Nội dung và mục tiêu học tập Kaizen

NỘI DUNG & MỤC TIÊU HỌC TẬP KAIZEN Nội dung: 1: KAIZEN, KAIZEN TEIAN LÀ CÁI GÌ & TẠI SAO (What and Why) 2: LÀM CÁCH NÀO ĐỂ THỰC HIỆN KAIZEN TEIAN (How), LÀM SAO CHO MUỐN & LÀM THẾ NÀO ĐỂ BIẾT (Want & Know) 3: KAIZEN CỦA AI SẼ ĐƯỢC THỰC HIỆN (Who) Mục tiêu của khóa học Sau khi kết thúc buổi học, học viên có khả năng : 1.Viết bản đề xuất ý tưởng Kaizen trong vòng ba phút.2.Viết ra ít nhất 10 hành động để khuyến khích bản thân hay nhân viên đóng góp ý tưởng Kaizen. 3.Chọn ra các đề xuất tốt sẽ được thực hiện trong số các ý tưởng Kaizen được đề xuất. 4.Đóng góp ít nhất 2 ý tưởng Kaizen mỗi tháng với tỷ lệ ý tưởng được thực hiện là. 70 %. Kai là thay đổi Zen là tốt hơn 改善(Kaizen): improvement 提案 (Teian): proposal Kaizen Teian là một hệ thống đề xuất và thực hiện các ý tưởng Kaizen của nhân viên. 3 ĐỊNH NGHĨA KAIZEN Kaizen là thay đổi phương pháp hoặc kỹ năng sử dụng phương tiện để cải tiến. Kaizen là chọn cách làm tốt hơn, không bám dính vào một cách làm, nghiên cứu, suy nghĩ để đề ra cách làm mới Kaizen là thay đổi nhỏ, thực hiện ngay và tiếp tục. Kaizen là thực hiện những thay đổi có tính thực tiển và nằm trong giới hạn nguồn lực có sẵn. LOẠI BỎ Dừng ngay những việc làm vô ích.Đừng bám vào cách làm cũ. 3 Quy tắc KAIZEN GIẢM BỚT Nếu không thể ngưng ngay tòan bộ, thửgiảm bớt. THAY ĐỔI Có nhiều phương pháp đểhòan thành mục tiêu. Thay đổi công cụ. Loại bỏ GIẢM BỚT THAY ĐỔI THAY ĐỔI THAY ĐỔI THAY ĐỔI 3 Nguyên lý cơ bản KAIZEN 3 nguyên lý cơ bản : Thay đổi từng phần một không thay đổi tòan thể. Chia nhỏ vấn đề và bắt đầu với một phần nhỏ thôi Thay đổi từ các góc độ khác nhau: Thay đổi ở các cấp độ khác nhau. Khởi đầu bằng những gì có thể được làm ngay Ví dụ: Vấn đề : Cái thiết bị đo được treo cao trên tường. Muốn đọc được người ta phải bắc thang leo lên. Leo như thế rất nguy hiểm. Giải pháp: Bạn có thể quấn dây an tòan quanh mình, để lỡ trượt chân khỏi thang, dây an tòan sẽ giữ bạn lại. Bạn có thể mang bao tay và giày đặc biệt có tráng chống trượt. Bạn có thể gắn một tấm gương hoặc máy camera để hiển thị thiết bị đo mà không cần phải leo thang Kaizen mang lợi ích cho ai ? Tại sao các tổ chức, công ty cần xây dựng Kaizen Teian ? KAIZEN mang lại lợi ích cho ai ? LÀM SAO ĐỂ VIẾT Ý TƯỞNG KAIZEN TRONG 3 PHÚT PHIẾU ĐỀ XUẤT Ý TƯỞNG KAIZEN MẪU BẢN ĐỀ XUẤT KAIZEN Đặc điểm của bản đề xuất: Trước: Vấn đề gì ? Sau: Được cải tiến như thế nào ? Hiệu quả: Kết quả ra sao ? Thời gian viết bản đề xuất: ba phút. Nội dung 25-75 chữ 3 PHÚT 25 CHỮ VÍ DỤ 1 VÍ DỤ 2 3 HỆ THỐNG Hệ thống tiếp nhận, xử lý, phản hồi, hỗ trợ thực hiện ý tưởng (phiếu đề xuất ý tưởng, bảng tin, hộp thư,.. 2. Hệ thống quảng bá, xúc tiến, khen thưởng (bản tin Kaizen, tạp chí Kaizen, đài phát thanh, tổ chức sự kiện, phần thưởng,...) 3. Hệ thống đào tạo tại chỗ (on job training) (phương pháp giải quyết vấn đề, tư duy sáng tạo) TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN KAIZEN 3 GIAI ĐOẠN 1.Khuyến khích: Ở giai đoạn đầu tiên, người quản lý nên hỗ trợ và khuyến khích nhân viên đề xuất ý tưởng mà không chú trọng giá trị của ý tưởng. 