Quản lý, kiểm soát, phát triển hệ thống thông tin

Giới thiệu 1 QUẢN LÝ, KIỂM SOÁT, PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN Bài 10 Giới thiệu 2 Nội dung  1. Đánh giá hiện trạng  2. Kiểm soát thay đổi Giới thiệu 3 Mục tiêu Kiểm soát là gì và tại sao sự thành công của việc phát triển HTTT. Những việc, các nhiệm vụ nào cần được thực hiện để triển khai kiểm soát được hiệu quả. Giới thiệu 4 Thu thập thông tin và đánh giá hiện trạng  Thu thập hiện trạng là: Dùng mọi phương sách, mọi thông tin để xác định xem các công việc (nói riêng) và toàn bộ hệ thống (nói chung) hiện nay đang tiến triển thế nào. Giới thiệu 5 Các bước thực hiện  Thu thập các thông tin về hiện trạng theo định kỳ.  Thu thập thông tin hiện trạng từ mọi thành viên của người quản lý, phát triển HT.  Phân tích, đánh giá kỹ lưỡng các thông tin thu nhân được. Tránh đưa ra đánh giá vội vã không sát với thực tế.  Làm tài liệu tổng hợp báo cáo, đánh giá, kiểm soát. Giới thiệu 6 Mục đích của đánh giá  Làm rõ sự khác biệt Dự kiến và Thực tế  Khác biệt có thể là xấu hoặc tốt.  Khác biệt không nhất thiết là tốt hay xấu: – Sai biệt lịch biểu = Ngày bắt đầu và kết thúc theo kế hoạch – Ngày bắt đầu và kết thúc thực tại – Sai biệt ngân sách – Sai biệt chi phí = Chi phí ngân sách - Chi phí thực tế Giới thiệu 7 Tại sao sai kế hoạch? ...  Vượt kế hoạch  Phạm vi giảm mà không có sự phê chuẩn/ nhiệm vụ kết thúc không có kế hoạch thời gian cho những công việc khác  Các tiêu chuẩn không được tuân theo  Ước tính về các dự đoán để hoàn thiện không đúng  Bỏ qua việc duyệt lại Giới thiệu 8 Tại sao lại sai kế hoạch?  Không giải quyết các vấn đề kỹ thuật  Các vấn đề về nguồn bên ngoài  Thực hiện các thành viên nhóm  Tận dụng các nguồn thấp  Phạm vi/mục tiêu không rõ ràng  Những thay đổi về phạm vi không được thông qua Giới thiệu 9 Các bước hoạt động có thể  Xác định thời điểm có thể xảy ra các vấn đề trong HTTT  Kiểm soát các sự kiện và thay đổi để xác định các vấn đề tiềm ẩn trong công việc sắp tới  Xác định khuôn mẫu nào không nhìn thấy được không? – thời gian cho việc kết thúc tăng lên – quá trình sửa lỗi tăng lên  Có công cụ đặc biệt để hoàn thành các công việc sắp tới.  Đánh giá các lựa chọn đối với công việc sắp tới.  Giải quyết các sự kiện, điểm mạnh, điểm yếu, kinh nghiệm cho việc phát triển. Giới thiệu 10 Lập báo cáo & kiểm soát  Thiết lập, dự đoán chu kỳ đối với việc lập báo cáo hiện trạng.  Kế hoạch thực tế, đúng lúc dựa trên thông tin được báo cáo ở mức nhóm, quản lý, điều hành.  Các phương pháp trình bày đa dạng thích hợp với từng đối tượng và công việc được giao.  Yêu cầu môi trường hỗ trợ. Giới thiệu 11 Khuôn khổ kiểm soát c«ng viÖc kiÓm so¸tmøc kiÓm so¸t b¸o c¸o Ban chỉ đạo Ban qu¶n lý Tr­ëng nhãm Nhãm B/c Ban chỉ đạo B/c qu¶n lý B/c tr­ëng nhãm B/c thµnh viªn nhãm kÕ ho¹ch qu¶n lý KH CV chi tiÕt kÕ ho¹ch c«ng viÖc chi tiÕt danh môc nhiÖm vô kÕ ho¹ch qu¶n lý Giới thiệu 12 Chu kỳ kiểm soát  Nêu rõ ràng chu kỳ các sự kiện cho việc lập báo cáo thực trạng  Xác định các thông tin thông thường được yêu cầu với các mức điều hành, quản lý, nhóm  Thiết lập thời gian biểu cho việc lập báo cáo yêu cầu đối với từng mức. Giới thiệu 13 BC hiện trạng của quản lý ...  1. Xem xét các biện pháp quản lý  2. Tóm tắt thực trạng  3. Rà xét thực trạng HT của từng đối tượng  4. Tóm tắt báo cao, đánh giá  5. Xác định các sự kiện, các yếu tố quan trọng, thay đổi cho phần sau. Giới thiệu 14 BC hiện trạng của ban điều hành  1 Tóm tắt thực trạng  2 kế hoạch quản lý cập nhật  3 Phân tích: – thay đổi - xu hướng - sử dụng  4 Các vấn đề về hoạt động quản lý  5 Các điểm lưu ý về quản lý  6 Các mốc hoàn thành trong suốt giai đoạn  7 Các mốc phải hoàn thành giai đoạn tới. Giới thiệu 15 Kiểm soát thay đổi (Change Control) Giới thiệu 16 Tại sao? Những lý do thông thường nhất đối với sự thất bại của việc phát triển HTTT:  Không nhận ra sự thay đổi và sự kiện  Không quản lý hiệu quả những vấn đề này. Giới thiệu 17 Nguyên tắc  Các thành viên tham gia đều có thể đưa ra đề xuất về sự kiện và sự thay đổi.  