sử dụng nó hiệu quả thế nào?”. Quản trị tri thức đang thực sự tạo ra lợi thế cạnh tranh chiến lược cho các doanh nghiệp. Bên cạnh thúc đẩy cải tiến, khơi nguồn ý tưởng và khai thác triệt để thế mạnh trí tuệ của các doanh nghiệp/ tổ chức, tri thức và kinh nghiệm còn được nắm bắt, lưu giữ, sử dụng đúng lúc, đúng nơi và đúng người để tạo nên những bước phát triển mang tính đột phá. Áp dụng Quản trị tri thức còn thúc đẩy hợp tác, chia sẻ, liên tục học tập, hoàn thiện, khiến các doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn. . Nắm bắt và áp dụng thành công các mô hình về Quản trị tri thức là một trong những yếu tố cốt lõi giúp các tổ chức, nhà nước dễ dàng “đi tắt đón đầu” trong thời đại tri thức là sức mạnh và lợi thế cạnh tranh như hiện nay. Khi lượng tri thức ngày càng phong phong phú, đa dạng dưới sự ra đời của hệ thống mạng Internet thì hoạt động quản trị tri thức đối với các doanh nghiệp ngày càng khó khăn. Nếu doanh nghiệp không quản trị tri thức tốt có thể bị tụt hậu lại phía sau so với sự phát triển kinh tế hiện nay. Một doanh nghiệp muốn đứng vào hàng ngũ trường tồn không còn con đường nào khác là phải xây dựng cho mình một mô hình quản trị tri thức phù hợp.. Với tính cấp thiết như trên, nhóm chúng tôi đã nghiên cứu thảo luận đề tài “Nghiên cứu mô hình quản trị tri thức tại một tổ chức và đề xuất giải pháp hoàn thiện” Đề tài của nhóm chúng tôi gồm 3 phần chính: Phần I: Cơ sở lý luận Phần II: Mô hình quản trị tri thức tại FPT Phần III: Đề xuất giải pháp hoàn thiện cho mô hình quản trị tri thức tại FPT Phần I: Cơ sở lý luận I. Khái niệm về tri thức, quản trị tri thức, kinh tế tri thức 1. Tri thức  Các khái niệm liên quan  Dữ liệu Dữ liệu là những con số hoặc dữ kiện thuần túy, rời rạc mà quan sát hoặc đo đếm được không có ngữ cảnh hay diễn giải. Dữ liệu được thể hiện ra ngoài bằng cách mã hóa và dễ dàng truyền tải. Dữ liệu được chuyển thành thông tin bằng cách thêm giá trị thông qua ngữ cảnh, phân loại, tính toán, hiệu chỉnh và đánh giá.  Thông tin Thông tin là những mô hình hay tập hợp dữ liệu đã được tổ chức lại và diễn giải đặt trong bối cảnh và nhằm một mục đich cụ thể. Thông tin là những thông điệp thường được thể hiện theo dạng văn bản hoặc giao tiếp có thể thấy được hoặc không thấy được... nhằm mục đích thay đổi cách nhận thức của người nhận thông tin về vấn đề cụ thể, và gây ảnh hưởng đến sự đánh giá và hành vi của người nhận. Vì thông tin là những dữ liệu được tổ chức lại vì một mục đích nào đó, vì vậy mà nó sẽ giảm bớt sự không chắc chắn. Đó cũng chính là sự khác biệt của thông tin với dữ liệu. Tương tự như dữ liệu, thông tin được mã hóa và tương đối dễ dàng truyền tải.  Trí tuệ Trí tuệ là khả năng sử dụng tri thức một cách khôn ngoan nhằm đạt được mục đích của mình. Trí tuệ gắn liền với con người và sự đánh giá, phán xét và hoạch định các hành động. Cùng có tri thức như nhau nhưng mỗi người sẽ hành xử một cách khác nhau vì trí tuệ của mỗi người là khác nhau tức là khả năng sử dụng tri thức của mỗi người là khác nhau nên sẽ tạo ra kết quả khác nhau.  