Nghiệp vụ lưu trữ đảng

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ ĐẢNG    Giảng viên: TS. Nguyễn Lệ Nhung ĐT. 09125819971TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Nguyên tắc quản lý c/tác lưu trữ Đảng Tập trung toàn bộ tài liệu Phông lưu trữ ĐCSVN vào bảo quản trong mạng lưới các trung tâm lưu trữ cấp uỷ Đảng từ TW đến huyện, quận, thị, thành phố trực thuộc tỉnh và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Lưu trữ VPTW Đảng 2TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Văn phòng TW Đảng chịu trách nhiệm trước TW Đảng thực hiện QLNN về lưu trữ của Đảng và các tổ chức CT - XH. Cục Lưu trữ VPTW Đảng có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng TW Đảng thực hiện QLNN về lưu trữ Đảng và các tổ chức CT - XH.Các tỉnh, thành uỷ, các huyện, quận, thị uỷ thực hiện QLNN về Lưu trữ Đảng và các tổ chức CT - XH trong phạm vi thuộc địa phương mình.Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức CT - XH phải có LT hiện hành để quản lý HS, TLLT của CQ, TC mình.3TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Các phần mềm ứng dụng CNTT vào c/tác lưu trữ Đảng- Quản lý các phông và sưu tập lưu trữ.- Quản lý các mục lục hồ sơ lưu trữ.- Quản lý văn kiện Đảng.- Quản lý các văn bản chủ yếu trong lưu trữ.- Quản lý công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ4TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Những khâu nghiệp vụ chủ yếu1. Công tác thu thập, bổ sung TL2. Công tác phân loại TL3. Xác định giá trị TL4. Chỉnh lý TL5. Thống kê TLLT6. Xây dựng công cụ tra tìm TLLT7. Bảo quản TLLT8. Tổ chức sử dụng TLLT5TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997C/TÁC THU THẬP BỔ SUNG TL VÀO LT HH VÀ LTLS 1. Khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc 2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan 6TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Căn cứ vào phạm vi quản lý TL đã được TW quy định, nguồn nộp lưu TL vào các kho LT cấp ủy các cấp như sau:- Kho lưu trữ TW Đảng gồm:+ Đại hội Đại biểu Đảng toàn quốc;+ Ban Chấp hành Trung ương;+ Các cơ quan tham mưu giúp việc Ban Chấp hành Trung ương; + Các CQ sự nghiệp của Đảng ở TW: Báo Nhân dân, T/chí Cộng sản, Học viện CT - HC QG Hồ Chí Minh, Nhà XB Chính trị Quốc gia-Sự thật;7TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997  Nguồn nộp lưu TL vào Kho LT TW Đảng + Các tổ chức Đảng trực thuộc BCHTW: các ĐU, ĐĐ, BCS đảng;+ Các tổ chức CT-XH ở TW;+ Các đ/chí ủy viên BCT, BBT, các đảng viên tiêu biểu của Đảng, các đ/chí ủy viên BCHTW Đảng, BCT đồng thời là CB lãnh đạo chủ chốt của NN, của các tổ chức CT-XH.8TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Kho lưu trữ cấp ủy tỉnh, thành phố gồm:+ Đại hội ĐB Đảng bộ tỉnh, thành phố;+ BCH Đảng bộ tỉnh, thành phố ;+ Các cơ quan tham mưu, giúp việc tỉnh, thành ủy; báo, nhà xuất bản, trường chính trị tỉnh.+ Các ĐU, ĐĐ, BCS đảng tỉnh, thành ủy;+ Các tổ chức CT-XH ở cấp tỉnh.9TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997- Kho LT cấp ủy huyện, quận, thị xã gồm:+ Đại hội ĐB Đảng bộ huyện;+ BCH Đảng bộ huyện;+ Các ban tham mưu, giúp việc HU; trung tâm chính trị huyện.+ Các TCCS Đảng;+ Các tổ chức CT-XH ở cấp huyện và cơ sở;+ ĐU xã, phường10TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Về loại hình TL: bao gồm TL giấy, tài liệu KHKT, TL nghe nhìnVề thể loại, thể thức VB, bao gồm: TL bản chính, bản sao có giá trị như bản chính, bản gốc, bản thảo nghị quyết, chỉ thị, thông báo, đề án, công văn, về giá trị TL, bao gồm: những TL đã được xác định THBQ lâu dài và vĩnh viễn.2. Thành phần TL nộp lưu vào LTLS11TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997* Kho lưu trữ TW Đảng- Tài liệu Đại hội ĐB toàn quốc của Đảng: giao nộp ngay sau khi Đại hội kết thúc; - Tài liệu của BCHTW: giao nộp sau một năm văn thư.