Nghiệp vụ luu trữ trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp

Nghiệp vụ luu trữ trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp TS. Nguyễn Lệ Nhung0912581997Thành phần tài liệu của doanh nghiệpĐiều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; các giấy phép và giấy chứng nhận khác;Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán độc lập;Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm; Các tài liệu khác theo quy định của pháp luật. 1. Nghiệp vụ thu thập tài liệuThu thập tài liệu là toàn bộ những công việc có liên quan đến việc lựa chọn, tiếp nhận các tài liệu có giá trị vào lưu trữ Mục đích của thu thập tài liệu:Bảo đảm sự đầy đủ và chất lượng đối với tài liệu của cơ quanTạo tiền đề để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo.1. Nghiệp vụ thu thập tài liệuTrách nhiệm của cán bộ lưu trữ:Xác định nguồn thu thập (Thu ở đâu?)Xác định thành phần thu thập (Thu cái gì?)Lập kế hoạch thu thập (Khi nào thu?)Chuẩn bị điều kiện để tiếp nhận tài liệuYêu cầu đối với việc thu thập tài liệuCần được tiến hành thường niênCần có biên bản bàn giao tài liệu giữa bên giao và bên nhậnTài liệu thu thập phải được lập hồ sơ2. Phân loại tài liệuPhân loại tài liệu là phân chia tài liệu thành các nhóm từ nhóm lớn, nhóm nhỏ và nhóm nhỏ nhất (hồ sơ).Mục đích của phân loại tài liệu:Tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu, tạo điều kiện khai thác thông tin phục vụ hoạt động của cơ quan thuận lợi, nhanh chóng Có chế độ bảo quản tài liệu phù hợpHạn chế tình trạng trùng thừa tài liệu2. Phân loại tài liệuTrách nhiệm của cán bộ lưu trữ:Lựa chọn cách thức phân loại tài liệuPhân loại và sắp xếp tài liệu theo cách đã lựa chọnCác cách phân loại tài liệu+ Theo đơn vị tổ chức+ Theo lĩnh vực (mặt) hoạt động+ Theo thời gianCách phân loại tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chứcBước 1: Tài liệu được chia theo năm (dương lịch)Bước 2: Tài liệu trong từng năm được chia theo các đơn vị tổ chức (phòng)Bước 3: Tài liệu trong từng đơn vị được chia theo từng mảng hoạt động của đơn vịBước 4: Tài liệu trong từng mảng hoạt động tỉếp tục được phân chia đến hồ sơví dụ: Các hồ sơ tài liệu được hình thành trong hoạt động của một cơ quan A1.Hồ sơ về mua trang thiết bị văn phòng năm 20082. Hồ sơ về thanh lý tài sản cơ quan 20083. Hồ sơ về sửa chữa trang thiết bị văn phòng 20084. Hồ sơ về tuyển dụng cán bộ năm 200b5. Hồ sơ đấu thầu công trình A năm 20086. HỒ sơ về nộp thuế kinh doanh năm 20087. Hồ sơ về nâng lương cho cán bộ năm 20088. Hồ sơ quyết toán tài chính công trinh A năm 20089. Hồ sơ tổng kết công tác năm 200810. Tập báo cáo tài chính năm 200811. Hồ sơ khen thưởng cán bộ12. Kế hoạch tài chính năm 200813. Hồ sơ về thành lập Phòng Kinh doanh năm 2008Yêu cầu đối với việc phân loại tài liệuSau khi phân loại, một hồ sơ (tài liệu) chỉ được bảo quản tại 1 địa chỉHồ sơ tài liệu sau khi được phân loại phải được hệ thống hoá theo một trật tự logic theo các cách sau:+ Theo vấn đề+ Theo a,b,c+ Theo địa dư+ Theo tác giả ban hành văn bảnVí dụ: tài liệu của Phòng Tổ chức cán bộVấn đề về tổ chức bộ máy+ Thành lập tổ chức+ Giải thể, chia táchVấn đề về nhân sự+ Tuyển dụng+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm+ Khen thưởng, kỷ luật+ Lương3. Xác định giá trị tài liệu- Xác định giá trị tài liệu là việc định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệuMục đích của xác định giá trị tài liệu:Lưu trữ được những tài liệu có giá trị phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin của cơ quanLoại hủy những tài liệu hết giá trị3. Xác định giá trị tài liệu- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:Bám sát quy đinh của pháp luật và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để xác định giá trị tài liệuLập danh mục tài liệu hết giá trị Tham mưu cho lãnh đạo thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệuYêu cầu đối với việc xác định giá trị tài liệuXác định chính xác thời hạn bảo quản cho tài liệuXem xét tài liệu ở nhiều góc độ sử dụng khác nhauThời hạn bảo quản tài liệuVĩnh viễnCó thời hạn: 5 năm; 10 năm; 20 năm; 50 năm đánh giá4. Tổ chức sử dụng tài liệuTổ chức sử dụng tài liệu là những hoạt động nhằm đáp ứng các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Mục đích của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:Phát huy những giá trị thông tin trong tài liệu lưu trữ vào hoạt động hiện hành của cơ quanPhục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra các hoạt động đã qua của cơ quan4. Tổ chức sử dụng tài liệuTrách nhiệm của cán bộ lưu trữ:Xây dựng thủ tục khai thác sử dụngXác định hình thức tổ chức khai thác sử dụngXây dựng các công cụ phục vụ khai thác sử dụng tài liệuPhục vụ khai thác kịp thời các nhu cầu sử dụng tài liệuYêu cầu đối với việc tổ chức sử dụng tài liệuBảo đảm phục vụ nhanh chóng, chính xác, đầy đủ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệuBảo vệ bí mật tài liệu lưu trữGiữ gìn an toàn tài liệu lưu trữ