Tri thức Tri thức là thông tin được cấu trúc hóa, được kiểm nghiệm và có thể sử dụng được vào mục đích cụ thể. Tri thức thường thể hiện trong những hoàn cảnh cụ thể kết hợp với kinh nghiệm và việc phán quyết hay ra quyết định. Để truyền tải thì đòi hỏi sự học tập của người tiếp nhận tri thức. Như vậy nếu một thông tin giúp chúng ta nhận thức và đưa ra quyết định thì là tri thức. Thông tin trở thành “đầu vào” được nạp vào trong não, qua quá trình xử lý sẽ tạo ra tri thức. Nhưng quá trình xử lý này với mỗi một cá nhân khác nhau sẽ cho ra những “đầu ra” khác nhau. Có nghĩa là cùng một thông tin như vậy nhưng với mỗi cá nhân thì tri thức mà anh ta nhận thức được sẽ khác với tri thức mà người khác nhận thức. Thông tin là những dữ liệu được cấu trúc hóa được thể hiện ra ngoài và ai cũng có thể tiếp cận. Nhưng tri thức thiên về những thông tin được cấu trúc hóa và cá nhân hóa nằm trong mỗi con người cụ thể, do đó khả năng tiếp cận khó hơn và sự thể hiện ra ngoài không phải lúc nào cũng chính xác. Tri thức là những dữ liệu, thông tin được cấu trúc hóa, kiểm nghiệm và sử dụng được vào một mục đích cụ thể tạo ra giá trị.  Phân loại tri thức  Tri thức ẩn (Tacit knowledge): Tri thức mà một người có được một cách tự giác vô thức. Tri thức ẩn có thể không lý giải hay lập luận được bởi vì (1) tri thức ẩn không được hiểu cặn kẽ, (2) nó quen thuộc, tự động và vượt qua ý thức người sở hữu nó. Ví dụ như: bí quyết, niềm tin, kinh nghiệm, sự nhạy cảm trong công việc Nonaka và Takeuchi cũng cho rằng: tri thức ngầm là những tri thức không thể hoặc là rất khó được hệ thống hóa trong các văn bản, tài liệu, các tri thức này mang tính cá nhân, gắn liền với bối cảnh và công việc cụ thể. Tri thức ngầm rất khó để thể hiện trên các tài liệu, nhưng lại có tính vận hành cao trong bộ não của con người. Những tri thức này là dạng tri thức nằm trong đầu con người. Nhiều người cho rằng đây là phần lớn tri thức bên trong một tổ chức. Những gì mà con người biết thì thường giá trị hơn là những gì được viết ra. Vì vậy tạo ra mối liên hệ giữa người không biết và người biết là một khía cạnh hết sức quan trọng của một tổ chức. Mục tiêu của quản trị tri thức là giúp chia sẻ những tri thức ngầm bên trong một tổ chức sao cho mọi người đều có thể sử dụng những kiến thức chuyên môn trong một lĩnh vực nhất định để giải quyết vấn đề cho khách hàng và tạo nên những sản phẩm hiệu quả hơn. Ta có thể ví tri thức trong mỗi con người và tổ chức giống như tảng băng trôi, nếu tri thức bộc lộ là phần nổi thì tri thức ngầm là phần chìm.  Tri thức hiện (Explicit knowledge): Đây là những tri thức được giải thích và mã hóa dưới dạng văn bản, tài liệu, âm thanh, phim, ảnh thông qua ngôn ngữ có lời hoặc không lời, nguyên tắc hệ thống, chương trình máy tính, chuẩn mực hay các phương tiện khác. Những tri thức có cấu trúc thường được thể hiện ra ngoài và dễ dàng chuyển giao. Ví dụ như các tri thức về chuyên môn được trình bày trong giáo trình, sách, báo, tạp chí... Những tri thức đã được cấu trúc hóa thường là tri thức hiện. Trong tác phẩm có sức ảnh hưởng rất mạnh của mình–Công ty Sáng tạo Kiến thức–Nonaka và Takeuchi đã phân biệt tri thức hiện và tri thức ngầm. Tri thức hiện là các tri thức được hệ thống hóa trong các văn bản, tài liệu, hoặc các báo cáo, chúng có thể được chuyển tải trong những ngôn ngữ chính thức và có hệ thống..  