- Tài liệu của các CQ tham mưu giúp việc, các CQ sự nghiệp của Đảng ở TW, các ĐĐ, BCS, các ĐU trực thuộc BCHTW: giao nộp sau 1 nhiệm kỳ BCHTW;- Tài liệu của các tổ chức CT-XH ở TW: giao nộp sau 2 nh/kỳ của tổ chức.- Hồ sơ cán bộ, đảng viên thuộc diện TW quản lý: giao nộp vào kho LT sau khi cán bộ, đảng viên đó qua đời.Thời hạn giao nộp TL vào KLT cấp ủy các cấp12TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Tài liệu đại hội ĐB tỉnh, thành phố: giao nộp ngay sau khi ĐH kết thúc. Tài liệu của tỉnh, thành ủy, VP tỉnh, thành ủy: giao nộp sau 1 năm văn thư.Tài liệu của các CQ tham mưu, giúp việc tỉnh ủy, thành ủy trừ VP tỉnh thành ủy), các ĐĐ, BCS đảng, ĐU trực thuộc: giao nộp sau 1 nh/kỳ tỉnh, thành ủy.Tài liệu của các tổ chức CT-XH ở cấp tỉnh: giao nộp sau 1 nh/kỳ của tổ chức.Hồ sơ cán bộ, đảng viên thuộc diện tỉnh, thành ủy quản lý: giao nộp vào kho LT tỉnh, thành uỷ khi cán bộ, đảng viên đó qua đời.* Kho lưu trữ tỉnh, thành ủy13TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997- Tài liệu Đại hội ĐB Đảng bộ huyện: giao nộp ngay sau khi ĐH kết thúc. - Tài liệu của HU, VPHU: giao nộp sau 1 năm văn thư.- Tài liệu các CQ tham mưu, giúp việc huyện, quận, thị, thành uỷ (trừ VP huyện, quận, thị, thành ủy): giao nộp sau 1 nh/kỳ HU.- Tài liệu của các tổ chức CT-XH cấp huyện, cơ sở xã, phường: giao nộp sau 1 nh/kỳ tổ chức.- Tài liệu các TCCS đảng: giao nộp sau 1 nhiệm kỳ TCCS đảng.- Hồ sơ cán bộ, đảng viên thuộc diện HU quản lý: giao nộp vào kho LT HU khi cán bộ đ/viên đó qua đời. * Kho lưu trữ huyện, quận, thị, thành ủy14TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972.4. Phương pháp tiến hành Xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệuTổ chức tiếp nhận tài liệu15TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973. Tổ chức sưu tầm, bổ sung những TL còn thiếu3.1. Xác định những TL còn thiếu3.2. Xác định nguồn sưu tầm3.3. Biện pháp sưu tầm 16TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997PHÂN LOẠI TÀI LIỆU CỦA ĐẢNG 1. Khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc, đặc trưng phân loại TL2. Phân loại TL Phông Lưu trữ ĐCSVN17TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc, đặc trưng phân loại TL1.1. Khái niệm1.2. Yêu cầu 1.3. Nguyên tắc 1.4. Đặc trưng 18TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972. Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN2.1. Khái niệm Phông Lưu trữ ĐCSVN2.2. Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN2.3. Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN19TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972.1. Khái niệm Phông Lưu trữ ĐCSVNPhông Lưu trữ ĐCSVN là toàn bộ TLLT được hình thành trong quá trình h/động của các CQ, TC của ĐCSVN, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức CT-XH; tài liệu về thân thế, sự nghiệp và h/động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là các cán bộ lãnh đạo chủ chốt của NN, của các tổ chức CT-XH.20TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972.2. Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN- Tài liệu của các tổ chức tiền thân của Đảng; các tổ chức tiền thân của các tổ chức CT-XH;- Tài liệu của Đại hội Đảng toàn quốc và Đại hội Đảng bộ các cấp; tài liệu của các BCS Đảng, ĐĐ, các ban, báo, tạp chí, trường đảng, trường chính trị, nhà xuất bản... của ĐCSVN (trước kia là Đảng Cộng sản Đông Dương, Đảng Lao động Việt Nam);- Tài liệu của các tổ chức CT-XH kể từ ngày thành lập;- Tài liệu của TW Cục miền Nam, các xứ ủy, liên khu ủy, khu ủy đã giải thể; 21TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997- Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và h/động của Chủ tịch HCM, các lãnh thụ tiền bối của Đảng, các đ/chí lãnh đạo Đảng đồng thời là lãnh đạo chủ chốt của NN và của tổ chức CT-XH; các cán bộ, đảng viên tiêu biểu của Đảng (do BBTTW Đảng quy định);- Hồi ký cách mạng của các đ/chí lãnh đạo chủ chốt của Đảng và các cán bộ lão thành cách mạng;2.2. Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN(tiếp theo)22TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972.2. Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN(tiếp theo)- Tài liệu về h/động của các ĐCS và công nhân, của các tổ chức và phong trào quốc tế có liên quan đến Đảng ta; về những quan hệ giữa đảng ta với các đảng, các tổ chức và phong trào quốc tế; về những chiến sĩ quốc tế đã h/động trên đất nước ta và những đảng viên tiêu biểu của Đảng ta làm nhiệm vụ quốc tế ở các nước khác.- Tài liệu của các chế độ phong kiến, thực dân, đế quốc xâm lược và các chính quyền tay sai phản động có liên quan trực tiếp đến h/động của Đảng ta và của các đoàn thể cách mạng.23TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972.3. Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVNViệc phân loại TL Phông LT ĐCSVN được thực hiện ở 3 cấp độ:- Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN để xác định màng lưới các kho lưu trữ.- Phân loại tài liệu trong từng kho lưu trữ cấp ủy.- Phân loại tài liệu trong từng phông lưu trữ.24TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Hệ thống các kho lưu trữ của Đảng gồm:- Kho Lưu trữ TW Đảng do Cục Lưu trữ VPTW Đảng quản lý.- Các kho LT tỉnh, thành ủy do VP tỉnh, thành ủy quản lý.- Các kho lưu trữ huyện, quận, thị, thành ủy do VP huyện, quận, thị, thành ủy quản lý.25TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Phân loại TL trong từng kho LT cấp ủy theo phông lưu trữ Khái niệm phông lưu trữ Các loại phông lưu trữ Xác định các phông trong từng kho lưu trữ cấp ủy 26TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ở Kho Lưu trữ TW Đảng có các phông LT sau:- Các phông ĐHĐB toàn quốc của Đảng, Hội nghị đại biểu toàn quốc của Đảng giữa nhiệm kỳ.- Phông BCHTW Đảng.- Các phông CQ tham mưu giúp việc, các ĐU trực thuộc BCHTW còn đang hoạt động.- Các phông TW Cục miền Nam, các xứ ủy, liên khu ủy, khu ủy, ban và ĐU trực thuộc TW đã giải thể.27TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ở Kho Lưu trữ TW Đảng có các phông LT sau:(tiếp)- Phông Chủ tịch Hồ Chí Minh- Các phông cá nhân lãnh đạo Đảng, NN, các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng.- Các sưu tập: Sưu tập tổ chức tiền thân, Sưu tập hội nghị thành lập Đảng; Sưu tập sách, báo, truyền đơn của Đảng...28TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ở các kho LT tỉnh, thành ủy có các phông LT sau- Phông CQ lãnh đạo đảng cấp tỉnh (gồm TL đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh và TL tỉnh ủy).- Các phông CQ tham mưu, giúp việc tỉnh, thành ủy.- Các phông ĐU trực thuộc tỉnh, thành ủy.- Các phông tổ chức CT-XH cấp tỉnh.- Phông trường chính trị tỉnh.- Phông báo đảng tỉnh.- Phông tỉnh ủy, thành ủy đã giải thể.- Các phông CQ tham mưu, giúp việc tỉnh, thành ủy; các ĐU trực thuộc tỉnh, thành ủy; trường Đảng tỉnh đã giải thể.- Phông liên hợp các BCS đảng cấp tỉnh 29TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ở các kho LT huyện, quận, thị, thành ủy trực thuộc tỉnh, thành ủy có các phông LT sau:- Phông CQ lãnh đạo đảng cấp huyện (bao gồm tài liệu đại hiệu đại biểu đảng bộ huyện, tài liệu BCH Đảng bộ huyện).- Các phông CQ tham mưu, giúp việc HU- Phông trường chính trị huyện.