2. Đào tạo: Giai đoạn 2 , người quản lý cần hướng dẫn, gợi ý và huấn luyện nhân viên các phương pháp giải quyết vấn đề, tư duy sáng tạo nhằm giúp nhân viên có thể đóng góp được nhiều ý tưởng có giá trị 3.Hiệu quả: Giai đoạn 3, sau khi nhân viên hăng hái tham gia đề xuất ý tưởng và được đào tạo, người quản lý mới chú trọng đến giá trị kinh tế của sáng kiến. Giai đoạn 3 là thành quả của giai đoạn 1 và 2. 4 BƯỚC THỰC HIỆN: 1. Nhân viên nhận dạng vấn đề, lãng phí, cơ hội cải tiến, đưa ra giải pháp cải tiến và điền vào phiếu đề xuất ý tưởng (ghi đơn giản trong vòng 3 phút) 2. Người quản lý khen thưởng nhân viên có ý tưởng , xem xét, đánh giá ý tưởng và phản hồi cho nhân viên trong vòng 24 h. Nếu ý tưởng được chấp nhận, người quản lý hỗ trợ và tạo điều kiện để nhân viên thực hiện ý tưởng. Nếu ý tưởng không thực hiện được, người quản lý sẽ hướng dẫn, gợi ý, trang bị cho nhân viên các phương pháp tư duy , sáng tạo và đề nghị nhân viên bổ sung ý tưởng. 3.Nhân viên tự thực hiện ý tưởng hay thực hiện với sự giúp đở của đồng nghiệp và người lãnh đạo. 4.Người quản lý công bố sáng kiến và khen thưởng nhân viên. XÚC TIẾN & QUẢNG BÁ KAIZEN Nhân viên xúc tiến Nhắc nhở hàng ngày Bảng thông tin Bản tin Kaizen Hệ thống khen thưởng Sự công nhận Hội thảo Kaizen 3 yếu tố cho buổi hội thảo Kaizen 1.Cái gì 2.Tại sao 3.Như thế nào TIẾP NHẬN & PHẢN HỒI . Thời gian phản hồi:Tại Dana, thường chỉ trong 24 giờ là người lao động có thể biết ý tưởng có được chấp nhận không.Lý tưởng nhất là nên phản hồi ngay lập tức. Ví dụ : Pat Pilleri quản một nhà máy 750 người, vậy mà ông lại có thể bỏ ra nửa ngày làm việc để lắng nghe công nhân. Ông đọc từng ý kiến đề xuất, rồi ủy quyền cho các cán bộ phản hồi trong vòng 24 giờ. Phê phán Những ý tưởng bị từ chối ĐÀO TẠO & HUẤN LUYỆN Mời cấp trên đọc quyển sách Kaizen Nhanh và Dễ. Mở các khóa nhập môn Kaizen chừng ba giờ đồng hồ, với mụctiêu là trước khi kết thúc khóa thì các học viên có thể viết ra các Kaizen trong vòng ba phút với khỏang 75 từ. 1. Cải tiến công việc cá nhân 2. Tiết kiệm năng lượng, nguyên vật liệu và các nguồn lực khác 3. Cải thiện môi trường làm việc. 4. Cải tiến máy móc và qui trình làm việc. 5. Cải tiến công cụ. 6. Cải tiến công việc tại văn phòng 7. Cải tiến chất lượng sản phẩm. 8. Ý tưởng về sản phẩm mới 9. Cải tiến dịch vụ và mối quan hệ với khách hàng. 10.Cải tiến khác. CẢI TIẾN CÁI GÌ ? 9 VÙNG LÃNG PHÍ CẦN Ý TƯỞNG CẢI TIẾN 1. Lãng phí thời gian vận chuyển nguyên vật liệu, dụng cụ,... 2. Lãng phí do dự trữ tồn kho quá mức cần thiết. 3. Lãng phí do thời gian di chuyển hay thao tác không cần thiết của nhân viên. 4. Lãng phí do thời gian chờ đợi con người, máy móc, nguyên vật liệu,.. 