Quản lý dự trữ

QUẢN LÝ DỰ TRỮ 1. Giới thiệu Dự trữ là việc lưu giữ những hàng hoá hay nguyên liệu trong kho của chính doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp cũng như nhu cầu sản phẩm của khách hàng. Tuy nhiên, trong môi trường cạnh tranh người ta cần xem xét thận trong yếu tố chi phí dự trữ nhằm đảm bảo cạnh tranh trong kinh doanh. Hệ thống sản xuất "đúng thời điểm" hay còn gọi là “không kho” (JIT- Just in time) được hình thành xuất phát từ quan điểm như vậy. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay, phương pháp truyền thống để quản lý dự trữ vẫn còn quan trọng và cần thiết, nhất là đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam. Trong phần này giới thiệu những yếu tố cơ bản của quản lý dự trữ truyền thống, một số mô hình kỹ thuật thông dụng để quản lý dự trữ hiệu quả. Trong đó: (1). Quản lý dự trữ, (2). Dữ liệu dự trữ, (3). Kiểm kê hàng hoá, là những nội dung chính của phần này. 2. Khái niệm và vai trò dự trữ trong hệ thống sản xuất kinh doanh 2.1. Dự trữ là gì? Dự trữ bao gồm các sản phẩm hay nguyên liệu, nhiên liệu đang lưu trong kho, đang trên đường vận chuyển, đang chờ sản xuất dở dang…và cả những thành phẩm đang chờ bán. Hay nói cách khác, dự trữ bao gồm: Tất cả các sản phẩm, hàng hoá mà doanh nghiệp có để bán. Tất cả nguyên vật liệu, phụ tùng mà doanh nghiệp lưu giữ và sử dụng để sản xuất ra các sản phẩm hay cung cấp dịch vụ. Cần chú ý phân biệt: hàng dự trữ và hàng ế thừa. Các loại hình kinh doanh khác nhau có các loại dự trữ khác nhau, ví dụ: + Kho cửa hàng bán lẻ + Nhà sản xuất + Người cung ứng dịch vụ 2.2. Thế nào là quản lý dự trữ Quản lý dự trữ là việc tổ chức quản lý tất cả các công việc, các dữ liệu liên quan đến công tác dự trữ để đảm bảo dự trữ một cách hiệu quả và giảm chi phí. Một cách cụ thể hoá, quản lý dự trữ là tổ chức thực hiện những việc sau: Nhận hàng: Đo lường và kiểm tra tình trạng hàng hoá hoặc nguyên liệu trước khi nhập kho theo hoá đơn hay phiếu giao hàng Dự trữ hàng: Thực hiện việc lưu giữ hàng hoá hay nguyên vật liệu an toàn, đúng phương pháp đảm bảo cả về số lượng và chất lượng. Kiểm tra hàng: Xác định kiểm tra hàng hoá hay nguyên liệu theo định kỳ hay đột xuất khi cần thiết nhằm đảm bảo hàng hoá luôn ở trong tình trạng tốt và không bị thất thoát đồng thời đảm bảo các nguyên tắc và phương pháp khi kiểm tra theo qui định của công ty. Ghi sổ: Tiến hành ghi chép và quản lý dữ liệu liên quan đến toàn bộ các hàng hoá nhập hoặc xuất kho nhằm cập nhật thông tin để ra quyết định dự trữ hiệu quả. Sắp xếp: Sắp xếp hàng hoá trong kho theo nguyên tắc và trật tự nhằm làm hấp dẫn khách hàng đồng thời tạo thuận tiện cho việc quan sát, kiểm kê, lấy hàng khi cần thiết. Đặt mua hàng: Xác định được số lượng dự trữ cần thiết sao cho không thừa, không thiếu và lập dự trù