- Phông liên hợp các ĐU (khối cơ quan) trực thuộc HU- Các phông đảng bộ, chi bộ cơ sở (xã, phường, thị trấn).- Các phông tổ chức CT-XH cấp huyện.- Các phông liên hợp các tổ chức CT-XH cấp cơ sở trực thuộc.- Phông đảng bộ huyện đã giải thể. 30TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973.3. Phân loại TL trong một phông LT Nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phôngChọn và xây dựng phương án phân loạiPhân loại tài liệu theo phương án đã xây dựng 31TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU1. Khái niệm, yêu cầu XĐGTTL2. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu3. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu4. Xây dựng các công cụ xác định giá trị tài liệu5. Tổ chức xác định giá trị tài liệu 32TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Khái niệm, yêu cầu XĐGTTL1.1. Khái niệm1.2. Yêu cầu33TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu2.1. Nguyên tắc tính đảng 2.2. Nguyên tắc lịch sử2.3. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp34TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu3.1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu3.2. Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu3.3. Tiêu chuẩn ý nghĩa đơn vị hình thành phông3.4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu3.5. Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu35TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973.6. Tiêu chuẩn mức độ đầy đủ tài liệu của phông lưu trữ 3.7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu3.8. Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu3.9. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu.36TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819974. Xây dựng các công cụ XĐGTTL4.1. Xây dựng bảng THBQ tài liệu4.2. Danh mục hồ sơ4.3. Danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu 4.4. Danh mục thành phần TL thuộc diện nộp lưu4.5. Quy chế XĐGTTL4.6. Danh mục các sự kiện lịch sử4.7. ..37TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975. Tổ chức XĐGTTL5.1. Các giai đoạn XĐGTTL- XĐGTTL trong các CQ, TC là lựa chọn TL có giá trị khi lập HS để nộp lưu vào LTHH của CQ.XĐGTTL trong LTHH là kiểm tra lại giá trị các HS đã nhận từ các đơn vị, cá nhân trong CQ, TC giao nộp và lựa chọn HS nộp lưu vào LTLS.XĐGTTL trong LTLS là kiểm tra lại giá trị của các HS đã nhận từ LTHH của CQ và xem xét lại giá trị của các HS hết THBQ để loại huỷ. 38TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975.2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng XĐGTTL thuộc Phông LT ĐCSVN được thành lập tại VPTW Đảng, các CQ Đảng trực thuộc TW, các tổ chức CT-XH ở TW, các kho LT tỉnh, thành uỷ và các kho LT huyện, quận, thị uỷ. 39TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Nhiệm vụ và quyền hạn của Hội đồng XĐGTTL - Xét duyệt và quyết định THBQ- Kiểm tra xem xét theo định kỳ THBQ TLLT- Xét huỷ tài liệu đã hết giá trị lưu giữ và giám sát việc loại huỷ tài liệu.40TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Thành phần của Hội đồng XĐGTTL- Đối với các CQ Đảng trực thuộc TW và các tổ chức CT-XH ở TW:+ Đ/c lãnh đạo CQ, TC làm chủ tịch Hội đồng;+ Đ/c lãnh đạo VP phụ trách c/tác VT-LT làm uỷ viên;+ Đại diện LTCQ làm uỷ viên;+ Đại diện đơn vị có TL làm ủy viên.41TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997- Đối với các kho LT tỉnh uỷ, thành uỷ, huyện, quận, thị uỷ:+ Đ/c PBT thường trực cấp uỷ làm chủ tịch Hội đồng;+ Đ/c lãnh đạo VP phụ trách c/tác VT-LT làm uỷ viên;+ Đ/c trưởng kho LT làm uỷ viên;+ Đại diện đơn vị có TLLT nộp lưu vào kho LT cấp ủy làm uỷ viên.42TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973. Lề