Phản hồi, hành động, tuyên truyền nhanh chóng để giảm rủi ro.  Các thành viên của nhóm cần hiểu quy trình quản lý sự thay đổi và sự kiện.  Theo dõi toàn diện được yêu cầu đối với việc kiểm soát bao gồm tất cả các khoản mục hiện tại và đã hoàn thiện. Giới thiệu 18 Đối tượng tạo ra sự thay đổi  Khách hàng  Các cơ quan/đơn vị liên quan  Người phát triển HT  Người tài trợ  Chính PM, công nghệ  v.v... Giới thiệu 19 Các nguồn tạo ra sự thay đổi Kiểm tra • đơn vị • module • tích hợp • Chấp thuận Lập trình viên làm mịn chương trình c¸c nguån cô thÓ cña dù ¸n rµ xÐt kiÓm so¸t chÊt l­îng chuyÓn ®æi C¸c quyÕt ®Þnh vÒ chÝnh s¸ch vµ nghiÖp vô c¸c tæ chøc bªn ngoµi XuÊt hiÖn nhµ cung cÊp phÇn mÒm míi C¸c ®¸nh gi¸ kh¸c nhau cña ng­êi sö dông C¸c yªu cÇu míi vµ ®­a ra nh÷ng kh¸m ph¸ LuËt ph¸p Giới thiệu 20 Định nghĩa về sự thay đổi: Bất cứ hoạt động nào thay đổi: – phạm vi – kết quả thực hiện – kiến trúc cơ bản – chi phí – lịch trình – Giới thiệu 21 Phân loại thay đổi:  Thay đổi quan trọng.  Thay đổi nhỏ.  Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi. Giới thiệu 22 Thay đổi quan trọng:  Lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, và những gì được xem là quan trọng cho HT. Làm thay đổi cơ bản kết quả của HT.  Yêu cầu bổ sung thêm một số tính năng của HT (gây ra bởi khách hàng). Giới thiệu 23 Thay đổi nhỏ:  Không làm thay đổi kết quả chung cuộc của HT, nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của HT.  Dự án làm phần mềm: Yêu cầu làm thêm một vài module lập báo cáo (khách hàng đề nghị) Giới thiệu 24 Thay đổi mang tính sửa chữa:  Đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào đó, bây giờ phải bổ sung hoặc khắc phục  Dự án xây dựng phần mềm: Quên chưa lên kế hoạch huấn luyện cho người sử dụng trước khi bàn giao (do khách hàng phát hiện ra) Giới thiệu 25 Sự khác nhau giữa rủi ro và thay đổi  Rủi ro: Tai hoạ, sự cố, biến cố đã được dự phòng, lường trước  Thay đổi: Chênh lệch so với kế hoạch đã được ghi trong tài liệu, thống nhất, cam kết  Kiểm soát thay đổi là: phát hiện, phân tích, đánh giá và thực hiện những thay đổi liên quan đến mô tả sản phẩm, lịch biểu, ngân sách và yêu cầu chất lượng. Giới thiệu 26 Xem xét tác động của thay đổi  ảnh hưởng tới công việc, thời gian  ảnh hưởng tới kinh phí  ảnh hưởng tới con người: phải làm thêm việc => phản ứng tiêu cực  ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của HT. Giới thiệu 27 Xét xem thay đổi nào cần ưu tiên thực hiện trước  Lập danh sách những thay đổi  Xác định mức độ ưu tiên: cao, thấp, rất thấp, không cần phải thay đổi  Từ đó có kế hoạch đáp ứng: người, thời gian, tiền,... Giới thiệu 28 Thủ tục kiểm soát thay đổi Ghi yêu cầu thay đổi Phân tích yêu cầu thay đổi phân tích tác động Làm rõ yêu cầu thay đổi Lập lịch biểu thực hiện thực hiện Viết rõ lí do từ chối Thông báo cho người yêu cầu thay đổi Nhất trí? Giới thiệu 29 Nên  Kế hoạch chất lượng có nêu rõ quy trình được sử dụng cho việc quản lý thay đổi và sự kiện?  Có một cơ chế thống nhất đối với việc lập báo cáo hiện trạng thay đổi và sự kiện như một phần của chu kỳ kiểm soát?  Quy trình có bao gồm quy chế điều chỉnh đối với các khoản mục chưa được giải quyết?  Đây có là một cơ chế mà nhờ đó những thay đổi hay sự kiện ban đầu được lưu ý trong quy trình? Giới thiệu 30 Quản lý thay đổi  Việc quản lý sự kiện và thay đổi là yếu tố chủ yếu trong phạm vi kiểm soát HT  Một hệ thống chính thống, hiệu quả không yêu cầu quá nhiều chi phí quản lý hành chính. Giới thiệu 31 Kiểm soát chất lượng  Nội dung  Thẩm định tính chấp nhận  Thẩm định việc phê chuẩn  Thẩm định việc triển khai  Phương pháp kiểm soát chất lượng phải được lập thành văn bản trong kế hoạch chất lượng.  Kế hoạch làm việc chi tiết phải bao gồm việc thẩm định các nhiệm vụ và các nguồn lực.