đặt mua hàng theo đúng thời điểm và đúng số lượng đúng chủng loại. 2.3. Lợi ích của quản lý dự trữ Quản lý dự trữ nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng Cung cấp đúng những gì khách hàng cần Đáp ứng được sự thay đổi của nhu cầu về số lượng Tạo sự ổn định của dòng khách hàng Tạo sự phát triển lâu dài Quản lý dự trữ tạo điều kiện sản xuất linh hoạt và an toàn Đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất theo dự báo Đón trước những rủi ro trong cung ứng nguyên vật liệu hoặc chậm hàng nhập: Thay đổi thời gian vận chuyển, hàng gửi không đúng lúc, hàng kém chất lượng… Tạo sự ổn định và an toàn trong sản xuất kinh doanh Quản lý dự trữ hiệu quả góp phần giảm chi phí trong kinh doanh Cân đối nhu cầu nguyên vật liệu tốt hơn Hàng hoá được bảo vệ tốt Tránh lãng phí ở nhiều khâu 3. Kỹ thuật ABC trong quản lý dự trữ Kỹ thuật ABC thường được sử dụng trong phân tích hàng hoá dự trữ nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hoá dự trữ khác nhau. Từ đó xây dựng các phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát dự trữ cho từng nhóm hàng khác nhau. Trong kỹ thuật ABC, hàng hoá dự trữ được phân loại như sau: - Nhóm A: Bao gồm những hàng hoá có giá trị hàng năm chiếm từ 60-70% so với tổng giá trị dự trữ, trong khi đó về số lượng chỉ chiếm khoảng 5-10 % lượng hàng dự trữ. - Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hoá có giá trị hàng năm ở mức trung bình từ 25-30% ứng với số lượng khoảng 30% tổng số hàng hoá dự trữ - Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm chiếm khoảng 5-10% nhưng số lượng chiếm khoảng 60-70% tổng số lượng hàng dự trữ. Ví dụ: Một doanh nghiệp giày ở thành phố Hồ Chí Minh sản xuất chín loại giầy. Chi phí đơn vị và mức tiêu thụ hàng tháng của mỗi loại giày được cho ở bảng 6.1 Bảng 6.1. Các sản phẩm hiện tại và mức dự trữ Sản phẩm Chi phí đơn vị (1000 VND) Mức sử dụng hàng tháng (1000 đvi) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 600 250 300 90 30 20 450 560 40 700 340 120 70 1000 600 100 50 600 Bảng 6.2. Tổng giá trí của từng loại sản phẩm Sản phẩm Tổng giá trị Phần giá trị Phần số lượng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 420000 85000 36000 6300 30000 12000 45000 28000 24000 0,612 0,124 0,052 0,009 0,044 0,017 0,066 0,041 0,035 0,196 0,095 0,034 0,020 0,279 0,168 0,028 0,014 0,168 686300 1,0 1,0 Bảng 6.3 Xếp thứ loại sản phẩmtheo tổng giá trị (giảm dần) Sản phẩm Tổng giá trị Phần giá trị Phần số lượng Phần giá trị tích luỹ Nhóm 1 2 420000 85000 0,612 0,124 0,196 0,095 0,612 0,736 A 7 3 45000 36000 0,066 0,052 0,028 0,034 0,802 0,854 B 5 8 9 6 4 30000 28000 24000 12000 6300 0,044 0,041 0,035 0,017 0,009 0,279 0,014 0,168 0,168 0,020 0,898 0,939 0,974 0,991 1,00 C 686300 1,0 1,0 Bước thứ hai là phân tất cả các loại vào ba nhóm dựa