lối làm việc của Hội đồng XĐGTTL - Từng thành viên trong Hội đồng xem xét Mục lục hồ sơ, tài liệu được kiến nghị giữ lại bảo quản và Danh mục tài liệu được kiến nghị là hết giá trị. Đối với Danh mục tài liệu được kiến nghị là hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu;- Hội đồng họp thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;- Thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.43TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975.3. Qui trình xét loại huỷ tài liệu- Trình DMTL hết giá trị cho Hội đồng XĐGTTL- Hội đồng XĐGTTL họp và lập BB họp Hội đồng - Gửi c/văn đề nghị và toàn bộ HS xét huỷ xin ý kiến CQ LT cấp trên -Người đứng đầu CQ, TC có TL xét loại huỷ ra quyết định cho loại huỷ TL hết giá trị trên cơ sở kết luận của Hội đồng XĐGTTL và ý kiến của CQ LT cấp trên - Tiến hành loại huỷ tài liệu - Lập hồ sơ xét huỷ TL và lưu giữ vĩnh viễn trong hồ sơ phông LT.44TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997CHỈNH LÝ TÀI LIỆUI. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc chỉnh lý TLII. Các công việc chuẩn bị chỉnh lý III. Thực hiện chỉnh lý IV. Kết thúc chỉnh lý45TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc công tác chỉnh lý TL1 Khái niệm2 Mục đích3 Yêu cầu4 Nguyên tắc46TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Khái niệmChỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại TL trong phông theo 1 phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới những hồ sơ; XĐGTTL; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối TL đưa ra chỉnh lý.47TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972. Mục đíchTổ chức sắp xếp TL đưa ra chỉnh lý 1 cách khoa học.Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng TL.Loại ra những TL hết giá trị để tiêu huỷ => góp phần tiết kiệm được kho tàng và các phương tiện bảo quản TL. 48TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973. Yêu cầu Sau khi chỉnh lý, TL phải đạt được yêu cầu sau:Được phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh (đảm bảo được mối liên hệ tự nhiên của tài liệu).Đối với LTHH: xác định THBQ cho hồ sơ, tài liệu Đối với LTLS: xác định TL cần bảo quản VV và TL hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu Lập MLHS tài liệu (đáp ứng nhu cầu tra tìm nhanh chóng, chính xác)Lập danh mục TL hết giá trị, loại ra để tiêu huỷ.49TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819974. Nguyên tắcKhông phân tán phông, phải chỉnh lý TL theo phông.Tài liệu khi p/loại, lập hồ sơ phải đảm bảo sự hình thành tự nhiên của TL.Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các h/động của CQ, TC; phải phản ánh được mối liên hệ logíc và lịch sử của TL. 50TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997II. Các công việc chuẩn bị chỉnh lý 1 Giao nhận tài liệu 2 Khảo sát tài liệu3. Thu thập, bổ sung tài liệu4. Biên soạn các văn bản h/dẫn chỉnh lý và lập KH chỉnh lý51TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Giao nhận tài liệuNội dung: Quá trình xuất TL ra khỏi kho để chỉnh lý phải thực hiện việc giao nhận TL. Việc giao nhận TL phải được lập thành BB. Mục đích của việc lập BB giao nhận TL: - Quản lý chặt chẽ khối TL được xuất khỏi kho.