Bảng phân biệt tri thức ẩn và tri thức hiện Tri thức ẩn (Gắn liền với con người) Tri thức hiện (Hổ sơ hóa) Đặc tính • Mang tính cá nhân • Mang tính bối cảnh cụ thể • Khó khăn trong việc chính thức hóa • Rất khó tiếp nhận, truyền đạt và chia sẻ • Dễ dàng được hệ thống hóa • Có thể lưu trữ • Có thể chuyển giao, truyền đạt • Được diễn đạt và chỉa sẻ một cách dễ dàng Nguồn • Các quá trình kinh doanh và truyền đạt phi chính thức • Các kinh nghiệm cá nhân • Sự thấu hiểu mang tính lịch sử • Các tài liệu chỉ dẫn họat động • Các chính sách và thủ tục của tổ chức • Các báo cáo và cơ sở dữ liệu  Tri thức tiềm năng (Implicit knowledge – còn gọi là “potential knowledge”): Tri thức được chứa dưới dạng ngôn ngữ có lời hoặc không lời, hành động (cả khi ghi hình hay thể hiện dưới dạng một phần của hệ thống truyền thông), mạng lưới những bộ óc đã được đào tạo, tri thức gắn trong công nghệ, văn hóa, thực tiễn... Hầu hết các doanh nghiệp đều có những dữ liệu thể hiện doanh số bán hàng, khách hàng. Những doanh số này thể hiện tri thức tiềm năng – là những số liệu mà từ đó tri thức mới có thể rút ra được nếu như dữ liệu này được truy cập và phân tích. Như vậy, nếu nhìn nhận tri thức trong phạm vi của tổ chức, chúng ta thấy bất kỳ tổ chức nào cũng đều tồn tại ba dạng tri thức trên, chỉ có điều tổ chức có biết mình đang nắm giữ những tri thức nào? chúng nằm ở đâu? ai nắm giữ? và cách thức sử dụng như thế nào? để khai thác một cách hiệu quả tri thức nhắm phục vụ cho quá trình hoạt động hay sản xuất kinh doanh chính của tổ chức để tạo ra giá trị mà thôi. 2. Quản trị tri thức - Knowledge Management Quản trị tri thức là một khái niệm mới đang có nhiều tranh luận. Tuy nhiên dù tranh luận thế nào thì bản chất Quản trị tri chức vẫn là một. Sự khác biệt chỉ là cách chúng ta tiếp cận nghiên cứu và ứng dụng. Sau đây chúng tôi trình bày tổng quan về các khái niệm về quản trị tri thức đang được các học giả trong và ngoài nước sử dụng, từ đó đưa ra khái niệm chung nhất mang tính ứng dụng. Knowledge Management hay còn gọi là quản trị tri thức (QTTT) là nghệ thuật hay khoa học tập hợp dữ liệu có tổ chức và nhờ vào khả năng nhận biết, hiểu rõ các mối quan hệ và những kiểu mẫu để chuyển nó thành thông tin hữu ích có tri thức và giá trị có thể dễ dàng truy cập. Quản trị tri thức là một quá trình, một công cụ quản lý hiệu quả nhằm chia sẻ, thu nhận, lưu giữ, lựa chọn, sáng tạo tri thức và cung cấp đúng người, đúng nơi, đúng lúc nhằm nâng cao hiệu quả quyết định, hiệu quả thực thi và khả năng thích ứng của tổ chức. Có rất nhiều cách tiếp cận và định nghĩa khác nhau tuỳ theo cách nhìn và phương thức của mỗi cá nhân hay tổ chức. Chúng bao gồm có quản lý, việc học hỏi của cá nhân và tổ chức, giao tiếp, công nghệ và các hệ thông thông tin, trí tuệ nhân tạo, tài sản tri thức,Không có một định nghĩa hay một cách tiếp cận thống nhất về quản trị tri thức nào cả, nhưng lại có những nội dung có thể bao quát toàn bộ. quản trị tri thức bao gồm con người, các cách thức và quá trình, các hoạt động, công nghệ và một môi trường rộng hơn thúc đẩy việc định dạng, sáng tạo , giao tiếp hay chia sẻ, và sử dụng các tri thức cá nhân cũng như tri thức của tổ chức. Nó là về