trên tổng giá trị Kết quả được trình bày ở bảng 6.4. Bảng 6.4. Phân loại A B C cho các sản phẩm Loại Sản phẩm % Giá trị % Số lượng A B C 1, 2 7, 3, 5 8, 9, 6, 4 74 16 10 29 34 37 4. Các mô hình dự trữ Có hai loại mô hình dự trữ chính thường thấy: - Lượng hàng hoá cố định, thời gian đặt hàng thay đổi - Lượng đặt hàng thay đổi, thời gian đặt hàng cố định Mô hình 2 ta thường thấy hiện nay là phù hợp với hệ thống phân phối của các đại lý. Mô hình 1 thích hợp hơn với các doanh nghiệp sản xuất. Ta sẽ xem xét mô hình này. Trong mô hình 1, doanh nghiệp ước lượng để xác định một số lượng nào đó phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó. 4.1. Mô hình EOQ Trong mô hình này , ta biết được các dữ liệu sau: - Nhu cầu hàng năm (D) - Chi phí mỗi lần đặt hàng (S) - Chi phí lưu kho (H) - Hàng hoá được nhận cùng một lúc - Không có chiết khấu theo số lượng - Không chấp nhận âm kho Số lượng cần đạt hàng mỗi khi có nhu cầu được xác định theo công thức sau: Tổng chi phí khi áp dụng mô hình này được xác định như sau: Tổng chi phí (TC) =Chi phí đặt hàng + Chi phí lưu kho Trong đó: Chi phí đặt hàng= Số lần đặt hàng trong năm x Chi phí mỗi lần đặt hàng Chi phí lưu kho = Dự trữ bình quân x Chi phí lưu kho/ sản phẩm.năm 4.2. Mô hình POQ ( hay EOQ nhận từ từ) Trong thực tế, ta thường mua hàng hoá nhưng muốn nhận từ từ, vừa nhận vừa sử dụng vì ta muốn giảm chi phí lưu kho hàng hoá. Mô hình này thích hợp với các cơ sở sản xuất linh kiện, các chi tiết để đưa sang một bộ phận khác trong cùng doanh nghiệp để sử dụng Các điều kiện áp dụng của mô hình này như sau: - Nhu cầu hàng năm (D) - Chi phí mỗi lần đặt hàng (S) - Chi phí lưu kho (H) - Hàng hoá được nhận nhiều lần, mỗi lần một lượng (p) và cùng lúc doanh nghiệp sử dụng một lượng (d) - Không có chiết khấu theo số lượng - Không chấp nhận âm kho Số lượng cần đặt hàng mỗi khi có nhu cầu được xác định theo công thức sau: Q* = [2DSp] / [(p-d)H] Tổng chi phí khi áp dụng mô hình này được xác định như sau: Tổng chi phí (TC) = chi phí đặt hàng + Chi phí lưu kho Trong đó: Chi phí đặt hàng= Số lần đặt hàng trong năm x Chi phí mỗi lần đặt hàng Chi phí lưu kho = Dự trữ bình quân x Chi phí lưu kho / sản phẩm.năm 5. Làm thế nào để cảI tiến Quản lý dự trữ của Doanh nghiệp 5.1. Quản lý dự trữ chặt chẽ giúp công ty: Dự trữ hàng hoá, nguyên vật liệu Giữ lượng dự trữ vừa phải Giữ điều kiện bảo quản hàng tốt Bảo vệ hàng hoá, nguyên liệu khỏi thất thoát Đặt hàng đúng thời điểm 5.2. Một số hướng dẫn để tăng cường công tác Quản lý dự trữ - Giữ lượng dự trữ vừa phải - Dự trữ những hàng bán chạy - Sắp xếp và trưng bày hàng hoá, nguyên vật liệu ngăn nắp Mục đích Khách hàng dễ thấy Dễ kiểm tra hàng Sắp xếp như thế nào? Phân nhóm các mặt hàng Đựng các loại hàng hoá/ sản phẩm vào hộp, ghi nhãn Để hàng hoá, nguyên liệu dễ mất