- Để truy cứu tr/nhiệm cho những bên liên quan khi có sự cố đối với TL.52TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972. Khảo sát tài liệu * Nội dung khảo sát:Tên phông, giới hạn thời gian của TL trong phôngKhối lượng TL đưa ra chỉnh lý (? m giá, cặp, bó, gói, hồ sơ..)Loại hình TL (hành chính, KHKT)Thành phần TL (thuộc lĩnh vực gì, của đơn vị tổ chức nào)Tình trạng TL (cũ, mới, đã được lập hồ sơ hay đang còn bó gói, TL trong phông đủ hay thiếu..)Giá trị chung của TL (cao hay thấp)53TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997*Mục đích khảo sát Biên soạn bản LSĐVHTP và LSP.Chọn ph/án phân loại được phù hợpViết các bản h/dẫn nghiệp vụ trong chỉnh lýXĐGTTL của phôngLập kế hoạch chỉnh lýTiến hành sưu tầm TL còn thiếuChủ động chuẩn bị CSVC cho đợt chỉnh lý54TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973. Thu thập, sưu tầm TL còn thiếu Thông qua khảo sát TL, có thể thấy TL của phông đủ hay thiếu, nếu thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung. Nguồn thu thập, bổ sung bao gồm:Các đơn vị tổ chức có TL trong phôngCác CB được giao nh/vụ giải quyết công việc- CB, CC đã nghỉ hưu hoặc chuyển c/tácCQ chủ quản cấp trên hoặc CQ trực thuộc. 55TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819974. Thu thập, bổ sung TL còn thiếuMục đích của việc thu thập, bổ sung tài liệu: - Tạo cơ sở cho việc hoàn chỉnh và phong phú khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.- Tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý.56TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975. Biên soạn các VB h/dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý5.1 Biên soạn bản LSĐVHTP và LSP5.2 Biên soạn bản h/dẫn phân loại, lập HS5.3 Biên soạn bản h/dẫn XĐGTTL5.4 Lập kế hoạch chỉnh lý 57TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975.1 Biên soạn bản LSĐVHTP và LSPLSĐVHTP: là bản tóm tắt quá trình h/ động, ch/năng, nh/vụ, qu/hạn, CCTC qua các thời kỳ lịch sử của CQ tạo ra phông TL. LSP: là bản tóm tắt tình hình và đặc điểm TL của phông LT. 58TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975.2 Biên soạn bản h/dẫn phân loại, lập HSBản h/dẫn phân loại TL của phông: hướng dẫn cụ thể các bước phân loại của cả phông thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ. Nhóm nhỏ cuối cùng tương đương với hồ sơ 59TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975.2 Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (tiếp theo)Bản hướng dẫn LHS: hướng dẫn chi tiết về: - Ph/pháp tập hợp VB - Cách sắp xếp VB trong HS - Cách đánh số tờ - Cách biên mục bên trong (Mục lục văn bản) - Cách biên mục bên ngoài (Ngoài bìa HS))60TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975.3 Biên soạn bản h/dẫn XĐGTTLChỉ rõ THBQ cho từng loại TL, chỉ rõ những loại TL hết giá trị =>loại ra tiêu huỷ61TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975.4 Lập kế hoạch chỉnh lý Để việc chỉnh lý TL được khoa học, thống nhất, đúng tiến độ => phải lập kế hoạch chỉnh lý.Kế hoạch chỉnh lý là 1 VB dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và CSVC phục vụ cho việc chỉnh lý.62TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997* Nội dung của bản kế hoạch chỉnh lýMục đích, yêu cầu chỉnh lýNội dung công việc trong chỉnh lýLực lượng tham gia chỉnh lýĐịa điểm, kinh phí chỉnh lýThời gian bắt đầu và kết thúc chỉnh lý => Kế hoạch này phải được Lãnh đạo CQ, TC duyệt, CB tham gia chỉnh lý phải nắm vững nội dung kế hoạch.63TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Chuẩn bị các phương tiện phục vụ chỉnh lýCác phương tiện cần thiết và chủ yếu phục vụ cho quá trình chỉnh lý gồm: phòng làm việc, bàn chỉnh lý, cặp ba dây, bìa hồ sơ, giấy nháp, bút chì, bút bi, bút viết bìa hồ sơ, tẩy chì, bút xóa, ghim vòng nhựa, dập ghim, dao, kéo, tờ mục lục tài liệu, tờ chứng từ kết thúc, dây buộc... 64TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997III. Thực hiện chỉnh lý 1. Phân loại tài liệu 2. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ3. Hệ thống hoá hồ sơ, lập MLHS4. Biên mục hồ sơ5. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu 6. Đ