5. Lãng phí do sản xuất vượt quá yêu cầu của giai đoạn sản xuất kế tiếp. 6. Lãng phí do sản xuất , thực hiện công việc không được khách hàng yêu cầu. 7. Lãng phí do làm sai, làm hỏng phải sửa lại 8. Lãng phí không gian làm việc do sắp xếp, bố trí, dụng cụ, máy móc, con người,.. không hợp lý. 9. Lãng phí năng lượng sử dụng. 4 K Kusai -Những vật bốc mùi hôi. Kitsui- Những vật nặng nề hoặc đen tối Kitanai-Những vật bẩn thỉu. Kitken-Những vật nguy hiểm 5 S Seiri- Những vật dư thừa, không sử dụng tồn đọng nơi làm việc. Seiton- Những vật phải luôn tìm kiếm khi cần sử dụng. Seiso- Những vật, các nơi thường xuyên dơ, bẩn. Seiketsu- Những việc, vật thường xuyên không được kiểm tra, chăm sóc. Shitshuke- Những việc không làm đúng quy trình chuẩn hay những việc chưa được tiêu chuẩn hóa. 4 CÁCH PHÁT HIỆN CƠ HỘI KAIZEN 1.Hình tượng hóa sự việc (tưởng tượng) bằng cách chuẩn bị sẵn một bảng liệt kê những mục cần kiểm tra và chụp ảnh nơi làm việc.Sau khi xem xét kỹ lưởng bảng liệt kê đó và các ảnh chụp sẽ phát hiện nhiều thứ cần cải tiến. 2. Tìm ra cách làm sao không quên. Thay những câu nói “Hãy cẩn thận”, “Phải có ý thức”, “Phải coi chừng” bằng “Chúng ta phải thay đổi, để khỏi phải cẩn thận, không quên nữa.  3. Mỗi tháng kiểm tra công việc, xem xét lại phương pháp làm việc ít nhất một lần. 4.Sưu tập và đọc các ví dụ về Kaizen. CẢI TIẾN NHƯ THẾ NÀO ?CÁC HÌNH THỨC KAIZEN a. Kaizen thông qua việc sử dụng các chức năng sẵn có nhưng chưa được dùng tới b.Kaizen thông qua việc tận dụng hòan tòan các hệ thống dịch vụ tiện dụng CÁC HÌNH THỨC KAIZEN c.Kaizen thông qua việc sáng chế ra các công cụ hỗ trợ d.Kaizen thông qua bắt chước, tìm thông tin ở các lĩnh vực tương tự hay các lĩnh vực chủ đạo chuyên giải quyết các khó khăn tương tự Bước 1 : Mục đích cuối cùng cần đạt (MĐCC) ? Bước 2: Hành động, tác động, kết quả không mong đợi, tình trạng, hiện trạng không như ý muốn là cái gì ? (KQKMĐ) Bước 3: Yếu tố chính yếu (YTC) nào gây ra hành động, tác động, tình trạng không mong muốn kể trên  YTC là cái gì ? Ai ? ở đâu ? Khi nào ? Trong điều kiện nào ? Như thế nào ? (What, Who, When, Where, How), Tại sao ? (5 Why) (Tiếp tục câu hỏi trên 5 lần). Bước 4 : Mối liên hệ giữa YTC và KQKMĐ là gì ? Bước 5: Làm cách nào để phá vỡ mối liên hệ giữa tác động, kết quả không mong đợi và yếu tố chính gây ra nó ? (ưu tiên sử dụng cái có sẵn, không mất tiền, hạn chế thêm thay bằng cái không có sẵn, đắt tiền, phức tạp,...) 5.1 Dùng công cụ 1 và 2 để loại bỏ YTC 5.2 Nếu không lọai bỏ được thì thay đổi YTC bằng các công cụ (3,4,5,6) để phá vỡ mối liên hệ giữa tác động, kết quả không mong đợi và yếu tố chính gây ra nó. PHƯƠNG PHÁP 5 BƯỚC PHÁT Ý TƯỞNG KAIZEN Sử dụng 6 công cụ Kaizen 1.Vung gươm tự xử (cắt bỏ) 2.Ký sinh (loại bỏ có thay thế) 3.Sinh sản vô tính (nhân hai, nhân ba) 4.Đa đoan (định ra chức năng mới) 5.Khắc xuất khắc nhập (phân chia) 6.Tóc Hifi (khác biệt,bất đối xứng). 