vào nơi an toàn Đảm bảo nguyên tắc: Hàng nhập trước xuất trước - Kiểm tra hàng hoá thường xuyên Mục đích: Đảm bảo có đủ hàng bán / đủ nguyên liệu dùng Phát hiện hàng hoá hư hỏng hoặc kém phẩm chất để kịp thời xử lý Phát hiện hàng thất thoát Xác định thời điểm và số lượng cần mua thêm - Ghi chép dữ liệu dự trữ Mục đích: Nắm được hàng hoá nào bán chạy/ chậm Nắm thời điểm, số lượng hàng nhập cần thiết Cần ghi chép khi nào? 6. Dữ liệu dự trữ 6.1. Dữ liệu dự trữ là gì? Là các dữ liệu liên quan đến: Hàng hoá nhập kho Hàng hoá và nguyên liệu xuất kho Hàng hoá dự trữ chờ bán 6.2. Ích lợi của dữ liệu dự trữ Ghi chép dữ liệu dự trữ được thực hiện khi Doanh nghiệp Bán và sử dụng nhiều loại hàng hoá và nguyên liệu khác nhau Số lượng hàng mỗi loại lớn Nhiều loại hàng hoá có giá trị cao và dễ mất cắp 6.3. Các cách quản lý dữ liệu dự trữ Quản lý dữ liệu dự trữ là: Ghi chép Lưu giữ và Sử dụng dữ liệu dự trữ Quản lý dữ liệu dự trữ có lợi do biết được: Loại hàng hoá nào đã bán/ sử dụng hết Từng loại đã bán hoặc sử dụng bao nhiêu Hàng hoá hay nguyên liệu được sử dụng khi nào Lượng dự trữ còn lại bao nhiêu Quản lý dữ liệu dự trữ cho biết: Hàng nào bán chạy Mặt hàng nào cần đặt mua thêm Số lượng mặt hàng nào cần đặt mua thêm Hàng hoá bị thất thoát/ hư hỏng không Các cách quản lý dữ liệu dự trữ Phương tiện Thẻ kho Bìa cứng Sổ ghi chép Cặp tài liệu và những thứ phù hợp Yêu cầu: Mỗi loại sản phẩm ghi một thẻ riêng Cập nhật Thông tin chính xác Quản lý dự trữ với một người bán lẻ Quản lý dự trữ bán lẻ- thẻ kho Công cụ dùng để ghi lại toàn bộ dữ liệu dự trữ của cửa hàng bán lẻ Bao gồm các phần: § Ghi tên mô tả từng loại hàng hoá và nguyên liệuhhhhhhh- Đơn giá mua hànghhhhhhh- Đơn giá bán từng loại mặt hànghhhhhhh- Điểm đặt hàng bổ sunghhhhhhh- Lượng hàng dự trữ ban đầuhhhhhhh- Thời điểm cần đặt mua thêmhhhhhhh- Toàn bộ số lượng hàng bị hỏnghhhhhhh- Ghi toàn bộ số hàng mua thêmhhhhhhh- Toàn bộ số hàng đã bán được Chú ý Hàng nhập Nhận hàng hoá hoặc nguyên liệu mới Hàng do khách hàng trả lại Thành phẩm đem chờ bán Hàng xuất Bán hàng hoá hoặc nguyên liệu Sử dụng số nguyên liệu cho sản xuất Loại bỏ những nguyên liệu hay hàng hoá bị hỏng Hàng hoá hay nguyên liệu bị mắt cắp Ghi hàng nhập Ghi hàng xuất Quản lý dự trữ đối với nhà sản xuất Quản lý dữ liệu về nguyên liệu Quản lý dữ liệu và hàng thành phẩm Thẻ kho: Giống như đối với cửa hàng bán lẻ Ví dụ thẻ kho Tên hàng: Dầu ăn, chai một lít Giá vốn: 12.500đ/chai Giá bán:13.500đ/chai Mức dự trữ: 15 chai Ngày Diễn giải Dự trữ Nhập Xuất Tồn 1/3 Tồn đầu kỳ 19 2/3 Bán 3 16 3/3 Bán 1 14 9/3 Bị hỏng 2 12 12/3 Mua 24 36 24/3 Bán 11 35 6.4. Mức dự trữ Mức dự trữ là mức hàng mà tại đó cần đặt thêm hàng mới, là mức dự trữ tối thiểu cần được dự tính Muốn vậy cần biết: Thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng Lượng hàng dự trù bán được trong thời gian chờ đợi Hàng cần để dự phòng những trường hợp rủi ro 7. Kiểm kê hàng hoá 7.1. Khái niệm kiểm kê hàng hoá Kiểm kê hàng hoá là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hoá vào danh mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hoá cho phép: Đếm số lượng So sánh với số lượng ghi trên sổ sách, chứng từ Tìm ra nguyên nhân thiếu hụt để khắc phục và cải tiến 7.2. Các bước tiến hành kiểm kê hàng hoá Chuẩn bị Danh mục kiểm kê hhhhMục đích: Thu thập đầy đủ dữ liệu dự trữ, tránh bỏ sót dữ liệu cần thiết hhhhPhương tiện: Bằng nhiều cách: Sổ, trang giấy… Danh mục kiểm kê Trang 1 Tên hàng Số lượng Kiểm kê Thẻ kho Chênh lệch Giá vốn Giá bán Kiểm đếm và ghi số lượng từng loại dự trữ vào danh mục kiểm kê. Trong bước này cần chú ý tránh sai sót và ghi chi tiết cả về số lượng và danh mục. Ghi thông tin từ thẻ kho sang Danh mục kiểm kê: Cần chú ý đảm bảo thông tin cập nhật, là số liệu mới nhất, cần có thông tin chính xác để ra quyết định kinh doanh đúng đắn Đối chiếu số liệuhhhhh- Danh mục đối chiếu hhhhh- Loại hàng. Ví dụ mặt hàng dầu ăn: Đối chiếu số liệu trong danh mục kiểm kê (thực còn bao nhiêu hàng) 12 Cột còn thẻ kho (Đáng ra phải còn bao nhiêu hàng) -15 Để tìm ra số chênh lệch (Thiếu hụt bao nhiêu hàng) = -12 Chú ý cần tìm nguyên nhân vì sao lại có sự sai lệch và cần điều chỉnh như thế nào? Viết lại số liệu chính xác vào thẻ kho:hhhhh- Ghi giá vốn của từng loại dự trữ vào danh mục kiểm kê hhhhh- Tính tổng giá trị mỗi loại dự trữ 7.3. Sử dụng thông tin kiểm kê hàng hoá để cải tiến hoạt động kinh doanh. Kiểm kê hàng hoá giúp nhận thấy: Hàng hoá, nguyên liệu dự trữ có đúng loại hay không? Có đủ số lượng hay không? Có đảm bảo chất lượng hay không? Từ đó có thể: Giải quyết những vấn đề còn tồn tại trong quản lý dữ liệu dự trữ Cải tiến từng công việc trong quản lý dự trữ và đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn cho công ty 7.4. Khi nào cần kiểm kê hàng hoá Vấn đề đặt ra là có nên kiểm kê hàng hoá thường xuyên hay không, nên kiểm kê hàng hoá định kỳ theo tuần, tháng hay năm. Đồng thời cũng cần lựa chọn thời điểm kiểm kê (trong giờ làm việc, vào buổi tối sau khi hết khách hay vào chủ nhật/ ngày nghỉ). 7.5. Quyết định phương thức tối ưu cho DN Quyết định phương thức tốt nhất cho doanh nghiệp Không quản lý dữ liệu dự trữ· Lượng hàng dự trữ lớn Có nhiều loại hàng hoá hay nguyên vật liệu Dự trữ không được đảm bảo an toàn Có nhiều công nhân và nhân viên hoặc công nhân mới vào làm việc Có nhiều vấn đề liên quan tới việc thất thoát hàng hoá Có thể quyết định thỉnh thoảng mới kiểm kê hàng dự trữ nếu: Có quản lý dữ liệu dự trữ Số lượng dự trữ nhỏ Chỉ có một vài loại hàng hoá hoặc nguyên vật liệu Dự trữ được đảm bảo an toàn Không có vấn đề gì liên quan đến việc thất thoát hàng hoá