Quản lý năng lực

Competence based HRM IMT © 2016 Page 1 | 4 Quản lý năng lực TS. Trương Thị Lan Anh - Senior Consultant, IMT Trong khi quản lý bằng KPI đa phần chỉ tập trung vào thành tích, thì quản lý năng lực đưa ra phương cách trang bị “khả năng làm được” cho con người của công ty, đồng thời hỗ trợ cho 3P – Phát hiện (tạo nguồn và thu hút người giỏi), Phát triển (tài năng cho công ty), và Phát huy (năng lực của họ để đóng góp vào chiến lược công ty). Vì sao công ty cần có hệ thống năng lực? Đây là một công cụ rất có ích, vì trong khi quản lý bằng KPI đa phần chỉ tập trung vào thành tích, thì quản lý năng lực đưa ra phương cách trang bị “khả năng làm được” cho con người của công ty, đồng thời hỗ trợ cho 3P – Phát hiện (tạo nguồn và thu hút người giỏi), Phát triển (tài năng cho công ty), và Phát huy (năng lực của họ để đóng góp vào chiến lược công ty). Trong khi KPI và thành tích được xem như là một lagging indicator, đo lường kết quả trong quá khứ thì năng lực được xem là một leading indicator, thể hiện tiềm năng hay khả năng làm được trong tương lai. Đây là hai thành phần quan trọng trong một tổ chức năng suất cao (high performance organization). Công ty đặt ra những mục tiêu KPI năng suất cao và xây dựng năng lực con người và năng lực tổ chức để đạt được những mục tiêu đó. Vậy định nghĩa năng lực là gì? “Năng lực” (competency) được định nghĩa là những đặc tính (characteristics) mà các cá nhân có và sử dụng một cách phù hợp và nhất quán nhằm đạt được kết quả thực hiện như mong muốn (Dubois et al., 2004). Các đặc tính đó không chỉ bao gồm kiến thức (knowledge), kỹ năng (skill) mà cả thái độ (attitude), thường được gọi tắt là KSA. Hay nói cách khác, năng lực là những đặc tính tạo nên khả năng làm được việc. Competence based HRM IMT © 2016 Page 2 | 4 Như vậy, làm thế nào để hệ thống năng lực của một công ty thể hiện được những đặc tính đó? Trước hết, hệ thống năng lực này phải gắn liền với văn hóa tổ chức, năng lực cốt lõi của tổ chức và chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Đồng thời đó phải là những năng lực có thể quan sát được, có thể huấn luyện được và tập trung vào cách thức một nhân viên tạo ra giá trị cho công ty. Năng lực cốt lõi của tổ chức là gì? Không như năng lực con người – thể hiện khả năng làm được việc ở cấp độ cá nhân, năng lực cốt lõi của tổ chứcthể hiện năng lực của toàn bộ tổ chức như là một thực thể duy nhất. Chẳng hạn, một tổ chức xác định năng lực cốt lõi của mình là khả năng tung ra sản phẩm mới liên tục, điều này mang lại cho họ lợi thế cạnh tranh to lớn vì không lo sợ đối thủ bắt chước. Điều này đòi hỏi hệ thống năng lực trong tổ chức cần thể hiện được khả năng nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, khả năng thương mại hóa sản phẩm và quản lý chu kì sản phẩm. Một ví dụ khác là một công ty xác định năng lực cốt lõi của mình là chất lượng tuyệt hảo và thống nhất, công ty này sẽ cần hệ thống năng lực xoay quanh khả năng quản lý chất lượng, hệ thống máy móc, chăm sóc khách hàng Do đó, có thể nói, doanh nghiệp ngày nay nhờ vào năng lực để phát triển bền vững – không phụ thuộc vào một vài cá nhân nhất định và cạnh tranh lành mạnh – khó bị bắt chước. Không chỉ vậy, hệ thống năng lực còn giúp hạn chế một thực tế thường