1.Vung gươm tự xử (cắt bỏ): Phát ý tưởng Kaizen bằng cách loại bỏ Yếu tố chính yếu (YTC) gây ra hành động không mong muốn Ví dụ : 2.Ký sinh (loại bỏ có thay thế) Phát ý tưởng Kaizen bằng cách loại bỏ Yếu tố chính yếu (YTC) gây ra hành động không mong muốn Hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của phần bị loại bỏ sẽ được các bộ phận khác (có cùng chức năng, cùng cách sản xuất, tiếp xúc trực tiếp hay hoạt động cùng lúc) trong môi trường xung quanh thực hiện Ví dụ : 2.Ký sinh (loại bỏ có thay thế) Phát ý tưởng Kaizen bằng cách loại bỏ Yếu tố chính yếu (YTC) gây ra hành động không mong muốn Hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của phần bị loại bỏ sẽ được các bộ phận khác (có cùng chức năng, cùng cách sản xuất, tiếp xúc trực tiếp hay hoạt động cùng lúc) trong môi trường xung quanh thực hiện Ví dụ : 3. Sinh sản vô tính (nhân hai, nhân ba) Phát ý tưởng Kaizen bằng cách nhân đôi, nhân ba (đưa vào bản sao copy ) Yếu tố chính yếu (YTC) gây ra hành động không mong muốn hay các yếu tố trong môi trường xung quanh Ví dụ : 4.Đa đoan (Định ra chức năng mới) Phát ý tưởng Kaizen bằng cách định ra chức năng, công dụng mới cho Yếu tố chính yếu (YTC) gây ra hành động không mong muốn hay các yếu tố trong môi trường xung quanh. Ví dụ : 5.Khắc xuất khắc nhập (Phân chia): Phát ý tưởng Kaizen bằng cách tách rời, di chuyển bộ phận (thành phần) của Yếu tố chính yếu (YTC) gây ra hành động không mong muốn hay yếu tố trong môi trường xung quanh sang vị trí mới bên trong hay bên ngoài .Sắp xếp hay kết hợp các bộ phận (thành phần) khác của Yếu tố chính yếu (YTC) gây ra hành động không mong muốn hay các yếu tố trong môi trường xung quanh theo kiểu mới. Ví dụ : 5.Khắc xuất khắc nhập (Phân chia): Phát ý tưởng Kaizen bằng cách tách rời, di chuyển bộ phận (thành phần) của Yếu tố chính yếu (YTC) gây ra hành động không mong muốn hay yếu tố trong môi trường xung quanh sang vị trí mới bên trong hay bên ngoài .Sắp xếp hay kết hợp các bộ phận (thành phần) khác của Yếu tố chính yếu (YTC) gây ra hành động không mong muốn hay các yếu tố trong môi trường xung quanh theo kiểu mới. Ví dụ : 6. Phân tâm nhị dụng(khác biệt, bất đối xứng): Phát ý tưởng Kaizen bằng cách làm cho Yếu tố chính yếu (YTC) gây ra hành động không mong muốn hay các yếu tố trong môi trường xung quanh từ hình dạng,cấu tạo đối xứng, cân đối, giống nhau, liên tục trở nên bất đối xứng, khác biệt, mất cân đối, ngắt quảng, thay đổi hình dạng, thay đổi chiều sử dụng,.. Ví dụ : VÍ DỤ : Công ty (Fujitsu) gởi hơn 210 thực tập sinh qua Nhật đào tạo. Sau một tháng, Công ty tổ chức cho thực tập sinh nói chuyện qua cầu truyền hình với người nhà, mỗi tối thứ bảy hàng tuần. Một lần, đường dây truyền hình bị kẹt, chỉ thấy hình, không nghe tiếng. Phòng nhân sự phải sắp xếp xe đưa thân nhân về (Có người ở Cà Mau, Sóc Trăng). Hãy phát ý tưởng Kaizen để không phải dời ngày gặp mặt. (Nguồn: báo tường TSK số 4/1999, tác giả Kaizen T.T.T.C) CÁC VÍ DỤ KAIZEN & BÀI THỰC HÀNH Bài giải Bước 1:Mục đích cuối cùng: Thân nhân và học sinh có thể trò chuyện với nhau, vừa nghe tiếng vừa thấy hình. Bước 2: Hành động, tác động hay kết quả không mong đợi, tình