những qui trình quản lý việc tạo ra, phát tán và sủ dụng tri thức để đạt được mục tiêu tổ chức. Nó đòi hỏi sự kết hợp giữa nhận thức kinh doanh, thái độ và thực tiễn sáng tạo, những hệ thống, chính sách, và những thủ tục được tạo ra để giải phóng sức mạnh của thông tin và ý tưởng. Trong cuốn sách “People-Focused Knowledge Management”, Karl M. Wiig định nghĩa: Quản trị tri thức là quá trình sáng tạo, phát triển và ứng dụng tri thức một cách có hệ thống và minh bạch nhằm tối đa hóa hiệu quả hoạt động liên quan đến tri thức và giá trị doanh nghiệp từ tri thức và tài sản trí tuệ sẵn có. Quản trị tri thức nhằm đến các quá trình sáng tạo, nắm bắt, chuyển giao và sử dụng tri thức để nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ chức. (Public Service Commission of Canada, 1998) Quản trị tri thức đưa tri thức ngầm lên bề mặt, tổng hợp chúng thành những dạng dễ dàng lưu trữ và truy cập hơn, đồng thời thúc đẩy tính sáng tạo của nó. (Birket) Quản trị tri thức là quá trình tạo mới, phân phối và sử dụng tri thức một cách hiệu quả. (Davenport) “Quản trị tri thức là quá trình có hệ thống của việc nhận dạng, thu nhận, và chuyển tải những thông tin và tri thức mà con người có thể sử dụng để sáng tạo, cạnh tranh, và hoàn thiện” (Trung tâm Năng suất và Chất lượng Hoa Kỳ - Trích dẫn bởi Serban và Luan). Quản trị tri thức là một quá trình, một công cụ quản lý hiệu quả nhằm chia sẻ, thu nhận, lưu giữ, lựa chọn, sáng tạo tri thức và cung cấp đúng người, đúng nơi, đúng lúc nhằm nâng cao hiệu quả quyết định, hiệu quả thực thi và khả năng thích ứng của tổ chức. Có nhiều cách hiểu về quản trị tri thức, dưới đây là một số định nghĩa đã được đưa ra: - Quản trị tri thức là tạo ra tri thức, và việc này được nối tiếp với việc thể hiện kiến thức, truyền bá và sử dụng kiến thức, và sự duy trì (lưu giữ, bảo tồn) và cải biên kiến thức. - Quản trị tri thức là quá trình của việc quản lý một cách cẩn trọng tri thức để đáp ứng các nhu cầu hiện hữu, để nhận ra và khai thác những tài sản tri thức hiện có và có thể đạt được và để phát triển những cơ hội mới. - Quản trị tri thức là hoạt động mà hoạt động này quan tâm tới chiến lược và chiến thuật để quản lý những tài sản mà trọng tâm là con người (human center assets). - Quản trị tri thức là quá trình hệ thống của việc nhận dạng, thu nhận và chuyển tải những thông tin và tri thức mà con người có thể sử dụng để sáng tạo, cạnh tranh và hoàn thiện. Trên cơ sở tổng kết các định nghĩa khác nhau về quản trị tri thức, McAdam và McGreedy (1999) đã chỉ ra rằng chúng thể hiện một miền rộng lớn từ những quan điểm có tính cơ giới (coi tri thức là tài sản) tới quan điểm thiên về định hướng xã hội (tri thức được tạo ra trong tổ chức thông qua những quan hệ xã hội). Các định nghĩa về quản trị tri thức thể hiện nổi bật các đặc tính sau: - Quản trị tri thức là một lĩnh vực có liên quan chặt chẽ với lý luận và thực tiễn, và là một lĩnh vực mang tính đa ngành đa lĩnh vực. - Quản trị tri thức không phải là công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin chỉ là yếu tố hỗ trợ, nhưng lại đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản trị tri thức. - Quản trị tri thức lấy yếu tố con người làm trọng tâm