gặp là các lãnh đạo có thói quen tuyển dụng và phát triển những người giống mình (clone themselves). Có thể ví von “năng lực” (competence) như là “tiền tệ” (currency) hay “ngôn ngữ” (language) của quản lý tài năng (talent management). Một mô hình và một hệ thống quản lý năng lực tốt sẽ là nền tảng quan trọng nhất của mọi quá trình quản lý tài năng của tổ chức. Một hệ thống năng lực thường bao gồm các khung năng lực chung (generic), khung năng lực lãnh đạo và quản lý (management & leadership) và khung năng lực chuyên môn và kỹ thuật (functional & technical – năng lực chuyên môn thường được áp dụng các đơn vị gián tiếp, năng lực kỹ thuật thường được áp dụng cho các đơn vị trực tiếp). Competence based HRM IMT © 2016 Page 3 | 4 Hệ thống năng lực tổ chức gồm những thành phần nào? Ứng dụng của hệ thống năng lực trong tổ chức là vô cùng đa dạng, bao trùm lên toàn bộ các chức năng của quản lý nguồn nhân lực như: tuyển dụng và tuyển chọn, mô tả công việc, quản lý thành tích làm việc, đào tạo và phát triển, quy hoạch nhân sự, xét lương – thưởng, đào tạo và phát triển, lộ trình nghề nghiệp, quản lý đội ngũ kế thừa Để làm được điều đó, hệ thống năng lực thường bao gồm: khung năng lực, sơ đồ năng lực và quản lý năng lực. Xây dựng và sử dụng hệ thống năng lực như thế nào? Tùy theo nhu cầu và chiến lược của từng công ty mà sẽ quyết định lộ trình và mức độ phát triển các thành phần này. Cụ thể, khung năng lực gồm mô hình năng lực thể hiện vai trò của từng năng lực trong khung năng lực và từ điển năng lực trong đó định nghĩa rõ các biểu hiện hành vi (behavioral indicators) cần có của mỗi năng lực. Sau khi đã xác định được khung năng lực, bước tiếp theo là sơ đồ hóa năng lực và tiêu chuẩn năng lực tương ứng với các vị trí hay chức năng công việc, nhóm công việc. Cuối cùng là quản lý năng lực bao gồm việc đánh giá, sử dụng kết quả đánh vào tuyển dụng, đào tạo và phát triển Cần lưu ý gì khi xây dựng hệ thống năng lực trong công ty? Một thực tế trong việc xây dựng hệ thống năng lực tại chính các công ty là các nhà quản lý đôi khi tìm thấy một khung năng lực tiêu chuẩn trên mạng và mang về áp dụng thẳng trong tổ chức của mình. Đây là điều cần chú ý tránh vì việc áp dụng một hệ thống năng lực chung chung chưa được điều chỉnh theo ngành nghề, chiến lược, văn hóa sẽ dẫn đến khập khiễng so với nhu cầu sử dụng cụ thể của công ty và không đáp ứng được yếu tố cơ bản của năng lực là tạo ra khả năng làm được việc cho công ty. Cùng thử hình dung một doanh nghiệp sản xuất với năng lực cốt lõi là chất lượng sản phẩm đảm bảo nghiêm ngặt nhưng lại áp dụng hệ thống các năng lực chung chung, nền tảng như: giao tiếp hiệu quả, động viên, giải quyết vấn đề, vv thì ta có thể thấy rõ là những năng lực này chưa đủ để tạo ra năng lực tổ chức là đảm bảo chất lượng thống nhất cho khách hàng. Competence based HRM IMT © 2016 Page 4 | 4 Do đó, lưu ý quan trọng đối với các nhà quản lý – lãnh đạo là không nên áp dụng một cách máy móc những khung năng lực “có sẵn” trên mạng mà cần phải được triển khai từ chính các giá trị cốt lõi, năng lực cốt lõi và chiến lược phát triển của công ty. Điều này sẽ mang lại lợi ích to lớn trong quản trị nguồn nhân lực và tạo ra lợi thế cạnh tranh, khả năng phát triển bền vững cho công ty.