trạng, hiện trạng không như ý muốn là cái gì (KQKMD) ? Thân nhân thực tập sinh không nói chuyện được với thực tập sinh. Bước 3: Yếu tố chính yếu (YTC) nào gây ra hành động, tác động,..không mong muốn kể trên ? Tốc độ truyền âm thanh của cầu truyền hình. Bước 4 : Mối liên hệ giữa YTC và KQKMD là gì ?Tốc độ truyền âm thanh của cầu truyền hình càng thấp thì thân nhân thực tập sinh càng không nói chuyện được. Bước 5:Làm cách nào để loại bỏ phá vỡ mối liên hệ giữa tác động, kết quả không mong đợi và yếu tố chính gây ra nó ?. Dùng công cụ: Công cụ số 2 Ký sinh: Không dùng âm thanh của cầu truyền hình, chỉ dùng hình ảnh,chức năng của bộ phận này sẽ được thay thế bởi các bộ phận của môi trường xung quanh. Ý tưởng Kaizen: Nhìn hình qua màn ảnh, nói chuyện qua điện thoại. VÍ DỤ 2 Để đậu xe hơi trong bãi xe riêng của công ty, mỗi nhân viên được phát một thẻ gửi xe dán trên kính xe. Nhiều nhân viên đề nghị cấp thêm cho họ nhiều thẻ gửi xe với lý do là họ có nhiều xe.Ban quản lý bải gửi xe phải chấp nhận cấp nhiều thẻ cho một nhân viên, nhưng để tránh trường hợp nhân viên đưa thẻ cho người thân hay bạn bè sử dụng, hãy đưa ra ý tưởng Kaizen sao cho đáp ứng được yêu cầu của nhân viên đồng thời chỉ cho phép một thẻ đậu một xe (Nguồn Triz Journal ) BÀI TẬP Bài tập 1: Để thay các bóng đèn đường cao khoảng 6 m, nhà máy chúng tôi thường hay sử dụng giàn giáo xây dựng. Các giàn giáo này được xếp chồng lên nhau cho đến độ cao nhất định (thường là 5-6 tầng). Để thuận lợi cho việc di chuyển tránh tháo lắp nhiều lần, 4 bánh xe được lắp dưới tầng cuối cùng. Bánh xe rất thuận tiện cho việc di chuyển giàn giáo nhưng lại không vững, gây dao động rất lớn. Dao động này gây tâm lý lo sợ cho nhân viên vận hành ở trên và nhiều nhân viên từ chối làm việc trên cao (dù khả năng đổ là không thể xảy ra vì đã được neo vào cột điện). Để đảm bảo giàn không dao động thì thường phải tháo bánh xe ra. Do đó thường nhân viên tháo nửa giàn (3 tầng) để nâng lên gắn bánh xe di chuyển đến nơi khác, sau đó tháo bánh xe ra và ghép tiếp các tầng còn lại. Phương pháp này rất tốn công và mất thời gian. (Nguồn báo tường TSK, số 1/2004, Tác giả Kaizen Bùi Nguyễn Kha) Hãy cho ý tưởng Kaizen để thực hiện công việc này nhanh và ít tốn sức hơn. BÀI TẬP 2: Cần cắt một tấm nylon 1 m x 1m thành từng sợi nhỏ 5 mm x 1000 mm. Làm sao để cắt nhanh ? Làm sao để dao cắt lâu mòn ? (Nguồn báo tường TSK, số 4/1999, Tác giả Kaizen L.V.K) ĐÁNH GIÁ CÁC Ý TƯỞNG KAIZEN Ý TƯỞNG KAIZEN KHẢ THI CẦN CÓ ĐỦ 3 YẾU TỐ SAU: THAY ĐỔI VỀ PHƯƠNG PHÁP, CÔNG CỤ. THAY ĐỔI TRONG GIỚI HẠN VÀ ĐIỀU KIỆN THỰC TẾ: Giữ nguyên ưu điểm. Loại bỏ khuyết điểm Tận dụng được cái có sẵn, ít tốn kém. Không đưa thêm công cụ, bộ phận, thao tác,....làm tăng tính phức tạp. Không đưa thêm công cụ, bộ phận, thao tác gây khó khăn trong việc điều khiển. Không làm mất đi chức năng, công dụng, mục đích của máy móc, bộ phận, thao tác,.... NGƯỜI ĐỀ XUẤT TỰ THỰC HIỆN MÀ KHÔNG CẦN HỖ TRỢ HAY HỖ TRỢ RẤT ÍT.